Workforce Management hilft Unternehmen dabei, effektive Personalplanung durchzuführen, Ressourcen zu optimieren und datenbasierte Entscheidungen für die Produktivitätssteigerung zu treffen. Dabei ergeben sich Vorteile für sämtliche Unternehmensbereiche. Insbesondere lassen sich damit jedoch verschiedene Personalaufgaben beschleunigen und automatisieren, weshalb diese Lösungen auch als HR-Software oder Personalmanagement-Systeme bekannt sind.
Workforce Management (dt. Verwaltung von Arbeitskräften) bezieht sich auf die strategische Planung, Organisation und Kontrolle der Arbeitskräfte eines Unternehmens, um sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit an den richtigen Aufgaben eingesetzt werden. Somit sind Prozesse wie die Personalbedarfsermittlung, Dienst- und Schichtplanung, Arbeitszeiterfassung, Personalentwicklung und mehr darunter zusammengefasst.
Das Ziel besteht darin, die Mitarbeiterproduktivität zu steigern, Kosten zu kontrollieren, Engpässe zu vermeiden und eine optimale Auslastung von Ressourcen im gesamten Unternehmen zu gewährleisten. Durch den Einsatz moderner Technologien, intelligenter Software, Echtzeitanalysen, Automatisierung und neuen Entwicklungen aus dem Bereich Künstliche Intelligenz, können Workforce Management Softwarelösungen weiter optimiert werden. Damit ist es besser möglich, auf die sich wandelnden Anforderungen des Arbeitsmarkts und aktuelle Trends in der Arbeitswelt einzugehen.
Das Workforce Management und das Personalmanagement sind eng miteinander verbunden und ergänzen sich gegenseitig. Während das Personalmanagement sich auf den gesamten Prozess von der Rekrutierung bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses konzentriert, bezieht sich Workforce Management auf die effektive Planung und Steuerung der Mitarbeiter. Das Personalmanagement bildet somit die Personalstrategie eines Unternehmens und achtet zudem auf die Einhaltung sämtlicher rechtlicher, betrieblicher und tariflicher Bestimmungen innerhalb der Organisation. Dagegen beschreibt Workforce Management den Prozess der effizienten Planung der Mitarbeiter und alle Aufgaben, die damit einhergehen. Dabei werden Daten und Analysen herangezogen, um sicherzustellen, dass die benötigten Fachkräfte mit ihren Fähigkeiten zur richtigen Zeit verfügbar sind.
Die beiden Begriffe tauchen oft als Synonyme auf, obwohl sie keine sind. Die Personaleinsatzplanung ist der Prozess der Zuweisung von Fachkräften zu bestimmten Arbeitszeiten und Aufgaben, während das Workforce Management einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt. Letzteres umfasst nicht nur die Personaleinsatzplanung, sondern auch Aspekte wie Personalbedarfsermittlung, Arbeitszeiterfassung, Schulungsmanagement und Personalcontrolling. Somit fallen darunter auch strategische Ziele, betriebliche Anforderungen und die stetige Entwicklung der Arbeitskräfte. Damit verfolgen Personalverantwortliche das Ziel der optimalen Nutzung von Mitarbeiterressourcen.
Eine Lösung muss immer zu den individuellen Anforderungen einer Organisation passen. Daher können die benötigten Bausteine mal umfangreicher und mal weniger umfangreich zum Einsatz kommen. Ziel ist es, dass das eingesetzte Tool Unternehmen dabei unterstützt, ihre Mitarbeiterressourcen optimal zu planen, zu verwalten und einzusetzen. Workforce Management Ökosysteme bieten eine zentrale Plattform, um die verschiedenen Aspekte des Personalmanagements zu digitalisieren. Hier kommen unter anderem folgende Bausteine zum Einsatz:
Technologische Entwicklungen und verschiedene Technik-Trends deuten bereits an, mit welchen Lösungen wir in Zukunft rechnen können. Erste Erfahrungswerte dazu wurden bereits gesammelt und ausgewertet. Generell lassen sich drei große Trendbereiche erkennen:
Verschiedene Studien belegen diese Entwicklungen bereits. Deloitte stellte 2021 mit der Studie „The social enterprise in a world disrupted“ verschiedene Trends fest. Eine der Feststellungen war, dass Unternehmen neue Wege finden müssen, um Personalstrategien basierend auf Echtzeitdaten anzuwenden. Dies verhelfe dazu, dass die Informationen zu einer schnelleren Entscheidungsfindung und besserer Anpassungsfähigkeit führen können. Daten spielen laut Deloitte dabei eine wichtige Rolle. Die Herausforderung läge bei den Organisationen, da sie nicht nur Daten aus der Vergangenheit verfügbar machen müssten, sondern auch Benchmarks und Echtzeitanalysen. Nur so bestünde die Möglichkeit, Probleme rechtzeitig zu erkennen und darauf optimiert handeln zu können. Workforce Management Software bietet mit den vielfältigen Analyse- und Planungsmöglichkeiten somit eine gute Basis.
Darüber hinaus konnte die empirische Analyse „New Work(ing Time)“ des Instituts für Personal- und Organisationsforschung der FOM belegen, dass Beschäftigte sich durch den Einsatz von Software in der Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung fairer behandelt fühlen. Mit der softwareseitigen Planung von Schichten entstehe laut der Studie eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit. Zufriedener waren Mitarbeitende laut der Untersuchung auch durch die Zeiterfassung mithilfe von Software, da somit ein Gefühl von gesteigerter Flexibilität und einer ausgeprägteren Work-Life-Balance entstanden sei. Somit bieten die digitalen Helfer einen klaren Mehrwert für Personalverantwortliche und Beschäftigte zugleich.
Die Vorteile von Software für den Personalbereich sind vielfältig und finden sich daher in diversen Geschäftsbereichen wieder. Dies macht solche Lösungen zu einem entscheidenden Faktor für den Erfolg von Unternehmen jeder Branche und Größe. Untenstehend finden Sie einige der häufigsten positiven Effekte:
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