FTE berechnen: Vollzeitäquivalente einfach erklärt

Angesichts dieser Zunahme neuer Arbeitszeitmodelle wird es für Unternehmen jedoch zunehmend schwieriger, die eigenen personellen Kapazitäten im Blick zu behalten. Diese Unsicherheit in der Personalplanung lässt sich aber dadurch beheben, dass Unternehmen ihren FTE berechnen. Was es damit auf sich hat, erläutern wir in diesem Beitrag. 

Was ist ein FTE? – Definition des Begriffs

Die Abkürzung FTE steht für „Full-Time-Equivalent“ oder auch Vollzeitäquivalent (VZÄ). Diese Kennzahl gibt Aufschluss darüber, wie hoch die Anzahl der Vollzeitarbeitsstunden der Mitarbeiter insgesamt ausfällt. Das FTE zählt Mitarbeiter abhängig von ihrem Beschäftigungsgrad und hilft dabei, die geleistete bzw. verfügbare Arbeitszeit im Unternehmen zu standardisieren.

Bei der Berechnung des FTE entspricht der Wert 1,0 der Arbeitszeit einer Vollzeitkraft (z.B. 40 Stunden). Der Wert 0,5 entspricht wiederum der Arbeitszeit einer Teilzeitkraft (z.B. 20 Stunden). Anhand dieses Modells kann dann etwa die Arbeitszeit von Mitarbeitern in Teilzeit auf Vollzeitstellen umgerechnet werden.

Full-Time-Equivalent (FTE) berechnen – Vorteile für Unternehmen

Beim Vollzeitäquivalent handelt es sich zwar nur um eine rechnerische Größe, dennoch ist das FTE längst eine grundlegende Kennziffer im Personalcontrolling und gehört zu den wichtigsten HR-Kennzahlen für Unternehmen überhaupt. Die Umwandlung der von Teilzeitmitarbeitern geleisteten Stunden in die Arbeitszeit theoretischer Vollzeitmitarbeiter lohnt sich für Unternehmen gleich aus mehreren Gründen.

Präzise Personalplanung

Durch die FTE-Berechnung können Unternehmen die benötigte Arbeitskapazität genau bestimmen, was Über- oder Unterbesetzungen verhindert. Dies ermöglicht eine vorausschauende Personalplanung, besonders bei Schichtmodellen und Dienstplänen, die sich an den tatsächlichen Anforderungen orientiert und so die Effizienz maximiert.

Effiziente Budgetierung

Die Berechnung des Vollzeitäquivalents liefert exakte Daten zur Arbeitszeitverteilung, was eine präzisere Kalkulation der Personalkosten ermöglicht. Dies hilft Unternehmen dabei, eigene (Gehalts-)Budgets passgenau aufzustellen und somit finanzielle Ressourcen optimal zu nutzen. Weiterhin lassen sich so auch andere Personalaufwendungen wie etwa Sozialleistungen präzise kalkulieren.

Bessere Ressourcenverteilung

Indem sie für Unternehmen und Abteilungen den FTE berechnen, haben Unternehmen eine gute Übersicht über die jeweils verfügbare Arbeitskapazität und können so planerisch sicherstellen, dass die richtigen Kapazitäten in den richtigen Abteilungen oder Projekten eingesetzt werden. Dies führt zu einer optimalen Nutzung der vorhandenen Arbeitskräfte und erhöht absehbar auch die Produktivität.

Verlässliche Prognosen

Die zur Verfügung stehenden FTE-Daten helfen Personalverantwortlichen heute schon bei der Personalbedarfsplanung für die zukünftige Entwicklung des Unternehmens. So lassen sich sowohl Einstellungen und Entlassungen planen als auch größere Geschäftsereignisse wie etwa Expansionen in neue Märkte, Überlegungen in Sachen Outsourcing oder Automatisierungen.

Exaktes Reporting

Full-Time-Equivalents liefern präzise Kennzahlen, die für das interne und externe Reporting – etwa im Zuge von Audits oder Finanzberichten – unverzichtbar sind. Unternehmen können genaue Berichte über Personalressourcen erstellen, die die tatsächliche Arbeitskapazität und -verteilung anhand einer einheitlichen Kennzahl abbilden. 

Indem Unternehmen Vollzeitäquivalente berechnen, erhalten sie also eine wertvolle Datenbasis für zahlreiche weitere Analysen und Auswertungen. So lässt sich die FTE-Angaben etwa auch dazu nutzen, den Personalbedarf zu berechnen.

FTE berechnen – Formel zur Umsetzung

Um das Full-Time-Equivalent (FTE) zu berechnen, wird die Gesamtzahl der Arbeitsstunden, die von allen Mitarbeitern im Unternehmen geleistet werden, durch die Anzahl der Stunden geteilt, die im jeweiligen Unternehmen als Vollzeit definiert sind.

FTE = Gesamtzahl Arbeitsstunden Mitarbeiter : Zeitraum der Berechnung

Diese vereinfachte Formel zur Berechnung des FTE gibt die Vollzeitäquivalente für einen einzelnen Tag an. Nun kann diese Rechnung erweitert werden, um etwa die VZÄ für eine Woche, einen Monat oder längere Zeiträume zu berechnen. 

Wie Unternehmen den Full-Time-Equivalent berechnen – Beispiel in 3 Schritten

Im nachfolgenden Rechenbeispiel bestimmen wir den jährlichen FTE für ein Unternehmen anhand von exemplarischen Zahlen. Die Berechnung des FTE erfolgt hierbei ganz einfach. Grundlage für die Berechnung sind 2080 Arbeitsstunden pro Jahr. 

Diese Angabe errechnet sich wie folgt:

• 8 (Stunden) x 5 (Tage) x 52 (Wochen) = 2080 (FTE)

Selbstverständlich müssen hier noch Urlaubs- und Feiertage einkalkuliert werden – es handelt sich also nur um eine Grundlage. Mit dieser Basis lässt sich die Berechnung des FTE leicht innerhalb von drei Schritten durchführen:

1. Anzahl der Arbeitsstunden der Teilzeitkräfte bestimmen

Unser Beispielunternehmen hat insgesamt zwölf Mitarbeiter. Davon arbeiten vier in unterschiedlichen Teilzeitmodellen.

Formel:

• 3 (Mitarbeiter) x 20 (Stunden) x 52 (Wochen) = 3.120 Stunden
• 1 (Mitarbeiter) x 25 (Stunden) x 52 (Wochen) = 1.300 Stunden
• Summe: 3120 + 1300 = 4.420 Teilzeitstunden

2. Anzahl der Arbeitsstunden der Vollzeitkräfte bestimmen

In unserem Beispielunternehmen arbeiten acht Fachkräfte in einem Vollzeitmodell.

Formel:

• 8 (Mitarbeiter) x 45 (Stunden) x 52 (Wochen) = 18.720 Stunden
• Summe: 18.720 Vollzeitstunden

3. Finale Berechnung des FTE

Hat man diese Zahlen ausgerechnet, müssen die Teilzeit- und Vollzeitstunden noch addiert und anschließend durch die Grundlagenzahl des FTE geteilt werden. Daraus ergibt sich in unserem Beispiel folgende Rechnung:

Formel:

• 4.420 (Teilzeitstunden) + 18.720 (Vollzeitstunden) = 23.140
• 23.140 (Gesamtstundenzahl) : 2080 (FTE-Grundlage) = 11,125 FTE (jährlich)

Aus dieser Rechnung ergibt sich für unser Beispiel-Unternehmen eine Personalkapazität von 11,125 Vollzeitäquivalenten pro Jahr. 

Diese Beispielrechnung war überschaubar komplex – bis zu einer bestimmten Unternehmensgröße lassen sich Vollzeitäquivalente im Unternehmen relativ einfach mit einem Rechner bestimmen. 

Mit unseren kostenlosen Rechner-Tools können Sie zudem weitere Anwendungsfälle kalkulieren. Schauen Sie sich gerne unseren Arbeitszeitrechner, unseren Überstundenrechner oder unseren Industrieminuten-Rechner an.

FTE vs. Headcount – Die Unterschiede im Überblick

Eine andere HR-Kennzahl, die häufig herangezogen wird, ist der sogenannte Headcount. Diese unterscheidet sich jedoch ganz erheblich von den Vollzeitäquivalenten – und dient auch gänzlich anderen Zwecken.

Quantität vor Qualität

Wo der Full-Time-Equivalent Personalverantwortlichen dabei hilft, die Arbeitsstunden von Mitarbeitern vergleichbar zu machen, ist der Headcount eine rein quantitative Planungskennzahl zur Personalberechnung. Der Headcount entspricht – wie der Name es vermuten lässt, einfach der Anzahl der Köpfe bzw. Mitarbeiter in einem Unternehmen. Diese werden aufsummiert und können anschließend beispielsweise nach Standorten oder Teams ausgewertet werden.

• FTE = Arbeitsbelastung und Kapazität
• Headcount = Anzahl der Mitarbeiter

Berechnung und Zählung

Die exakte Bestimmung der Vollzeitäquivalente (VZÄ) eines Unternehmens kann – je nach Größe und Komplexität – vergleichsweise umfassende Berechnungen erfordern. Um jedoch den Headcount eines Unternehmens zu bestimmen, braucht es keine Formel: Es werden lediglich die einzelnen Mitarbeiter / Fachkräfte zusammengezählt. Den Headcount berechnen zu wollen ist daher obsolet, es reicht eine einfache Zählung der Belegschaft.

• FTE = Erfordert Erfassung von Arbeitsstunden
• Headcount = Einfaches Zählen der Mitarbeiter

Einsatzgebiete der Kennzahlen

Die Vollzeitäquivalente eines Unternehmens geben Aufschluss über die zur Verfügung stehenden Mitarbeiterressourcen. Dies hilft sowohl bei der Planung als auch bei der Budgetierung und bietet präzise Angaben zur tatsächlichen Arbeitskapazität innerhalb des Unternehmens. Der Headcount ist hingegen nützlich für die Ermittlung der Anzahl aller Beschäftigten und deren (standortübergreifende) Entwicklung – etwa für organisatorische oder rechtliche Berichte.

• FTE = Ressourcenplanung + Budgetierung
• Headcount = Reporting + Organisations-Struktur

FTE vs. Headcount – ein Anwendungsbeispiel

Stellen wir uns ein Unternehmen vor, das 10 Mitarbeiter beschäftigt: 5 Vollzeitkräfte und 5 Teilzeitkräfte, die jeweils 20 Stunden pro Woche arbeiten. Der Headcount dieses Unternehmens beträgt 10, da es 10 Personen beschäftigt. 

Der FTE hingegen beträgt nur 7,5, da die Teilzeitkräfte zusammen nur 2,5 FTE (5 x 0,5) repräsentieren. In der Personalplanung gibt der Headcount also die Gesamtzahl der Personen an, während der FTE einen besseren Überblick darüber bietet, wie viel tatsächliche Arbeitskraft dem Unternehmen zur Verfügung steht.

Für ein rundum erfolgreiches Personalcontrolling sollten Unternehmen grundsätzlich beide Kennzahlen im Blick behalten. So ist sichergestellt, dass diese jederzeit über eine angemessen große Anzahl an Mitarbeitern sowie über ausreichende Kapazitäten verfügen, um anstehende Aufgaben und Projekte sicher bewältigen zu können.

FTE richtig berechnen – Herausforderungen in der Umsetzung

Bei der exakten Berechnung der Vollzeitäquivalente innerhalb einer Abteilung bzw. eines Unternehmens gibt es eine Vielzahl an Herausforderungen, die Verantwortliche kennen sollten. Mit unserer leistungsstarken Workforce-Management-Software liefern wir bei GFOS gleichzeitig die passende Lösung für all diese Szenarien.

Vielzahl an Arbeitszeitmodellen 

Teilzeitmodelle werden heute immer vielschichtiger, flexibler und damit komplizierter in der Berechnung. Mithilfe einer entsprechenden Software lässt sich der FTE aber ohne Probleme automatisch und nach klaren Vorgaben ermitteln, sodass selbst wechselnde Arbeitszeitmodelle nicht zu Komplikationen in der Erfassung führen.

Fehleranfällige Datenerfassung 

Ungenauigkeiten bei der Erfassung von Arbeitszeiten, Überstunden oder Abwesenheiten können die FTE-Berechnung verfälschen. Gerade manuelle Eingaben erhöhen das Risiko von Fehlern, die zu falschen Werten führen. Kommen komplexe Arbeitszeitregelungen zum Einsatz oder fällt die eigene Belegschaft sehr groß aus, potenziert sich diese Problemstellung noch. Mit unserer Software können Sie jedoch sämtliche Berechnungen leicht automatisieren.

Notwendigkeit für Anpassungen 

Schwankt der Personalstand häufig und stark – etwa bei vielen saisonal Beschäftigten – müssen die Angaben zu den Vollzeitäquivalenten fortlaufend angepasst und aktualisiert werden, um für Analysen relevant zu bleiben. Mit einer entsprechenden Software-Lösung für die HR, die Echtzeit-Updates sowie auch flexible Anpassungsmöglichkeiten bietet, ist dies allerdings keine Schwierigkeit.

Komplexe Analysen 

Vielfach sind unterschiedliche FTE-Angaben nur schwierig miteinander vergleichbar. Dies verkompliziert deren Analyse und somit auch die Entscheidungsfindung. Doch auch in solchen Fällen schafft eine leistungsfähige HR-Software Abhilfe: Über integrierte Analysetools können auf Knopfdruck detaillierte Auswertungen generiert werden, die Klarheit über wichtige Kennzahlen schaffen.

HR-Kennzahlen – zuverlässig im Blick mit GFOS

Neben dem Full-Time-Equivalent gibt es noch viele weitere wichtige Kennzahlen im HR-Bereich und in der Personalplanung, mit denen sich Ihr Personalbedarf besser bestimmen und planen lässt. Wir helfen Ihnen dabei, diese für sich nutzbar zu machen.