Überstunden berechnen: Mit Rechner oder gibt es einen einfacheren Weg?

Überstunden zu berechnen, stellt oftmals eine komplexe Aufgabe dar. Denn für die Berechnung müssen viele Faktoren beachtet werden. Sowohl der Überstundenlohn als auch die mehr geleistete Zeit müssen in den Gesamtbetrag einfließen. Viele Arbeitnehmer verlieren den Überblick über geleistete Stunden, da eventuell keine Arbeitszeiterfassung im Unternehmen eingesetzt wird. Andere wiederum sind mit den Vertragsklauseln nicht vertraut und sind sich daher unsicher, ob sie einen Freizeitausgleich oder eine Vergütung dafür bekommen. Zur Berechnung der Überstunden kann man einen einfachen Stundenzettel und einen Rechner benutzen – für Arbeitgeber ist es dennoch deutlich praktischer, eine systematische Arbeitszeiterfassung einzusetzen. 

Überstunden müssen erfasst werden

In jedem Unternehmen fällt hin oder wieder Mehrarbeit an. Arbeitgeber sind vom Gesetz angehalten, die Überstunden zu erfassen. Dies steht im Arbeitszeitgesetz in Paragraph 16 niedergeschrieben – laut Gesetz sind Unternehmen ebenfalls dazu verpflichtet, diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Wird dafür kein System eingesetzt, müssen die Mitarbeiter also ihre Stunden manuell festhalten.

© Unsplash.com

Wann werden Überstunden vergütet?

Überstunden zählen anteilsmäßig zum vereinbarten Entgelt – das steht oftmals schriftlich im Arbeitsvertrag niedergeschrieben. Außerdem können sie als Freizeit erstattet werden, etwa wenn ein Gleitzeitkonto besteht und sie durch ein Zeiterfassungssystem auf dem Zeitkonto der Mitarbeiter gespeichert werden. Wenn die im Arbeitsvertrag festgehaltenen Arbeitszeiten inklusive der schon mehr erbrachten überschritten werden, besteht nicht immer eine Entgeltschuld des Arbeitsnehmers – die Mehrarbeit muss nämlich ausdrücklich angeordnet sein. Sobald jedoch die wöchentliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden pro Woche überschritten wird, sind die darüber erbrachten Stunden zuschlagspflichtig mit 25 Prozent des Stundenlohns zu vergüten. Hier gilt es also, die Überstunden genau zu berechnen. Am einfachsten geht das mit einer Zeiterfassungssoftware.

Überstunden und Vergütung einfach berechnen

Wenn im Arbeitsvertrag nichts zu einem Zuschlag vereinbart steht kann man von einer branchenüblichen Regelung ausgehen. Mitarbeiter, die auf Stundenbasis bezahlt werden, können sich an ihrem Stundenlohn orientieren. Arbeitnehmer mit Festgehalt müssen den Stundenlohn zunächst ausrechnen, indem man vereinfacht mit 4,33 Wochen pro Monat rechnet. Ergo rechnet man das Bruttogehalt durch 4,33 und dann durch die durchschnittliche Anzahl der Wochenarbeitsstunden, um seinen Bruttostundenlohn zu errechnen. Anschließend muss noch mit dem Zuschlag multipliziert werden, um die Überstundenvergütung pro Stunde zu errechnen.

Überstunden Vergütung mit Rechner berechnen

Wenn Sie nicht den klassischen Weg mit Stift, Zettel und Papier oder Rechner nutzen möchten, können Sie auch einfach unseren kostenlosen Überstunden online Rechner ausprobieren, und die Vergütung somit kalkulieren. Nutzen Sie dafür die unten aufgeführten Felder:

Überstunden mit Software berechnen: Ist das einfacher?

Die klare und kurze Antwort darauf lautet: Ja! Mithilfe einer Software zur Arbeitszeiterfassung geht das völlig automatisch. Denn Mitarbeiter stempeln sich ein und aus. Die Arbeitszeiten fließen automatisch in das Arbeitszeitkonto, in dem auch die wöchentliche Höchstarbeitszeit festgelegt ist. So werden die Überstunden automatisch kalkuliert.

Praktische Tools für kleine und mittelständische Unternehmen

Wer jetzt glaubt, dass es Zeiterfassungssoftware mit vielen praktischen Funktionen nur für größere Unternehmen gibt, liegt falsch. Denn es gibt auf dem Markt viele verschiedene Lösungen für diverse Anforderungen. Ebenso gibt es branchenunabhängige Zeiterfassungstools, die überall eingesetzt werden und individualisiert werden können – ganz egal, ob in einer Agentur, im Baugewerbe oder im Bereich Gebäudereinigung. Eine Arbeitszeiterfassung in der Cloud kann für jede Branche benutzt werden. Das Praktische: Wächst die Organisation, kann die Software einfach mitwachsen. Zudem entfällt die oftmals teure Anschaffung von Hardware und auch auf eine Inhouse-IT-Abteilung, welche sich um die Wartung der Software kümmert, kann verzichtet werden. Die Wartung, Updates und Co. laufen alle über den Hosting-Anbieter der eingesetzten Zeitwirtschaft, mit der auch Überstunden berechnet werden können.

Überstundenvergütung und Lohndaten-Schnittstelle

Für größere Unternehmen gibt es ebenfalls branchenunabhängige On-Premise-Lösungen, die sich individuell auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens anpassen lassen. Sogenannte Workforce Management Software kommt dabei zum Einsatz und lässt sich sehr kleinteilig einstellen. Von der Personalbedarfsermittlung über komplexe PEP-Programme (Personaleinsatzplanung) bis hin zum betrieblichen Gesundheitsmanagement, kann die reine Zeiterfassung hier mit verschiedenen Modulen erweitert werden. Ebenfalls kommt dabei eine Reihe von Schnittstellen zum Einsatz, etwa zur Lohndatenaufbereitung oder zum führenden ERP-System. Somit lassen sich Überstunden ganz einfach berechnen und die dafür angesetzte Vergütung fließt automatisch mit in die Lohn- und Gehaltsabrechnung ein.

Würden Sie gerne mehr über eine einfache Art der Überstundenerfassung erfahren? Unsere IT-Expert*innen beraten Sie gerne. Fordern Sie direkt eine Software-Demo oder weiteres Infomaterial an.