Zeitwirtschaftssystem

Ein Zeitwirtschaftssystem unterstützt Unternehmen dabei, die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zu erfassen und zu verwalten. Dabei gibt es sowohl manuelle als auch automatisierte Lösungen, die unterschiedlich in der Handhabung und Funktionsweise sind. Besonders lohnend sind die Effizienzsteigerung sowie diverse Auswertungsmöglichkeiten, die beim Einsatz einer Zeitwirtschaft für HR- und Planungsverantwortliche entstehen.

Kurz zusammengefasst:

  • Eine Zeitwirtschaft umfasst mehr als das reine Ein- und Ausstempeln – sie bezieht sich auf alle weiteren Prozesse, die nach der eigentlichen Zeiterfassung im Unternehmen mit den Zeitdaten erfolgen. 
  • Arbeitszeitflexibilisierung, mobile und agile Arbeitsmethoden sowie Effizienzsteigerung sind einige Optionen, die Organisationen beim Einsatz eines Zeitwirtschaftssystems zur Verfügung stehen. Dadurch entstehen gleichzeitig Potenziale zur Erleichterung der täglichen Arbeit in HR-Abteilungen. 
  • Datenschutz, technologische Anforderungen und die Mitarbeiterakzeptanz müssen bei der einer solchen Lösung unbedingt mitgedacht werden. 
  • Neben gesteigerter Transparenz gehört auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes zu den klaren Vorteilen eines digitalen Zeitwirtschaftssystems. 
  • Die Implementierung einer solchen Lösung sollte gut durchdacht und anhand eines Projektplans ausgerichtet werden.

Was ist ein Zeitwirtschaftssystem?

Ein Zeitwirtschaftssystem ist eine Lösung zur Erfassung, Organisation und Auswertung der Arbeitszeiten im Unternehmen. Das Ziel ist die effiziente Speicherung und Weiterverarbeitung der Arbeitszeiten unter Einhaltung sämtlicher tariflicher, gesetzlicher oder betrieblicher Regelungen. Auch Fehlzeiten sowie geplante und ungeplante Abwesenheiten werden erfasst. Dazu nutzen die Mitarbeitenden das im Unternehmen eingesetzte System.

Es gibt sowohl manuelle als auch automatisierte Lösungen zur Zeiterfassung: Manuell können Mitarbeitende ihre Zeitdaten beispielsweise auf einem Stundenzettel oder mithilfe eines Tabellenprogramms erfassen. Digitale und automatisierte Systeme laufen meist über eine Zeiterfassungssoftware in Kombination mit präziser Terminaltechnik. Zudem kommen Apps auf smarten Endgeräten zum Einsatz. Durch solche Lösungen kann die Arbeitsorganisation effektiv verbessert und somit die Produktivität in der Organisation gesteigert werden. 

Wie unterscheiden sich Zeitwirtschaft und Zeiterfassung?

Während „Zeiterfassung“ den reinen Prozess der Arbeitszeiterfassung – also das Ein- bzw. Ausstempeln im genutzten System – beschreibt, wird unter „Zeitwirtschaft“ der gesamte Prozess der Planung, Steuerung und Kontrolle zusammengefasst. Darunter fallen somit auch die Arbeitszeitplanung, -verwaltung und -analyse. Das kann etwa die Arbeitszeitflexibilisierung im Unternehmen mit Gleitzeit und anderen Zeitmodellen betreffen oder die digitale Weiterverarbeitung der Zeitdaten zur Abrechnung von Lohn- und Gehaltsdaten. Darüber hinaus wird durch die Lösungen die Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen, Schichtplänen und mehr vereinfacht. Zeitwirtschaftssysteme bieten somit verschiedene Möglichkeiten zur Steuerung und Optimierung von Arbeitsprozessen im Personalbereich.

Die Zeitwirtschaft im digitalen Zeitalter

Ein Zeitwirtschaftssystem trägt zur besseren Planung von Arbeitsprozessen und zur Steigerung der Produktivität bei. Planungsverantwortliche erhalten praktische Auswertungen, die dabei helfen, die Kapazitäten besser auf den Arbeitsanfall auszurichten. In der digitalen Arbeitswelt hat sich der Prozess der Arbeitszeiterfassung stark gewandelt. Früher wurde sie meist manuell mit Stempelkarten durchgeführt, doch heute setzen immer mehr Organisationen auf digitale Lösungen, welche die anschließende Arbeitszeitverwaltung vereinfachen und die Einführung von agilen Arbeitsstrukturen fördern.

Die Digitalisierung der Zeiterfassung bringt sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich. Zu den Chancen gehören:

  • Arbeitszeitflexibilisierung: Die Zeitwirtschaft ermöglicht eine flexiblere Arbeitszeitgestaltung. So können Arbeitnehmende beispielsweise verschiedene Arbeitszeitmodelle nutzen, um ihre Arbeitszeit individuell zu planen. Dies kann zu einer besseren Work-Life-Balance beitragen.
  • Remote Work: Digitale Zeitwirtschaftssysteme ermöglichen das Erfassen von Arbeitszeiten an jedem Ort. Organisationen können dadurch Mitarbeitende an verschiedenen Standorten beschäftigen oder auch auf kleinere Unternehmensgebäude setzen und die Auslastung dieser regulieren. Gleichzeitig stellt regelmäßiges Homeoffice einen Anreiz für Arbeitnehmende dar, da Privat- und Berufsleben sich besser vereinen lassen.
  • Effizienzsteigerung in der Personalabteilung: Durch das automatisierte Erfassen von Arbeitzeiten sowie die anschließende Verwaltung und Auswertung kann die Personalabteilung Zeit bei Routineaufgaben sparen und sich auf andere wichtige HR-Aufgaben konzentrieren.

Zu den Herausforderungen der digitalen Arbeitszeiterfassung gehören unter anderem:

  • Datenschutz: Die Zeitwirtschaftssysteme verarbeiten personenbezogene Daten, die dem Datenschutz unterliegen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass diese Informationen sicher und datenschutzkonform gespeichert und verarbeitet werden. Eine sorgfältiger Auswahlprozess eines möglichen Anbieters von Zeiterfassungssoftware ist somit unerlässlich.
  • Technologische Anforderungen: Für eine digitale Zeiterfassung sind bestimmte technologische Voraussetzungen erforderlich. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme immer auf dem neuesten Stand sind und die erforderliche Infrastruktur vorhanden ist. Viele Organisationen setzen daher auf Cloud-Lösungen, die auch ohne die teils vielschichtige IT-Infrastruktur einer On Premise-Zeiterfassung auskommen. Cloud-Anwendungen können schneller implementiert und bei Wachstum auch schneller skaliert werden.
  • Mitarbeiterakzeptanz: Die Einführung eines Zeitwirtschaftssystems kann bei den Mitarbeitenden auf Widerstand stoßen. Dies liegt unter anderem an der gefühlten Kontrolle durch solche Lösungen. Dennoch besteht die Zeiterfassungspflicht laut EuGH-Urteil bereits. Organisationen sollten bei der Arbeit mit digitalen Lösungen zur Zeiterfassung darauf achten, dass über die Vorteile des Systems ausreichend informiert wird und sämtliche Bedenken der Belegschaft aktiv in der Unternehmenskommunikation ansprechen.

Die Vorteile der digitalen Zeitwirtschaft

Zeitwirtschaftssysteme stellen als Teil der digitalen Arbeitszeiterfassung eine umfassende Auswertungsbasis von Zeitdaten dar. Diese dienen beispielsweise als Planungsgrundlage für Personaleinsatz- und Projektplanung, was zu mehr Effizienz und Wirtschaftlichkeit führen kann.

Die verschiedenen Vorteile der Zeitwirtschaft sind unter anderem:

  • Effizienzsteigerung: Die Verwaltung der Arbeitszeiten wird automatisiert und dadurch schneller und effizienter.
  • Kostenreduktion: Durch die Automatisierung können auch Kosten eingespart werden, zum Beispiel durch eine die optimierte Einsatzplanung der Beschäftigten.
  • Transparenz: Die Mitarbeitenden haben jederzeit Zugriff auf ihre Arbeitszeiten, können Daten selbstständig korrigieren, Anträge einreichen und vieles mehr.
  • Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben: Die Systeme unterstützen bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung.

Die Verwendung von Zeitwirtschaftssystemen ist somit nicht nur eine Möglichkeit, um die Effizienz von HR-Prozessen zu steigern, sondern kann ebenfalls dabei helfen, eine bessere Planungsgrundlage und mehr Transparenz im Unternehmen zu schaffen.

Implementierung von Zeitwirtschaftssystemen

Damit die Einführung der Zeitwirtschaft in der eigenen Organisation ideal gelingt, ist es sinnvoll, einen Projektplan auszuarbeiten. Dieser bietet einen Rahmen zur Orientierung. Mögliche Stolperfallen können auf diese Weise vorab analysiert und bei der Implementierung beachtet werden. Folgende Schritte sind essenziell:

  1. Analyse der Bedürfnisse: Zunächst sollten die Anforderungen des Unternehmens an ein Zeitwirtschaftssystem ermittelt werden. Welche Funktionen muss die Lösung abdecken? Welche Mitarbeitergruppen sollen ihre Zeiten erfassen? Welche Schnittstellen zu anderen Systemen sind erforderlich?
  2. Auswahl einer passenden Zeitwirtschaft: Auf Basis der ermittelten Anforderungen sollte ein Anbieter gefunden werden. Dabei spielen nicht nur die Funktionalitäten des Systems eine Rolle – auch Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Datenschutz und Anpassungsfähigkeit müssen berücksichtigt werden.
  3. Schulung der Mitarbeitenden: Bevor das System an die Arbeit gehen kann, steht eine ausführliche Schulung der betroffenen Mitarbeitenden an. Hierbei geht es sowohl um die Bedienung des Zeitwirtschaftssystems als auch um die rechtlichen Grundlagen und die Bedeutung der Zeiterfassung für die Organisation.
  4. Testphase: Die sorgfältige Prüfung auf einem Testsystem gehört ebenfalls zu einem wichtigen Schritt im Prozessplan. Projektverantwortliche und beratende Personen prüfen die Einstellungen des Systems auf Herz und Nieren. Hierbei können eventuelle Schwachstellen im täglichen Einsatz oder Verbesserungspotenziale entdeckt und noch vor Go-Live behoben werden.
  5. Einführung: Nach erfolgreicher Testphase kann das erfolgt der Übergang in den Echtbetrieb. Dabei sollten Mitarbeitende eng durch geschulte In-house-Projektverantwortliche und Berater der Anbieter begleitet werden, um eventuelle Herausforderungen schnell lösen zu können.

Einsatzgebiete von Zeitwirtschaftssystemen

In vielen Branchen sind Zeitwirtschaftssysteme mittlerweile Standard, um Zeiten effizient zu erfassen und weiterzuverarbeiten. Eine Branche, in der Zeitwirtschaftssysteme weit verbreitet sind, ist die Produktion. Das lässt sich darauf zurückführen, dass in Industrieunternehmen schon im Zeitraum der Industrialisierung Stempeluhren und -karten als Erfassungsmittel eingesetzt wurden. Schon früh war klar, dass sich Arbeitsabläufe durch eine klare und automatisierte Erfassung von Zeitdaten optimieren lassen.

In der Fertigungsbranche sind daher auch die Begriffe Termin- und Kapazitätsplanung im Zusammenhang mit der Zeitwirtschaft gebräuchlich. Sie geben Start- und Endtermine sämtlicher Fertigungsprozesse vor, an denen sich auch die einzelnen Produktionsschritte orientieren. Die Grobterminierung innerhalb des Zeitwirtschaftssystems verschafft einen Überblick über die ideale Auslastung sämtlicher verfügbaren Kapazitäten. So lassen sich Fertigungsprozesse mithilfe einer Zeitwirtschaft besser koordinieren und Mitarbeitende gezielter einsetzen. Auch können Planungsverantwortliche die Engpässe in der Produktion besser identifizieren und im besten Fall komplett vermeiden.

Aber auch andere Branchen profitieren von einer digitalen Zeitwirtschaft. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen gewinnen an Effizienz und Produktivität: Sie verfügen oft über keine oder nur wenige Ressourcen im HR-Bereich. Zeitdaten manuell zu verarbeiten und auszuwerten ist somit sehr zeit- und kostenintensiv. Die automatische Verarbeitung der Daten innerhalb eines Zeitwirtschaftssystems kann die effiziente Personalarbeit somit positiv beeinflussen. Dieser Effekt der Vereinfachung und Optimierung von Arbeitsprozessen der Personalverwaltung ist auch für größere Unternehmen spürbar. 

Trends und Entwicklungen in der Zeitwirtschaft

Aufgrund von Entscheidungen des Europäischen Gerichtshofs des Bundesarbeitsgerichts ist anzunehmen, dass Zeitwirtschaftssysteme in Zukunft eine immer wichtigere Rolle spielen werden. Die Einhaltung der Zeiterfassungspflicht ist für Unternehmen dadurch schließlich gegeben. Darüber hinaus nimmt die Digitalisierung einen hohen Stellenwert für Organisationen jeglicher Größe und Branche ein. Somit sind verschiedene Trends und Entwicklungsszenarien erwartbar:

  • Automatisierung: Immer mehr Unternehmen setzen auf automatisierte Zeitwirtschaftssysteme, die auch durch künstliche Intelligenz und Machine Learning ergänzt werden können. Unter anderem lassen sich auf diese Weise automatische und optimierte Personaleinsatzpläne erstellen. Diese Entwicklung lässt eine noch stärkere Effizienzsteigerung annehmen.
  • Mobilität & Flexibilität: Immer mehr Unternehmen arbeiten mit Remote-Teams und flexiblen Arbeitszeitmodellen. Ein digitales Zeitwirtschaftssystem ermöglicht eine einfache und flexible Zeiterfassung auch abseits des Unternehmensstandorts oder in Full-Remote-Situationen. Die Standardisierung dieser Benefits ist daher erwartbar.
  • Cloud-Computing: Cloud-basierte Zeitwirtschaftssysteme bieten Unternehmen die Möglichkeit, die Daten von überall aus abzurufen und zu verwalten. Zudem lassen sich Updates und Upgrades schnell und einfach durchführen. Daher ist anzunehmen, dass mehr Organisationen zukünftig auf Cloud-Lösungen anstatt manuelle Methoden zur Zeiterfassung setzen.
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