Grundsätzlich ist die Arbeitszeiterfassung in der Schweiz Pflicht, nur wenige Unternehmen sind von dieser Regelung ausgenommen. Oft kommen dabei Vordrucke in Papierform oder Vorlagen zur Zeiterfassung mit Excel zum Einsatz – schliesslich ist die Auswahl der online zur Verfügung gestellten Tabellen gross. Es scheint, als hätte man eine ideale und kostengünstige Lösung gefunden. Doch nach einiger Zeit werden die Nachteile dieser Methoden bereits deutlich und versteckte Kosten, die mit der Excel Zeiterfassung einhergehen, werden aufgedeckt.

Nachteile der Zeiterfassung mit Excel

Keine Investitionen in teure Hardware, eine Vielzahl an kostenlosen Vorlagen und die intuitive Handhabung des bekannten Tabellen-Tools – die Vorteile der Zeiterfassung mit Excel liegen auf der Hand. Die Schattenseiten der vermeintlich kostengünstigen Vorgehensweise habe wir nachfolgend zusammengefasst:

1) Fehlende Flexibilität

Das Arbeiten in der Schweiz wird immer mobiler. Ob im Homeoffice, Coworking Space oder unterwegs: Das Gros der Arbeitnehmenden ist nicht mehr bloss am Unternehmensstandort tätig. Mit den mobilen Arbeitsmodellen ändern sich auch die Anforderungen an die Dokumentation der geleisteten Stunden. Diese sollte sowohl ortsunabhängig erfolgen als auch Mitarbeitenden die Möglichkeit bieten, vergessene Einträge schnell nachzutragen. Die Zeiterfassung mit Excel liefert diese Option nur bedingt, fehlende Zeiten werden oftmals nach Gefühl und verspätet ergänzt. Das Ergebnis sind lücken- und fehlerhafte Dokumentationen, mit denen Arbeitgebende ihren Pflichten nicht nachkommen können.

2) Aufwendige Administration

Erfolgt die Arbeitszeiterfassung via Excel, werden die erfassten Daten im Normallfall auf lokalen Rechnern oder im Netzwerk gespeichert. Auf diese Weise können die Anforderungen der modernen Arbeitswelt nicht erfüllt werden; ebenso wenig die des Schweizer Datenschutzgesetzes. Sowohl Vorgesetzte als auch Mitarbeitende haben nur eingeschränkt Zugriff auf die Tabellen, sensible Personaldaten sind - wenn überhaupt - nur durch ein einfaches Passwort geschützt. Dokumentation, Auswertung und Kontrolle der Arbeitszeiten gestaltet sich so aufwendig und zeitintensiv.

3) Unübersichtliche Personalplanung

Bei der Zeiterfassung mit Excel erfolgt die Dokumentation der Arbeitsstunden unabhängig von Ferien- und Dienstplanung – sichere Planungsgrundlagen sind somit nur bedingt vorhanden und erfordern einen ständigen Abgleich verschiedener Tabellen und Dateien. Krankheitsbedingte Absenzen und genehmigte Ferienanträge werden oftmals erst zeitverzögert nachgetragen, Personalmangel und Unübersichtlichkeit sind die Folge. Auch die Auswertung von Feriensaldi, Absenzen, Zeitkonten oder Krankheitstagen gestaltet sich bei Einsatz der Excel Zeiterfassung unnötig kompliziert.

4) Ungenutztes Potenzial beim Projektmanagement

Zu welchen Zeiten waren die Mitarbeitenden tätig? Erfolgt die Zeiterfassung via Excel und wurden sämtliche Daten korrekt und lückenlos erfasst, kann diese Frage relativ einfach beantwortet werden. Doch welchen Projekten sind diese Arbeitszeiten zuzuordnen? Für welchen Kunden waren einzelne Mitarbeitende tätig? In diesen Punkten kommt die Excel Arbeitszeiterfassung schnell an ihre Grenzen. Während die Dokumentation von Projektzeiten in einem überschaubaren Umfang noch umsetzbar scheint, scheitert diese Methode spätestens bei der unternehmensweiten Analyse. So gehen wichtige Erkenntnisse, beispielsweise für die Kalkulation von Projektbudgets, verloren bzw. Potenziale bleiben ungenutzt.

Vorteile smarter Tools

Sämtliche Anforderungen der Arbeitswelt 4.0 können smarte Tools wie eine Zeiterfassungssoftware erfüllen und sind der Zeiterfassung mit Excel gleichzeitig weit überlegen.

Ob als Webanwendung oder App – Eine Software bietet die nötige Flexibilität, geleistete Stunden jederzeit und überall erfassen zu können, Mitarbeitende werden beim ersten Einloggen an Zeitbuchungen erinnert und können auch vergessene Zeiten unmittelbar nachtragen.
Auch der Administrationsaufwand verringert sich im Vergleich zur Zeiterfassung mit Excel um ein Vielfaches. Arbeitszeiten und Personaldaten werden übersichtlich, sicher und gesetzeskonform in der Cloud gespeichert. Mitarbeitende und Vorgesetzte können zu jeder Zeit auf mobile Tools zugreifen, Daten erfassen, korrigieren oder einsehen.
Im Gegensatz zur Arbeitszeiterfassung mit Excel stehen zudem weitere praktische Funktionen wie die digitale Personaleinsatzplanung oder eine mobile Ferienplanung zur Verfügung. So profitieren Verantwortliche bei der Personalplanung von einer umfassenden und stets aktuellen Datenbasis, Mitarbeitende könne ihre Ferienanträge bequem digital einreichen. Die Bearbeitung erfolgt ebenfalls im System und wird unmittelbar verbucht. Im Rahmen der Dienstplanung bietet das Tool allen Beteiligten einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf Dienst- und Schichtpläne sowie die Möglichkeit kurzfristiger Änderungen.
Eine integrierte Projektzeiterfassung ermöglicht – anders als bei der Zeiterfassung via Excel - die genaue Zuordnung geleisteter Arbeitszeiten zu einzelnen Projekten und vereinfacht somit sowohl Kalkulation als auch Rechnungsstellung und schafft Transparenz.

Trotz der zahlreichen Vorteile setzen viele Schweizer Arbeitgebende weiterhin auf manuelle Methoden wie die Zeiterfassung via Excel. Insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen sind die vermeintlich hohen Kosten, die mit der Anschaffung einer digitalen Lösung verbunden werden, dafür ausschlaggebend. Auch wenn die Stundenerfassung mit Excel auf den ersten Blick die passende Lösung zu sein scheint, sind gerade mit dieser Methode viele versteckte Kosten durch ungenutzte Potenziale und ineffiziente, aufwendige Abläufe verbunden.

Wir beraten Sie gerne und zeigen Ihnen, warum ein Workforce Management System mehr Vorteile bietet, als eine Zeiterfassung mit Excel.