Das Datenschutzgesetz in der Schweiz besagt, dass Arbeitgebende die Daten der Arbeitnehmenden ausschliesslich zur Eignungsprüfung im Rahmen des Auswahl- und Anstellungsprozesses sowie zur eigentlichen Durchführung des Arbeitsvertrages bearbeiten dürfen. Gespeichert werden diese Daten im Personaldossier, welches daher verstärkt im Fokus des Datenschutzes in der Schweiz steht.

Inhalt des Personaldossiers

Im Personaldossier werden sämtliche relevante Daten der Mitarbeitenden gesammelt. Die Inhalte bestehen grösstenteils aus sensiblen Daten und unterliegen somit dem Datenschutzgesetz in der Schweiz sowie den Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Im Einzelnen umfasst die Personalakte u.a.:

Bewerbungsunterlagen des Mitarbeitenden
Anstellungsvertrag & Vertragsänderungen
Krankmeldungen & Arztzeugnisse
Ferien- & Urlaubsanträge
Lohnausweise, Spesenabrechnungen & Lohnerhöhungen
Austrittsvereinbarungen

Das Personaldossier umfasst nach rechtlicher Definition ebenso die Arbeitszeit- und Ferienkontrolle. Die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden sind in der Schweiz - bis auf wenige Ausnahmefälle – lückenlos zu erfassen.

Bei der Bearbeitung von personalbezogenen Daten sind die Datenschutzrichtlinien der Schweiz zu beachten - Quelle: Pexels

Datenschutzgesetz in der Schweiz: Bearbeitung von Personaldaten

Das Personaldossier stellt also eine typische Datensammlung im Sinne der DSGVO dar. Was müssen Arbeitgebende nun beachten, um den Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung gerecht zu werden? Laut Art. 7 DSG müssen „Personendaten durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten geschützt werden“. Eventuelle Hardcopies (physisch vorhandene Dokumente) sind verschlossen aufzubewahren, elektronische Dokumente durch die Vergabe von Zugriffsberechtigungen zu schützen. Die Bearbeitung gemäss Datenschutzgesetz in der Schweiz darf nur durch die Personalabteilung und direkte Vorgesetzte erfolgen.

Datenschutzkonform dank Workforce Management Software

Viele personalbezogene Informationen liegen den Unternehmen heutzutage nur noch in rein digitaler Form vor. Eine Entwicklung, die mit dem Voranschreiten der Digitalisierung weiter zunehmen wird. Ob im Verlauf des Recruiting-Prozesses, bei der Erfassung von Arbeitszeiten und Absenzen, der Verwaltung von Krankmeldungen oder der Lohndatenaufbereitung: Eine digitale Workforce Management Software bietet viele Vorteile in den verschiedensten Bereichen. Durch den Einsatz einer HR-Software kann - dank der Vergabe unterschiedlicher Zugriffsberechtigungen - zudem der DSGVO-konformen Umgang mit den Personaldaten sowie die Einhaltung sämtlicher Richtlinien zum Datenschutzgesetz in der Schweiz sichergestellt werden. Folgende Vorteile bietet eine Workforce Management Software zur Einhaltung von Datenschutzrichtlinien unter anderem:

Bewerbungsunterlagen potenzieller Mitarbeitenden können mithilfe einer Bewerbermanagement Software elektronisch gespeichert und der gesamte Auswahlprozess digital abgebildet werden. So behalten Sie jederzeit einen Überblick über den aktuellen Status Ihrer Bewerber.
Mit einer Zeiterfassungssoftware kommen Sie nicht nur der Zeiterfassungspflicht in der Schweiz nach. Relevanten Daten können darüber hinaus durch standardisierte Schnittstellen automatisch an die Lohnabrechnung übergeben werden. Zudem verarbeiten Sie sämtliche Zeitkonten in Echtzeit und schaffen Transparenz für Ihre Mitarbeitenden.
Gleiches gilt für den Einsatz eines Employee Self Services. Hier können beispielsweise Ferienanträge digital eingereicht und den definierten Genehmigungsstufen entsprechend bearbeitet werden. Bis hin zu Themen rund um das Gesundheitsmanagement können Arbeitnehmende so aktiv in HR-Prozesse eingebunden werden.

Mit softwaregesteuerten Berechtigungen für Mitarbeitende können Personaldaten datenschutzkonform bearbeitet werden - Quelle: Pexels

Mit Zugriffsberechtigungen und Cloud-Lösungen das Datenschutzgesetz in der Schweiz einhalten

Der Zugriff auf all diese sensiblen Daten kann innerhalb der Software bequem gesteuert werden. Durch die individuelle Vergabe von Berechtigungen wird definiert, welche Mitarbeitenden Daten innerhalb des Personaldossiers anlegen, einsehen, bearbeiten oder löschen dürfen. Unbefugte Personengruppen ohne entsprechende Zugriffsberechtigung werden somit datenschutzkonform ausgeschlossen.

Eine weitere Möglichkeit, die Richtlinien des Datenschutzgesetzes in der Schweiz einzuhalten bieten Cloud-Lösungen. Mit der GFOS knownCloud steht Ihnen ein Konzept zur Verfügung, bei dem Ihre Personaldaten unter allerhöchsten Sicherheitsstandards und Auflagen DSGVO-konform in eigenen Rechenzentren gespeichert werden.

Sie wollten Ihre Personalprozesse digitalisieren und nach den Richtlinien des Datenschutzgesetzes in der Schweiz abbilden? Dann lassen Sie sich zu den verschiedenen Modulen unserer Software sowie zum Thema Hosting von unserer Workforce Management Experten individuell und digital beraten!