Digitale Zeiterfassung von GFOS – einfach und sicher

Bilden Sie mit Software von GFOS die Arbeitszeiterfassung digital ab und erfüllen Sie damit die rechtlichen Vorgaben zur Zeiterfassungspflicht der EU und den einzelnen Ländern. Die Zeitdaten werden sicher auf Servern in Deutschland in der Cloud oder als On-Premise-Lösung bei Ihnen am Standort gespeichert. Gleichzeitig vereinfachen Sie die Prozesse Ihres HR-Managements.

Main Features

Zeitwirtschaft von GFOS für sichere Erfassung und Erfüllung der Dokumentationspflicht

Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass die Erfassung von Arbeitszeiten für Unternehmen in allen europäischen Mitgliedsstaaten verpflichtend ist. Mit der digitalen Zeiterfassung von GFOS können Sie diese Dokumentationspflicht ganz einfach erfüllen. Die minutengenaue Erfassung ermöglicht die sichere Speicherung der Arbeits- und Pausenzeiten. So berücksichtigen Sie auch die gesetzlich vorgegebene Einhaltung von Ruhe- und Pausenzeiten. Mit Software von GFOS erledigen Sie viel mehr als die reine Erfassung: Unsere Zeitwirtschaft integriert sich nahtlos in Ihre Workforce-Management-Abläufe. Sie bekommen die passgenaue Unterstützung für die anschließende Verarbeitung und Auswertung sämtlicher Zeitdaten.

Das Zeitwirtschaftssystem von GFOS bietet verschiedene Optionen, um Arbeitszeiten auf unterschiedlichen Endgeräten und an verschiedenen Orten sowie Zeitzonen zu erfassen. Alle Daten werden sicher gespeichert, sind sofort online im System verfügbar und immer auf dem aktuellen Stand. Einige Vorteile im Überblick:

  • Zertifizierte Anbindung an die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
  • Native App stellt komfortable mobile Funktionen für Ihre Mitarbeitenden bereit.
  • Mobiles Arbeiten jederzeit im Überblick
  • Flexible Anbindung der Terminalperipherie der marktführenden Hersteller (auch kombiniert)
  • Umfangreiche Standardauswertungen für jegliche benötigte Information      
  • Flexible Parametrierung ermöglicht sämtliche Anforderungen an die Zeitwirtschaft
Diese Kunden setzen auf Workforce-Software von GFOS

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Ihre Vorteile

Die Vorteile unserer digitalen Zeiterfassung

Zeitersparnis für HR-Verantwortliche

HR-Administrationsaufgaben verkürzen sich dank der digitalen Zeiterfassung um ein Vielfaches.

Sichere Speicherung der Daten

Ihre Daten liegen entweder sicher in der GFOS knownCloud oder bei On-Premise-Nutzung bei Ihnen vor Ort.

Integration zur Entgeltabrechnung

Auf der Grundlage der zeitwirtschaftlichen Bewertung werden alle Abwesenheits- und Zuschlagslohnarten berechnet und integriert übergeben.

In der Cloud verfügbar

Nutzen Sie die sichere GFOS knownCloud, um die digitale Arbeitszeiterfassung schneller in Ihrem Unternehmen einzuführen und zu skalieren.

Stundenzettel & Auswertungen auf Knopfdruck

Diverse Auswertungsfunktionen stehen Ihren Personalverantwortlichen und Mitarbeitenden mit wenigen Klicks zur Verfügung.

Flexible Zeitwirtschaft

Sie benötigen mehr als nur eine Zeiterfassung? Nutzen Sie den modularen Aufbau der GFOS-Software zur Erfüllung Ihrer Anforderungen.

Internationaler Einsatz

Die Mehrsprachigkeit und Erfassungsmöglichkeit in verschiedenen Zeitzonen erleichtern die Arbeit in dezentralen Teams und an mehreren Standorten.

In der Anwendung

Praktische Schnittstellen für die digitale Zeiterfassung

Einfacher geht es kaum: Dank der verschiedenen Standard-Schnittstellen zu Payroll- und ERP-Systemen gliedert sich die Zeiterfassungssoftware von GFOS nahtlos in bestehende IT-Systemlandschaften ein. Durch unsere zertifizierten SAP-Schnittstellen lässt sich unsere Lösung für Ihre Zeitwirtschaft auch in Ihren SAP-Umgebungen betreiben. Die doppelte Datenpflege entfällt: Der bidirektionale Datenaustausch mit Ihrem ERP- oder Entgeltsystem hilft dabei, Fehler und Inkonsistenzen zu vermeiden. 

Mithilfe minutengenauer Zeitbuchungen in unserer digitalen Zeiterfassung können Lohn- und Gehaltsabrechnungen unkompliziert abgewickelt werden. Überstunden, Sonderzeiten etc. werden direkt vom System erfasst, sodass sich die anschließende Abrechnung vereinfacht. Dazu gehört auch die Aufbereitung aller Abwesenheits- und Zuschlagsdaten für Entgeltabrechnungen sowie eine integrierte tägliche oder monatliche Übergabe von Abwesenheitszeiträumen. Darüber hinaus lassen sich Zuschläge bequem als Lohnart aufbereiten und anschließend direkt abrechnen.

Digitale Arbeitszeiterfassung nach Ihren Anforderungen

Mit der Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter lassen sich Zeiten am PC, im Intra- und Internet, per App, Tablet oder mit einem Ausweis am Terminal erfassen – überall, auch in verschiedenen Zeitzonen für dezentrale Teams. Dabei kooperieren wir mit marktführenden Herstellern für Zeiterfassungs- und Zutrittsterminals, die Sie auch beliebig kombinieren können. Die Nutzung der Software der Terminalhersteller entfällt durch die direkte Anbindung an GFOS. So ist unsere Lösung zur Zeitwirtschaft ganz bedarfsgerecht einsetzbar.

Verschiedene Verarbeitungsregeln, wie etwa diverse Zeitkonten, Schicht- und Zeitmodelle, Saldogrenzen, Kappungsregeln und Überstundenpauschalen, sorgen für eine Verarbeitung der Daten anhand Ihrer Anforderungen. Dabei profitieren Sie zudem von einer unbegrenzten Anzahl an Kontenregeln für das Reporting sowie die Zeit- und Entgeltabrechnung. 

Vereinfachen Sie Prozesse in der Zeitwirtschaft und ermöglichen Sie durch den smarten Einsatz von Workflows verschiedene Einsparungen. Dies gilt insbesondere bei bei der Verarbeitung von Abwesenheits- und Sonderzeitanträgen jeder Art. Verschiedene Hierarchiestufen und Vertreterregelungen sorgen für ein komplett papierloses Antragswesen. Die ITSG-zertifizierte Integration zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ermöglicht die volle Digitalisierung der Krankmeldungen und vermeidet zudem eine doppelte Datenpflege.

Einige Vorteile im Überblick:

  • Erfüllung und Unterstützung der Einhaltung gesetzlicher und tariflicher Anforderungen
  • Lösung betrieblicher Anforderungen über Parametrierungen im System
  • Flexibles und automatisiertes Reporting über einen GFOS-eigenen Scheduler
  • Integration im kundeneigenen Intranet möglich
  • Freie Gestaltung der Dashboards und der App je Mitarbeitergruppe über Dashboard-Designer
  • Integration in weitere Module des GFOS-Leistungsportfolios

Auswertungen & Erweiterungen des Zeitwirtschaftssystems

Viele Vorteile durch zentrale Administration Ihrer digitalen Zeiterfassung: Definieren Sie Verantwortliche und generieren Sie verschiedene Auswertungen, die sich über einen Scheduler automatisiert per Mail versenden lassen. Auch Ihre Mitarbeitenden können mithilfe verschiedener Berechtigungen ihre eigenen Auswertungen generieren – so steigern Sie die Transparenz in Ihrer Organisation. 

Diese und weitere Auswertungen sind unter anderem möglich:

  • An-/abwesende Mitarbeitende
  • Überstunden
  • Monatsübersicht
  • Zeitkonten
  • Salden
  • Resturlaubsübersichten
  • Jahreskonten
  • Stundenlisten
  • An-/Abwesenheitsstatistiken

Eine Vielzahl von Standard-Schnittstellen und -Webservices ermöglicht den reibungslosen Austausch mit anderen Systemen ­– einmal erfasste Daten können auf diese Weise mehrfach genutzt werden. Dies spiegelt sich auch im modularen Aufbau der GFOS-Lösung zur Zeitwirtschaft wider: Erweitern Sie Ihre Zeiterfassung ganz nach Ihren Anforderungen – etwa um eine Personaleinsatzplanung, Security-Features oder Funktionen aus dem Produktionsbereich. So lassen sich die Vorteile von GFOS branchenunabhängig nutzen.

Weitere Features

Umfassende, digitale Arbeitszeiterfassung mit GFOS

Leistungsstarke App

Profitieren Sie von einer leistungsstarken, nativen App. Diese ermöglicht die einfache Erfassung von Arbeitszeiten zu jeder Zeit an jedem Ort.

Integrierte Personaleinsatzplanung

Mit der Zeitwirtschaft legen Sie den Grundstein für weitere HR-Prozesse. Nutzen Sie die Personaleinsatzplanung, um Ihre Ressourcen optimal einzusetzen - inklusive Personalbedarfsermittlung und Forecasting.

Zeit-, Zutritts- und Betriebsdaten kombinieren

Die Lösungen aus dem GFOS-Ökosystem lassen sich ideal miteinander verbinden. Nutzen Sie die Synergien aus Zeiterfassung und Zutrittssteuerung oder binden Sie Ihre Produktion und die verarbeiteten Betriebsdaten an, um die tägliche Arbeit für Ihre Mitarbeitenden zu vereinfachen.

Betriebliches Gesundheitsmanagement mit GFOS

Ihre Fachkräfte sind Ihre wichtigste Ressource. Ein frühes Erkennen möglicher Optimierungsmaßnahmen rund um krankheitsbedingte Abwesenheiten ist daher essenziell. Das betriebliche Gesundheitsmanagement liefert Ihnen dazu wichtige Ansatzpunkte und Unterstützungen.

Zertifiziert für die eAU

Zertifiziert bei der ITSG übergibt das System die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung über die Krank- und Unfallmeldungen digital im automatischen Austausch mit dem GKV-Kommunikationsserver.

Alle Features

Digitale Zeiterfassung von GFOS auf einen Blick

Verwaltung von An- und Abwesenheiten

An- und Abwesenheiten verwalten Sie zentral oder dezentral, sicher und übersichtlich. Die Erfassung gelingt über verschiedene Endgeräte.

Viele Schnittstellen und Webservices

Unsere digitale Arbeitszeiterfassung fügt sich dank diverser Schnittstellen nahtlos in Ihre Systemlandschaft ein – insbesondere mit passgenauer Aufbereitung der Daten für Ihr Entgeltabrechnungssystem.

Diverse Zeitmodelle

Flexibilität für Ihre Mitarbeitenden: Die digitale Zeiterfassung von GFOS bildet unterschiedliche Zeitmodelle und Arbeitszeiten ab.

Übersichtliche Auswertungen

Überstunden, Zeitkonten, Fehlzeiten oder Abwesenheitsgründe können Sie über das Zeitwirtschaftssystem mit wenigen Klicks auswerten.

Übersicht über Verfügbarkeiten

Nutzen Sie die Zeiterfassung auch für Ihre Personaleinsatzplanung und lassen Sie sich Verfügbarkeiten Ihrer Mitarbeitenden in wenigen Klicks anzeigen.

Kontenprognose fördert zukünftige Transparenz

Konten werden nicht nur in die Vergangenheit, sondern auch zukünftig berechnet und stehen somit für Management-Entscheidungen zur Verfügung.

Einfaches Ausweismanagement

Neue Mitarbeitende legen Sie dank zentraler Ausweiskodierung schnell an. Die Ausweise lassen sich ebenfalls für Ihre Zutrittssteuerung und weiterer Module nutzen.

Success Storys
  • Wir bieten unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die unterschiedlichsten Arbeitszeitmodelle an. […] Um die Kapazitäten der Maschinen abzudecken, gibt es aber auch besondere Kombinationen. Dies ist ohne ein gutes Zeitwirtschaftssystem nicht zu handhaben.
    Matthias Kornfeld (CIO, ARI Armaturen)
  • Das neue Softwaresystem sollte nicht nur die Zeiten der Mitarbeitenden erfassen und verarbeiten können, sondern auch die Bereiche Zutrittskontrolle, Lohndatenaufbereitung, Workflow und Personaleinsatzplanung abdecken.
    Kay Goetz (Personalreferent, Transgourmet)
  • Die Auswertungen nutzen wir sehr intensiv, darunter z.B. Zeitkonto, Schichtübersicht, Saldenlisten, Fehlzeitenplanung und Projekt- und Tätigkeitsstundenstatistik. Vorgesetzte nutzen vor allem die Stundenliste. Das ist eine Auswertung, die speziell für uns erstellt wurde.
    Astrid Harde (Personalreferentin & Zeitbeauftragte, Sennheiser)
FAQ
Welche Vorteile bietet eine digitale Zeiterfassung gegenüber anderen Systemen?

Die Vorteile einer digitalen Zeiterfassung liegen auf der Hand. Sie ist für alle Unternehmen nützlich und seit dem Urteil des EuGH zwingend – unabhängig von Branche und Größe der Organisation. Darüber hinaus können Mitarbeitende ihre Zeiten an jedem Gerät mit Internetanschluss für die Erfassung und Bearbeitung ihrer Zeiten nutzen. Der manuelle Aufwand für Ihre Personalabteilung reduziert sich durch den Einsatz einer Zeiterfassung enorm: Die Zeitdaten werden digital übertragen – die manuelle Übertragung und Weiterverarbeitung in Ihren Payroll-Prozessen entfällt dadurch, wodurch die Effizienz Ihrer Zeitwirtschaft steigt. Darüber hinaus halten Sie wichtige Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung ein, die durch das EuGH-Urteil seit 2019 bereits verpflichtend sind. Dieses Urteil bezieht sich auf die Grundrechtecharta und wird durch unsere Software voll unterstützt.

Was sind die Systemanforderungen für die digitale Arbeitszeiterfassung von GFOS?

Unsere Softwarelösung verfügt über einen allgemeinen Konfigurationsstandard, der für viele Unternehmen funktioniert. Informationen zur Kompatibilität der GFOS-Software finden Sie unter unseren Systemvoraussetzungen. Dabei handelt es sich um Standard-Voraussetzungen. Wenn Sie weitere oder individuellere Anforderungen haben, finden wir gemeinsam eine Lösung. Unsere IT-Experten beraten Sie gerne zu Ihrem Projekt.

Lässt sich bereits vorhandene Hardware weiter nutzen?

Die Software von GFOS arbeitet hardwareunabhängig – das heißt, wir können auch bereits vorhandene Hardware Ihres Unternehmens anbinden. Darüber hinaus arbeiten wir mit den vier marktführenden Hardware-Anbietern zusammen, um Ihre individuellen Anforderungen so gut wie möglich abzubilden. Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Seite zu Workforce-Partnerunternehmen.

Ab wann ist die digitale Zeiterfassung Pflicht?

Zeiterfassung ist bereits seit dem EuGH-Urteil im Mai 2019 verpflichtend: Das heißt, Unternehmen müssen eine geeignete Art der Erfassung zur Verfügung stellen. Die Gesetzesanpassungen in Deutschland bzw. in der DACH-Region fehlen dazu jedoch noch und sind momentan in der Diskussion. Mit dem Einsatz der GFOS-Zeiterfassung sind Unternehmen bereits heute auf der sicheren Seite: Alle Arbeitszeiten werden minutengenau verarbeitet und konform dem EuGH-Urteil abgewickelt.

Wer darf die Zeiterfassung im Unternehmen einsehen?

Zeitdaten dürfen nur von den jeweiligen Personen selbst eingesehen werden sowie von Vorgesetzten oder Administratoren mit entsprechenden Berechtigungen. Die entsprechenden Berechtigungen vergeben Sie individuell innerhalb der GFOS-Software. Somit sind die Daten sicher vor dem Zugriff Dritter. Zudem verfügt GFOS über die ISO 27001-Zertifizierung und hält somit wichtige Standards zur IT-Sicherheit und Datenschutzkonformität ein.

Wie sicher sind die personenbezogenen Daten?

Durch die zentrale Speicherung und das umfangreiche Berechtigungssystem sind alle personenbezogenen Daten mehrfach und umfangreich abgesichert. Bei der Nutzung der cloudbasierten Zeiterfassung profitieren Sie von der sicheren Speicherung in der GFOS knownCloud in Rechenzentren mit deutschen Serverstandorten. Wenn Sie unsere On-Premise-Lösung einsetzen, erfolgt die Speicherung der Daten an einem Standort des Unternehmens. Unsere GFOS Cloud & IT-Infrastructures GmbH hilft Ihnen gerne bei der Wahl der sicheren und passenden Systemlandschaft bei einer individuellen IT-Infrastrukturberatung. Ihr Recht auf die Einsicht in die personenbezogenen Daten, die je Mitarbeiter gespeichert werden, ist über eine entsprechende Auswertung jederzeit verfügbar.

Lässt sich die Arbeitszeiterfassung von GFOS auch in der Cloud betreiben?

Ja, das komplette GFOS-Ökosystem ist in der Cloud verfügbar. Unsere GFOS knownCloud bietet Ihnen dafür die nötige Sicherheit mit Serverstandorten in Deutschland. Sie können die Lösung somit schneller in Ihrem Unternehmen implementieren und bei Bedarf skalieren.

Können Zeiterfassung und Zutrittskontrolle auch miteinander verbunden werden?

Ja, die Software von GFOS ist modular, sodass Sie problemlos verschiedene Bausteine miteinander kombinieren können. So lassen sich z.B. sämtliche Dienstausweise, Chips und Identifikationsmittel, die bei der Zeiterfassung zum Einsatz kommen, auch zum Entsperren von Türen, Schranken etc. für das Zutrittskontrollsystem nutzen – mit einem Ausweis decken Sie somit viele Funktionen ab.

Darum lohnt sich die GFOS Software

User: 3 Millionen

Im Durchschnitt nutzen 3 Millionen User täglich die GFOS-Software. So digitalisieren wir Arbeitswelten weltweit und sichern Zukunftsfähigkeit.

Schnittstellen: 70+

Das System fügt sich mit über 30 Schnittstellen zu Entgeltabrechnungssystemen und über 40 Schnittstellen zu ERP-Systemen ideal in Ihre bestehende IT-Systemlandschaft ein.

Länder: 30

Unsere Software ist in 30 Ländern im Einsatz und reduziert dort manuelle Arbeitsaufwände erheblich.

Sprachen: 18

Lösungen von GFOS sind in 18 Sprachen verfügbar. Somit profitieren Sie von den internationalen Einsatzmöglichkeiten.

Erfahrung: 35+ Jahre

Mit über 35 Jahren Erfolgsgeschichte und einem breiten Partnernetzwerk bieten wir branchenübergreifende Lösungen für Unternehmen aller Größen.

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Sie wollen sich die digitale Zeiterfassung von GFOS für Ihr Unternehmen sichern oder weitere Informationen dazu erhalten? Melden Sie sich einfach bei:

Thorsten Karras 
+49 (0)201 / 61 30 00
karras.thorsten@gfos.com 

Kontakt

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