Abwesenheitsmanagement mit Software von GFOS digitalisieren

Mit GFOS gelingt Ihr Abwesenheitsmanagement ab sofort digital: Bilden Sie sämtliche Fehlzeiten Ihrer Mitarbeitenden übersichtlich in der An- und Abwesenheitserfassung ab. Dazu gehören Urlaub, Krankheitsfälle, Dienstreisen und vieles mehr. Verschiedene Schnittstellen und Auswertungsfunktionen helfen dabei, die Daten einfach weiterzuverarbeiten und Ihre Verwaltungsprozesse zu beschleunigen.

Main Features
Umfassendes Abwesenheitsmanagement von GFOS

Mit den Lösungen zur Zeiterfassung aus dem Hause GFOS haben Sie die Möglichkeit zur detaillierten An- und Abwesenheitserfassung innerhalb Ihres Unternehmens. Dies erlaubt die minutengenaue Erfassung von Arbeitszeiten auf Dienstgängen, externen Workshops und mehr. Mit der Abwesenheitsmanagement-Software verwalten Sie Abwesenheiten wie Krankheiten und Urlaube übersichtlich.

Praktisch dabei: Sämtliche Informationen lassen auch für andere Aufgaben wie z.B. Ihre Personaleinsatzplanung nutzen. Ziehen Sie die Daten automatisch für die Erstellung von Einsatzplänen heran, sodass frühzeitig Klarheit über Verfügbarkeiten und eventuelle Engpässe besteht. Ein übersichtlicher Genehmigungsprozess für sämtliche Abwesenheitsanträge sorgt dafür, dass die zuständigen Genehmiger informiert werden. Die Mitarbeitenden reichen Ihre Anträge selbst über die Employee-Self Service-Lösung ein. 

Unsere verschiedenen Schnittstellen ermöglichen zudem die einfache Integration in Ihre bestehende ERP-Systemlandschaft sowie die zertifizierte Kommunikation mit dem GKV-Kommunikationsserver für den Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). So behalten Sie und Ihre Teams alle An- und Abwesenheiten im Blick.

Diese Kunden setzen auf Workforce-Software von GFOS

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Ihre Vorteile
Die Vorteile unserer Abwesenheitsmanagement-Software

Abwesenheitsplanung digitalisieren

Endlich kein Tabellen- oder Excel-Chaos mehr: Mit dem Abwesenheitsmanagement von GFOS digitalisieren Sie Ihre Fehlzeitenplanung.

Datenübergabe via Schnittstellen

Sämtliche Fehlzeiten können an Fremdsysteme übergeben oder von diesen eingeholt werden. Unsere Lösung integriert sich in Ihre bestehende Systemlandschaft.

Urlaubsansprüche im Griff

Urlaubsansprüche werden jederzeit überwacht und eine Überschreitung des Urlaubskontingentes kann vermieden werden.

Einfache Auswertung

Verschiedene Berichte stehen Ihnen im Standardleistungsumfang zur Verfügung, sodass Sie jederzeit einen Überblick über alle Abwesenheiten haben.

Integration zur Entgeltabrechnung

Diverse Schnittstellen zu gängigen Payroll-Systemen sorgen dafür, dass das Wort „Entgeltfortzahlung“ ab sofort keinen Stress mehr auslöst.

Abwesenheiten unterwegs planen

Nutzen Sie die mobilen Integrationen von GFOS und planen Sie Ihre Abwesenheiten auch unterwegs – an jedem Ort.

Mehrsprachigkeit

Die Software für Abwesenheitsmanagement ist aktuell in 18 Sprachen verfügbar und lässt sich somit an all Ihren Standorten einsetzen.

In der Anwendung

Digitale Urlaubsplanung für Ihre Anforderungen

Mit der Abwesenheitsmanagement-Software von GFOS können Sie Abläufe und Prozesse rund um die Urlaubsplanung Ihrer Mitarbeitenden individuell definieren. So lassen sich problemlos unterschiedliche Anforderungen abbilden: 

  • Definition von Urlaubskonten/Urlaubsregeln 
  • Anlegen von bis zu neun Urlaubskonten 
  • Definition eigener Workflows für Urlaubsanträge 
  • Bestimmung berechtigter Personen und Vertreter

Für detaillierte Auswertungen erstellt die Software entsprechende Listen wie Resturlaub, Abwesenheitsstatistiken und Salden auf Knopfdruck. Urlaubsanträge reichen Ihre Mitarbeitenden bequem digital über Web/Intranet oder die App ein. Anschließend können diese von Vorgesetzten genehmigt oder abgelehnt werden. Die digitale Verfügbarkeit der Urlaubspläne erlaubt Teams eine praktische Übersicht – händisch geführte Wandplaner im Büro oder fehleranfällige Excellisten gehören damit der Vergangenheit an.

Besteht ein Anspruch auf zusätzliche Urlaubstage, kann eine Gutschrift von Urlaubstagen direkt über unsere Abwesenheitsmanagement-Software erfolgen. Die Kappung von Resturlaub ab einem beliebigen Monat ist ebenso mit wenig Aufwand einstellbar, was für die unternehmensweite Planung höchstmögliche Flexibilität und eine gute Transparenz schafft.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) mühelos abrufen

Unsere Software für Abwesenheitsmanagement ist ein leistungsstarkes Tool, das es Ihnen erlaubt, auf digitalem Wege Daten zu Krankmeldungen zu verarbeiten, diese in der Zeiterfassung zu verbuchen und integriert an das Entgeltsystem zu übergeben. Dadurch reduzieren Sie Ihren Verwaltungsaufwand, können Abläufe effizienter strukturieren und Regelungen zur Entgeltfortzahlung einhalten. Für zusätzliche Übersichtlichkeit können verschiedene Krankheitsfälle softwareseitig abgebildet werden. So besteht etwa die Möglichkeit, nach „Erstmeldung", „Folgemeldung“ oder „Arbeitsunfall“ zu differenzieren und gesonderte Auswertungen für diese Fälle zu erstellen

Umsetzung der eAU - Lösungswege mit GFOS

Anforderung über die Entgeltabrechnung

  •  eAU über eingesetzte Entgeltabrechnung anfordern 
  • Übergabe an die An- und Abwesenheitserfassung von GFOS 
  • Vorhandene Abwesenheiten werden überschrieben 
  • Auf Wunsch: Übergabe von Stornodaten der ursprünglichen Abwesenheiten an die Entgeltabrechnung 

Anforderung über das Abwesenheitsmanagement mit GFOS 

  • Zertifizierung der ITSG liegt vor 
  • Anfrage der eAU beim Kommunikationsserver der GKV 
  • Übernahme per Webservice 
  • Weiterleitung an Entgeltsysteme via Schnittstelle 
  • Sichere Verarbeitung der Krankmeldung

Betriebliches Gesundheitsmanagement in Ihrem Unternehmen

Belastbare Informationen über krankheitsbedingte Abwesenheiten können wichtige Rückschlüsse auf die Belegschaft in Ihrem Unternehmen sowie auf etwaige Verbesserungspotenziale Ihrer Arbeitsatmosphäre zulassen. Mit dem Abwesenheitsmanagement von GFOS prüfen Sie, ob die objektive Datenlage zu Krankheitsfällen und -tagen mit dem subjektiven Empfinden innerhalb der Belegschaft übereinstimmt. Legen Sie fest, nach wie vielen Krankheitstagen oder -fällen Vorgesetzte oder das betriebliche Gesundheitsmanagement über eine Häufung informiert werden sollen. Auf diesem Wege lassen sich frühzeitig Schritte zur Gesundheitsförderung potenziell gefährdeter Fachkräfte einleiten. So machen Sie den kausalen Zusammenhang zwischen motivierten und gesunden Mitarbeitenden sowie Abwesenheiten und Fluktuationszahlen sichtbar. 

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit Mitarbeiterbefragungen durchzuführen. So lassen sich mit wenig Aufwand wichtige Einschätzungen der Mitarbeitenden einholen. Dieses Feedback hilft dabei, persönliche Einschätzungen zur Arbeitsatmosphäre mit Ihrer Datenlage aus der Software abzugleichen. Das GFOS-Portal stellt dafür vorab definierte Fragebögen zur Auswahl, die auf arbeitspsychologischen Erkenntnissen basieren. Bei Bedarf können Sie selbstverständlich auch eigene Umfragen erstellen und an Ihre Belegschaft weiterleiten.

Weitere Features

Umfassendes Abwesenheitsmanagement mit GFOS

Austausch mit dem Entgeltsystem

Urlaubsansprüche und Resturlaubsstände können nach Bedarf mit Ihrem Payroll-System ausgetauscht werden – auch die Urlaubsnachberechnung und die Übergabe von Urlaubsveränderungen sind möglich.

Anbindung an die Seminarplanung

Wenn Ihre Mitarbeitenden an einem internen oder externen Workshop teilnehmen, können die Buchungen über die Abwesenheitsmanagement-Software als Abwesenheiten im System hinterlegt werden.

Integration zur Personaleinsatzplanung

Sind Ihre Fachkräfte krank oder ist ein anderer Abwesenheitsgrund hinterlegt, lassen sich diese Informationen automatisch für Ihre Einsatzplanung berücksichtigen, um einfach Änderungen an Schicht- oder Dienstplänen vorzunehmen.

Viele Analysen

Nutzen Sie die Auswertungsmöglichkeiten im Abwesenheitsmanagement, um einen Überblick über Kranken- und Abwesenheitsstatistiken, Resturlaub und vieles mehr zu erhalten.

Alle Features

Die Funktionen unserer Abwesenheitsmanagement-Software

Abwesenheiten erfassen

Erfassen Sie sämtliche Abwesenheiten exakt innerhalb eines Systems zur An- und Abwesenheitserfassung.

Digitale Urlaubsplanung

Schluss mit Papieranträgen: Vereinfachen Sie die Urlaubsplanung mithilfe der zentralen Steuerung innerhalb unserer GFOS-Lösung und nutzen Sie die Einsparpotenziale

Anbindung der eAU

Das Abwesenheitsmanagement von GFOS ist für den Austausch mit dem GKV-Server zertifiziert und kann die elektronische Krankmeldung digital anfordern.

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Erfassen Sie häufige Krankheitsfälle/-tage und ermöglichen Sie somit die frühzeitige Reaktion auf Entwicklungen in Ihrem Unternehmen.

Integration zum Workforce Management

Binden Sie Ihr Fehlzeitenmanagement direkt an Einsatz- und Seminarplanung an, um Daten mehrfach zu nutzen bei einmaliger Erfassung.

Viele Schnittstellen

Diverse Schnittstellen ermöglichen die Übernahme und Übergabe von Abwesenheiten aus und zu Fremdsystemen. So bleiben Sie flexibel.

Success Storys
  • Wir wollten absolute Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung, bessere Auswertungsmöglichkeiten, einen hohen Automatisierungsgrad, weg von Papieranträgen und darüber hinaus sollten alle Vorgaben unserer Betriebsvereinbarung problemlos abgebildet werden können.
    Jasmin Holberg (Abteilungsleiterin im Personal- und Finanzwesen, Karl Finke)
  • Wir benötigten ein verlässliches und zukunftssicheres System, mit dem wir die Abläufe vereinfachen, den administrativen Aufwand in der Verwaltung reduzieren und eine mehrfache Datenpflege vermeiden wollten.
    Armin Baust (Personalleiter, Vilsa)
  • Diese Kombination aus Freifeld-Logik, gekoppelt mit parametrierbaren Schnittstellen ist ganz wichtig für uns.
    Stefan Wirtz (MES-Verantwortlicher, SGL Carbon)

Erfolge mit der Abwesenheitsmanagement-Software von GFOS

FAQ
Lässt sich die digitale Urlaubsplanung auch via App nutzen?

Ja, unter Einsatz des Moduls GFOS.Workforce | Mobile ist das Abwesenheitsmanagement auch mobil und in der App verfügbar.

Was sind die Systemanforderungen für das Abwesenheitsmanagement von GFOS?

Unsere Softwarelösung verfügt über einen allgemeinen Konfigurationsstandard, der für viele Unternehmen funktioniert. Informationen zur Kompatibilität der GFOS-Software finden Sie unter unseren Systemvoraussetzungen. Dabei handelt es sich um Standard-Voraussetzungen. Wenn Sie weitere oder individuellere Anforderungen haben, finden wir gemeinsam eine Lösung. Unsere IT-Experten beraten Sie gerne zu Ihrem Projekt.

Lässt sich das Abwesenheitsmanagement mit Software von GFOS auch in der Cloud betreiben?

Ja, das komplette GFOS-Ökosystem ist in der Cloud verfügbar. Unsere GFOS knownCloud bietet Ihnen dafür die nötige Sicherheit mit Serverstandorten in Deutschland. Sie können die Lösung somit schneller in Ihrem Unternehmen implementieren und bei Bedarf skalieren.

Wer kann die verschiedenen Abwesenheiten im Unternehmen einsehen und auswerten?

Sie können sämtliche Zuständigkeiten und Berechtigungen bequem in der Software definieren. Dadurch können Sie Ihren Mitarbeitenden beispielsweise einen Überblick über Urlaubsübersichten, Urlaubskonten und mehr geben. Berechtigte Vorgesetzte können zudem Krankheitstage, -fälle und mehr einsehen, um etwa frühzeitig Schutzmaßnahmen einzuleiten und das betriebliche Gesundheitsmanagement zu fördern. Auch Resturlaubsstände, Fehlgründe und mehr lassen sich für eine effiziente Personalplanung auswerten.

Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) stellt eine digitale Bestätigung der Arbeitsunfähigkeit von Mitarbeitenden dar. Anstelle einer traditionellen Papierbescheinigung wird die eAU elektronisch erstellt und übertragen. Ihr Zweck liegt in der Dokumentation des Verlaufs einer Krankheit und sie erleichtert die Interaktion zwischen Arbeitnehmenden, Arbeitgebenden und der Krankenkasse. Die eAU wird dabei entweder vom Entgeltsystem oder von der eingesetzten Zeiterfassungssoftware verarbeitet. Patienten müssen aber nach wie vor die beschäftigenden Unternehmen über den Krankheitsfall informieren.

Darum lohnt sich die GFOS Software

User: 3 Millionen

Im Durchschnitt nutzen 3 Millionen User täglich die GFOS-Software. So digitalisieren wir Arbeitswelten weltweit und sichern Zukunftsfähigkeit.

Schnittstellen: 70+

Das System fügt sich mit über 30 Schnittstellen zu Entgeltabrechnungssystemen und über 40 Schnittstellen zu ERP-Systemen ideal in Ihre bestehende IT-Systemlandschaft ein.

Länder: 30

Unsere Software ist in 30 Ländern im Einsatz und reduziert dort manuelle Arbeitsaufwände erheblich.

Sprachen: 18

Lösungen von GFOS sind in 18 Sprachen verfügbar. Somit profitieren Sie von den internationalen Einsatzmöglichkeiten.

Erfahrung: 35+ Jahre

Mit über 35 Jahren Erfolgsgeschichte und einem breiten Partnernetzwerk bieten wir branchenübergreifende Lösungen für Unternehmen aller Größen.

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Sie wollen sich die Abwesenheitsmanagement-Software von GFOS für Ihr Unternehmen sichern oder weitere Informationen dazu erhalten? Melden Sie sich einfach bei: 

Thorsten Karras 
+49 (0)201 / 61 30 00
karras.thorsten@gfos.com 

Kontakt

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