Personaleinsatzplanung mit Software von GFOS – immer alles im Blick

Steuern Sie Ihre wichtigsten HR-Prozesse mit der Software zur Personaleinsatzplanung von GFOS: Sie behalten den Überblick über Verfügbarkeiten, Bedarfe und die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden und gestalten den Personaleinsatz dabei so flexibel und kostenoptimiert wie möglich. Viele nützliche Funktionen wie zum Beispiel automatisierte Planungsvorschläge und unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten bringen Entlastung in Ihren Planungsalltag. 

Main Features

Gezielte Mitarbeiterplanung ganz nach Ihren Anforderungen

Optimieren Sie den Einsatz Ihrer Arbeitskräfte: Mit der Software zur Personaleinsatzplanung von GFOS können Sie die Kapazitäten von Mitarbeitenden, egal ob Vollzeit-, Teilzeit- oder Aushilfskräfte, ganz nach den Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeitenden planen. Die Auswahl zwischen Planungsansicht, Personenansicht und Tagesplanung sorgt für flexible und übersichtliche Planungsoptionen – und mit der automatischen Berücksichtigung von zugewiesenen Arbeitszeiten, Schichten, Mitarbeiterwünschen, gesetzlicher Anforderungen und benötigten Qualifikationen werden Ihre Planungsprozesse verkürzt.

Durch die Auswahl zwischen stunden- und schichtbezogener Einsatzplanung eignet sich die Software für eine branchenunabhängige Nutzung:

  • Schichtbezogene Einsatzplanung: Sie erhalten Vorschläge für Mitarbeitende, die laut Zeitmodell und Schichtgruppe passen – so lassen sich Bedarfe, Qualifikationen und Kapazitäten ideal aufeinander abstimmen.
  • Stundenbezogene Einsatzplanung: Die kleinteiligere Einsatzplanung für Personen pro Stunde, (wahlweise auch halb- oder viertelstündig) mit Berücksichtigung der Verfügbarkeiten, Zeitmodellen und Arbeitszeiten verhilft Ihnen zum optimalen Einsatz der passenden Mitarbeitenden.

Eingebaute Plausibilitätsprüfungen ermöglichen es, maximale Arbeitszeiten, Ruhezeiten und gesetzliche Regelungen automatisch prüfen zu lassen – tarifliche, betriebliche und gesetzliche Bestimmungen werden automatisch berücksichtigt. Darüber hinaus sind Ihre Prozesse mit der Software zur Personaleinsatzplanung nicht nur sicher, sondern auch flexibel: Tagesaktuelle Planänderungen sind jederzeit möglich. 

Mit der Personaleinsatzplanung von GFOS haben Sie alle gesetzlichen Regularien, die Anforderungen sowie Wünsche Ihrer Mitarbeitenden und eine gerechte Einsatzplanung automatisch im Griff - Planungsfehler gehören der Vergangenheit an.
Gunda Cassens-Röhrig, Produktmanagement & Beirätin, GFOS mbH
Diese Kunden setzen auf Workforce-Software von GFOS

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Ihre Vorteile

Die Vorteile unserer Software zur Personalbedarfsplanung

Zeitersparnis für HR-Verantwortliche und Planer

Ersparen Sie sich manuelle Abgleiche und automatisieren Sie die Routineprozesse Ihrer Planungsaufgaben unter Berücksichtigung aller gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Vorgaben. 

Mitarbeiterwünsche berücksichtigen

Gehen Sie mit der Personalplanung auf Mitarbeiterwünsche ein und steigern Sie die Motivation und Zufriedenheit in Ihrem Unternehmen.

Gerechtigkeit sicherstellen

Stellen Sie die Gerechtigkeit Ihres Einsatzplanes sicher und schaffen so Zufriedenheit und Mitarbeiterbindung.

In der Cloud verfügbar

Nutzen Sie die sichere GFOS knownCloud, um die Software zur Personaleinsatzplanung schneller bereitzustellen und bei Bedarf zu skalieren.

Auswertungen auf Knopfdruck

Verschiedene Reports liefern detaillierte Informationen zur Personalplanung. Sie behalten den Überblick bei Regelverstößen, Abweichungen, Wochenvergleichen und stellen Dienstpläne übersichtlich sowie zeitnah bereit.

Schnelle Reaktionsfähigkeit

Bedarfsschwankungen sind normal: Die PEP-Software von GFOS hilft Ihnen, schneller auf geänderte Bedarfe zu reagieren und die Planung flexibel anzupassen.

Internationaler Einsatz

Sie arbeiten international? Kein Problem! Die Lösungen von GFOS können Sie in 18 Sprachen einsetzen und somit alle Standorte digitalisieren.

In der Anwendung

Personalbedarfsplanung, die Sie automatisch unterstützt

Mit der Software zur Personalplanung von GFOS können Sie Bedarfe und Planungen intelligent zusammenführen, sodass kaum manuelle Anpassungen erforderlich sind: Lassen Sie sich im Handumdrehen die erforderliche Besetzung aller Planungseinheiten an allen Arbeitstagen bestimmen und mit einem automatischen Vorschlag planen.

Diese und weitere Faktoren werden dabei von unserem System berücksichtigt:

  • Hinterlegtes Regelwerk
  •  Gesetzliche Regelungen
  • Mitarbeiterwünsche und -verfügbarkeiten
  • Qualifikationen
  • Zusatzfunktionen, wie Ersthelfer, Sicherheitsbeauftragte, Evakuierungshelfer, etc.
  • Abwesenheiten
  • Planungseinheiten 
  • Gerechtigkeitszähler
  • Bedarfe
  • Arbeitszeitmodelle
  • Öffnungszeiten / Besetzungszeiten

Planungsverantwortliche können Prioritäten oder Ausschlusskriterien vergeben und automatisch geplante Daten manuell verändern – alle gewünschten Änderungen im Regelwerk werden dann bei den Folgeplanungen berücksichtigt. 

Umfassender Forecast für die Personalplanung

Machen Sie den nächsten Schritt bei der Optimierung Ihrer Personalplanung: Nutzen Sie Kennzahlen wie Auftragsdaten, Stückzahlen, Umsatz, Kundenfrequenzen, Patientenaufkommen, Kassentransaktionen, Callzahlen und mehr für die Prognosen Ihrer Sollbedarfe. Der tägliche Abgleich mit angefallenen Ist-Stunden, Vergangenheitsdaten, Trends und besonderen Vorkommnissen ermöglicht dabei ein genaues Forecasting für Ihre Personaleinsatzplanung. Durch die Berücksichtigung diverser Kennzahlen sowie aller branchen- und unternehmensbedingten Bedarfstreiber lassen sich mit der Software zur Personalbedarfsermittlung für verschiedenste Branchen beliebige Zeiträume mit genauer Ermittlung des Bedarfs abbilden. Mit den verschiedenen Visualisierungsoptionen und vielen Anpassungsmöglichkeiten behalten Sie bei der Darstellung aller Daten stets den Überblick. 


Sie bestimmen bei allen Vorgängen den Umgang mit Ihren Daten bei der Personalplanung mit Software – denn die Entscheidung über Nutzung der Daten vergangener und zukünftiger Zeiträume liegt bei den Planungsverantwortlichen.

Mitarbeiterwünsche mit PEP-Software berücksichtigen

Für eine einfache Verwaltung der gewünschten Arbeitszeiten lassen sich die Verfügbarkeiten, Arbeitstage und freie Tage der Mitarbeitenden zentral im Planungsbuch sammeln – das System macht anschließend bei manuellen Planungen auf eventuelle Planungskonflikte aufmerksam und berücksichtigt die Einträge im Planungsbuch beim automatischen Planungsvorschlag. Auch Mitarbeitende haben die Option, bei der Personaleinsatzplanung aktiv mitzuwirken: individuelle Arbeitszeiten und eigene Wünsche können frei eingetragen und gepflegt werden.


Die clevere PEP-Software von GFOS bietet darüber hinaus eine papierarme Bereitstellung des Dienstplans mit zusätzlicher Diensttauschbörse: Fachkräfte können einfach Ihren Dienst zum Tausch anbieten und nach bestätigtem Tausch (auf Wunsch auch durch Vorgesetzte genehmigt) wird die Änderung automatisch in der Software verbucht. Qualifikationen und gesetzlichen Regelungen werden dabei automatisch berücksichtigt. 


Als weitere Option einer zusätzlichen Flexibilisierung und Beteiligung der Mitarbeitenden am Planungsprozess besteht die Option einer eigenverantwortlichen Planung durch die Mitarbeitenden im Wunschdienstplan.
 

Immer auf dem Laufenden über Verfügbarkeiten und mehr

Die Software zur Personaleinsatzplanung verknüpft Zeit, Kosten und Kompetenz ideal und ermöglicht es flexible Dienst- oder Schichtpläne erstellen, die sich schnell an die aktuelle Situation anpassen lassen. 


Behalten Sie stets den Überblick über An- und Abwesenheiten sowie Überstunden: Durch die Anbindung an das Workforce-Management-Ökosystem von GFOS lassen sich die Verfügbarkeiten aller Mitarbeitenden jederzeit prüfen. Planungsverantwortliche können so auch auf kurzfristige Änderungen umgehend reagieren und Verfügbarkeitsanfragen im Sinne eines Schicht-Doodle an Mitarbeitende aussenden, die flexibel und auch auf Mobilgeräten angenommen bzw. abgelehnt werden können. Der Zeitbedarf für die Besetzung offener Dienste wird somit auf ein Minimum reduziert, da zeitraubende Nachfragen und Telefonate entfallen.
 

Passgenaue Einsatzplanung im Produktionsumfeld

GFOS bietet eine standardisierte Lösung für optimale Personaleinsatzplanung in der Produktion, mit der hochflexible und automatische Dienst- und Schichtpläne gelingen. Die Software berücksichtigt Auftragslage, individuelle Arbeitszeitmodelle und produktionsrelevante Faktoren wie Qualifikationen und Kapazitäten. Durch automatische Zuordnung von Personaleinsätzen zu Aufträgen, Arbeitsplätzen und Kostenstellen werden Engpässe vermieden. Die geplanten Schicht- und Dienstpläne stehen in der Feinplanung zur realitätsgetreuen und effektiven Simulation und Planung zur Verfügung. Sie optimieren somit Ihre Prozesse und nutzen die funktionsübergreifende Datenbasis, um eine qualifikationsbezogene und bedarfsgerechte Personaleinsatzplanung mit den Anforderungen aus Ihrer Produktion zu vernetzen. Dabei integriert die Lösung außerdem die Leistungs- und Prämienlohnberechnung, ermöglicht in Anbindung an das Manufacturing Execution System produktionsbezogene Analysen und berücksichtigt gleichzeitig die vorgegebenen Arbeitszeitregelungen. Der modulare Ansatz der GFOS-Softwarewelt hilft dabei, Produktion, Personal- und Zeitwirtschaft sowie Sicherheitsanforderungen zu verknüpfen.

Alle Features

Profitieren Sie mit der Software zur Personaleinsatzplanung von GFOS

Stunden- und schichtbezogene Personalplanung

Ideale Einteilung der Mitarbeitenden: Die Lösung von GFOS berücksichtigt individuelle Anforderungen Ihrer Branche und Ihres Unternehmens.

Automatische Personalbedarfsplanung

Nutzen Sie automatische Planungsvorschläge, um Ihren Aufwand zu reduzieren und Wünsche, Abwesenheiten oder weitere Faktoren zu berücksichtigen.

Forecasting und Personalbedarfsermittlung

Der Forecast nutzt Berechnungsalgorithmen unter Berücksichtigung zur Verfügung gestellter Kennzahlen. Der Personalbedarf kann automatisch berechnet und somit Arbeitsaufwand eingespart werden.

Berichte und Kennzahlen

Diverse Berichte stehen im Standardleistungsumgang für Sie bereit. Die Planungskennzahlen erleichtern Ihnen strategische Entscheidungen und die Bewertung der Planungsqualität.

Diensttauschbörse und Planungsbuch

Gehen Sie gezielt auf Wünsche ein, indem Sie persönliche Anforderungen abbilden und Fachkräften die Möglichkeit geben, ihre Verfügbarkeiten/Wünsche einzutragen und Dienste eigenständig zu tauschen.

Übersicht über Verfügbarkeiten

Sämtliche Planänderungen, z.B. durch spontane Ausfälle, können Sie durch die Anbindung an die An- und Abwesenheitserfassung jederzeit einsehen und leicht vornehmen.

Viele Erweiterungsmöglichkeiten

Erweitern Sie die Software zur Personalplanung flexibel, um die Anforderungen rund um Workforce Management, Zutritt und Produktionssteuerung abzubilden. 

Success Storys
  • Für jeden dieser Arbeitsplätze gibt es eine Produktionsplanung, in der festgelegt ist, wie viele Artikel auf welcher Maschine in welchem Zeitraum produziert werden sollen. Diese Planung erfolgt so, dass eine durchgängig hohe Maschinenauslastung gewährleistet ist. Dabei müssen natürlich die entsprechenden Qualifikationen der Mitarbeitenden beachtet werden. Außerdem fließen auch Maschinenwartungen oder geplante Reparaturen in die Planung mit ein.
    Philippe de Surmont (Project Manager Human Resources, IMS Gear)
  • Nur wer Spaß an seinen Aufgaben hat, identifiziert sich mit seinem Arbeitgeber. Hierzu gehört auch, Gleichberechtigung und Wertschätzung zu erfahren.
    Markus Knöller (Betriebsleiter, internetstores)
  • Durch den Einsatz des Moduls Personaleinsatzplanung ist eine gerechte Planung der Schichten möglich. Außerdem können in die Planung problemlos Teilzeit-Modelle miteingeplant werden, um Spitzen durch Teilzeitmitarbeitende oder studentische Aushilfen auszugleichen.
    Christoph Balster (Director Human Resources, intrum)

Erfolge mit der Software zur Personaleinsatzplanung von GFOS

FAQ
Was ist das Ziel der Personaleinsatzplanung?

Ziel der Personaleinsatzplanung ist es, Mitarbeitende mit den benötigten Qualifikationen und Fähigkeiten, zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen. So lassen sich nicht nur Personalüber- und -unterdeckungen effektiv vermeiden, sondern die Ressourcen kostenoptimiert und unter einer idealen Verteilung der Arbeitsbelastung planen. Zudem entlastet die Software Planungsverantwortliche durch automatisierte Vorschläge bei der Erstellung von Dienstplänen und sorgt dabei für die Einhaltung tariflicher, gesetzlicher sowie betrieblicher Anforderungen.

Was sind die Systemanforderungen für die Software zur Personaleinsatzplanung von GFOS?

Unsere Softwarelösung verfügt über einen allgemeinen Konfigurationsstandard, der für viele Unternehmen funktioniert. Informationen zur Kompatibilität der GFOS-Software finden Sie unter unseren Systemvoraussetzungen. Dabei handelt es sich um Standard-Voraussetzungen. Wenn Sie weitere oder individuellere Anforderungen haben, finden wir gemeinsam eine Lösung. Unsere IT-Experten beraten Sie gerne zu Ihrem Projekt.

Wie kann ich einen Dienstplan oder Schichtplan erstellen?

Die Dienst- bzw. Schichtplanerstellung kann sowohl stunden- als auch schichtbezogen erfolgen - automatische Planungsvorschläge des Systems reduzieren den manuellen Aufwand. Die fertigen Pläne können anschließend bequem über das Intranet, als Ausdruck oder die App zur Verfügung gestellt werden. 

Für welche Branche eignet sich die Personalplanung mit Software von GFOS?

Die innovativen Softwarelösungen von GFOS sind branchenunabhängig einsetzbar. Schicht-, stunden-, und bedarfsbezogene Planungsmodi ermöglichen die Deckung der individuellen Anforderungen verschiedenster Unternehmen – egal ob in der Industrie, dem Handel, im Dienstleistungsbereich, Callcenter, dem Gesundheitswesen oder sonstigen Branchen. Dank Tages-, Wochen-, Monats- oder Planungsansichten können alle Informationen in der Lösung visualisiert und Herausforderungen der Planungsverantwortlichen gelöst werden.

Lässt sich die Software zur Personaleinsatzplanung von GFOS auch in der Cloud betreiben?

Ja, das komplette GFOS-Ökosystem ist in der Cloud verfügbar. Unsere GFOS knownCloud bietet Ihnen dafür die nötige Sicherheit mit Serverstandorten in Deutschland. Sie können die Lösung somit schneller in Ihrem Unternehmen implementieren und bei Bedarf skalieren.

Darum lohnt sich die GFOS Software

User: 3 Millionen

Im Durchschnitt nutzen 3 Millionen User täglich die GFOS-Software. So digitalisieren wir Arbeitswelten weltweit und sichern Zukunftsfähigkeit.

Schnittstellen: 70+

Das System fügt sich mit über 30 Schnittstellen zu Entgeltabrechnungssystemen und über 40 Schnittstellen zu ERP-Systemen ideal in Ihre bestehende IT-Systemlandschaft ein.

Länder: 30

Unsere Software ist in 30 Ländern im Einsatz und reduziert dort manuelle Arbeitsaufwände erheblich.

Sprachen: 18

Lösungen von GFOS sind in 18 Sprachen verfügbar. Somit profitieren Sie von den internationalen Einsatzmöglichkeiten.

Erfahrung: 35+ Jahre

Mit über 35 Jahren Erfolgsgeschichte und einem breiten Partnernetzwerk bieten wir branchenübergreifende Lösungen für Unternehmen aller Größen.

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Sie wollen sich die Software zur Personalplanung von GFOS für Ihr Unternehmen sichern oder weitere Informationen dazu erhalten? Melden Sie sich einfach bei:

Thorsten Karras 
+49 (0)201 / 61 30 00
karras.thorsten@gfos.com 

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