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Die Seminarverwaltungssoftware macht’s einfach

Die Seminarverwaltung mit Software von GFOS gibt Ihnen die Möglichkeit, Seminare von Mitarbeitenden einfach zu planen und zu verwalten. Hierüber können diese etwa verschiedenen Seminartypen zugeordnet werden. Weiterhin lässt sich über die Software zuordnen, ob es sich um ein Wahl- oder Pflichtseminar handelt. Darüber hinaus stehen auch weitere Kategorien für Seminare zur Verfügung. Über die GFOS-Web-Applikation besteht Zugriff auf einen übersichtlichen Seminarkatalog.

Mithilfe der Seminarverwaltungssoftware können umfassende Informationen zu Veranstaltungen hinterlegt und abgerufen werden. Dazu zählen etwa folgende Punkte:

Teilnehmende am Seminar
Allgemeine Auslastung der Veranstaltung
Übersicht zu bestätigten oder noch zu bestätigenden Anmeldungen
Genehmiger des Seminarantrags
Warteliste zu einem Seminar
Notwendige Pflichtseminare inklusive Ablauffristen

Im Vorfeld des Seminars können über die Software sämtliche benötigten Unterlagen automatisiert erstellt werden. Dies umfasst etwa Teilnehmerlisten, Namensschilder oder auch Seminarunterlagen in Form von Serienbriefen oder -mails. Ebenso ermöglicht die Seminarplanung mit Software von GFOS den automatischen Versand von Anmeldebestätigungen an alle Teilnehmenden einer Veranstaltung.

Wurde ein Seminar besucht und die Bestätigung der Teilnahme im System hinterlegt, können automatisch Teilnahmebestätigungen an die entsprechenden Mitarbeitenden verschickt werden. Gleichzeitig haben diese die Möglichkeit, das besuchte Seminar über die Web-Applikation zu bewerten – diese Bewertungen können anschließend bequem nach Referenten oder Seminaren gefiltert und ausgewertet werden.

Ihre Vorteile

Die Vorteile der Seminarverwaltung mit Software

Mitarbeitende einbeziehen

Die digitale Buchung und Verwaltung der Seminare ermöglicht die aktive Einbindung Ihrer Fachkräfte in den Planungsprozess.

Datengestützte Entscheidungen

Die Seminarverwaltung mit Software stellt Erkenntnisse über Teilnahme und Auslastung übersichtlich dar, sodass Sie damit strategisch planen können.

Bessere Nachverfolgbarkeit

Vermeiden Sie Doppelerfassungen durch Integration in die Personaleinsatzplanung, Zeitwirtschaft und das Antragswesen. Abwesenheiten und ausstehende Genehmigungen werden angezeigt und Qualifikationen lassen sich schnell hinterlegen.

Zeit und Kosten sparen

Mit automatischen Verwaltungsprozessen sparen Sie Aufwand bei Anmeldungen, Genehmigungen und administrativen Prozessen.

Effiziente Ressourcennutzung

Sie können Räume, Materialien, Referenten und auch Ihre Mitarbeitenden effizienter nutzen und koordinieren.

International einsetzen

Sie sind in verschiedenen Ländern tätig? Unsere Seminarverwaltungssoftware ist mehrsprachig verfügbar und somit für den internationalen Einsatz geeignet.

In der Anwendung

Seminarplanung und -verwaltung digitalisieren

Eine einheitliche Seminarverwaltung mit Software von GFOS stellt sicher, dass wichtige Pflichtseminare für Mitarbeitende entsprechend eingeplant werden. Die Teilnahme an solchen Veranstaltungen kann vielfach essenziell sein, um bestimmte Qualifikationen zu erlangen oder diese beizubehalten.

In der Software können außerdem Stammdaten angelegt werden, um etwa sich wiederholende Seminare mit geringem Aufwand neu anzulegen. Ebenso einfach funktioniert die Hotelverwaltung, wobei Hotelinformationen und Wegbeschreibungen zur Anfahrt hinterlegt werden können. Damit die Veranstaltung wie gewünscht stattfinden kann, informiert das Seminarverwaltungsprogramm über die geplante Auslastung. So werden Mindest- und Maximalbesetzung des Seminars eingehalten.

Sämtliche relevante Materialien rund um das Seminar können direkt über die Seminarverwaltungssoftware generiert werden. Hierzu zählen folgende Dokumente:

Anmeldebestätigungen
Namensschilder
Teilnehmerlisten
Teilnahmebescheinigungen
Beurteilungsbögen

Verantwortliche bleiben mithilfe unserer Software-Lösung zudem immer auf dem Laufenden über Auslastung, Anmeldungen, Absagen und fehlende Personen.

Schulungsprozesse übersichtlich auswerten

Mit unserer Software-Lösung können Sie die Vor- und Nachbereitung von Seminaren einfach digitalisieren und deutlich vereinfachen. Melden Mitarbeitende sich über die Seminarverwaltungssoftware an und wird die Teilnahme (auf Wunsch vom Vorgesetzten) bestätigt, wird die Abwesenheit dieses Mitarbeitenden für den Seminarzeitraum direkt in die Zeiterfassung aufgenommen. Über die Seminarmanagement Software haben alle Teilnehmenden außerdem Zugriff auf Seminarbeschreibung, ggf. Schulungsunterlagen rund um die Veranstaltung.

Ebenso vereinfacht unsere Software die Bewertung einzelner Seminare sowie die gebündelte Auswertung des Feedbacks. Von den Verantwortlichen können individuelle, digitale Bewertungsbögen mit Checkboxen und Freitextfeldern erzeugt werden, um Teilnehmenden ein umfassendes Feedback zur Veranstaltung über Freitextfelder oder Checkboxen mitzuteilen.

Durch die Seminarverwaltung mit Software von GFOS besteht die Möglichkeit, die Seminarbewertung im Anschluss automatisch zu analysieren. Hierzu können verschiedene Skalenwerte angegeben oder detaillierte Auswertungen generiert werden. Dies gilt auch vergleichend für mehrere Referenten oder Orte. Zusätzlich sind weitere Auswertungen rund um das Seminar verfügbar:

Auslastung der Seminare
Erforderliche Pflichtseminare, z.B. für Ersthelfer, Evakuierungshelfer, Staplerfahrer (Details über den Status der Pflichtseminare, seminarbezogen oder personenbezogen)
Ampelfunktion für die Notwendigkeit ein Pflichtseminar zu besuchen (mit Tagesangabe)

Weitere Features

Mehr Möglichkeiten mit unserer Seminarmanagement Software

Anbindung an die Personaleinsatzplanung

Der modulare Aufbau des GFOS-Ökosystems ermöglicht die Verknüpfung mit Ihrer Einsatzplanung. Für Planungsverantwortliche werden die Fachkräfte als abwesend und somit nicht verfügbar für die Planung angezeigt.

Integration in die Zeiterfassung

Die Anbindung an das Abwesenheitsmanagement macht es möglich, die Abwesenheiten direkt in der Zeiterfassung zu hinterlegen, sobald das Seminar bestätigt ist – so erhalten Sie jederzeit den nötigen Überblick.

Integration in den Workflow / Employee-Self-Service

Die Seminarverwaltung mit Software von GFOS ermöglicht die Nutzung der gleichen Hierarchiestufen, Workflows und Visualisierungen, die bereits in Ihrer Software angelegt wurden.

Tagessätze für Referenten

Auf Wunsch können Sie das Honorar der Referenten angeben und somit eine einfache Kostenübersicht erstellen. Auch die Währung lässt sich einstellen.

Alle Features

Die Möglichkeiten der Seminarverwaltung mit Software

Seminarplanung und -verwaltung

Erstellen Sie mühelos Übersichten zu Veranstaltungen im Sinne eines Seminarkatalogs, der alle wichtigen Informationen wie Ort, Dauer, Referent und Inhalt inklusive Seminarbeschreibung umfasst.

Anträge und Bewertungen

Die Beantragung und Buchung der Seminare sowie die anschließende Bewertung des Kurses steuern Sie in der Web-Applikation der Software.

Viele Auswertungsoptionen

Planungsverantwortlichen stehen übersichtliche Auswertungsprogramme wie Auslastung, Absagen, Regel-/Pflichtseminare mit Ampelfunktion und vieles mehr zur Verfügung.

Anbindung an Planungsprozesse

Beim zusätzlichen Einsatz unserer Software zur Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung lassen sich die Informationen zum Seminarbesuch und die entsprechende Abwesenheit automatisch buchen.

Qualifikationen verbuchen

Nach erfolgreicher Teilnahme an einem Pflicht- oder Wahlseminar behalten Sie den Überblick durch die Verbuchung der erworbenen Skills im Qualifikationsmanagement.

Erfolge mit der Seminarplanungssoftware von GFOS

ARI Armaturen Albert Richter GmbH & Co. KG

Arthrex GmbH

AVA Abfallverwertung Augsburg

Josef Bernbacher & Sohn GmbH & Co. KG

Feller AG

IMS Gear SE & Co. KGaA

Integralis Industriebuchbinderei, Lettershop und Fulfillment GmbH

Internetstores GmbH

Intrum Deutschland GmbH

Karl Finke GmbH

MANN+HUMMEL International GmbH & Co. KG

Marquardt GmbH

NOWEDA Apothekergenossenschaft eG

Sennheiser electronic GmbH

SGL Carbon GmbH

Transgourmet Deutschland GmbH & Co. OHG

Vilsa-Brunnen Otto Rodekohr GmbH

Vollert Anlagenbau GmbH

FAQ

Was ist eine Seminarverwaltungssoftware?

Eine Seminarverwaltungssoftware ist eine spezialisierte Anwendung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Weiterbildungsaktivitäten effizient zu organisieren und zu verwalten. Sie ermöglicht die Planung, Durchführung und Überwachung von Seminaren, Schulungen und Qualifikationsmaßnahmen für die Mitarbeitenden. Die Seminarverwaltung automatisiert Prozesse wie Planung, Anmeldungen, Ressourcenmanagement und Berichterstattung, um die Effektivität der Weiterbildungsstrategien zu steigern und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand zu minimieren.

Ist die Seminarverwaltungssoftware von GFOS auch in der Cloud verfügbar?

Ja, das komplette GFOS-Ökosystem ist in der Cloud verfügbar. Unsere GFOS knownCloud bietet Ihnen dafür die nötige Sicherheit mit Serverstandorten in Deutschland. Sie können die Lösung somit schneller in Ihrem Unternehmen implementieren und bei Bedarf skalieren.

Kann ich Seminare auch mit der GFOS App buchen?

Ja, unter Einsatz des Moduls GFOS.Workforce | Mobile können Sie das mobile Antragswesen auch per App nutzen. Darüber buchen Sie unter anderem Ihre Abwesenheitsanträge für Seminare.

Darum lohnt sich die GFOS Software

User: 3 Millionen

Im Durchschnitt nutzen 3 Millionen User täglich die GFOS-Software. So digitalisieren wir Arbeitswelten weltweit und sichern Zukunftsfähigkeit.

Schnittstellen: 70+

Das System fügt sich mit über 30 Schnittstellen zu Entgeltabrechnungssystemen und über 40 Schnittstellen zu ERP-Systemen ideal in Ihre bestehende IT-Systemlandschaft ein.