KI im Personalwesen: Was ist zu erwarten?

Die KI im Personalwesen ist nichts gänzlich Neues. Softwareanbieter setzen insbesondere im Bereich der Personaleinsatzplanung vermehrt auf die digitalen Helfer, um etwa faire und gut durchdachte Dienst- und Schichtpläne bereitzustellen. Mit stetiger Weiterentwicklung der KI-Lösungen werden allerdings auch die Systeme konsistent verbessert, erweitert und verfeinert. Das geschieht auf der einen Seite natürlich (durch den Effekt des „Selbstlernens“) und auf der anderen Seite durch gezielte Weiterentwicklungen der Softwareanbieter.

Dabei ist das Entwicklungspotenzial groß: Eine Studie der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers GmbH (PwC) erwartet, dass das weltweite Bruttoinlandsprodukt aufgrund von KI um 14 Prozent wachsen werde – und zwar bis 2030. Aber auch die Innovationen rund um Sprachassistenten und Large-Language-Model-Lösungen wie ChatGPT haben in den letzten Jahren zu rasanten Entwicklungen geführt.

Welche Einsatzbereiche gibt es bereits für künstliche Intelligenz im HR-Bereich?

Die Einsatzgebiete von KI in der Arbeitswelt sind vielfältig und können zur Steigerung der Effizienz und Produktivität beitragen – etwa beim Recruiting-Prozess oder bei der Personaleinsatzplanung. Auf diese Weise können einsetzende Unternehmen Kosten senken und gleichzeitig die Zufriedenheit sowie das Engagement ihrer Mitarbeiter erhöhen. Einige Einsatzbereiche werden im Folgenden aufgeführt.

Künstliche Intelligenz in der Personaleinsatzplanung

KI kann die Personaleinsatzplanung optimieren, indem komplexe Planungsaufgaben beschleunigt werden. Planungsverantwortliche können somit enormen manuellen Aufwand einsparen und die Effizienz erhöhen. Zudem ist ein digitales System komplett losgelöst von subjektiven Empfindungen, sodass Faktoren wie Planungsgerechtigkeit hier ebenfalls berücksichtigt werden. Die Einsatzplanung muss viele verschiedene Parameter beachten, die durch die verschiedenen Algorithmen in der Software eingerechnet werden.

• Automatisierte Schichtplanung: Schichtpläne lassen sich basierend auf Verfügbarkeit, Qualifikation und Arbeitsgesetzen erstellen. So können Sie Fehler reduzieren und die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöhen, indem Dienste oder Schichten fairer geplant werden.
• Vorhersage von Personalbedarf: Die KI kann im Personalwesen anhand historischer Daten Trends identifizieren, um den zukünftigen Personalbedarf vorherzusagen. Dies ermöglicht eine proaktive Planung und verhindert Engpässe.
• Berücksichtigung von Präferenzen: Der Planungsassistenz nimmt Rücksicht auf die individuellen Präferenzen und Bedürfnisse der Mitarbeiter, um maßgeschneiderte Einsatzpläne zu erstellen.

KI im Personalwesen: Recruiting und Bewerbungen

Im Recruiting ist zukünftig viel zu erwarten. Zurzeit handelt es sich bei vielen Vorhaben noch um Leuchtturmprojekte, die weiterentwickelt und verfeinert werden müssen. Es ist jedoch anzunehmen, dass HR-Verantwortliche zukünftig dauerhaft von Künstlicher Intelligenz unterstützt werden können und sich das mühsame Sichten und Auswerten von Bewerbungsunterlagen an die Software-Assistenten übergeben lässt.

• Lebenslaufanalyse: KI-Systeme können Lebensläufe und Bewerbungsunterlagen automatisch analysieren und die besten Kandidaten anhand festgelegter Kriterien herausfiltern. Dies spart Zeit und reduziert gleichzeitig die subjektive Verzerrung bei der Auswahl.
• Chatbots für Bewerberkommunikation: Chatbots lassen sich bei der Bearbeitung von Bewerberanfragen einsetzen und somit den Bewerbungsprozess beschleunigen. Sie sind in der Lage, häufig gestellte Fragen zu beantworten und die Candidate Experience zu verbessern.

Künstliche Intelligenz in HR-Self-Services

Auch bei den Employee- bzw. HR-Self-Services stehen Entwicklungen zur Künstlichen Intelligenz noch am Anfang. Softwarehersteller arbeiten mit Hochdruck an der Weiterentwicklung bestehender Lösungen, um diese an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden auszurichten. Denkbar für die Zukunft sind etwa Anbindungen an bekannte Sprachassistenten wie Alexa, Google Assistant oder Siri. Über Schnittstellen könnten Urlaubsanträge dann auch direkt über den heimischen Sprachassistenten im Wohnzimmer abgesendet werden. Hier spielen verschiedene Datenschutzregelungen und IT-Sicherheitsvorkehrungen jedoch eine zentrale Rolle, da es sich bei Personaldaten um personenbezogene Daten handelt, die der DSGVO unterliegen. Weitere Anwendungsgebiete sind:

• Personalisierte Empfehlungen: Personalisierte Empfehlungen für Schulungen, Karriereentwicklung und Gesundheitsangebote können durch eine KI ausgegeben werden, die auf den individuellen Bedürfnissen und Zielen der Mitarbeiter basieren.
• Automatisierte Anfragen: Mitarbeiter können mithilfe von KI-gesteuerten Self-Service-Portalen administrative Aufgaben wie Urlaubsanträge oder Anfragen zum Schichttausch automatisiert beantworten lassen, z.B. über einen Bot oder Sprachassistenten.

Künstliche Intelligenz kann im Personalwesen insbesondere in Einsatzgebieten unterstützen, in denen sich repetitive und zeitaufwendige Aufgaben automatisieren lassen. Mitarbeiter haben somit mehr Zeit, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.

Welche Arten von Künstlicher Intelligenz gibt es?

Das Thema Künstliche Intelligenz umfasst verschiedene Ansätze und Technologien, die jeweils unterschiedliche Fähigkeiten mit sich bringen. Im Folgenden finden Sie einen Überblick von den wichtigsten Arten, die bereits im Personalwesen Anwendung finden.

Starke KI

Starke KI, auch als General AI bekannt, bezeichnet theoretische Systeme, die der menschlichen Intelligenz nahekommen. Diese Art von KI existiert derzeit nicht in der Praxis, da sie erfordert, dass Maschinen ein umfassendes Verständnis und Bewusstsein sowie eine Problemlösungskompetenz besitzen. Diese Art von künstlicher Intelligenz zielt darauf ab, Maschinen zu schaffen, die vom menschlichen Verstand nicht mehr zu unterscheiden sind.

Beispiel: Ein hypothetisches Beispiel wäre ein Roboter, der nicht nur Aufgaben ausführt, sondern auch menschliche Emotionen versteht und kreative Entscheidungen trifft.

Schwache KI 

Schwache KI ist auch als Narrow AI bekannt. Sie ist darauf spezialisiert, spezifische Aufgaben zu erledigen. Das kann auch außerhalb ihres Trainingsbereichs erfolgen. Sie ist bereits in vielen heutigen Anwendungen zu finden.

Beispiele: ChatGPT ist ein Beispiel, das darauf spezialisiert ist, Texte zu verstehen, zu generieren und basierend auf verschiedenen Mustern sowie Informationen zu verbessern. Diese KI wurde entwickelt, um spezifische Fragen zu beantworten und Informationen bereitzustellen. Hier finden jedoch auch Ansätze aus dem maschinellen Lernen und Deep Learning Einsatz, da neuronale Netze verwendet wurden, um komplexe Muster zu erkennen und zu verarbeiten. Weitere Beispiele sind gängige Sprachassistenten.

Maschinelles Lernen

Dieses Modell ist auch unter dem englischen Begriff Machine Learning bekannt. Es ermöglicht Computern, aus Daten zu lernen und Vorhersagen oder Entscheidungen zu treffen. Das System soll aus Erfahrungen lernen und sich auf dieser Datengrundlage selbst weiter verbessern, anstatt das System durch den Menschen explizit weiterzuprogrammieren. Je mehr Daten das System zur Verfügung hat, desto genauer werden also die Ergebnisse. 

Ein Teil von maschinellem Lernen ist die Heuristik: Sie beruht auf regelbasierten Ansätzen, die auf einfachen Entscheidungsregeln basieren und auf diese Weise mit begrenztem Wissen Wahrscheinlichkeitsaussagen treffen können.

Beispiel: Ein Spam-Filter in E-Mail-Programmen kann anhand festgelegter Regeln entscheiden, welche Nachrichten als Spam markiert werden sollen.

Zudem gehört der genetische Algorithmus zum maschinellen Lernen. Hier steht ein Optimierungsalgorithmus im Fokus, der nach dem Prinzip der natürlichen Selektion arbeitet. Somit imitiert das System die Natur, woraus sich die Bezeichnung ergibt. Auf diese Weise generiert der Algorithmus Lösungen für komplexere Probleme durch Auswahl und Kombination der besten Antwortmöglichkeiten.

Beispiel: Eine HR-Software erstellt automatisch Dienst- oder Schichtpläne, welche die optimale Verteilung von Arbeitszeiten zu verfügbaren Arbeitskräften und benötigten Skills aufweisen.

Tiefe neuronale Netze

Tiefe neuronale Netze sind auch unter dem Begriff Deep Learning bekannt. Sie bilden einen ein Teilbereich des maschinellen Lernens, der auf komplexen mehrschichtigen neuronalen Netzwerken basiert. Diese sind in der Lage, hochdimensionale Daten wie Bilder, Text und Sprache zu verarbeiten.

Beispiel: Systeme, die selbstständig Gesichter in Bildern erkennen oder natürliche Sprache verstehen können, stellen prominente Anwendungsfälle.

Die Vorteile von KI im Personalwesen kurz erklärt

Künstliche Intelligenz hat im HR-Bereich das Potenzial, sowohl die Effizienz als auch die Qualität der HR-Prozesse zu verbessern. Somit können Vorteile entstehen, die einen erheblichen Einfluss auf die gesamte Organisation haben.

• Effizienzsteigerung:  Durch die Automatisierung manueller Prozesse haben Personalabteilungen die Möglichkeit, sich auf strategische Tätigkeiten zu konzentrieren. Beispielsweise können Bewerbungsunterlagen automatisch gesichtet und bewertet werden, was den Auswahlprozess beschleunigt und die Qualität der eingestellten Mitarbeiter verbessert. Auch in der Personalplanung kann KI im Personalwesen die optimale Verteilung der Schichten und Arbeitseinsätze basierend auf Verfügbarkeit und Qualifikation der Mitarbeiter sicherstellen. So werden Fehler minimiert und die Zufriedenheit der Belegschaft erhöht.
• Präzisere Entscheidungsfindung: Die Analyse großer Datenmengen kann helfen, fundierte Entscheidungsgrundlagen zu liefern. Im Recruiting-Prozess ermöglicht es die Analyse historischer Daten und die Vorhersage der Erfolgswahrscheinlichkeit von Bewerbern. Somit wäre es möglich, eine höhere Qualität der Neueinstellungen angepasst an die Unternehmensanforderungen herbeizuführen.
• Verbesserte Mitarbeiterbindung: Mithilfe von KI-Software ist es möglich, personalisierte Entwicklungs- und Schulungsprogramme zu erstellen, die auf Bedürfnisse und Ziele der Mitarbeiter zugeschnitten sind. Zudem kann die Analyse von Mitarbeiterfeedback und Stimmungsbildern durch künstliche Intelligenz dazu beitragen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zur Steigerung des Mitarbeiterengagements zu ergreifen.
• Kostenersparnis: Ein weiterer bedeutender Vorteil von KI im Personalwesen ist die Reduktion von Kosten. Administrative Aufgaben lassen sich automatisieren, wodurch sich Personalkosten senken lassen. Dies gilt besonders für Bereiche mit häufigen Routineaufgaben, wie die Bearbeitung und Prüfung von Anträgen bzw. die Auswertung von benötigten HR-Kennzahlen.

Ein Zukunftsausblick über KI im HR-Bereich

Die langfristigen Perspektiven lassen annehmen, dass es künftig zu einer stärkeren Kombination und Integration von KI im Personalwesen kommen könnte. Für Aufgaben mit hohem manuellem Aufwand lassen sich die intelligenten Assistenten nutzen. Angelegenheiten, die einen Menschen erfordern, können präziser durch die Fach- und Führungskräfte umgesetzt werden. Das heißt, dass die KI repetitive Aufgaben übernimmt und der Mensch sich auf strategische und kreative Tätigkeiten konzentrieren kann.

Laut einer weiteren Umfrage von PwC aus dem Jahr 2023 erwarten 74% der HR-Führungskräfte, dass Generative KI innerhalb der nächsten 18 Monate neue Geschäftsmodelle unterstützen wird. Diese Technologie werde zunehmend genutzt, um HR-Prozesse effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Darüber hinaus zeigt die Umfrage Global Workforce Hopes & Fears, dass Unternehmen, die ihre Technologien und HR-Strategien modernisieren, besser in der Lage sind, talentierte Mitarbeiter zu halten und zu fördern​. Dazu gehöre auch, dass die Fachkräfte sich neue Skills zum Bedienen der KI-Anwendungen aneignen müssen.

Eine weitere wichtige Entwicklung wird der sichere Umgang mit KI-Anwendungen sein. Sowohl auf staatlicher als auch wirtschaftlicher Ebene laufen Forschungen, Recherchen und die Ausarbeitung von Umgangsanleitungen mit Künstlicher Intelligenz. Datenschutzbestimmungen müssen ggf. angepasst oder erweitert werden. Zudem sollte sichergestellt werden, dass die automatisch erledigten Aufgaben keine diskriminierenden Muster aufweisen. 

Unternehmen, die sich frühzeitig mit diesen Technologien auseinandersetzen, können jetzt schon an ihrem Wettbewerbsvorteil der Zukunft arbeiten. KI ist somit ein unverzichtbares Werkzeug für moderne Personalabteilungen, die sich den neuen Herausforderungen stellen wollen.

GFOS.Workforce Management macht die Personaleinsatzplanung intelligent

Unsere Software setzt KI bereits heute erfolgreich ein: Profitieren Sie von automatischer Personaleinsatzplanung, optimierter Personalbedarfsermittlung und vielen weiteren intelligenten Funktionen, die Sie in Ihren HR-Aufgaben entlasten. Wie sieht der Einsatz von KI im Personalwesen mithilfe unserer Software aus? Einige Beispiele sind:

• Forecast des Personalbedarfs und automatische Planungsvorschläge mittels Berechnungsmethoden gestützt auf Narrow AI und Heuristik
• Erweiterung des automatischen Planungsvorschlags mithilfe von genetischen Algorithmen
• Individualprojekte und laufende Entwicklungen basierend auf Deep-Learning-Ansätzen