Dienstreisen, Workshops, Messen oder Weiterbildungen: Erledigen Sie die anschließende Reisekostenabrechnung mit Software von GFOS und machen Sie Schluss mit dem Belege-Chaos. Sie reduzieren Ihren Verwaltungsaufwand um ein Vielfaches, indem Sie administrative Aufgaben digital abbilden und Ihre Mitarbeitenden mit in die Prozesse einbinden.
Erfassen Sie sämtliche Aufwendungen rund um Geschäftsreisen und mehr mit der GFOS-Lösung zur Reisekostenabrechnung. Das Programm ermöglicht die einfache und detaillierte Erfassung aller Reisen und Belege. Zahlreiche Parameter, wie Länderstaffelungen, Spesensätze, Kilometersatzberechnung, Bewirtungskosten und mehr, können dabei gemäß Ihren Einstellungen automatisch berücksichtigt werden.
So vereinfachen Sie das Reisekostenmanagement und übertragen Ihren Mitarbeitenden gleichzeitig mehr Eigenverantwortung. Die Software unterstützt im Rahmen der Reisekostenerfassung sowohl eine zentrale Abrechnung, bei der eine Abteilung alle Anträge gebündelt bearbeitet, als auch eine dezentrale Abrechnung. Diese Variante nimmt Ihre Mitarbeitenden stärker in die Pflicht, ermöglicht aber gleichzeitig mehr Transparenz bei der Erfassung:
Die Reisekostenabrechnung mittels Software wird durch die Anbindung an weitere Module zusätzlich vereinfacht. In Kombination mit der Projektzeiterfassung wird eine intuitive und projektbezogene Abrechnung der Reisekosten möglich. Die Integration der Module macht Mehrfacherfassungen überflüssig, strafft Prozesse und reduziert unnötige Aufwände.
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Dienstreisen beantragen
Ihre Mitarbeitenden können ihre Dienstreisen im Vorfeld beantragen, durch Vorgesetzte genehmigen lassen und anschließend integriert in der Reisekostenerfassung abrechnen.
Zeit sparen
Die digitale Reisekostenabrechnung spart Zeit: Manueller Aufwand entfällt dank der automatischen Berechnung durch die Software.
Transparente Kosten
Die klare Übersicht über die entstandenen Reisekosten und Spesen gibt Ihren Mitarbeitenden und Führungskräften jederzeit Transparenz.
Fehler minimieren
Die Bearbeitung der Reisekosten mit Software sowie automatische Vorprüfungen und Berechnungen führen zu weniger Fehlern durch manuelle Dateneingabe. Gesetzliche Änderungen, z.B. Anpassung der Spesensätze, werden automatisch ergänzt und bereitgestellt.
Bessere Datenanalyse
Die hohe Flexibilität bei Auswertungen vereinfacht regelmäßige Analyse-Aufgaben rund um das Thema Finance und Payroll.
Mitarbeiter einbinden
Binden Sie Ihre Belegschaft aktiv in die Reisekostenerfassung ein: Steigern Sie die Zufriedenheit im Unternehmen durch die eigenständige und schnelle Abwicklung.
Flexible Software & Cloud-Verfügbarkeit
Die GFOS-Softwarewelt ist flexibel erweiterbar und komplett in der GFOS knownCloud nutzbar. Erweitern Sie den Umfang um Zeiterfassung und weitere Features.
Von Stammdaten bis zu Pauschalen können innerhalb der Software sämtliche Angaben und Informationen, die für die spätere Reisekostenabrechnung im Tool relevant sind, zentral hinterlegt werden. Das Programm greift für die Berechnung auf die hinterlegten Daten zurück. So entsteht eine konsistente und genaue Abrechnung ohne Fehlerrisiko. Gleichzeitig liefert GFOS automatisch sich ändernde Pauschalen oder Spesensätze. Die Reisekostenabrechnung ist aus diesem Grunde nur für den Einsatz in Deutschland freigegeben.
Einige Angaben, die Sie in der Software anlegen können:
Unsere Reisekosten-Software ermöglicht außerdem die Definition und automatische Prüfung von Unternehmensrichtlinien. Durch eine softwareseitige Vorprüfung der Daten wird sichergestellt, dass sowohl unternehmenseigene Regeln als auch steuerliche Vorgaben bei der Reisekostenabrechnung im Tool beachtet werden. Dies umfasst sowohl nationale als auch internationale Reisen.
Reichen Sie Einzelbelege ein oder erfassen Sie komplette Reisen über die Software. Ob Spesenabrechnung für Dienstessen, Anreisen mit dem Privatfahrzeug oder andere Anforderung: Kommentarfunktionen zu den Belegen ermöglichen deren übersichtliche Bearbeitung. Komplette Reisen lassen sich mit und ohne Belege erfassen – besteht eine Verknüpfung mit den Daten aus der Projektzeiterfassung, können auch Projektdaten herangezogen werden.
Unsere Lösung zur Reisekostenabrechnung mittels Software unterstützt dabei, gesetzliche Anforderungen an die Erfassung sowie Spezialfälle zu berücksichtigen. Dies ist etwa dann relevant, wenn der Abreisetag einer Reise mit dem Anreisetag einer Folgereise identisch ist (Kombireise).
Auf Basis der Reisekostenerfassung über die Software können Sie Auswertungen erstellen, um etwa bestimmte Aufwendungen besser zuordnen zu können. Dafür können Sie im Tool zum Beispiel nach Kostenstellen, Reisenummer oder Belegnummer selektieren.
Sämtliche Auswertungen lassen sich digital weiterverarbeiten, durch die Mitarbeitenden in der GFOS-Web-Anwendung einsehen oder über die Druckfunktion physisch bereitstellen. Haben Sie für die Prüfung der Reisekostenabrechnung im Tool bereits eine verantwortliche Person definiert? Dann lassen sich die erfassten Daten auch direkt an diese Person weiterleiten, sodass eine schnelle Weiterbearbeitung möglich ist.
Wir unterstützen Sie dabei, Fehlerpotenziale, redundante Prozesse oder Erfassungen zu reduzieren. Daher können Sie unsere Reisekostenabrechnung dank entsprechender Schnittstellen nahtlos mit Ihrem hauseigenen Payroll-System verknüpfen. Auf diesem Wege erfolgt eine automatisierte Datenübertragung aus unserer Lösung direkt an Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Gleichzeitig erlaubt dies auch die Zuordnung von Reisekosten zu spezifischen Lohnarten. Hinterlegen Sie verschiedene Regeln zur Lohnabrechnung ganz nach Ihren Anforderungen und stellen Sie so für all Ihre Mitarbeitenden eine korrekte Vergütung sicher.
Auch Änderungen an bereits übermittelten Daten lassen sich durchführen: Unser Reisekostenmanagement bietet eine Rückrechnungsverarbeitung, um entsprechende Anpassungen der Daten an Ihr Payroll-System zu übergeben. Ebenso schnell können geänderte Abrechnungsregeln bei Bedarf zentral aktualisiert werden. So ist zu jedem Zeitpunkt die vollständige Berücksichtigung aller steuerlichen und rechtlichen Anforderungen sichergestellt.
Dienstreiseantrag stellen
Steuern Sie die Beantragung der Dienstreisen zentral über das Employee-Self-Service-Portal. Die dort gemachten Angaben lassen sich mit wenigen Klicks hinterher zur Reisekostenabrechnung ins Programm übernehmen und weiterverarbeiten.
Daten an die Bank übergeben
Alternativ können Sie die Informationen aus der Reisekostenabrechnung auch zur Datenübergabe an die Finanzbuchhaltung nutzen, z.B. zur anschließenden Weiterverarbeitung.
Flexibilität bei Stammdaten
Beschleunigen Sie Ihre administrativen Prozesse, indem Sie Stammdaten für die Reisen hinterlegen. Dabei lassen sich viele Details berücksichtigen, z.B. für verschiedene Länder, Bundesländer etc.
Genaue Belegerfassung
Vollste Flexibilität bei der Erfassung: Sie haben die Möglichkeit, Einzelbelege oder komplette Reisen zu erfassen – je nach Anforderung.
Übergabe an die Gehaltsabrechnung
Verarbeiten Sie die Reisekosten dank praktischer Schnittstellen zu Payroll-Anbietern direkt weiter und ermöglichen Sie die bargeldlose Abwicklung.
Steuerung der Berechtigungen
Sie aktivieren gewünschte Mitarbeitende für die Teilnahme an der Reisekostenermittlung, um genau zu definieren, wer die Lösung nutzen soll.
Detaillierte Auswertungen
Werten Sie Ihre Angaben zur Reisekostenerfassung nach verschiedenen Selektionskriterien aus – so haben Sie alle wichtigen Daten stets im Blick.
Arthrex GmbH
AVA Abfallverwertung Augsburg
Josef Bernbacher & Sohn GmbH & Co. KG
Feller AG
IMS Gear SE & Co. KGaA
Integralis Industriebuchbinderei, Lettershop und Fulfillment GmbH
Internetstores GmbH
Intrum Deutschland GmbH
Karl Finke GmbH
MANN+HUMMEL International GmbH & Co. KG
Marquardt GmbH
NOWEDA Apothekergenossenschaft eG
Sennheiser electronic GmbH
SGL Carbon GmbH
Transgourmet Deutschland GmbH & Co. OHG
Vilsa-Brunnen Otto Rodekohr GmbH
Vollert Anlagenbau GmbH
Die Erstellung einer Reisekostenabrechnung erfolgt in der Regel in mehreren Schritten und unter Berücksichtigung verschiedener Verfahren des Unternehmens bzw. der jeweiligen Branche. Einige der gängigen Schritte sind: Datenerfassung, Überprüfung und Validierung der Reisedaten, Genehmigung innerhalb des Unternehmens, Datenübertragung an die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Berichterstattung mit verschiedenen Auswertungen über die Ausgaben.
Unsere Softwarelösung verfügt über einen allgemeinen Konfigurationsstandard, der für viele Unternehmen funktioniert. Informationen zur Kompatibilität der GFOS-Software finden Sie unter unseren Systemvoraussetzungen. Dabei handelt es sich um Standard-Voraussetzungen. Wenn Sie weitere oder individuellere Anforderungen haben, finden wir gemeinsam eine Lösung. Unsere IT-Experten beraten Sie gerne zu Ihrem Projekt.
Für die Ermittlung Ihrer Reisekosten bzw. die Spesenabrechnung mittels Software können Sie eine Vielzahl an Belegen nutzen und in der GFOS-Lösung vordefinieren. Einige Belegarten sind z.B.: Fahrtkosten, Hotelkosten, Bewirtungskosten, Flug- und Zugtickets, Taxirechnungen, Parkgebühren und sonstige Ausgaben (etwa Mautgebühren).
Zu den Übernachtungskosten zählen Ausgaben für Hotelübernachtungen während einer Dienstreise. Verpflegungsmehraufwand bezieht sich auf Kosten für Mahlzeiten, die während der Reise anfallen, einschließlich Frühstück, Mittag- und Abendessen. Die genaue Höhe des Verpflegungsmehraufwands variiert je nach Reiseziel und Aufenthaltsdauer. Sie wird durch steuerliche Vorgaben oder interne Richtlinien festgelegt.
User: 3 Millionen
Im Durchschnitt nutzen 3 Millionen User täglich die GFOS-Software. So digitalisieren wir Arbeitswelten weltweit und sichern Zukunftsfähigkeit.
Schnittstellen: 70+
Das System fügt sich mit über 30 Schnittstellen zu Entgeltabrechnungssystemen und über 40 Schnittstellen zu ERP-Systemen ideal in Ihre bestehende IT-Systemlandschaft ein.
Länder: 30
Unsere Software ist in 30 Ländern im Einsatz und reduziert dort manuelle Arbeitsaufwände erheblich.
Sprachen: 18
Lösungen von GFOS sind in 18 Sprachen verfügbar. Somit profitieren Sie von den internationalen Einsatzmöglichkeiten.
Erfahrung: 35+ Jahre
Mit über 35 Jahren Erfolgsgeschichte und einem breiten Partnernetzwerk bieten wir branchenübergreifende Lösungen für Unternehmen aller Größen.
Sie wollen sich die Reisekosten-Software von GFOS für Ihr Unternehmen sichern oder weitere Informationen dazu erhalten? Melden Sie sich einfach bei:
Thorsten Karras
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