Absenzenmanagement: Fehlzeiten reduzieren, Handlungsmaßnahmen sichtbar machen

Einer Erhebung des Bundesamtes für Statistik nach, waren im Jahr 2022 ganze 69,1 % des jährlichen Absenzvolumens in der Schweiz auf krankheitsbedingte Ausfälle und Unfälle zurückzuführen. Der prozentuale Anteil an Absenzen, gerechnet auf die Jahresarbeitszeit lag dabei am höchsten im Baugewerbe (4,9 %) und im Bereich Verkehr und Lagerei (5 %). Beschäftigte aus der Land- und Forstwirtschaft waren dagegen mit 2 % Ausfallzeit am seltensten krank.

Was versteht man unter Absenzenmanagement?

Ziel des Absenzenmanagements sind gesunde und leistungsfähige Mitarbeitende. Der Begriff fasst somit sämtliche Bemühungen eines Unternehmens zusammen, die darauf abzielen, die Absenzquote innerhalb der Belegschaft zu senken. Im Fokus stehen dabei insbesondere präventive Maßnahmen sowie die Schaffung einer produktiven Unternehmenskultur.

Welche Vorteile hat ein systematisches Absenzenmanagement?

Mitarbeitende fallen hin und wieder aus. Häufen sich diese Fehlzeiten, kann das jedoch erhebliche Folgen haben – schließlich ist die Belegschaft die wichtigste Ressource eines Unternehmens. Es gilt also, auf die Suche nach den Gründen zu gehen. Die Liste an möglichen Ursachen ist lang: eine zu hohe Arbeitsauslastung, Überstunden oder zu wenige Ferientage, die in Anspruch genommen werden und vieles mehr.

Ein systematisches Absenzenmanagement kann dabei helfen, die Gründe zu identifizieren, präventive Maßnahmen abzuleiten, betroffene Mitarbeitende zu unterstützen und die Wiedereingliederung nach Langzeitabsenz optimal zu gestalten. Das spart Kosten und trägt gleichzeitig positiv zur Motivation und Produktivität der Belegschaft und somit auch zum Erreichen der Unternehmensziele bei.

Planung und Umsetzung eines Absenzenmanagements

Ein systematischer Umgang mit den Absenzen erfolgt im Normalfall schrittweise. Sind die notwendigen Ressourcen durch die Geschäftsleitung freigegeben und die Ziele des Fehlzeitenmanagements identifiziert, gestaltet sich der Aufbau wie folgt:

1) Absenzen erfassen

Zunächst müssen Unternehmen einen geeigneten Weg finden, die Ausfälle der Mitarbeitenden übersichtlich und vollständig zu erfassen. Hier haben sich Lösungen zur Zeit- und Absenzenerfassung aus Bereich HR-Software bereits als zielführend erwiesen. Anwesenheiten sowie Fehlstunden lassen sich via digitaler Zeiterfassung automatisch dokumentieren. Damit stehen die Zeitdaten anschließend für verschiedene Auswertungen in Echtzeit zur Verfügung.

2) Absenzen analysieren

Eine der wichtigsten Voraussetzungen eines gelungenen Absenzenmanagements sind aussagekräftige HR-Kennzahlen. Häufen sich Unfälle im Betrieb? Gibt es einzelne Bereiche mit Präventionsbedarf? Sind bestimmte Mitarbeitende oder Teams besonders gefährdet? People Analytics bzw. Workforce Analytics liefern die Antworten auf diese und viele weitere Fragen. Die wichtigsten Kennzahlen sind folgende:

• Anzahl der Absenzfälle: Diese Kennzahl berechnet die jährlichen Fälle, aufgeschlüsselt nach Berufsunfall, Nichtberufsunfall und Krankheit.
• Dauer der Absenzen: Mithilfe von Informationen wie z.B. der Anzahl an Krankheitstagen lassen sich die Absenzen in kurz-, mittel- und langfristige Fälle kategorisieren.
• Absenzenrisiko: Bei der Ermittlung des Risikos wird die Anzahl der Ausfalltage zur Anzahl der Vollbeschäftigten pro Jahr ins Verhältnis gesetzt.
• Absenzenrate: Diese Kennzahl beschreibt wiederum die Anzahl an Ausfalltagen bzw. -stunden im Verhältnis zu den Soll-Arbeitstagen bzw. -stunden.

Werden verschiedene Kennzahlen regelmäßig ermittelt und ausgewertet, lassen sich Muster und Handlungsbedarfe schnell erkennen und effektiv für das Absenzenmanagement nutzen.

3) Ursachen für Absenzen ermitteln

Liefern die Analysen beispielsweise die Erkenntnis, dass krankheitsbedingte Ausfälle sich in einem bestimmten Team oder einer bestimmten Abteilung häufen, gilt es, die Ursachen zu identifizieren. Hierzu können innerhalb des Absenzenmanagements verschiedene Methoden zum Einsatz kommen:

• Jahresgespräche: In vielen Unternehmen stehen Mitarbeitergespräche in regelmäßigen Abständen auf der Agenda. Diese Einzelgespräche bieten den idealen Rahmen, Mitarbeitende – insbesondere in Teams mit hohen Absenzraten – über deren Einschätzung der aktuellen Arbeitssituation und vieles mehr zu befragen.
• Fehlzeitengespräche: Häufen sich kurzfriste Ausfälle, können zusätzlich Fehlzeitengespräche zielführend sein. Hier werden betroffene Teammitglieder – meist durch die direkten Vorgesetzten – zu ihrer individuellen Situation befragt, um mögliche Motivationsprobleme, Überforderungen, eine schlechte Work-Life-Balance oder psychische Probleme schnell aufzudecken.
• Mitarbeiterbefragungen: Auch Mitarbeiterumfragen können wertvolle Einblicke liefern. Fällt beispielsweise die Bewertung der Arbeitsplätze in einer Abteilung besonders negativ aus? Wird der Workload in einzelnen Teams insgesamt als zu hoch empfunden? Antworten auf diese Fragen helfen Personalverantwortlichen, geeignete Maßnahmen zu finden, um die Ausfallrate im Rahmen des Absenzenmanagements nachhaltig zu reduzieren.

4) Handlungsmaßnahmen ableiten

Je nachdem, welche Erkenntnisse die vorangegangenen Schritte liefern, sind nun entsprechende Gegenmaßnahmen zu definieren. Die Möglichkeiten sind vielfältig und stets abhängig vom konkreten Einzelfall bzw. von den Unternehmenszielen. Einige Beispiele sind folgende:

• Schulungen betroffener Mitarbeitender
• Workshops zur Stressbewältigung
• Umgestaltung der Büroarbeitsplätze
• Fortbildung der Führungskräfte
• Seminare zum Konfliktmanagement

Die einzelnen Schritte zeigen: Das Absenzenmanagement ist keine einmalige Aktion, sondern als kontinuierlichen Prozess zu verstehen. Kennzahlen müssen regelmäßig erhoben und interpretiert, Verbesserungspotenziale stetig ermittelt und Arbeitsbedingungen laufend optimiert werden.

Absenzenmanagement und betriebliches Gesundheitsmanagement vereinen

Insbesondere wenn es um die Prävention von Fehlzeiten kommt, trägt ein betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) erheblich dazu bei, Mitarbeitende nachhaltig zu schützen. Es sorgt zum einen für die entsprechenden betrieblichen Rahmenbedingungen und erhöht andererseits die Kompetenz Mitarbeitender, mit der eigenen Kompetenz der Gesunderhaltung umzugehen. Zu den Handlungsfeldern eines BGMs gehören:

• Mitarbeiterführung, Organisation und Gesundheit
• Zusammenarbeit im Team und über einzelne Teams hinaus
• Belastungen und Work-Life-Balance
• Ergonomie am Arbeitsplatz
• Lebensstil, Ernährung, Suchtprobleme etc. der Mitarbeitenden

Absenzmeldungen effizient mit Software verwalten

In der Schweiz koordinieren Mitarbeitende, Unternehmen und eventuell beteiligte Krankentagegeldversicherungen die Abwicklung von Absenzen selbst. Arbeitgebende sind verantwortlich für die Zeiterfassung und die Dokumentation von Fehlzeiten, die sie für die Lohnabrechnung benötigen. Bei Arbeitsunfällen sind die SUVA (Schweizerische Unfallversicherungsanstalt) oder die UKA (Unfallkasse) involviert. Die Schadenabwicklung kann durch spezielle Software auch elektronisch abgewickelt werden. Dafür gibt es zwei Lösungen:

• Die UKA stellt eine Lösung für unternehmensseitig eingesetzte Software für Zeiterfassung bereit: Mithilfe einer Schnittstelle können Betriebe direkt an UKA Solutions kommunizieren. Mitarbeitende können auf diese Weise ihre Unfallmeldungen selbständig erfassen – die mehrfache Datenerfassung entfällt. Die Informationen lassen sich somit für die digitale Abwicklung von Taggeldfällen nutzen, indem Lohnfortzahlungsansprüche automatisch berechnet und Daten bereitgestellt werden.
• Die SUVA stellt ebenfalls eine digitale Lösung SunetPlus zur Verfügung: Wichtige Daten zu Unfall- und Krankmeldungen können Betriebe elektronisch erfassen und somit an integrierte Versicherungen übermitteln. Die Schadenmeldungen fließen direkt in das System, wodurch Zeit gespart und Fehler durch manuelle Eingaben vermieden werden. Die offene Schnittstelle zu Personalsystemen (etwa zur Zeiterfassung oder Personaleinsatzplanung) kann zum regelmäßigen Import der Mitarbeiterdaten genutzt werden – dieser Prozess lässt sich sogar automatisieren. Die frühzeitige Einbindung der Versicherung in den Absenzverlauf kann dabei helfen, die Absenzdauer im besten Fall zu reduzieren.

Das softwaregestützte Absenzenmanagement von GFOS, ermöglicht es mithilfe von Schnittstellen, Krankheits- und Unfallmeldungen zu verarbeiten und für die Lohnabrechnung aufzubereiten. Dieses lässt sich an die bestehenden Lösungen der UKA und der SUVA anbinden, sodass die Daten reibungslos ausgetauscht werden können. Auf diese Weise sparen die HR-Verantwortlichen Zeit und reduzieren den manuellen Aufwand in der Verwaltung von taggeldbezogenen Absenzmeldungen.

Wie funktioniert die Krankmeldung und Lohnfortzahlung in der Schweiz?

Das Verfahren zur Meldung von Krankheitstagen, um eine Entschädigung durch Krankengeld sicherzustellen, folgt bestimmten Regeln, die bei Verhinderung und Krankheitsurlaub greifen. Diese basieren auf individuellen Arbeitsverträgen und kantonalen Modellen. Folgend finden Sie eine gängige Vorgehensweise:

• Mitarbeitende müssen Arbeitgebende bei Krankheit umgehend informieren. Ein Arztzeugnis ist oft innerhalb der ersten drei Tage einzureichen, abhängig vom Arbeitsvertrag manchmal auch früher.
• Arbeitgebende ohne Krankentagegeldversicherung zahlen den Lohn für eine festgelegte Zeit weiter, die mit der Dauer der Betriebszugehörigkeit und nach kantonalen Vorschriften zunimmt.
• Ist eine Krankentagegeldversicherung vorhanden, übernimmt diese etwa 80 % des Lohns für bis zu 720 Tage innerhalb von 900 Tagen. Zudem können betriebsinterne Regelungen andere Vorlagen vorgeben, sodass z.B. einige Arbeitgebende bis zu 60 Tage lang 100 % des Lohns zahlen. Hier kommt es entsprechend auf eine genaue Prüfung des Einzelfalls an.

Absenzen mit GFOS.Workforce Management sichtbar machen

Das Workforce-Management-System von GFOS bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, die Fehlzeiten in Ihrem Unternehmen zu erfassen, weiterzuverarbeiten und auszuwerten. Damit haben Sie eine solide Grundlage, um Motivation, Produktivität und Zufriedenheit in Ihrer Organisation systematisch zu analysieren und Verbesserungspotenziale offenzulegen. Einige Vorteile im Überblick:

• Übersichtliche Erfassung der An- und Abwesenheiten: Erfassen Sie (Fehl-)Zeiten in Echtzeit mit einer digitalen Zeitwirtschaft. Ferien, Dienstreisen, Krankheitstage und vieles mehr werden übersichtlich im System dargestellt und lassen sich direkt weiterverarbeiten. 
• Automatisches Absenzenmanagement: Ein automatisches Monitoring innerhalb der Software hilft dabei, Regelmäßigkeiten oder vermehrte Absenzen frühzeitig zu erkennen. Vorab definierte Vorgesetzte können automatisch darauf aufmerksam gemacht werden. 
• Vielfältige Analysefunktionen: Die HR-Software von GFOS bietet eine Vielzahl an HR-Kennzahlen, die sich in verschiedenen Berichten mit wenigen Klicks ausgeben lassen. Ebenfalls können Sie eigene KPIs definieren und diese im System hinterlegen.

Schauen Sie sich die Success Storys anderer GFOS-Kunden an, um zu sehen, wie verschiedene Branchen bereits ihr Zeit- und Absenzenmanagement mit GFOS digitalisiert haben.