Einer Erhebung des Bundesamtes für Statistik nach, waren im Jahr 2020 ganze 31 Prozent des jährlichen Absenzvolumens in der Schweiz auf krankheitsbedingte Ausfälle und Unfälle zurückzuführen. Am häufigsten betroffen ist dabei die Berufsgruppe der Hilfsarbeitskräfte mit 6 und Maschinenbediener*innen mit 5,5 Prozent. Kaufmännische Angestellte und Bürokräfte kommen auf einen Anteil von 3,3 Prozent. Mit einem durchdachten Absenzenmanagement können Personalverantwortliche krankheitsbedingten Ausfällen effektiv entgegenwirken.
Was versteht man unter Absenzenmanagement?
Ziel des Absenzenmanagements sind gesunde und leistungsfähige Mitarbeitende. Der Begriff fasst somit sämtliche Bemühungen eines Unternehmens zusammen, die darauf abzielen, die Absenzquote innerhalb der Belegschaft zu senken. Im Fokus stehen dabei insbesondere präventive Massnahmen sowie die Schaffung einer produktiven Unternehmenskultur.
Welche Vorteile hat ein systematisches Absenzenmanagement?
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter fallen hin und wieder krankheitsbedingt aus. Häufen sich diese Fehlzeiten kann das jedoch erhebliche Folgen haben – schliesslich ist die Belegschaft die wichtigste Ressource eines Unternehmens. Es gilt also die Ursachen der Absenzen zu ermitteln. Eine zu hohe Arbeitsauslastung, Überstunden oder zu wenige Ferientage, die in Anspruch genommen werden: Die Liste an möglichen Ursachen ist lang. Ein systematisches Absenzenmanagement kann dabei helfen, die Gründe zu identifizieren, präventive Massnahmen abzuleiten, betroffene Mitarbeitende zu unterstützen und die Wiedereingliederung nach Langzeitabsenz optimal zu gestalten. Das spart nicht nur Kosten, sondern trägt zudem positiv zur Motivation und Produktivität der Belegschaft und somit auch zum Erreichen der Unternehmensziele bei. Der Aufbau eines Fehlzeitenmanagements zahlt sich also langfristig aus!
Planung und Umsetzung eines Absenzenmanagements
Der Aufbau eines Absenzenmanagements erfolgt im Normalfall schrittweise. Sind die notwendigen Ressourcen durch die Geschäftsleitung freigegeben und die Ziele des Fehlzeitenmanagements identifiziert, gestaltet sich der Aufbau wie folgt:
1) Absenzen erfassen
Zunächst müssen Unternehmen einen geeigneten Weg finden, die Absenzen Mitarbeitender übersichtlich und vollständig zu erfassen. Hier haben sich Lösungen aus dem Workforce Management bereits als zielführend erwiesen. Anwesenheiten sowie Fehlstunden werden per digitaler Zeiterfassung automatisch dokumentiert, Zeitdaten stehen für verschiedene Auswertungen in Echtzeit zur Verfügung.
2) Absenzen analysieren
Eine der wichtigsten Voraussetzungen eines gelungenen Absenzenmanagements sind aussagekräftige HR-Kennzahlen. Häufen sich Unfälle im Betrieb? Gibt es einzelne Bereiche mit Präventionsbedarf? Sind bestimmte Mitarbeitende oder Teams besonders gefährdet? People Analytics liefert die Antworten auf diese und viele weitere Fragen. Die wichtigsten Kennzahlen für das Management der Fehlzeiten sind folgende:- Anzahl der Absenzfälle: Diese Kennzahl berechnet die jährlichen Absenzfälle aufgeschlüsselt nach Berufsunfall, Nichtberufsunfall und Krankheit.
- Dauer der Absenzen: Mithilfe von Informationen wie z. B. der Anzahl an Krankheitstagen lassen sich die Absenzen in kurz- mittel und langfristige Fälle kategorisieren.
- Absenzenrisiko: Bei der Ermittlung des Absenzenrisikos wird die Anzahl der Ausfalltage zur Anzahl der Vollbeschäftigten pro Jahr ins Verhältnis gesetzt.
- Absenzenrate: Diese Kennzahl beschreibt wiederum die Anzahl an Ausfalltagen bzw. -stunden im Verhältnis zu den Soll-Arbeitstagen bzw. -stunden.
Der Aufbau eines Absenzenmanagements umfasst vier zentrale Schritte. – © GFOS mbH
3) Ursachen für Absenzen ermitteln
Liefern die Analysen beispielsweise die Erkenntnis, das krankheitsbedingte Ausfälle sich in einem bestimmten Team oder einer bestimmten Abteilung häufen, gilt es die Ursachen zu identifizieren. Hierzu können innerhalb des Absenzenmanagements verschiedene Methoden zum Einsatz kommen:
- Jahresgespräche: In vielen Unternehmen stehen Mitarbeitergespräche in regelmässigen Abständen auf der Agenda. Diese Einzelgespräche bieten den idealen Rahmen, Mitarbeitende – insbesondere in Teams mit hohen Absenzraten – über deren Einschätzung der aktuellen Arbeitssituation und vieles mehr zu befragen.
- Fehlzeitengespräche: Häufen sich kurzfriste Ausfälle, können zusätzlich Fehlzeitengespräche zielführend sein. Hier werden betroffene Teammitglieder – meist durch die direkten Vorgesetzten – zu ihrer individuellen Situation befragt, um mögliche Motivationsprobleme, Überforderungen, eine schlechte Work-Life-Balance oder psychische Probleme schnell aufzudecken.
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Mitarbeiterbefragungen: Auch Mitarbeiterumfragen können wertvolle Einblicke liefern. Fällt beispielsweise die Bewertung der Arbeitsplätze in einer Abteilung besonders negativ aus? Wird der Workload in einzelnen Teams insgesamt als zu hoch empfunden? Antworten auf diese Fragen helfen Personalverantwortlichen, geeignete Massnahmen zu finden, um die Ausfallrate im Rahmen des Absenzenmanagements nachhaltig zu reduzieren.
4) Handlungsmassnahmen ableiten
Je nachdem welche Erkenntnisse die vorangegangenen Schritte liefern, sind nun entsprechende Gegenmassnahmen zu definieren. Ob Schulungen betroffener Mitarbeitender, um gestellte Aufgaben leichter bewältigen zu können und Stress zu reduzieren, die Umgestaltung der Büroarbeitsplätze, um beispielsweise die Ergonomie zu verbessern, oder die Fortbildung von Vorgesetzten, um Konflikte im Team besser zu managen: Die Möglichkeiten sich vielfältig und stets abhängig vom konkreten Einzelfall.
Die einzelnen Schritte zeigen: Das Absenzenmanagement ist keine einmalige Aktion, sondern als kontinuierlichen Prozess zu verstehen. Kennzahlen müssen regelmässig erhoben und interpretiert, Verbesserungspotenziale stetig ermittelt und Arbeitsbedingungen laufend optimiert werden.
Fehlzeitenmanagement und betriebliches Gesundheitsmanagement gehen Hand in Hand. – Quelle: Pexels
Absenzenmanagement und betriebliches Gesundheitsmanagement
Das Management krankheitsbedingter Fehlzeiten und das betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) sind eng miteinander verbunden. Insbesondere wenn es um die Prävention dieser Fehlzeiten kommt, trägt ein BGM erheblich dazu bei, Mitarbeitende nachhaltig zu schützen. Es sorgt zum einen für die entsprechenden betrieblichen Rahmenbedingungen und erhöht andererseits die Gesundheitskompetenz Mitarbeitender und reduziert somit Krankheitsrisiken. Zu den Handlungsfeldern eines BGMs gehören:
- Mitarbeiterführung, Organisation und Gesundheit
- Zusammenarbeit im Team und über einzelne Teams hinaus
- Belastungen und Work-Life-Balance
- Ergonomie am Arbeitsplatz
- Lebensstil, Ernährung, Suchtprobleme etc. der Mitarbeitenden
In all diesen Bereichen finden sich Anhaltspunkte, die für das Absenzenmanagement von grosser Bedeutung sind und die positiven Einfluss auf die Absenzenrate nehmen können.
Ein weiteres Handlungsfeld des BGM betrifft Massnahmen für verunfallte oder erkrankte Arbeitnehmende. Ziel ist hier vor allem die Wiederherstellung deren Gesundheit sowie die Wiedereingliederung nach Langzeitabsenz. Auch hier existieren bereits digitale Lösungen, die Transparenz schaffen und bei der Umsetzung verschiedener Massnahmen unterstützen.
Absenzenmanagement mit gfos.Workforce zukunftsfähig gestalten
Der Einsatz einer professionellen Workforce Management Software bietet viele Vorteile.
Mithilfe einer digitalen Zeitwirtschaft werden Anwesenheiten und Absenzen übersichtlich und in Echtzeit im individuellen Zeitkonto der Mitarbeitenden erfasst. Vermehrt auftretende Krankheitsfälle lassen sich dank eines automatischen Monitorings frühzeitig erkennen und vorab definierte Vorgesetzte entlang verschiedener Eskalationsstufen umgehend informieren. Mithilfe eines Moduls für Workforce Analytics lassen sich Fehlzeiten, Krankenstatistiken und vieles mehr per Knopfdruck auswerten und gefährdete Bereiche oder Personen ermitteln.
Aufschluss über entsprechend einzuleitende Massnahmen liefern beispielsweise Befragungen der Belegschaft, die Umsetzung wird durch ein digitales BGM unterstützt.
Fehlen den Mitarbeitenden Kompetenzen, um die Tätigkeiten optimal ausführen zu können? Sind die Arbeitszeiten nicht mit ihrem Privatleben vereinbar und verursachen unnötigen Stress? Vom Qualifikationsmanagement bis zu flexiblen Arbeitszeiten: gfos.Workforce bieten zahlreiche Möglichkeiten, das Absenzenmanagement optimal zu gestalten und verschiedene Massnahmen umzusetzen.
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