Arbeitnehmerüberlassung: Rahmenbedingungen durch HR-Software unterstützen

Die Arbeitnehmerüberlassung, oft auch als Leiharbeit bekannt, schafft Flexibilität sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitskräfte auf dem Arbeitsmarkt. Unternehmen profitieren von der Fähigkeit, ihre Mitarbeiterkapazitäten schnell an veränderte Auftragslagen anzupassen – ohne die Verpflichtung einer Festanstellung eingehen zu müssen. Für Arbeitnehmer kann dies eine Chance sein, Erfahrungen in verschiedenen Branchen zu sammeln. 

Laut der Bundesagentur für Arbeit trägt die Arbeitnehmerüberlassung dazu bei, saisonale Schwankungen und projektbezogene Arbeitsspitzen effizient zu managen. Der Einsatzbereich von Leiharbeitnehmern ist vielfältig: Sie kommen in unterschiedlichen Branchen und für Tätigkeiten mit verschiedenen Anforderungsniveaus zum Einsatz – oftmals in Branchen mit saisonalen Schwankungen oder bei speziellen Projektarbeiten. Zudem dient die Mitarbeiterüberlassung als eine Art Sprungbrett, wie die Bundesagentur für Arbeit angibt: Acht von zehn Arbeitslosen seien nach einer Zeitarbeitsbeschäftigung innerhalb von zwölf Monaten sozialversicherungspflichtig beschäftigt. Allerdings steht diese Arbeitsform oft in der Kritik: befristete Beschäftigungsverhältnisse, Benachteiligung der Leiharbeitnehmer und vieles mehr sind hier wichtige Stichpunkte. Dennoch bildet die Leiharbeit einen wichtigen Bestandteil des flexiblen Arbeitsmarkts.

Was ist Arbeitnehmerüberlassung?

Arbeitnehmerüberlassung ist eine Arbeitsform, bei der ein Arbeitgeber (Verleiher) seine Angestellten einem Dritten (Entleiher) temporär zur Verfügung stellt. Gegen Entgelt wird der Angestellte dem Entleiher ausgeliehen. Das Gehalt bekommt der Arbeitnehmer allerdings weiterhin von seinem eigentlichen Arbeitgeber – oftmals Personaldienstleister oder Zeitarbeitsfirmen. Der Verleiher benötigt zwingend eine Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis.

Typische Szenarien für Arbeitnehmerüberlassung

Im Vergleich zu anderen Formen der flexiblen Arbeitsgestaltung, wie Freiberuflichkeit oder Werkverträgen ist hier die Dreiecksbeziehung zwischen Arbeitnehmer, Verleiher und Entleiher entscheidend. Typische Szenarien sind z.B. die folgenden.

• Saisonbedingte Arbeitsspitzen abdecken: Zum Beispiel in der Landwirtschaft während der Erntezeit, im Einzelhandel und in der Logistik vor wichtigen Feiertagen.
• Projektbezogene Anforderungen erfüllen: Einsatz in IT- und Bauprojekten, wo spezifische Fähigkeiten für einen begrenzten Zeitraum benötigt werden.
• Ersatz bei Mitarbeiterausfällen: Überbrückung von Personalengpässen durch Krankheit, Elternzeit oder Sabbaticals.
• Testen von Kandidaten für eine mögliche Festanstellung: Nutzung der Leiharbeit als verlängerte Probezeit.
• Spezialkenntnisse temporär nutzen: Zugriff auf Experten für spezielle Aufgaben wie Wartungsarbeiten, Audits oder die Implementierung neuer Technologien.
• Flexibilität in Krisenzeiten sichern: Anpassung der Mitarbeiterzahl während wirtschaftlicher Schwankungen oder in Krisensituationen ohne langfristige Verpflichtungen.
• Unterstützung bei Betriebsexpansion: Bereitstellung zusätzlicher Arbeitskräfte bei der Eröffnung neuer Standorte oder der Expansion in neue Märkte.

In der Praxis fungiert die Arbeitnehmerüberlassung daher als ein dynamisches Instrument der Personalplanung: Arbeitgeber können mit ihr effizient auf Veränderungen im Arbeitsvolumen reagieren.

Was bedeutet Arbeitnehmerüberlassung für Unternehmen?

Die Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ) in Deutschland wird durch das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) reguliert. Dieses dient insbesondere dem Schutz der Leiharbeitnehmer, schafft aber ebenfalls klare Rahmenbedingungen für Ver- und Entleiher. Im Fokus stehen hier die Wahrung der individuellen Rechte als auch die Transparenz in den Vertragsbeziehungen. Für die entleihenden Unternehmen sind dabei folgende Punkte von besonderer Relevanz, die mitunter durch tarifvertragliche Besonderheiten ausgehebelt werden können und somit immer genau betrachtet werden müssen.

Erlaubnispflicht

Verleiher benötigen laut § 1 AÜG eine behördliche Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung, die zudem drei Monate vor Ablauf erneuert werden muss. Entleiher müssen sicherstellen, dass der Verleiher über eine solche Erlaubnis verfügt, bevor sie Leiharbeitskräfte beschäftigen.

Höchstüberlassungsdauer

Das AÜG setzt eine maximale Überlassungsdauer von 18 aufeinanderfolgenden Monaten fest (§1 Abs. 1b). Diese 18 Monate können auch summiert werden, wenn zwischen den einzelnen Einsätzen nicht mehr als drei Monate liegen. Dabei gelten Urlaub oder Krankheit jedoch nicht als Unterbrechung. Nach Ablauf dieser Frist muss eine Unterbrechung von mindestens drei Monaten erfolgen, bevor derselbe Arbeitnehmer demselben Entleiher erneut überlassen werden kann.

Gleichbehandlungsgrundsatz (Equal Pay)

Nach neun Monaten kontinuierlicher Überlassung an denselben Entleiher müssen Leiharbeitnehmer laut § 8 AÜG dieselben Arbeitsbedingungen erhalten wie vergleichbare Festangestellte des Entleihers. Dies umfasst insbesondere das Entgelt. Auch hier können Ausnahmen durch Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen vorliegen. Zudem haben Leiharbeitnehmer bei bestimmten Betriebswahlen nach sechs Monaten ein Mitbestimmungsrecht nach § 14 Abs. 2 Satz 6.

Informationspflichten

Entleiher sind verpflichtet, den Betriebsrat laut § 14 Abs. 3 Satz 1 über den Einsatz von Leiharbeitnehmern zu informieren. Sie müssen auch sicherstellen, dass alle relevanten Informationen über die Arbeitsbedingungen und die Anzahl der entliehenen Arbeitskräfte dem Betriebsrat zugänglich gemacht werden.

Vertragsinhalte

Im Arbeitnehmerüberlassungsvertrag müssen klar definierte Bedingungen bezüglich der Arbeitsaufgaben, des Arbeitsortes, der Arbeitszeit und der Dauer der Überlassung enthalten sein. Zudem sind Angaben zur Vergütung der Leiharbeitnehmer erforderlich, um die Einhaltung des Gleichbehandlungsgrundsatzes sicherzustellen.

Was passiert bei Überschreitung der maximalen Überlassungsdauer? 

Das Überschreiten der maximalen Überlassungsdauer kann rechtliche und finanzielle Konsequenzen für das entleihende Unternehmen nach sich ziehen. Das kann Bußgelder bedeuten oder sogar die Rechtmäßigkeit des gesamten Leiharbeitsverhältnisses in Frage stellen. In solchen Fällen können Leiharbeitnehmer möglicherweise Ansprüche auf eine Festanstellung beim Entleiher geltend machen, was unter § 10 AÜG geregelt ist. 

Zu beachten sind daneben die arbeitskulturellen Auswirkungen für die Mitarbeiter: Eine zeitliche Überschreitung führt zu Unsicherheit über den Beschäftigungsstatus. Das kann sich wiederum auf die Mitarbeiterzufriedenheit und das Engagement am Arbeitsplatz auswirken. Wichtig ist es demnach für Entleiher, ein robustes Monitoring-System über sämtliche Regelungen einzuführen. Damit behält er die gesetzlichen Vorgaben im Auge. Hier eignen sich digitale Tools, wie etwa spezielle Erweiterungsfunktionen aus HR-Softwarelösungen.

Vorteile und Nachteile von Arbeitnehmerüberlassung

Die Arbeitnehmerüberlassung wird oft kritisiert da Leiharbeiter gegenüber festen Mitarbeitern einen Nachteil wahrnehmen können. Probleme wie geringere Bezahlung, eingeschränkte Karrierechancen und mangelnde soziale Absicherung stehen dabei in der Kritik, oftmals gekoppelt an vertragliche Besonderheiten. Zudem stellen rechtliche Rahmenbedingungen, insbesondere die Einhaltung der Equal-Pay-Regelungen und Anti-Diskriminierungsgesetze, sowohl für Verleihfirmen als auch für entleihende Unternehmen eine Herausforderung dar. Die Notwendigkeit, diese Risiken zu verringern, unterstreicht die Bedeutung einer sorgfältigen Planung und Verwaltung der Arbeitnehmerüberlassung. So lassen sich Vorteile maximieren und die Nachteile minimieren.

Mit Software die Fristen zur Arbeitnehmerüberlassung im Blick behalten

Damit sämtliche Rahmenbedingungen rund um die Arbeitnehmerüberlassung von den Entleihern eingehalten werden können, ist ein genaues Monitoring erforderlich. Insbesondere bei einer hohen Anzahl an Leiharbeitnehmern ist es wichtig, die Zeiträume und Fristen zu überblicken. Diesen Aufwand mit Stift und Papier nachzuvollziehen würde einen enormen Aufwand für die Personalverantwortlichen der entleihenden Unternehmen bedeuten. Eine Unterstützung durch Software ist daher ein effektiver Weg, um die eingesetzten Personen zu identifizieren – egal in welchem Geschäftsbereich sie gerade zum Einsatz kommen.

Durch die Kopplung an Workforce-Management-Lösungen wie GFOS können gleich mehrere Herausforderungen digital gelöst werden:

• Monitoring der AÜG-Regelungen, z.B. Beschäftigungsdauer
• Anbindung an die intern eingesetzte Zeiterfassung
• Integration in die Zutrittskontrolle

In der HR-Software GFOS können Sie einfach ein Identifikationsmerkmal vergeben, um die Leiharbeitnehmer mit wenigen Klicks zu filtern. Ebenso lässt sich der Verleiher als Fremdfirma für die Suchkriterien hinterlegen, sodass Sie schnell bestimmte Personengruppen visualisieren können. Eventuelle tarifvertragliche Abweichungen können Sie ebenfalls im System hinterlegen – etwa, wenn es abweichende Vorgaben zur Beschäftigungsdauer gibt. Das in GFOS konfigurierbare Ampelsystem hilft Ihnen anschließend dabei, für Sie wichtige Kriterien farblich hervorzuheben, damit Sie bei den betroffenen Personen aktiv werden können. Mühelos werten sie somit die Dauer der Beschäftigung, den vergebenen Status zur Person, bereits vorhandene Austrittdaten in der Zukunft und viele weitere Faktoren aus.

Durch die Integration in das eingesetzte Workforce-Management-System können Fremdfirmen-Mitarbeiter ebenfalls problemlos an der Zeiterfassung im Unternehmen teilnehmen, sodass die Zeitdaten zur Weiterverarbeitung vorliegen. Dies ist besonders wichtig, um die abgerechneten Daten überprüfen zu können. Werden bei der Personalzeiterfassung z.B. RFID-Transponder für die Kommen- und Gehen-Buchungen am Terminal eingesetzt, lassen sich diese zusätzlich in die Zutrittskontrolle integrieren. Somit werden mit wenigen Klicks ebenfalls Berechtigungen für verschiedene Areale am Unternehmensstandort direkt in den Stammdaten der jeweiligen Person vergeben – mehr Übersichtlichkeit entsteht auf diese Weise zentral an einer Stelle.