Steigern von Employee Engagement, Erhöhen der Leistungsfähigkeit des Unternehmens, gezieltes Managen von Veränderungen und so dem Wettbewerb einen Schritt voraus sein: Die periodische Befragung der Mitarbeitenden hat viele Vorteile. Personalverantwortliche sollten also ausreichend Zeit in den Aufbau der Umfrage investieren, um von den genannten Chancen profitieren und einen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten zu können. Wir geben 5 Tipps für die erfolgreiche Durchführung von Mitarbeiterumfragen.
Tipp 1: Akzeptanz für Mitarbeiterumfrage schaffen
Der beste Fragebogen und das teuerste Umfrage-Tool nützen nichts, wenn Mitarbeitende nicht bereit sind, an der Befragung teilzunehmen. Akzeptanztreiber ist hier vor allem die Kommunikation des persönlichen Nutzens für einzelne Mitarbeitende: „Was habe ich davon?“ Diese Frage sollten Fachkräfte sich erst gar nicht stellen. Beginnen Sie die Mitarbeiterumfrage beispielsweise mit Fragen zur Arbeitsausstattung, aus denen sich persönliche Vorteile oder Verbesserungen für die Teilnehmenden ergeben könnten. Kritische Punkte sollten hingegen erst im späteren Verlauf abgefragt werden.
Tipp 2: Mitarbeiterbefragung online durchführen
Ob persönliche Einzelgespräche, Fragebögen in Papierform, anonyme Feedback-Boxen oder Online-Tools: Es gibt viele Wege eine Mitarbeiterumfrage durchzuführen. Viele Unternehmen setzen auf zeitgemässe Online-Befragungen via Netigate, UmfrageOnline, Findmind & Co. Denn mit dieser Variante lassen sich nicht nur die Ergebnisse schnell und einfach auswerten. Oftmals wird der gesamte Umfrageprozess – vom Versand der E-Mail-Einladungen bis hin zur Auswertung in Echtzeit – unterstützt. Zusätzlich entfällt das manuelle Zusammentragen einzelner Ergebnisse, damit verbundene Fehlerquellen werden eliminiert.
Tipp 3: Anonymität der Teilnehmenden sicherstellen
Für eine offene und wahrheitsgemässe Beantwortung der Mitarbeiterumfrage spielt die Anonymität der Mitarbeitenden eine wichtige Rolle. Wer Angst vor den Konsequenzen seiner Antworten haben muss, wird kaum eine ehrliche Rückmeldung geben und kritische Punkte benennen. Insbesondere Fragen zu direkten Vorgesetzten und Kolleg*innen erfordern einen gewissen Grad an Anonymität, um zuverlässiges Feedback zu bekommen. Verzichten Sie daher - wenn möglich - auf die Abfrage persönlicher Daten oder Selektionsfragen wie Abteilung oder Betriebszugehörigkeit. Auf diese Weise lassen sich leicht Rückschlüsse auf einzelne Mitarbeitende ziehen. Sinnvoll ist jedoch eine Teil-Personalisierung – beispielweise nach Unternehmensstandorten oder Abteilungen – um aus den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung konkrete Handlungsmassnahmen ableiten zu können. Bei kleineren Teams bieten gute Online-Tools eine entsprechende Anonymitäts-Funktion, die Ergebnisse erst ab einer definierten Mindestanzahl an Teilnehmenden anzeigt.
Anonyme Mitarbeiterumfragen erhöhen die Teilnahmebereitschaft. – Quelle: Pexels
Tipp 4: Mitarbeiterumfrage leicht zugänglich machen
Im Normalfall sollten alle Mitarbeitenden in die Befragung einbezogen werden. Oftmals ist das jedoch leichter gesagt als getan: Je nachdem, wie die Strukturen und Arbeitsplätze im Unternehmen aufgebaut sind, verfügen nicht alle Mitarbeitenden über einen eigenen PC oder eine eigene E-Mail-Adresse. Um den Betroffenen die Teilnahme dennoch zu ermöglichen, können Umfrage-Links auf firmeneigenen PCs, die in einem gesonderten Raum aufgestellt werden, oder mobilen Tablets bereitgestellt werden. Alternativ bietet die Nutzung privater Endgeräte eine weitere Möglichkeit. In diesem Fall können Sie den Umfrage-Link im Intranet oder aber als QR-Code z. B. auf der Lohnabrechnung oder an geeigneter Stelle im Betrieb platzieren.
Tipp 5: Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung nutzen
Wie zu Beginn erwähnt: Die Bereitschaft zur Teilnahme ergibt sich aus dem persönlichen Nutzen der Mitarbeitenden. Bleibt nach einer Mitarbeiterumfrage alles beim Alten, verliert die Belegschaft nicht nur schnell das Vertrauen in die Befragung: Das Fehlen von Konsequenzen wirkt sich ebenso negativ auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus. Umso wichtiger ist es, die Ergebnisse im Anschluss zu interpretieren, entsprechende Massnahmen abzuleiten und umzusetzen. Auch an dieser Stelle spielt die Kommunikation eine wichtige Rolle: Erläutern Sie, welche Schritte geplant sind und in welchem Zeitraum die Belegschaft mit einer Umsetzung rechnen kann.
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