Besonders auf Arbeitnehmerseite entsteht vor dem Mitarbeitergespräch Nervosität – viele fürchten die Fragen, die der Vorgesetzte in diesem Gespräch stellen könnte. Oftmals ergeben sich aus solchen Gesprächen jedoch Verbesserungspotenziale, von denen Mitarbeiter und Vorgesetzte zugleich profitieren können, um das Arbeitsklima zu verbessern. Doch welche Fragen kann man als Arbeitgeber stellen? Welche Fragen machen Sinn und welche Fragen sind ggf. unzulässig? Welche Fragen könnte der Mitarbeiter mit in das Gespräch bringen? Zunächst eine kurze Definition zum Thema.

Wie ist ein Mitarbeitergespräch definiert?

Ein Mitarbeitergespräch ist die Besprechung zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern, welche in regelmäßigen Abständen durchzuführen ist. Dies ist im Betriebsverfassungsgesetz festgelegt - es regelt die Zusammenarbeit von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Wie oft ein solches Gespräch stattfinden muss, ist hier nicht definiert. Wünsche, Ziele, Lob und Kritik können Anlass des Personalgesprächs sein; Stärken und Schwächen lassen sich damit offenlegen.

Zur Art der Durchführung empfiehlt das Wissensforum für Betriebsräte folgende Tipps: Das Gespräch sollte in einem vertraulichen Rahmen stattfinden – also am besten unter vier Augen. Förderlich ist es, wenn schon vorher ein strukturierter Rahmen bekannt ist, auf den sich beide Seiten vorbereiten können. Ein Protokoll ist nicht notwendig: Darüber können die Beteiligten im Einzelfall entscheiden. Kommt es zur Protokollierung des Personalgesprächs, muss der Vorgesetzte das Protokoll unter Verschluss halten.

Welche Fragen eigenen sich für das Mitarbeitergespräch?

Es gibt viel Gesprächsstoff, der in diesem Rahmen abgehandelt werden kann. Damit das Personalgespräch jedoch zielführend stattfinden kann, eignen sich einige Fragen mehr als andere. Generell lassen sich drei Phasen erkennen: Analyse und Feedback, Planung und Ziele sowie Perspektive und Entwicklung.

Typische Analyse- und Feedbackfragen

Hier geht es darum, die Ist-Situation zu beschreiben, um festzuhalten, was der Mitarbeiter bisher geleistet hat, was ihm gefällt und was nicht, sowie die Meinung des Arbeitnehmers über das Unternehmen einzuholen.

An welchen Projekten arbeiten Sie gerade?
Wie kommen Sie mit dem aktuellen Workload klar?
Was motiviert Sie an Ihrem Job?
Wo sehen Sie Verbesserungspotenziale?
Wie finden Sie die Arbeitsatmosphäre?
Was haben Sie im letzten Jahr gelernt?
Wie beurteilen Sie meine Arbeit als Vorgesetzter?

Typische Planungs- und Zielfragen

Dieser Abschnitt behandelt die kurz- und mittelfristigen Ziele und Wünsche des Mitarbeiters sowie die Ziele und Wünsche des Vorgesetzten, um die gewünschte Soll-situation zu erreichen. Potenzielle Veränderungen und Aufgabenplanung spielen dabei eine wichtige Rolle.

Gibt es etwas, das Sie in Zukunft gerne machen möchten oder eventuell gar nicht mehr machen möchten?
Haben Sie Stärken, die Sie bisher nur schwer einbringen konnten?
Was fehlt Ihnen in unserem Unternehmen?
Was wünschen Sie sich von mir als Ihr Vorgesetzter?

Typische Perspektive- und Entwicklungsfragen

Hier werden mögliche Entwicklungspotenziale, Wünsche und Perspektiven für eine langfristige Zusammenarbeit erläutert und festgehalten. Entwicklungsoptionen im Rahmen von Weiterbildungen, Förderplanung und persönliche Wünsche an den Arbeitgeber können hier angesprochen werden.

Welche zusätzlichen Aufgaben sehen Sie in Zukunft in Ihrem Bereich?
Sehen Sie gewisse Entwicklungspotenziale für Ihren Bereich? Wenn ja, wie können wir Sie dabei unterstützen?
Gibt es etwas, dass Sie motivieren würde, sehr lange Mitarbeiter unseres Unternehmens zu bleiben?
Welche Frage soll ich Ihnen beim nächsten Gespräch wieder stellen, um Entwicklungen abzugleichen?

Unzulässige Fragen für das Mitarbeitergespräch: Das sollten Sie vermeiden!

Als Arbeitgeber hat man natürlich ein Interesse an dem Wohlergehen seiner Mitarbeiter. Dennoch gibt es Fragen, die bei einem Personalgespräch unzulässig sind und daher definitiv nicht gefragt werden sollten. Dazu gehören beispielsweise folgende:

Wie sieht es mit Ihrer Familienplanung aus?
Sind sie schwanger?
Wie erklären Sie Ihre mehrwöchige Krankheit im letzten Jahr?
Haben Sie aktuell einen Partner?
Wann waren Sie das letzte Mal bei der Gesundheitsvorsorge?

Bei all diesen Fragen fällt auf, dass sie das Privatleben des Mitarbeiters betreffen. Private Fragen sind bei dem Personalgespräch tabu – als Arbeitgeber sollte man diese Fettnäpfchen auf jeden Fall vermeiden. Das Gespräch dient einem rein „akademischen Zweck“ zur Beurteilung der Ist- und Soll-Situation des Arbeitsverhältnisses. Fragen zur Gesundheit, dem Privatleben, Ansichten, der Religion oder anderen privaten Anliegen sind demnach unzulässig in einem Mitarbeitergespräch. Als Mitarbeiter sollte man auf jeden Fall die Ruhe bewahren, wenn eine unzulässige Frage gestellt wurde. Danach empfiehlt es sich, den Fehler anzusprechen, dabei aber sachlich und freundlich zu bleiben.

Welche Fragen könnten dem Chef im Mitarbeitergespräch gestellt werden?

Es ist klar, dass es sich bei einem Personalgespräch nicht um ein Verhör handelt. Als Vorgesetzter sollte man daher auch dem Mitarbeiter die Chance geben, Fragen zu stellen. Nur so lassen sich sämtliche Potenziale erkennen und anschließend auch nutzen. Das Feedback gilt nämlich für beide Seiten. Der Chef muss sich mitunter auf folgende Fragen einstellen:

Welche Verbesserungen konnten durch meine Arbeit erzielt werden?
Worin kann ich mich noch verbessern?
Gibt es einen roten Faden in meiner Entwicklung?
Wie können Sie mich bei der Erreichung meiner Ziele unterstützen?

Fazit: Erkenntnisse aus dem Personalgespräch nutzen

Ein Mitarbeitergespräch sollte so objektiv wie möglich geführt werden. Nur so lassen sich Erkenntnisse für ein erfolgreiches Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis daraus ziehen und auch nachhaltig umsetzen. In den Wochen danach sollte überprüft werden, ob besprochene Ziele verfolgt und Absprachen eingehalten werden. Das heißt auch, dass die Wünsche, die an den Arbeitgeber herangetragen wurden, umgesetzt werden sollten. Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit hängen eng miteinander zusammen. Doch müssen Arbeitnehmer sich verstanden fühlen, um besprochene Ziele langfristig zu verfolgen.

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