Vom Benefit-Paket über Organigramme bis hin zum Recruiting und Gehaltsfragen: Die Personalabteilung ist in sämtliche Personalangelegenheiten involviert und somit maßgeblich am Erfolg des Unternehmens beteiligt. Aber wie geht ein Betrieb sicher, dass in der Personalabteilung alles so läuft wie es sein sollte? Wie finden Verbesserungen ihren Weg in den Bereich Human Resources? Dazu ist es von Zeit zu Zeit nötig, den Status-Quo zu hinterfragen – das gelingt mit einem HR-Audit.

Was ist ein HR-Audit?

Ein HR-Audit ist eine objektive Untersuchung der Personalabteilung, -prozesse und -aufgaben eines Unternehmens. Das Ziel ist es, Optimierungsmaßnahmen offenzulegen und Herausforderungen zu identifizieren, um sich zu verbessern. Dies kann extern durch eine Unternehmensberatung oder intern durch das Management und die HR-Abteilung selbst erfolgen.

Ein Audit der Personalabteilung – wie gelingt das?

Die Herangehensweise an die anstehende Evaluierung sollte etwa mithilfe einer Audit-Checkliste für die Personalabteilung starten. Darin können wichtige Fragen, Vorgehensweisen und Untersuchungsziele festgehalten werden. Ebenfalls entsteht durch die Erstellung eines Fragenkatalogs für ein (internes) HR-Audit die Möglichkeit, sich auch in den Folgejahren an dieser Herangehensweise zu orientieren. Damit wird eine gleichbleibende Qualität der Untersuchung gewährleistet.

Viele Personalberatungsunternehmen teilen die Vorgehensweise dabei in drei grobe Phasen ein: Bestandsaufnahme, Analyse und Bericht. Diese wiederum untersuchen verschiedene Kriterien, um schlussendlich zu klaren Ergebnissen zu kommen. Pravin Durai, Professor am Joseph’s College in Indien, hat verschiedene Kriterien in seinem Buch Human Resource Management benannt. Wichtige Faktoren für den HR-Audit sind für ihn etwa die folgenden:

Eine Untersuchung der Effizienz der Personalabteilung hinsichtlich der Einführung wichtiger Prozesse und Regelungen in der Organisation
Die Feststellung, ob HR-Prozesse entsprechend der Unternehmens- und rechtlichen Richtlinien ablaufen (dazu gehören etwa auch tarifvertragliche Regelungen, Vorschriften zum betrieblichen Gesundheitsmanagement und vieles mehr)
Die Aufdeckung von Einsparungspotenzialen innerhalb des Unternehmens
Die Schaffung von Verantwortlichkeiten im Unternehmen – auch im Hinblick darauf, einen HR-Audit in regelmäßigen Abständen durchzuführen
Eine offene Kommunikation mit den Mitarbeitenden über den Status-Quo, die Performance des Unternehmens und nötige Verbesserungen

Bei einem HR-Audit kann eine Checkliste in der Personalabteilung dabei helfen, um die Aufgaben zu überblicken. Bild © Pexels.com

HR-Audit – Phase 1

Während der Bestandsaufnahme wird der Ist-Zustand anhand der vorher definierten Kriterien oder der Audit-Checkliste für die Personalabteilung kritisch untersucht. Hier geht es darum, sämtliche Informationen zu sammeln und aufzuzeigen. Diese können etwa anhand eines Fragenkatalogs aufgeführt werden oder auch mithilfe von Auswertungen durch HR-Kennzahlen der im Unternehmen eingesetzten Software.

HR-Audit – Phase 2

Danach folgt eine umfassende Analyse sämtlicher zusammengetragener Informationen – die Kennzahlen müssen dabei ausgewertet werden, um Schlussfolgerungen herzuleiten und Optimierungspläne aufzustellen. Bestehende Prozesse, Verfahren, Richtlinien und alles weitere müssen dabei auf den Prüfstand gestellt werden.

HR-Audit – Phase 3

Zu guter Letzt wird ein ausführlicher Bericht erstellt, welcher die Erkenntnisse zusammenfasst: Darauf basierend kann das Management oder das Personalberatungsunternehmen Handlungsempfehlungen formulieren und umsetzen. Diese lassen sich dann für die (Neu)ausrichtung des Organisationsdesigns im Unternehmen heranziehen.

Welche Bereiche werden bei einem Audit der Personalabteilung untersucht?

Folgende Fragen können dabei helfen, den HR-Audit so umfassend wie möglich durchzuführen. Denn dabei werden alle Bereiche, die Personalbelange betreffen, untersucht – vom Recruiting über das Onboarding bis hin zur Mitarbeiterentwicklung.

Werden Best Practices genutzt? – Es ist wahrscheinlich, dass es andere Unternehmen oder Vorreiter gibt, die eine bessere Performance in ihren Personalabteilungen verzeichnen. Hier ist es hilfreich, sich auf Best Practices zu verlassen und diese ggf. im Betrieb einzuführen. So können HR-Verantwortliche sichergehen, dass alle wichtigen Maßnahmen verfolgt werden.
Wie ist die Regelbefolgung? – Es sollte hinterfragt werden, ob wichtige Regelungen und Vorschriften im Personalbereich eingehalten werden. Das kann etwa die Arbeitszeiten betreffen, aber auch oftmals vergessene Belange wie die Löschfrist von Bewerbungsunterlagen.
Ist das Unternehmen wettbewerbsfähig? – Im HR-Bereich bezieht sich diese Frage insbesondere auf Mitarbeiterbenefits, leistungsgerechte Löhne und andere motivations- und leistungsfördernde Kompensationen für die Belegschaft. Eine umfassende Wettbewerbsanalyse ist daher unerlässlich.
Wie ist die Performance der Führungskräfte? – Feedback ist keine Einbahnstraße. Mitarbeitergespräche sind wichtig und führen zur stetigen Verbesserung der Skills der Fachkräfte. Doch auch die Führungskräfte und das Management sollten in regelmäßigen Abständen evaluiert werden. High-Performer bei den Führungskräften können positive Auswirkungen auf die Belegschaft haben.

Workforce Management Tools unterstützen beim HR-Audit

Eine Workforce Management Lösung kann bei einem Audit der Personalabteilung unterstützen. Denn sie kann etwa wichtige Kennzahlen aus dem Bereich Human Resources liefern, die zur Analyse herangezogen werden können. Wie sieht es mit dem Abwesenheitsmanagement der Belegschaft aus? Sind Fachkräfte häufig krank? Wie hoch ist die Erfüllungsquote der Wünsche bei der Personaleinsatzplanung? Wie ist die Fluktuation im Betrieb? Diese und weitere Fragen gilt es zu beantworten, um klare Handlungsempfehlungen aufzustellen. Tools aus dem Workforce Management bieten sich hier an. Eine Zeiterfassung mit Software, Personaleinsatzplanung oder -bedarfsermittlung zeichnen täglich eine Vielzahl an Daten auf, die sich durch HR-Kennzahlen im Rahmen von Business Analytics auswerten lassen. Dadurch fällt die Analyse aus Schritt zwei im HR-Audit um einiges leichter und zuverlässiger aus.

Vertrauen Sie bei Ihrem nächsten HR-Audit auf klare Fakten. New Work sollte nicht länger auf Ihr Unternehmen warten – jetzt ist der richtige Zeitpunkt, den Weg in Richtung digitale Transformation zu gehen. Unsere IT-Expert*innen beraten Sie gerne bei einem unverbindlichen Gespräch.