Dienstplangestaltung in der Pflege – Flexible Planung für zufriedene Mitarbeiter

Was ist ein Pflege-Dienstplan?

Der Dienstplan ist ein wichtiges Tool zur Personaleinsatzplanung. Er kommt bei Pflege-Dienstleistern zum Einsatz und bildet dort sowohl den Personalbedarf als auch den konkreten Personaleinsatz ab. Ziel einer guten Dienstplanung ist es, die verfügbaren Mitarbeiter anhand ihrer Qualifikationen und der Bedürfnisse der zu pflegenden Personen so effizient wie möglich einzusetzen.

Ein Pflege Dienstplan wird folglich von solchen Institutionen als Instrument genutzt, die pflegerische Aufgaben übernehmen bzw. entsprechende Leistungen im Pflegebereich anbieten. Denn gerade in der Gesundheitsbranche ist eine zuverlässige Dienstplanung von enormer Wichtigkeit für alle Beteiligten – vom Mitarbeiter bis zum Patienten.

Dienstpläne in der Pflege sind besonders in folgenden Einrichtungen und Bereichen gängig: 

• Pflegeheime
• Altenheime
• Krankenhäuser 
• Fachkliniken
• Gesundheitszentren
• Ambulante Pflegedienste
• Krankenpflege / Altenpflege zu Hause

Um eine bestmögliche Abdeckung der Bedarfe der pflegebedürftigen Personen gewährleisten zu können, erfolgt die Dienstplanung in der Pflege typischerweise nach einem Schichtmodell. Die Arbeitszeiten des Pflegepersonals sind dabei in Tag- und Nachtschichten unterteilt, vielfach findet noch eine feinere Unterteilung in Früh- und Spätschichten statt.

Dienstplan in der Pflege – Anforderungen an Inhalte

Bei der Dienstplangestaltung in der Pflege sind einige inhaltliche Vorgaben zu beachten. Zum Teil handelt es sich dabei um gesetzlich verpflichtende Angaben. Auf einem gut strukturierten Dienstplan sollten daher in jedem Fall die folgenden Punkte klar aufgeführt sein:

• Gültigkeitszeitraum
• Erstellungsdatum des Plans
• Gültigkeitsbereich (Station / Abteilung)
• Vor- und Nachname der Mitarbeiter
• Berufsbezeichnung / Qualifikation der Mitarbeiter
• Soll-Arbeitszeit / Soll-Stunden (laut Vertrag)
• Soll-Dienst (verplante Zeit laut Dienstplan)
• Ist-Dienst (tatsächlich geleistete Dienstzeit)
• Nachweise zu Überstunden / Mehrarbeit / Feiertage
• Sonstige Dienste bzw. Abweichungen vom Plan
• Unterschrift des Planungsverantwortlichen
• Unterschrift des Mitarbeiters

Ähnlich wie bei einem Dienstplan im Krankenhaus können sich Dienstpläne auch in Pflegeeinrichtungen in einzelnen Details unterscheiden. Um planerisch auf der sicheren Seite zu sein, ist es jedoch wichtig, diese Angaben in jedem Dienstplan-Dokument zu berücksichtigen. Dies muss unter manuellem Aufwand aktualisiert werden, wenn keine Planungssoftware zum Einsatz kommt.

Dienstplan in der Pflege – Rechtliche Grundlagen im Überblick

Um sowohl die Versorgung pflegebedürftiger Menschen als auch gesunde Arbeitsbedingungen für Pflegekräfte sicherzustellen, gelten für Dienstpläne in der Pflege zahlreiche gesetzliche Bestimmungen. Die wichtigsten Regelungen haben wir hier einmal zusammengestellt.

Wer darf in der Pflege Dienstpläne schreiben? – Zuständigkeiten

Der Arbeitgeber ist im Rahmen seiner Weisungsbefugnis berechtigt, einen Dienstplan zu erstellen. Es ist je nach Einrichtung aber durchaus üblich, dass die Dienstplangestaltung in der Pflege etwa an die zuständige Stations- bzw. Pflegeleitung delegiert wird. Dies ist vielfach sinnvoll, da Planungsverantwortliche in diesen Positionen häufig noch einmal eine differenziertere Sicht auf die Personalbedarfsplanung haben. 

Wann müssen Dienstpläne fertig sein? – Vorlauf und Veröffentlichung

Es ist aus offensichtlichen Gründen sinnvoll, Pflegekräften ausreichend Zeit zu geben, ihre anstehenden Schichten zu planen und sich darauf einzustellen. Obwohl es aus rechtlicher Sicht keinen fixen Zeitpunkt gibt, zu dem ein fertiger Dienstplan in der Pflege vorliegen muss, lässt sich aus § 12 Abs. 2 Teilzeit- und Befristungsgesetz ableiten, dass die betroffenen Pflegekräfte mindestens vier Tage vor Gültigkeit des Dienstplans informiert werden sollten.

Welche Rolle hat ein Betriebsrat bei der Dienstplanung? – Mitbestimmung

Verfügt ein Unternehmen über einen Betriebsrat, kann dieser gemäß § 87 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz in gewissem Rahmen über Arbeitszeiten und auch über die Gestaltung eines Pflege-Dienstplans mitbestimmen. Als Vertretung der Arbeitnehmer übt er sein Mitbestimmungsrecht aus, verhandelt über eventuelle Anpassungen und muss einem Dienstplan zustimmen, bevor dieser in Kraft treten kann.

Ab wann gilt ein Dienstplan in der Pflege? – Verbindlichkeit

Liegt ein Dienstplan vor, dem der Betriebsrat (soweit vorhanden) zugestimmt hat, sind die darin festgelegten Arbeitszeiten für den Gültigkeitszeitraum des Plans für sämtliche Mitarbeiter verbindlich. Urlaube sind für den Arbeitgeber unantastbar, liegt jedoch etwa ein akuter Personalmangel vor, können Pflegekräfte während eines Freizeitausgleichs zur Arbeit beordert werden.

Dienstplangestaltung in der Pflege – Rechtliche Vorgaben zu Arbeitszeiten

In Bezug auf die Arbeitszeiten von Pflegekräften gibt es im Rahmen einer Schichtplanung viele Details zu berücksichtigen. Planungsverantwortliche müssen etwa folgende Punkte beachten:

• Höchstarbeitszeiten: Laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt für Arbeitnehmer eine tägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden. Unter bestimmten Umständen sind jedoch auch Schichten von bis zu zehn Stunden arbeitsrechtlich zulässig.
• Ruhepausen: Bei einer täglichen Arbeitszeit von mindestens sechs und maximal neun Stunden haben reguläre Arbeitnehmer wie Pflegekräfte Anrecht auf eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten. Sieht der Dienstplan in der Pflege eine Schicht von mehr als neun Stunden vor, steht Arbeitnehmern eine Ruhepause von mindestens 45 Minuten zu. Eine Pause ist spätestens nach sechs Stunden Arbeitszeit zu nehmen, jede einzelne Pause muss dabei mindestens 15 Minuten dauern.
• Ruhezeiten: Zwischen einzelnen Schichtdiensten haben Arbeitnehmer im Regelfall ein Anrecht auf eine elfstündige Ruhezeit gemäß § 5 ArbZG. In Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen und artverwandten Bereichen kann diese Ruhezeit um bis zu eine Stunde verkürzt werden. Bei Rufbereitschaft in der Pflege kann die Dauer der Ruhezeit um bis zu 50 % gekürzt werden. Innerhalb eines Monats müssen gekürzte Ruhezeiten ausgeglichen werden.
• Sonderschichten (Feiertage / Wochenende): Bei der Dienstplanung in der Pflege sollten je Pflegekraft mindestens zwei freie Wochenenden pro Monat und 15 freie Sonntage pro Jahr eingeplant werden. Im Alltag ist es jedoch häufig so, dass gerade diese Regelungen in der Pflege nur selten wie vorgesehen eingehalten werden. Wird Mehrarbeit von Pflegekräften geleistet, muss diese innerhalb von 14 Tagen ausgeglichen werden. 

Im Arbeitszeitgesetz sind darüber hinaus weitere Bestimmungen für Nachtschichten definiert. Ebenso gelten natürlich auch im Pflegebereich strenge Vorgaben zum Jugend- und Mutterschutz. Eine gelungene Personaleinsatzplanung in der Pflege muss dabei all diese Aspekte unter einen Hut bringen.

Tipps & Tricks für Planung & Gestaltung des Dienstplans

Gesetzliche Regelungen sind lediglich die eine Seite der Medaille – nur weil etwa eine Anpassung im Dienstplan rechtlich zulässig ist, kann sie trotzdem schädlich für das Betriebsklima sein. Um sowohl den Bedürfnissen der Pflegebedürftigen als auch der Mitarbeiterzufriedenheit  gerecht zu werden, sollten bei der Dienstplanung im Pflegebereich folgende Punkte beachtet werden:

• Viel Vorlaufzeit: Mitarbeiter im Schichtdienst schätzen Planbarkeit – je eher sie wissen, wann sie in welchem Umfang eingesetzt werden, desto besser können sie ihren Alltag in den nächsten Wochen oder sogar Monaten darauf abstimmen. Im besten Fall können sich Mitarbeiter darauf verlassen, dass ihr Pflege-Dienstplan frühzeitig vorliegt und verbindlich ist. Dies gilt insbesondere für Sonderschichten.
• Abwesenheiten einplanen: Fest geplante Abwesenheiten von Mitarbeitern, etwa durch Urlaub oder Fortbildungen, sollten bereits von Beginn an im Schichtplan berücksichtigt werden. Dabei ist besonders darauf zu achten, dass sich nicht z.B. viele Urlaube in bestimmten Monaten häufen und dadurch ein potenzieller Personalengpass entsteht.
• Schichten gut besetzen: Die Schichtplangestaltung in Pflegeeinrichtungen muss darauf ausgelegt sein, einzelne spontane Ausfälle auffangen zu können, ohne dass die Versorgungssicherheit der Pflegebedürftigen dadurch gefährdet wird. Ein gewisser Personal-Puffer je Schicht ist daher sinnvoll, häufige Schichtwechsel bei Pflegekräften sind jedoch zu vermeiden. Ober- und Untergrenzen sollten hier definiert werden.
• Wünsche berücksichtigen: Im Erstellungsprozess des Dienstplans sollten, wo immer es möglich ist, die individuellen Wünsche der Pflegekräfte berücksichtigt werden. Je mehr Einfluss Mitarbeiter auf ihren Dienst- oder Schichtplan nehmen können, desto eher sind sie mit dem Endergebnis zufrieden. Eine auf diese Art zusammengestellte Planung motiviert und stößt insgesamt auf mehr Akzeptanz.
• Spielräume schaffen: Idealerweise ist ein Schichtplan nach der Aushängung nicht in Stein gemeißelt – für eine gute Work-Life-Balance und bei unvorhergesehenen Ereignissen sollten Pflegekräfte die Möglichkeit haben, Schichten untereinander zu tauschen. 
• Sichere Bereitstellung: Pflegepersonal sollte immer auf eine aktuelle Version des Schichtplans zugreifen können. Konventionelle Aushänge in den Einrichtungen sind – auch unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten – allerdings nicht immer eine Option. Eine einfache, sichere und komfortable Alternative ist die softwarebasierte Dienstplanung im Pflegebereich samt passender Bereitstellung.

Dienstplangestaltung in der Pflege – Mit Software von GFOS

Für Planungsverantwortliche ist es eine Mammutaufgabe, bei der Gestaltung eines Dienstplans für sämtliche Pflegekräfte alle rechtlichen Vorgaben, individuelle Präferenzen sowie eventuelle Zusatzvereinbarungen zu berücksichtigen. Planungsfehler sind hier nahezu vorprogrammiert, ebenso wie die daraus resultierende Unzufriedenheit von Mitarbeitern. Durch den Einsatz geeigneter Software zur Dienstplangestaltung in der Pflege lassen sich diese Szenarien effektiv vermeiden – GFOS unterstützt hierbei als einer der Marktführer mit über 35 Jahren Erfahrung und hocheffizienten Softwarelösungen.

Unsere Software zur Personaleinsatzplanung und -bedarfsermittlung ist unter anderem an eine Zeiterfassungssoftware gekoppelt und kann daher An- und Abwesenheiten sowie Verfügbarkeiten automatisch abgleichen. Über ein intuitives Abwesenheitsmanagement haben Verantwortliche immer alle Urlaube und andere wichtige Planungsfaktoren im Blick. 

Mit einem integrierten Schichttausch-System bzw. einem Wunschbuch zu Schichten können individuelle Wünsche der Pflegekräfte direkt in den Planungsprozess eingebunden werden. Darüber hinaus kalkuliert die Software sämtliche tariflichen, betrieblichen und gesetzlichen Vorschriften ein.

Das Planungsprogramm stellt sicher, dass jederzeit der Bedarf gedeckt wird und Personen mit entsprechenden Qualifikationen zur Verfügung stehen. Angaben zu Kompetenzen der Mitarbeiter lassen sich einfach über ein integriertes Skill-Management-System verwalten. Durch softwareseitige Forecasts lassen sich qualifizierte Voraussagen treffen, in welchen Schichten welcher Personalbedarf zu decken ist. Dadurch lassen sich teure Ineffizienzen durch fehlendes Personal sowie eine kostspielige Überdeckung an Personalressourcen vermeiden. 

Mit der GFOS-Software gelingt die Flexibilisierung von Arbeitszeiten selbst in einem herausfordernden Umfeld wie der Pflege. Beteiligen Sie Pflegepersonal an der Erstellung von Dienstplänen, holen Sie Feedback direkt über die App ein und halten Sie die Zufriedenheit Ihrer Belegschaft damit hoch. Möchten Sie mehr dazu erfahren? Lassen Sie sich von uns beraten.