Dienstplan im Krankenhaus – Leitlinien und Beispiele

Seit vielen Jahren herrscht im Gesundheitswesen – besonders im Bereich der Pflege – ein erheblicher Mangel an Fachkräften. Daher gilt es, das bestehende Fachpersonal bestmöglich einzusetzen. Die Herausforderungen, die die Schichtarbeit im Krankenhaus mit sich bringt, erschweren diese Aufgabe jedoch häufig.

Der aktuelle Konsens in der Forschung ist, dass Schichtarbeit sich auf lange Sicht negativ auf die Gesundheit von Arbeitskräften auswirken kann. Dies liege sowohl an der Arbeitsweise gegen die „innere Uhr“ als auch an der Tatsache, dass die Schichtarbeit nicht im Einklang mit den „vorherrschenden sozialen Rhythmen“ unserer „Abend- und Wochenend-Gesellschaft“ stehe, wie es die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) auf ihrer Webseite beschreibt.

Planungsverantwortliche stehen also vor der Herausforderung, die volle Bereitschaft der jeweiligen Stationen rund um die Uhr sicherstellen zu müssen, ohne dabei die dringend benötigten Mitarbeiter im Schichtdienst zu verschleißen. Die Dienstplanung mithilfe digitaler Tools kann hier eine wertvolle Unterstützung darstellen – von der Zeiterfassung zur korrekten Einhaltung von Arbeitszeiten nach gesetzlichen Vorgaben bis zur ganzheitlichen und bedarfsgerechten Personaleinsatzplanung im Krankenhaus.

Der Krankenhaus-Dienstplan – Erfolgsfaktoren in der Planung

Ein Dienstplan für Krankenhaus-Mitarbeiter muss sich auch an den Bedürfnissen der Belegschaft orientieren – nicht nur im Interesse ihrer Gesundheit.  Wer hat wichtige Wochenend- oder Arzttermine? Wer hat Kinder und muss diese betreuen? Eine smarte Schicht- und Dienstplanung sollte die folgenden Kriterien erfüllen:

• Flexible Gestaltung: Eine gelungene Personaleinsatzplanung im Krankenhaus sollte bei Bedarf leicht anpassbar sein. Müssen Mitarbeiter kurzfristig sehr dringende Termine wahrnehmen oder fallen sie aus, so muss es möglich sein, Kapazitäten schnell umzuschichten und etwa auch einen reibungslosen Wechsel zwischen Früh-, Spät- und Nachtschichten durchzuführen.
• Fokus auf Präferenzen: Bevorzugen Mitarbeiter spezifische Schichten, sollten sie diese nach Möglichkeit auch wahrnehmen können. Individuelle Sonderregelungen – sofern vorhanden – sollten ebenfalls berücksichtigt werden. Je besser Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten im Schichtdienst an ihren persönlichen Wünschen und Erfordernissen ausrichten können, desto zufriedener werden sie mit ihrer Arbeit sein.
• Aktive Kommunikation: Mitarbeiter sollten nie das Gefühl erhalten, dass sie von Änderungen im Dienstplan überrumpelt oder vermeintlich willkürlich eingeplant werden. Anpassungen am Schichtplan im Krankenhaus sollten frühestmöglich kommuniziert sowie im besten Falle abgestimmt und begründet werden. Transparente Prozesse stärken das Vertrauen der Mitarbeiter in die Planung insgesamt.

Solche und weitere Faktoren müssen in die Erstellung eines Krankenhaus-Dienstplans einfließen, um für eine ausgewogene Work-Life-Balance und somit für zufriedene Mitarbeiter zu sorgen. Denn wie eine Studie zur Zufriedenheit von Pflegekräften des Bundesministeriums für Gesundheit 2023 feststellte, wünschen sich viele Fachkräfte in der Branche neben Geld vor allem eine verlässliche Dienstplanung, also mehr Planbarkeit. Moderne Software zur Personaleinsatzplanung kann an dieser Stelle sehr gezielt unterstützen.

Der Dienstplan fürs Krankenhaus – Vorteile guter Planung

Eine nachvollziehbare und übersichtliche Schichtplanung erfüllt gleich mehrere wichtige Funktionen. Dabei kommt eine klare Struktur sowohl den Mitarbeitern als auch Patienten zugute. 

• Bessere Versorgungsqualität: Wird ein Schichtplan im Krankenhaus konsequent eingeführt und gepflegt, kann sichergestellt werden, dass auf jeder Station zu jeder Zeit ausreichend qualifizierte Pflegekräfte zur Versorgung zur Stelle sind. Damit ergeben sich auch in Zeiten mit erhöhtem Krankenstand keine Szenarien, in denen eine Unterversorgung der Patienten eintreten könnte.
• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: Je besser Mitarbeiter nachvollziehen können, wie sich ihre Dienstzeiten zusammensetzen, und je mehr Mitspracherechte sie bei der Ausgestaltung einzelner Schichten haben, desto eher wird der jeweilige Dienstplan als fair akzeptiert. Dies steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und senkt das Risiko, qualifizierte Pflegekräfte an andere medizinische Bereiche / Stationen zu „verlieren“.
• Mehr Effizienz in der Planung: Durch die Pflege eines gut ausgestalteten Schichtplans lässt sich sicherstellen, dass die zuständigen Pflegekräfte pünktlich vor Ort sind und ebenso pünktlich ihre Schichten beenden. So müssen Mitarbeiter nicht plötzlich für unangekündigte Ausfälle eine Überstunde dranhängen – das Personal kann besser planen, konzentriert seine Arbeit leisten und alle gesetzlichen Arbeitsvorgaben einhalten.
• Geringere Kosten im Alltag: Je zuverlässiger die eigene Personalplanung den tatsächlichen Bedarf abbilden kann, desto geringer ist der Bedarf an Redundanzen im Personalbereich. So lässt sich für jede Schicht das passende Personal einplanen, ohne größere „Puffer“ für eventuelle Ausfälle in Bereitschaft zu halten. So lässt sich klüger planen und es wird am Aufwand statt am Personal gespart.

Wichtig: Einen physischen Schichtplan im Krankenhaus auszuhängen, ist die eine Sache. Einen digitalen Dienstplan zu erstellen, der alle Abhängigkeiten und organisatorischen Prozesse berücksichtigt, ist eine ganz andere. Tools, mit deren Hilfe sich lediglich übersichtliche und optisch ansprechende Dienstpläne gestalten lassen, sind kein Ersatz für eine vollwertige Software, die von der Zeiterfassung im Schichtdienst bis zur Berücksichtigung aller tarifrechtlichen Vorgaben alle Funktionen in einem Gesamtpaket abbilden kann.

Dienstplan im Krankenhaus – Beispiel-Vorlage zur Umsetzung

Ein Krankenhaus-Dienstplan muss darüber hinaus immer auch einige administrative Details berücksichtigen. Dazu zählen allgemeine Dinge wie etwa die maximale Arbeitszeit, Ruhezeiten und Pausenregelungen. Ebenso müssen aber auch Vorgaben zur Gleichbehandlung von Teilzeit- und Vollzeitkräften sowie eventuelle Qualifikationsanforderungen für die Patientenversorgung abgebildet werden. 

Eine gute Schichtplan-Vorlage ist nicht kompliziert – dennoch sollte man sich die Zeit nehmen, sie einmal so anzulegen, dass sie zukünftig mit geringem Aufwand gepflegt werden kann. Nutzen Sie gerne unsere Schichtplan-Vorlage fürs Krankenhaus und andere Schichtdienste, um direkt darauf aufbauen zu können.

Gerade dort, wo je nach Arbeitssituation und Mitarbeiterpool komplexe Abhängigkeiten entstehen, ist der Einsatz dedizierter Tools zur Personaleinsatzplanung häufig sehr sinnvoll. Doch nur einzelne Lösungen nutzen heute schon die Möglichkeiten künstlicher Intelligenz in der Personaleinsatzplanung, um Abläufe weiter zu straffen und zu optimieren. Sie interessieren sich für eine KI-basierte Personaleinsatzplanung ? Lassen Sie sich gerne bei GFOS beraten.

Der digitale Dienstplan im Krankenhaus – Intelligente Schichtarbeit leicht gemacht

Die Dienstplanung mittels Papier und Stift kann mit den komplexen Anforderungen des modernen Arbeitsalltags nicht mehr Schritt halten. Sie wird inzwischen mehr und mehr durch digitale Lösungen zur Schichtplanung im Krankenhaus und in anderen Branchen abgelöst – und das aus gutem Grund. 

Den jeweils aktuellen Dienstplan fürs Krankenhaus digital erstellen und den Mitarbeitern bereitstellen zu können, bietet Planungsverantwortlichen völlig neue Freiheiten und wichtige Unterstützung bei alltäglichen Aufgaben. So ergeben sich etwa in folgenden Bereichen ganz neue Möglichkeiten:

• Entlastung der Beteiligten: Durch digitale Lösungen erhalten Planungsverantwortliche schneller und präziser als zuvor einen Überblick über Kapazitäten und Verfügbarkeiten, die anschließend in der Dienstplanung berücksichtigt werden können. Dies erleichtert die Planung und erhöht dabei die Effizienz des Planungsprozesses. Neben den Alltagsszenarien ist entsprechende Planungssoftware eine enorme Hilfe, wenn es darum geht, exakte Krankenhaus-Dienstpläne für Krisensituationen anzulegen.
• Einbindung der Pflegekräfte: Smarte Tools ermöglichen die Einbindung von Pflegefachkräften via App, etwa mithilfe einer Diensttauschbörse. So können Mitarbeiter Schichten untereinander tauschen, haben mehr Einfluss auf ihre Arbeitszeiten und wirken so aktiv am Krankenhaus-Dienstplan mit. Solche Möglichkeiten der Partizipation verhindern, dass sich Mitarbeiter übergangen fühlen, stärken das Wir-Gefühl, ermöglichen die faire Verteilung von Schichten und helfen dabei, Überstunden zu vermeiden.
• Prognosen zum Personalbedarf: Anhand datenbasierter Forecastings können Tools zur Personalbedarfsplanung im Krankenhaus ermitteln, wie hoch etwa in bestimmten Zeiträumen das voraussichtliche Patientenaufkommen ausfällt, welche Bettenkapazitäten verfügbar sein werden und welche Mitarbeiter entsprechend geplanter Abwesenheiten, möglicher Krankheitsausfälle und tariflicher, gesetzlicher oder betrieblicher Regelungen wohl in die Planung mit einfließen können.
• Berücksichtigung von Qualifikationen: Für eine optimale Betreuung von Patienten müssen, je nach Situation, bestimmte Qualifikationen auf Seiten der Pflegekräfte vorhanden sein. Damit dies zu jeder Zeit sichergestellt ist, können etwa mithilfe einer Skill-Management-Software sämtliche Kompetenzen von Mitarbeitern im gesamten Unternehmen bzw. in der Einrichtung erfasst werden. Dies erlaubt es Planungsverantwortlichen, die Kompetenzen von Einzelpersonen bei der Schichtplanung gezielt einzubeziehen.
• Automatisierung der Planung: Auf Basis der im System vorhandenen Daten können intelligente Tools Schichtpläne komplett automatisiert erstellen und dabei bereits alle wichtigen Vorgaben (Tarife, Lohnmodelle, Sonderregelungen) berücksichtigen. An automatisch erstellten Dienstplänen können Planungsverantwortliche später bei Bedarf auch noch manuelle Änderungen vornehmen. Dies spart viel Aufwand bei der Erstellung und lässt gleichzeitig genug Spielräum für spontane Änderungen.

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Mit den Software-Lösungen von GFOS steht Arbeitgebern, die Schichtdienst-Modelle nutzen, ein zuverlässiges Tool für unterschiedlichste Anforderungen zur Verfügung. Vom Dienstplan im Krankenhaus bis zum Einsatz in anderen Branchen bietet GFOS eine vollwertige Lösung, die sicherstellt, dass zu jeder Schicht motivierte und zufriedene Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen zur Verfügung stehen.