Häufig gestellte Fragen zum gfos.SmartTimeManager

Nachdem Sie sich im gfos.SmartTimeManager eingeloggt haben, können Sie direkt loslegen. Wir empfehlen Ihnen, zunächst Ihre Belegschaft zu hinterlegen, sodass Ihre Mitarbeiter direkt mittesten können. Hinterlegen Sie außerdem gerne Ihre Abteilungen und Teams und ordnen diese Ihren Mitarbeitern zu. Sollten Sie die Projektzeiterfassung des gfos.SmartTimeManagers erworben haben, so können Sie im Programm „Projekte“ außerdem direkt Ihre aktuellen Projekte und Tätigkeiten anlegen.

Die Einrichtung der gfos.SmartTimeManager App ist ganz einfach und in wenigen Schritten abgeschlosen. So starten Sie in 3 einfachen Schritten mit unserer gfos.SmartTimeManager App:

1. Laden Sie im Apple App Store oder im Google Play Store unsere gfos.SmartTimeManager App herunter.
2. Öffnen Sie die gfos.SmartTimeManager App und loggen Sie sich mit Ihren SmartTimeManager-Benutzerdaten ein. Alternativ bekommen Sie hier auch die Option zur Registrierung einer Testphase.
3. Bei erfolgreichem Login wird Ihre Konfiguration automatisch geladen und Sie landen direkt im Dashboard der gfos.SmartTimeManager App.

Nun können Sie loslegen und auch unterwegs Ihre Zeiten buchen. Viel Spaß!

Ihre Mitarbeiter müssen sich nicht zwingend für die Pausen ausstempeln. Im gfos.SmartTimeManager sind die gesetzlich bestimmten Pausen bereits hinterlegt (nach mindestens 6 Stunden Arbeitszeit eine halbe Stunde Pause, nach mind. 9 Stunden Arbeitszeit eine dreiviertel Stunde Pause). Das heißt, dass unser System die entsprechende Pause (oder die Differenz, falls bereits eine Pause gestempelt wurde) automatisch abzieht.

Beispiel 1 / Stempelung: 08:00 Uhr – 16:30 Uhr
» Eine halbe Stunde Pause wird automatisch abgezogen

Beispiel 2 / Stempelung: 08:00 Uhr – 11:50 Uhr sowie 12:00 Uhr – 16:30 Uhr
» Da der Mitarbeiter sich um 11:50 Uhr bereits für 10 Minuten ausgestempelt hat, zieht der gfos.SmartTimeManager automatisch nur noch die fehlenden 20 Minuten Pause für den Tag ab.
 

Der gfos.SmartTimeManager bewertet die Arbeitszeiten automatisch von montags bis freitags mit einer täglichen Sollzeit von 8 Stunden pro Tag. Sie haben aber natürlich die Möglichkeit, für Ihr Unternehmen individuelle Arbeitszeitmodelle zu definieren. Gehen Sie hierfür in das Programm „Arbeitszeitmodell“. Hier können Sie bestimmen, an welchen Wochentagen der Mitarbeiter jeweils wie viele Stunden arbeiten soll. Im Programm „Mitarbeiter“ haben Sie anschließend die Möglichkeit, eines der definierten Arbeitszeitmodelle den entsprechenden Mitarbeitern zuzuordnen und übersteuern damit die Basiseinstellungen des gfos.SmartTimeManagers.

Sollten Sie neben den Standard-Abwesenheiten noch weitere Abwesenheiten im gfos.SmartTimeManager benötigen, so haben Sie die Möglichkeit, diese anzufragen. Kontaktieren Sie bitte einfach unseren Support unter SmartTimeManager@gfos.com.

Während der Testphase werden Sie Personen mit den Namen „Testperson 1“ und „Testperson 2“ in Ihrem System vorfinden. Diese nehmen selbstverständlich keinen Lizenzplatz ein. Diese Personen dienen Ihnen lediglich zu Testzwecken und werden nach dem Kauf automatisch gelöscht. 

Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht ist es nicht möglich, Mitarbeiter komplett aus dem gfos.SmartTimeManager zu löschen. Sie haben jedoch die Möglichkeit, für Mitarbeiter ein Austrittsdatum einzutragen. Nach dem hinterlegten Datum nimmt die Person dann keinen Lizenzplatz mehr ein und kann keine Buchungen mehr vornehmen. Die alten Daten (in Vergangenheit gestempelte Arbeitszeiten, Abwesenheiten etc.) können Sie trotzdem weiterhin jederzeit nachvollziehen.

Ja! Sie können unseren gfos.SmartTimeManager auch mit Terminals der Datafox GmbH nutzen. Die Terminals werden ganz einfach via https angebunden. Fordern Sie gern ein unverbindliches Angebot an. 

Sie haben die Möglichkeit, das Überstundenkonto und den Urlaubssaldo im gfos.SmartTimeManager manuell anzupassen und somit alte Saldenstände eigenständig zu übertragen. Das automatische Einspielen von alten Daten ist derzeit nicht möglich.

Projekte können gelöscht werden, sofern noch keine Zeiten auf diese gebucht wurden. Wurden bereits Zeiten auf ein Projekt gebucht, so kann das Projekt aus Gründen der Nachverfolgung nicht mehr gelöscht werden. Bereits bebuchte Projekte können jedoch deaktiviert werden, sodass Sie ab dem Folgetag nicht mehr bebucht werden können.

Wenn Sie das Antragswesen nutzen, können Sie eigenständig eine Hierarchie zur Genehmigung aufbauen. Im Programm „Mitarbeiter“ definieren Sie Vorgesetzte, die die Anträge der Mitarbeiter genehmigen müssen, bevor diese verbucht werden.

Auch die Mitarbeiterplanung kann der gfos.SmartTimeManager abbilden. Wenn Sie das Paket „Personaleinsatzplanung“ erworben haben, steht Ihnen im „Teammanager“ die Funktion „Planzeit“ zur Verfügung. Hier können Sie zukünftige Planzeiten pro Mitarbeiter hinterlegen. Ihre Mitarbeiter sehen diese Planzeiten in Ihrem „Dienstplan“ auf dem Dashboard.

Ja, gerne! Klicken Sie dafür im gfos.SmartTimeManager oben rechts auf Ihren Namen und dann auf die Option „Testphase verlängern“. Hierbei verlängert sich Ihre Testphase um 2 Wochen. Diese Funktion steht Ihnen zweimal zur Verfügung. Es fallen keine Kosten an!

Um den gfos.SmartTimeManager zu kaufen, müssen Sie sich einloggen und oben rechts auf Ihren Namen klicken. Wählen Sie nun die Option „Jetzt kaufen“. Hier können Sie nun bestimmen, welche Funktionen Sie erwerben möchten und für wie viele Mitarbeiter Sie das System benötigen. Geben Sie anschließend alle angefragten Informationen und Daten an.

Projekte können gelöscht werden, sofern noch keine Zeiten auf diese gebucht wurden. Wurden bereits Zeiten auf ein Projekt gebucht, so kann das Projekt aus Gründen der Nachverfolgung nicht mehr gelöscht werden. Bereits bebuchte Projekte können jedoch deaktiviert werden, sodass Sie ab dem Folgetag nicht mehr bebucht werden können.