Nachdem Sie sich im gfos.SmartTimeManager eingeloggt haben, können Sie direkt loslegen. Wir empfehlen Ihnen, zunächst Ihre Belegschaft zu hinterlegen, sodass Ihre Mitarbeiter direkt mittesten können. Hinterlegen Sie außerdem gerne Ihre Abteilungen und Teams und ordnen diese Ihren Mitarbeitern zu. Sollten Sie die Projektzeiterfassung des gfos.SmartTimeManagers erworben haben, so können Sie im Programm „Projekte“ außerdem direkt Ihre aktuellen Projekte und Tätigkeiten anlegen.

Ihre Mitarbeiter müssen sich nicht zwingend für die Pausen ausstempeln. Im gfos.SmartTimeManager sind die gesetzlich bestimmten Pausen bereits hinterlegt (nach mindestens 6 Stunden Arbeitszeit eine halbe Stunde Pause, nach mind. 9 Stunden Arbeitszeit eine dreiviertel Stunde Pause). Das heißt, dass unser System die entsprechende Pause (oder die Differenz, falls bereits eine Pause gestempelt wurde) automatisch abzieht.

Beispiel 1 / Stempelung: 08:00 Uhr – 16:30 Uhr
» Eine halbe Stunde Pause wird automatisch abgezogen

Beispiel 2 / Stempelung: 08:00 Uhr – 11:50 Uhr sowie 12:00 Uhr – 16:30 Uhr
» Da der Mitarbeiter sich um 11:50 Uhr bereits für 10 Minuten ausgestempelt hat, zieht der gfos.SmartTimeManager automatisch nur noch die fehlenden 20 Minuten Pause für den Tag ab.
 

Der gfos.SmartTimeManager bewertet die Arbeitszeiten automatisch von montags bis freitags mit einer täglichen Sollzeit von 8 Stunden pro Tag. Sie haben aber natürlich die Möglichkeit, für Ihr Unternehmen individuelle Arbeitszeitmodelle zu definieren. Gehen Sie hierfür in das Programm „Arbeitszeitmodell“. Hier können Sie bestimmen, an welchen Wochentagen der Mitarbeiter jeweils wie viele Stunden arbeiten soll. Im Programm „Mitarbeiter“ haben Sie anschließend die Möglichkeit, eines der definierten Arbeitszeitmodelle den entsprechenden Mitarbeitern zuzuordnen und übersteuern damit die Basiseinstellungen des gfos.SmartTimeManagers.

Sollten Sie neben den Standard-Abwesenheiten noch weitere Abwesenheiten im gfos.SmartTimeManager benötigen, so haben Sie die Möglichkeit, diese anzufragen. Kontaktieren Sie bitte einfach unseren Support unter SmartTimeManager@gfos.com.

Während der Testphase werden Sie Personen mit den Namen „Testperson 1“ und „Testperson 2“ in Ihrem System vorfinden. Diese nehmen selbstverständlich keinen Lizenzplatz ein. Diese Personen dienen Ihnen lediglich zu Testzwecken und werden nach dem Kauf automatisch gelöscht. 

Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht ist es nicht möglich, Mitarbeiter komplett aus dem gfos.SmartTimeManager zu löschen. Sie haben jedoch die Möglichkeit, für Mitarbeiter ein Austrittsdatum einzutragen. Nach dem hinterlegten Datum nimmt die Person dann keinen Lizenzplatz mehr ein und kann keine Buchungen mehr vornehmen. Die alten Daten (in Vergangenheit gestempelte Arbeitszeiten, Abwesenheiten etc.) können Sie trotzdem weiterhin jederzeit nachvollziehen.

Ja! Sie können unseren gfos.SmartTimeManager auch mit Terminals der Datafox GmbH nutzen. Die Terminals werden ganz einfach via https angebunden. Fordern Sie gern ein unverbindliches Angebot an. 

Sie haben die Möglichkeit, das Überstundenkonto und den Urlaubssaldo im gfos.SmartTimeManager manuell anzupassen und somit alte Saldenstände eigenständig zu übertragen. Das automatische Einspielen von alten Daten ist derzeit nicht möglich.

Projekte können gelöscht werden, sofern noch keine Zeiten auf diese gebucht wurden. Wurden bereits Zeiten auf ein Projekt gebucht, so kann das Projekt aus Gründen der Nachverfolgung nicht mehr gelöscht werden. Bereits bebuchte Projekte können jedoch deaktiviert werden, sodass Sie ab dem Folgetag nicht mehr bebucht werden können.

Wenn Sie das Antragswesen nutzen, können Sie eigenständig eine Hierarchie zur Genehmigung aufbauen. Im Programm „Mitarbeiter“ definieren Sie Vorgesetzte, die die Anträge der Mitarbeiter genehmigen müssen, bevor diese verbucht werden.

Auch die Mitarbeiterplanung kann der gfos.SmartTimeManager abbilden. Wenn Sie das Paket „Personaleinsatzplanung“ erworben haben, steht Ihnen im „Teammanager“ die Funktion „Planzeit“ zur Verfügung. Hier können Sie zukünftige Planzeiten pro Mitarbeiter hinterlegen. Ihre Mitarbeiter sehen diese Planzeiten in Ihrem „Dienstplan“ auf dem Dashboard.

Ja, gerne! Klicken Sie dafür im gfos.SmartTimeManager oben rechts auf Ihren Namen und dann auf die Option „Testphase verlängern“. Hierbei verlängert sich Ihre Testphase um 2 Wochen. Diese Funktion steht Ihnen zweimal zur Verfügung. Es fallen keine Kosten an!

Um den gfos.SmartTimeManager zu kaufen, müssen Sie sich einloggen und oben rechts auf Ihren Namen klicken. Wählen Sie nun die Option „Jetzt kaufen“. Hier können Sie nun bestimmen, welche Funktionen Sie erwerben möchten und für wie viele Mitarbeiter Sie das System benötigen. Geben Sie anschließend alle angefragten Informationen und Daten an.

Sollte Ihre Frage hier nicht beantwortet worden sein, so wenden Sie sich gerne an unseren Support über SmartTimeManager@gfos.com.

30 Tage unverbindlich testen

Es entstehen keine Kosten.
Keine automatische Verlängerung.
Keine Abfrage von Zahlungsdaten in der Testzeit.

Testen Sie den gfos.SmartTimeManager jetzt 4 Wochen kostenlos!

Unsere Kunden über den gfos.SmartTimeManager

Sie wollen erfahren, wie unsere Kunden den gfos.SmartTimeManager bereits einsetzen? Lesen Sie jetzt unsere Kundenstimmen zu den branchenunabhängigen Einsatzmöglichkeiten unserer smarten Arbeitszeiterfassung.



GFOS Kunde Gründerzeit Treundhand GmbH

Gründerzeit Treuhand GmbH

Im Dezember 2015 gegründet, arbeitet die Gründerzeit Treuhand GmbH als Single-Family-Office für eine Unternehmerfamilie über mehrere Generationen und übernimmt dabei alle administrativen und organisatorischen Aufgaben: von der Verwaltung bis zum Vermögensmanagement, im nationalen sowie internationalen Bereich. Zeiterfassung und Urlaubsplanung erledigt das Consultingunternehmen mit dem gfos.SmartTimeManager.

Jessica Hardt, Assistentin der Geschäftsleitung: „Wir setzen den gfos.SmartTimeManager gern ein, da er für uns - mit unserem doch sehr kleinen Team - eine gute und dabei kostengünstige Möglichkeit für eine den Anforderungen entsprechende Arbeitszeiterfassung bietet. Wir haben wenig Aufwand und können alles Notwendige im Bereich Arbeitszeit- und Urlaubserfassung abbilden. Die Anwendung und Administration sind sehr einfach und sollte es mal zu Schwierigkeiten oder Anwendungsfehlern kommen, ist der Support jederzeit sehr schnell, zuverlässig und unkompliziert zur Stelle.“
 

Gründerzeit Treuhand GmbH

Jessica Hardt

Profilfoto - Christian Auer - CareLutions
Logo Kunde CareLutions

CareLutions GmbH

Die CareLutions GmbH ist ein innovativer Gesundheitsdienstleister, der neuartige, integrative Lösungen für das Gesundheitssystem von morgen bietet. Es wird ein Mehrwert für Gesunde, Erkrankte sowie die Akteure im Gesundheitswesen, insbesondere Krankenversicherungen und Arbeitgeber, geschaffen. Im Arbeitsalltag vertraut der Stuttgarter Gesundheitsdienstleister dabei auf die digitale Zeiterfassung aus dem Hause GFOS.

Christian Auer, Referent der Geschäftsführung und Personalverantwortlicher bei CareLutions: „Seit rund einem Jahr haben wir den gfos.SmartTimeManager nun im Einsatz. Die mobile Komponente war für uns besonders wichtig, um die Arbeitszeiten auch unterwegs und im Homeoffice flexibel dokumentieren zu können. Nach einer professionellen Ersteinrichtung konnten wir schnell mit dem neuen Tool starten. Dank der unkomplizierten und intuitiven Nutzung läuft die Zeiterfassung seitdem sehr stabil. Bei generellen Fragen ist der Support schnell zur Stelle und hilft gerne weiter. Wir sind sehr zufrieden und freuen uns auf weitere Updates und neue Funktionen.“
 

CareLutions GmbH

Christian Auer


Logo Kunde Getränke Brüne KG

Getränke Brüne KG

Seit dem Jahr 1960 steht Getränke-Brüne zahlreichen Kunden aus Hotellerie, Gastronomie, Gemeinschaftsverpflegung und Co. als zuverlässiger Partner zur Seite. Den gfos.SmartTimeManager hat das Willinger Unternehmen seit August 2020 erfolgreich im Einsatz.

Jörg Brüne, Inhaber der Getränke-Brüne KG: „Mit dem gfos.SmartTimeManager haben wir als mittelständisches Unternehmen für uns das ideale Tool gefunden. Arbeitszeiten lassen sich problemlos im Betrieb, unterwegs oder auch vor Ort beim Kunden erfassen. Wir haben alle Infos sofort übersichtlich zur Verfügung. Auch Urlaubsanträge werden von unseren Mitarbeitern nun über das Tool digital gestellt. So kann kein Antrag mehr verloren gehen und die Planung gestaltet sich wesentlich einfacher. Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist super. “  
 

Getränke Brüne KG

Jörg Brüne

Profilfoto Dr. Jochen Krauss
Logo Kunde Zahnarztpraxis Dr. Jochen Krauss

Zahnarztpraxis Dr. Jochen Krauss

Die Zahnarztpraxis Dr. Jochen Krauss steht seit über 20 Jahren für Qualität, Vertrauen und moderne Behandlungsmethoden – die Zufriedenheit der Patienten stets im Fokus. Auch beim Thema Zeiterfassung setzt die Praxis auf zeitgemäße Konzepte. 

Dr. Jochen Krauss: „Wir haben lange nach einer einfachen Lösung für die Zeiterfassung in unserer Praxis gesucht, die zuvor jahrelang in Papierform geschehen ist. Die Vorteile des gfos.SmartTimeManagers liegen dabei auf der Hand: Das System ist schnell und unbürokratisch eingerichtet, die Mitarbeiter müssen nicht in das neue System eingearbeitet werden und können sich direkt ihrer eigentlichen Arbeit widmen. Im Vordergrund des Zeiterfassungssystems steht einerseits die einfache Bedienung für Mitarbeiter als auch für Vorgesetzte, was vor allem in einem kleinen Betrieb mit zehn Angestellten eine enorme Rolle spielt. Verschiedenste Zeitmodelle lassen sich umsetzen, gerade in einer Zahnarztpraxis ist dort Flexibilität gefragt: Die Arbeitsstunden von Auszubildenden beispielsweise müssen während den Ferien anders erfasst werden als in der Schulzeit, was mit den Gleitzeitmodellen schnell eingerichtet ist. Dem Support gebührt ebenfalls großes Lob, der bei allen Fragen und Problemen kompetent an der Seite steht und bei kleinen individuellen Systemanpassungen immer die passende Lösung parat hat.“
 

Zahnarztpraxis Dr. Jochen Krauss

Dr. Jochen Krauss

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0201 / 61 3000
smarttimemanager@gfos.com

Leon Simons

Helpdesk

Joshua Wolf

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