Projektzeiterfassung mit GFOS digitalisieren – einfach & zuverlässig

Verknüpfen Sie Ihr Projektmanagement und das Controlling intelligent durch den Einsatz der Projektzeiterfassung von GFOS. Die Lösung ermöglicht die Zuordnung von Arbeitszeiten zu Projekten, Teilprojekten, Aufgaben, Tätigkeiten und/oder Orten. So steht Ihnen eine valide Grundlage für Ihr Controlling und ggf. die Abrechnung an Ihre Kunden zur Verfügung, um den manuellen Verwaltungsaufwand zu minimieren und die Datenqualität zu verbessern.

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Draufsicht, Mitarbeiter sitzen an einem Tisch auf dem Pläne ausliegen

Main Features

Digitale Projektzeiterfassung für maximale Genauigkeit

Mit der digitalen Projektzeiterfassung von GFOS buchen Sie ganz einfach die produktiven Zeiten Ihrer Mitarbeitenden auf Projekte, Teilprojekte, Aufgaben und/oder Tätigkeiten sowie Orte. Eine automatische Projektbuchung auf eines oder prozentual auf mehrere Stammprojekte kann erfolgen, ebenso ist eine Zuordnung von Zeiten online per Tätigkeitsmonitor entweder direkt oder im Nachgang per Korrektur möglich. Die Buchung kann ebenfalls am Zeiterfassungsterminal oder in der GFOS App erfolgen. Anschließend lassen sich die Daten als Abrechnungsgrundlage für das Controlling nutzen.

Legen Sie in der Projektzeiterfassung-Software von GFOS Favoriten an, um den Zeitaufwand für Ihre Mitarbeitenden gering zu halten. Zudem können durch die Integration der GFOS-Module die Stunden der Projektzeiterfassung auf die maximal bewerteten Stunden der Zeiterfassung begrenzt werden.

Weitere Effizienz wird durch die Übernahme von Projektstammdaten per Schnittstelle aus einem übergeordneten System wie einer Auftragsbearbeitung möglich. Ebenso können Sie die bewerteten Projektzeiten an ein anderes System übergeben – zum Beispiel zur Rechnungsstellung.

Ihre Vorteile

Die Vorteile unserer Projektzeiterfassung

Verwaltungsaufwand reduzieren

Die direkte Buchung der Projektzeiten reduziert den Aufwand Ihrer Mitarbeitenden im Controlling.

Erfassungsaufwand minimieren

Durch die komfortable Projektzeiterfassung wir der Zeitbedarf für Ihre Mitarbeitenden auf ein Minimum reduziert.

Datenübergabe via Schnittstellen

Manueller Aufwand war gestern: Übergeben Sie Daten zu den Projekten direkt via Schnittstellen digital und fehlerfrei.

Einfache Auswertung

Mit wenigen Klicks lassen sich Informationen zu Ihren Projektzeiten anzeigen und auswerten. So behalten Sie den Überblick.

Besseres Controlling

Planen und steuern Sie verschiedene Projekte gezielter. Die mitlaufende Kalkulation der geleisteten Stunden schafft Übersicht und Transparenz.

Mehrsprachigkeit

Die Software zur Projektzeiterfassung von GFOS ist in 18 Sprachen verfügbar, sodass Ihre Projektzeiten international digitalisiert werden können.

In der Anwendung

Individuelle Projektstruktur abbilden

Das System von GFOS beinhaltet ein Berechtigungskonzept, mit dem nur berechtigte Mitarbeitende oder Projektverantwortliche die projektbezogene Zeiterfassung nutzen können. So greifen Mitarbeitende nur auf freigegebene Projekte oder Tätigkeiten zu, um ihre Zeiten zu buchen. Zudem können Vorgesetzte die Arbeitszeiten auf Projekte verteilen.

Darüber hinaus lässt sich in unserer Lösung zur Projektzeiterfassung eine einfache Struktur schaffen und diese jederzeit an die aktuellen Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen anpassen, etwa durch die Zusammenlegung oder Deaktivierung verschiedener Projekte. Das System ermöglicht die Buchung auf Projekte, Teilprojekte, Aufgaben, Tätigkeiten und/oder Orte – ganz nach den individuellen Anforderungen Ihres Projektgeschäfts. Mit der App erfassen Sie die Projektzeiten an unterschiedlichen Orten und zu jeder Zeit. Eine Anpinnen-Funktion bietet den schnellen Zugriff auf häufig benötigte Projekte.

Abstrahierte Darstellung einer Projektstruktur

Genaues Controlling mit Projektzeiterfassung

Hinterlegen Sie Eigenschaften der Projekte in den Projektstammdaten. Sie entscheiden, ob ein Projekt fakturierbar ist oder nicht. So gelingt eine einfache Bewertung der gebuchten Projektzeiten. Außerdem lassen sich die Zeiten über eine definierte Standardschnittstelle an ein angebundenes Controlling-System weitergeben; das vermeidet eine doppelte Datenerfassung und Fehler. Eine permanente zeitliche und kostenmäßige Betrachtung des Projekts wird durch die mitlaufende Kalkulation der geleisteten Arbeitsstunden sichergestellt.

Generieren Sie Projektberichte auf Knopfdruck oder visualisieren Sie verschiedene Auswertungen, wie einen Soll-Ist-Vergleich, die Überwachung des Projektfortschritts und die rechtzeitige Erkennung von Terminverletzungen. Eine automatische Überwachung aller zu erfassenden Projektzeiten sowie die Meldung zu Abweichungen sorgen für zusätzliche Sicherheit im Ablauf. Die Generierung von automatischen Meldungen bei Abweichungen zwischen Stunden der Zeiterfassung und der Projektbuchungen ist jederzeit einstellbar. Ergänzend dazu sind via Projektzeiterfassung weitere Auswertungen möglich:

Projektzeiten der Mitarbeitenden
Abgleich zur An- und Abwesenheitserfassung
Statistiken
Zeitkonten mit Projektzeiten

Screenshot zur Erfassung von Projektzeiten mit GFOS Software

Weitere Features

Weitere Funktionen für Ihre Projekte und Anforderungen

Tätigkeitsmonitor für schnelle Übersicht

Lassen Sie sich alle Projekte anzeigen, die Ihnen aktuell zugeordnet sind. So können Sie auch Teilprojekte oder Aufgaben an- und abmelden.

Einfache Korrektur von Projektzeiten

Erfasste Projektzeiten lassen sich auch im Nachgang korrigieren oder ändern und somit jederzeit anpassen.

Integration zur Personaleinsatzplanung

Verknüpfen Sie Projekte, Teilprojekte oder Aufgaben mit den Planungseinheiten Ihrer Einsatzplanung. Vorgegebene Zeiten für Tätigkeiten werden somit automatisch zu Bedarfszahlen.

Alle Features

Zeiterfassung für Projekte von GFOS auf einen Blick

Arbeitszeiten auf Projekte buchen

Buchen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden direkt auf Projekte, Teilprojekte, Aufgaben und/oder Tätigkeiten. Auch Orte können hinterlegt werden.

Klares Berechtigungskonzept

Sie legen fest, wer an der Projektzeiterfassung teilnehmen soll. Projektzeiten können durch Vorgesetzte oder Mitarbeitende direkt gebucht werden.

Bewertung von Projektzeiten

Entscheiden Sie, ob ein Projekt fakturierbar oder nicht fakturierbar ist – so lassen sich hinterlegte Zeiten anschließend bewerten.

Anbindung an Personaleinsatzplanung

Projektplanung und Personalplanung im Einklang: Übernehmen Sie Volumen in Projekten als Bedarfe für Ihre Einsatzplanung.

Auswertungen und Berichte

Verschiedene Berichts- und Auswertungsfunktionen stehen Ihnen in der Software für Projektzeiterfassung auf Knopfdruck zur Verfügung.

Viele Erweiterungsmöglichkeiten

Das Software-Ökosystem von GFOS ist flexibel erweiterbar. Verschiedene Zusatzmodule helfen Ihnen bei der Lösung Ihrer Herausforderungen.

Success Storys

Jede Kostenstelle erhält bei uns eine eigene Projektnummer. So können wir sämtliche Tätigkeiten auch international in allen Büros damit erfassen.“

Wolfgang Tschee (Manager Quality Laboratories Department, Sennheiser)
Wir strukturieren nach Projekt, Tätigkeit und Tätigkeitsmerkmal wie z.B. Produktentwicklung oder allgemeine Projekte. Je nach Abteilung und Projekt stehen unterschiedliche und auch unterschiedlich viele Tätigkeitsmerkmale zur Auswahl.

Wolfgang Tschee (Manager Quality Laboratories Department, Sennheiser)

Erfolge mit der Projektzeiterfassung von GFOS

Arthrex GmbH

AVA Abfallverwertung Augsburg

Josef Bernbacher & Sohn GmbH & Co. KG

Feller AG

IMS Gear SE & Co. KGaA

Integralis Industriebuchbinderei, Lettershop und Fulfillment GmbH

Internetstores GmbH

Intrum Deutschland GmbH

Karl Finke GmbH

MANN+HUMMEL International GmbH & Co. KG

Marquardt GmbH

NOWEDA Apothekergenossenschaft eG

Sennheiser electronic GmbH

SGL Carbon GmbH

Transgourmet Deutschland GmbH & Co. OHG

Vilsa-Brunnen Otto Rodekohr GmbH

Vollert Anlagenbau GmbH

FAQ

Wie viele Projekte können angelegt werden?

Mit unserer Lösung können Sie unendlich viele Projekte anlegen. Vergeben Sie Berechtigungen zur Projektzeiterfassung und ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden, mehr Übersicht in den Projektalltag zu bringen. Die Anpinnen-/Favoriten-Funktion ermöglicht dabei einen schnellen Zugriff auf die wichtigsten Projekte.

Was sind die Systemanforderungen für die projektbezogene Zeiterfassung von GFOS?

Unsere Softwarelösung verfügt über einen allgemeinen Konfigurationsstandard, der für viele Unternehmen funktioniert. Informationen zur Kompatibilität der GFOS-Software finden Sie unter unseren Systemvoraussetzungen. Dabei handelt es sich um Standard-Voraussetzungen. Wenn Sie weitere oder individuellere Anforderungen haben, finden wir gemeinsam eine Lösung. Unsere IT-Experten beraten Sie gerne zu Ihrem Projekt.

Lassen sich Projektzeiten auch in der GFOS App verwalten?

Ja, unter Einsatz des Moduls GFOS.Workforce | Mobile ist die Projektzeiterfassung auch mobil und in der App verfügbar.

Kann ich die Projektdaten exportieren und weiterverarbeiten?

Verschiedene Auswertungsfunktionen stehen Ihnen zur Verfügung. Damit können Sie Ihre Berichte exportieren und weiterverarbeiten. Auch eine automatische Übergabe der Projektzeiten ist via Schnittstelle möglich und spart somit viel Zeit bei Ihren Verwaltungsprozessen.

Lässt sich die Software zur Personaleinsatzplanung von GFOS auch in der Cloud betreiben?

Ja, das komplette GFOS-Ökosystem ist in der Cloud verfügbar. Unsere GFOS knownCloud bietet Ihnen dafür die nötige Sicherheit mit Serverstandorten in Deutschland. Sie können die Lösung somit schneller in Ihrem Unternehmen implementieren und bei Bedarf skalieren.

Können Arbeitszeiten verschiedenen Kunden oder Projekten zugeordnet werden?

Ja, Mitarbeitende können die geleisteten Stunden direkt auf die im System hinterlegten Projekte buchen. Somit steht zu jeder Zeit ein Zugriff auf zugeordnete Projektdaten zur Verfügung.

Wer hat Zugriff auf die verschiedenen Projekte?

Der Zugriff für Projekte kann von Ihren Projektverantwortlichen definiert werden. Auf diese Weise können Sie genau bestimmen, welche Mitarbeitenden welche Projekte bearbeiten und ansehen dürfen.

Darum lohnt sich die GFOS Software

User: über 10 Millionen

Im Durchschnitt nutzen über 10 Millionen User täglich die GFOS-Software. So digitalisieren wir Arbeitswelten weltweit und sichern Zukunftsfähigkeit - vom Mittelstand bis zum internationalen Konzern.

Schnittstellen: 70+

Das System fügt sich mit über 30 Schnittstellen zu Entgeltabrechnungssystemen und über 40 Schnittstellen zu ERP-Systemen ideal in Ihre bestehende IT-Systemlandschaft ein.