Ein Zeitwirtschaftssystem unterstützt Unternehmen dabei, die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zu erfassen und zu verwalten. Dabei gibt es sowohl manuelle als auch automatisierte Lösungen, die unterschiedlich in der Handhabung und Funktionsweise sind. Besonders lohnend sind die Effizienzsteigerung sowie diverse Auswertungsmöglichkeiten, die beim Einsatz einer Zeitwirtschaft für HR- und Planungsverantwortliche entstehen.
Ein Zeitwirtschaftssystem ist eine Lösung zur Erfassung, Organisation und Auswertung der Arbeitszeiten im Unternehmen. Das Ziel ist die effiziente Speicherung und Weiterverarbeitung der Arbeitszeiten unter Einhaltung sämtlicher tariflicher, gesetzlicher oder betrieblicher Regelungen. Auch Fehlzeiten sowie geplante und ungeplante Abwesenheiten werden erfasst. Dazu nutzen die Mitarbeitenden das im Unternehmen eingesetzte System.
Es gibt sowohl manuelle als auch automatisierte Lösungen zur Zeiterfassung: Manuell können Mitarbeitende ihre Zeitdaten beispielsweise auf einem Stundenzettel oder mithilfe eines Tabellenprogramms erfassen. Digitale und automatisierte Systeme laufen meist über eine Zeiterfassung mit Software in Kombination mit präziser Terminaltechnik. Zudem kommen Apps auf smarten Endgeräten zum Einsatz. Durch solche Lösungen kann die Arbeitsorganisation effektiv verbessert und somit die Produktivität in der Organisation gesteigert werden.
Während „Zeiterfassung“ den reinen Prozess der Arbeitszeiterfassung – also das Ein- bzw. Ausstempeln im genutzten System – beschreibt, wird unter „Zeitwirtschaft“ der gesamte Prozess der Planung, Steuerung und Kontrolle zusammengefasst. Darunter fallen somit auch die Arbeitszeitplanung, -verwaltung und -analyse. Das kann etwa die Arbeitszeitflexibilisierung im Unternehmen mit Gleitzeit und anderen Zeitmodellen betreffen oder die digitale Weiterverarbeitung der Zeitdaten zur Abrechnung von Lohn- und Gehaltsdaten. Darüber hinaus wird durch die Lösungen die Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen, Schichtplänen und mehr vereinfacht. Zeitwirtschaftssysteme bieten somit verschiedene Möglichkeiten zur Steuerung und Optimierung von Arbeitsprozessen im Personalbereich.
Ein Zeitwirtschaftssystem trägt zur besseren Planung von Arbeitsprozessen und zur Steigerung der Produktivität bei. Planungsverantwortliche erhalten praktische Auswertungen, die dabei helfen, die Kapazitäten besser auf den Arbeitsanfall auszurichten. In der digitalen Arbeitswelt hat sich der Prozess der Arbeitszeiterfassung stark gewandelt. Früher wurde sie meist manuell mit Stempelkarten durchgeführt, doch heute setzen immer mehr Organisationen auf digitale Lösungen, welche die anschließende Arbeitszeitverwaltung vereinfachen und die Einführung von agilen Arbeitsstrukturen fördern.
Die Digitalisierung der Zeiterfassung bringt sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich. Zu den Chancen gehören:
Zu den Herausforderungen der digitalen Arbeitszeiterfassung gehören unter anderem:
Zeitwirtschaftssysteme stellen als Teil der digitalen Arbeitszeiterfassung eine umfassende Auswertungsbasis von Zeitdaten dar. Diese dienen beispielsweise als Planungsgrundlage für Personaleinsatz- und Projektplanung, was zu mehr Effizienz und Wirtschaftlichkeit führen kann.
Die verschiedenen Vorteile der Zeitwirtschaft sind unter anderem:
Die Verwendung von Zeitwirtschaftssystemen ist somit nicht nur eine Möglichkeit, um die Effizienz von HR-Prozessen zu steigern, sondern kann ebenfalls dabei helfen, eine bessere Planungsgrundlage und mehr Transparenz im Unternehmen zu schaffen.
Damit die Einführung der Zeitwirtschaft in der eigenen Organisation ideal gelingt, ist es sinnvoll, einen Projektplan auszuarbeiten. Dieser bietet einen Rahmen zur Orientierung. Mögliche Stolperfallen können auf diese Weise vorab analysiert und bei der Implementierung beachtet werden. Folgende Schritte sind essenziell:
In vielen Branchen sind Zeitwirtschaftssysteme mittlerweile Standard, um Zeiten effizient zu erfassen und weiterzuverarbeiten. Eine Branche, in der Zeitwirtschaftssysteme weit verbreitet sind, ist die Produktion. Das lässt sich darauf zurückführen, dass in Industrieunternehmen schon im Zeitraum der Industrialisierung Stempeluhren und -karten als Erfassungsmittel eingesetzt wurden. Schon früh war klar, dass sich Arbeitsabläufe durch eine klare und automatisierte Erfassung von Zeitdaten optimieren lassen.
In der Fertigungsbranche sind daher auch die Begriffe Termin- und Kapazitätsplanung im Zusammenhang mit der Zeitwirtschaft gebräuchlich. Sie geben Start- und Endtermine sämtlicher Fertigungsprozesse vor, an denen sich auch die einzelnen Produktionsschritte orientieren. Die Grobterminierung innerhalb des Zeitwirtschaftssystems verschafft einen Überblick über die ideale Auslastung sämtlicher verfügbaren Kapazitäten. So lassen sich Fertigungsprozesse mithilfe einer Zeitwirtschaft besser koordinieren und Mitarbeitende gezielter einsetzen. Auch können Planungsverantwortliche die Engpässe in der Produktion besser identifizieren und im besten Fall komplett vermeiden.
Aber auch andere Branchen profitieren von einer digitalen Zeitwirtschaft. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen gewinnen an Effizienz und Produktivität: Sie verfügen oft über keine oder nur wenige Ressourcen im HR-Bereich. Zeitdaten manuell zu verarbeiten und auszuwerten ist somit sehr zeit- und kostenintensiv. Die automatische Verarbeitung der Daten innerhalb eines Zeitwirtschaftssystems kann die effiziente Personalarbeit somit positiv beeinflussen. Dieser Effekt der Vereinfachung und Optimierung von Arbeitsprozessen der Personalverwaltung ist auch für größere Unternehmen spürbar.
Aufgrund von Entscheidungen des Europäischen Gerichtshofs des Bundesarbeitsgerichts ist anzunehmen, dass Zeitwirtschaftssysteme in Zukunft eine immer wichtigere Rolle spielen werden. Die Einhaltung der Zeiterfassungspflicht ist für Unternehmen dadurch schließlich gegeben. Darüber hinaus nimmt die Digitalisierung einen hohen Stellenwert für Organisationen jeglicher Größe und Branche ein. Somit sind verschiedene Trends und Entwicklungsszenarien erwartbar:
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