Zeiterfassungssysteme im Vergleich – Arten, Kosten und Möglichkeiten

Zeiterfassungssysteme im Einsatz – Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Bereits im Mai 2019 entschied der EuGH, dass Mitgliedsstaaten Unternehmen dazu verpflichten müssen, geeignete Systeme einzuführen, um die lückenlose Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern sicherzustellen (Urt. v. 14.05.2019). Im Jahr 2022 urteilte das Bundesarbeitsgericht (BAG), dass Unternehmen in Deutschland nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG bereits zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet sind (Urt. V. 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21)

Kurz gesagt: In Deutschland ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht – spätestens seit der gerichtlichen Feststellung durch das BAG. Für die Schweiz sind diese Bestimmungen in ähnlicher Form im Arbeitszeitgesetz definiert (Artikel 73 ArGV 1). Vor diesem Hintergrund müssen Unternehmen Lösungen bereitstellen, die es wahlweise dem Unternehmen oder auch den Mitarbeitern selbst erlauben, die geleistete Arbeitszeit genau zu dokumentieren. 

Zeiterfassungssysteme im Vergleich – Methoden der Zeiterfassung

Die deutsche Wirtschaft ist breit aufgestellt – dementsprechend sind heute in sämtlichen Branchen vom Finanzsektor bis zum Baugewerbe verschiedenste Systeme zur Arbeitszeiterfassung im Einsatz. An dieser Stelle nehmen wir die gängigsten Lösungen unter die Lupe.

Stundenzettel

In Sachen Zeiterfassung ist der Stundenzettel ein kostengünstiger Klassiker. Hier werden die geleisteten Stunden händisch eingetragen, anschließend beim Unternehmen eingereicht und hier zentral erfasst. Kostengünstig ist der Stundenzettel heute aber häufig nur noch auf dem Papier – denn im Kleingedruckten finden sich erhebliche Aufwände.

Mitarbeiter müssen händisch und möglichst zeitnah erfassen, was sie wann wie lange gemacht haben. Personalverantwortliche müssen die Angaben auf den Zetteln wiederum verarbeiten und die physischen Stundenzettel in geeigneter Weise aufbewahren. Dieses System ist damit nicht nur ineffizient, sondern auch wenig umweltfreundlich und vor allem in hohem Maße fehleranfällig.

Der klassische Stundenzettel kommt heute meist nur noch in sehr kleinen Betrieben zum Einsatz, bei denen sich der administrative Aufwand im Vergleich in Grenzen hält. Für die Bedarfe dieser Unternehmen haben wir eine Stundenzettel-Vorlage entworfen. Mit seinen klaren Einschränkungen ist der Stundenzettel jedoch faktisch ein Auslaufmodell.

Stechuhr / Stempeluhr

Die Stempeluhr – sowohl mit klassischer Stempelkarte als auch als Zugangsterminal – ermöglicht eine exakte Arbeitszeiterfassung für Mitarbeiter in Unternehmen. 

Bei digitalen Lösungen ist häufig von Kiosk- oder Terminalsystemen die Rede. Hier erfolgt die An- und Abmeldung in der Regel über RFID-Chips in Mitarbeiterausweisen oder über artverwandte Key-Fobs, die Mitarbeiter mit sich führen.

Diese Form der Zeiterfassung bietet im Vergleich mit Stundenzetteln oder Excel-Dokumenten den Vorteil, dass die Terminals mit Hilfe der zugrunde liegenden Software den administrativen Aufwand von Personalverantwortlichen wesentlich reduzieren können. Eintragungen zu Mitarbeitern erfolgen automatisiert, die händische Datenpflege entfällt und somit auch eine gängige Fehlerquelle im Personalbereich.

Dieses Plus an Effizienz hat jedoch seinen Preis: Sowohl für die verschiedenen Hardwarelösungen als auch für Software-Lizenzen fallen einmalige oder sogar fortlaufende Kosten an. Ein solches Terminalsystem zur Arbeitszeiterfassung rechnet sich damit vor allem für Unternehmen ab einer Größe von ca. 100 Mitarbeitern.

Excel-Tabelle

Dem Stundenzettel sehr ähnlich, aber digital: Excel ist als Zeiterfassungssystem im Vergleich mit einem Stundenzettel ein guter Schritt ins digitale Zeitalter, den gerade viele Kleinbetriebe einfach vollziehen können. Einmal entsprechend eingerichtet, kann die eigene Excel-Tabelle von jedem Mitarbeiter ohne großen Aufwand selbst gepflegt und ausgefüllt werden. Tabellenprogramme wie Excel sind zudem branchenübergreifend weit verbreitet, wodurch je nach Unternehmensfeld überschaubare Zusatzkosten für Lizenzen etc. anfallen.

Gleichzeitig können durch die nur teilweise digitalisierte Datenpflege sehr leicht fehlerhafte Eingaben erfolgen – sowohl auf Seiten der Mitarbeiter als auch bei Personalverantwortlichen. Denn die Pflege einer zentralen Tabelle für alle Mitarbeiter ist aus Datenschutzgründen nicht sinnvoll. Somit muss die HR-Abteilung zum Ende des Monats alle relevanten Datensätze der Mitarbeiter zusammenführen.

Selbst routinierte Mitarbeiter, die sich mit den wichtigsten Funktionen und Befehlen von Excel & Co. auskennen, können nur mit den eingeschränkten Funktionen der Software arbeiten. Im Vergleich mit Zeiterfassungssystemen, die speziell auf diese Aufgabe zugeschnitten sind, ist das Office-Programm Excel ein Allrounder. Die Anwendung ist für ihren Zweck nicht schlecht, aber sie ist auch nicht wirklich gut. Die potenziellen Nachteile der Zeiterfassung mit Excel haben wir auch bereits separat thematisiert.

Online-Zeiterfassung

Digitale Systeme zur Zeiterfassung bieten Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten über eine dedizierte Software exakt zu erfassen. Über gängige Arbeitsgeräte wie Laptop, Tablet, PC oder Diensthandy erfolgt der Zugriff auf die cloudbasierte Zeiterfassung, flexibel vom Arbeitsplatz oder auch aus dem Homeoffice. Ebenso ist die Anbindung von Terminals in Werkshallen, Bürogebäuden, an Maschinen etc. möglich. Über eine intuitiv gestaltete Web-Anwendung lassen sich sowohl die Arbeitszeiterfassung einzelner Mitarbeiter als auch die Projektzeiterfassung ganzer Teams abwickeln. So können Unternehmen individuell planen, welche Erfassungsoptionen sie ihren Mitarbeitern bieten möchten.

Arbeitnehmer können ihre Arbeitszeiten selbst einpflegen, sämtliche Daten werden automatisiert erfasst und entsprechend ausgewertet. Dies ermöglicht eine exakte Zeiterfassung und Abrechnung von geleisteten Arbeitsstunden, ohne dass hierfür zusätzliche Aufwände im Backoffice anfallen. Unterstützen solche Zeiterfassungssysteme zudem noch die Zeiterfassung per App – wie etwa bei unserer GFOS App – wird die Datenpflege für Mitarbeiter noch weiter vereinfacht. 

Die initiale Einrichtung eines Online-Zeiterfassungssystems ist mit gewissen Kosten und Aufwänden verbunden, die sich im Alltag aber in der Regel schnell amortisieren. Gerade als Cloud-Variante lässt sich ein solches Zeiterfassungssystem im Vergleich zu anderen Systemlösungen sehr schnell aufsetzen und problemlos skalieren. Je größer das Unternehmen, desto augenfälliger sind in der Regel die Vorteile durch die Nutzung einer digitalen Lösung.

Tabellarischer Vergleich gängiger Zeiterfassungssysteme

Die oben aufgeführten Punkte zu den unterschiedlichen Methoden der Arbeitszeiterfassung haben wir hier nochmal in übersichtlicher Tabellenform aufbereitet.

Unsere Tabelle in der Kurz-Analyse

• Stundenzettel und Excel: Beide Varianten sind kostengünstig in der Anschaffung und führend in dieser Kategorie, bieten aber insgesamt nur eine geringe Genauigkeit und sind durch die händische Pflege anfällig für Fehler. Sie lassen sich kaum in bestehende oder neue Systeme integrieren, sind wenig skalierbar und bieten keine spezialisierte Unterstützung oder Sicherheitsfeatures.
• Stempeluhr: Sie bildet das Mittelmaß in den verglichenen Kategorien. Die Stempeluhr ist als System zur Zeiterfassung im Vergleich mit manuellen Systemen weniger fehleranfällig, bietet allerdings nicht die Flexibilität von Softwarelösungen. Darüber hinaus besteht ein Mangel an Integrationsoptionen. Die Sicherheit ist höher als bei manuellen Methoden, erreicht aber nicht das Niveau von softwarebasierten Systemen.
• Software zur Zeiterfassung und Erfassung mit App: Beide Methoden bieten hohe Genauigkeit, Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit. Die Integration in andere Systeme ist meist ohne Probleme möglich, sie sind hochskalierbar und bieten umfassende Unterstützung sowie Berichtsfunktionen. Die Unterschiede liegen vor allem im Grad der Zugriffsmöglichkeiten und in der Anpassbarkeit, wobei umfassende Cloud- und On-Premise-Lösungen den Apps in der Regel überlegen sind, z.B. durch einen erweiterten Funktionsumfang. GFOS bietet den Nutzern ebenfalls die Option, die eigene App zur Arbeitszeiterfassung zu nutzen, um eine Stundenerfassung an jedem Ort und zu jeder Zeit zu ermöglichen.

Der Vergleich dieser Zeiterfassungssysteme zeigt, dass jede Methode eigene Stärken und Schwächen mit sich bringt. Gleichzeitig müssen sich sowohl KMUs als auch Großbetriebe auf sich wandelnde Gegebenheiten am Markt einstellen. Auf der einen Seite zeichnen sich perspektivisch immer striktere Vorgaben in Sachen Datenschutz und Zeiterfassung am Arbeitsplatz ab. Auf der anderen Seite haben Unternehmen durch Cloud- und SaaS-Modelle heute immer leichter Zugriff auf moderne Software-Lösungen, die ein hohes Maß an Flexibilität, einfache Integration und Kosteneffizienz miteinander verknüpfen. Dies macht einen Umstieg auf eine digitale Lösung zur Arbeitszeiterfassung in vielen Fällen zu einer sinnvollen Zukunftsinvestition.

Zeiterfassung mit GFOS – Die Vorteile im Überblick

Bei GFOS stellen wir zeitgemäße und sichere Systeme zur Zeiterfassung bereit. Diese sind intuitiv in der Anwendung, einfach in der Integration und erfüllen sowohl gesetzliche Standards als auch höchste Anforderungen an den Datenschutz. 

Ausgewählte Vorteile unserer Software zur Zeiterfassung

• Einfach automatisierbare Datenverarbeitung
• Weniger Aufwand für Personalverantwortliche
• Transparente Auswertungen auf Knopfdruck 
• Sichere Speicherung von Personaldaten
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• Verfügbar als On-Premise- oder Cloud-Lösung
• Modularer Aufbau für einfache Erweiterung

Unsere Lösungen sind schon seit über 35 Jahren branchenübergreifend bei Unternehmen aller Größen im Einsatz. Die Einsatzszenarien sind dabei vielfältig: Das GFOS-System umfasst eine große Anzahl an Modulen, mit denen sich von der Personaleinsatzplanung bis zum Abwesenheitsmanagement und darüber hinaus nahezu jedes Einsatzfeld abdecken lässt. Mit dem GFOS-Ökosystem lassen sich verschiedene Geschäftsbereiche miteinander verbinden, um nahtlose Software für Ihre gesamten Unternehmensprozesse zu nutzen – von HR über die Produktion bis hin zur Unternehmenssicherheit sowie Ihrer IT-Infrastruktur.

Häufig gestellte Fragen zu Zeiterfassungssystemen

• Wie lange müssen die Zeitdaten von Mitarbeitern aufbewahrt werden? Die Arbeitszeitnachweise von Mitarbeitern müssen in Deutschland für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 16 ArbZG). In der Schweiz gilt eine längere Aufbewahrungsfrist von mindestens fünf Jahren. Dabei sind die Datenschutz-Vorgaben gemäß der DSGVO zu beachten. Mithilfe einer digitalen Lösung zur Arbeitszeiterfassung ist die Einhaltung solcher Speicherfristen auch bei strengen datenschutzrechtlichen Regelungen einfach und intuitiv möglich.
• Welche Mitarbeiter müssen keine Arbeitszeiten erfassen? Grundsätzlich muss die Arbeitszeit aller Arbeitnehmer erfasst werden, sofern diese nicht besonderen gesetzlichen Bestimmungen unterliegen. Dies gilt etwa für leitende Angestellte nach § 5 Abs. 3 Betriebsverfassungsgesetz. Eine Auflistung aller Personengruppen, auf die das Arbeitszeitgesetz nicht anzuwenden ist, findet sich unter § 18 Arbeitszeitgesetz.