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Dienstplanung in der Pflege flexibel und effizient gestalten

Körperlich und psychisch anstrengende Schichten, unregelmässige Arbeitszeiten und ständige Änderungen in der Planung: New Work, flexible Arbeitsmodelle und mobiles Arbeiten sind in der Gesundheitsbranche nur selten zu finden. Wie intelligente Softwarelösungen die Dienstplanung in der Pflege sowie die Arbeitsbedingungen der Fachkräfte verbessern und deren Zufriedenheit steigern können, haben wir für Sie zusammengefasst. 

Hohe Arbeitsbelastung und lange Schichten sind in vielen Spitälern und Pflegeeinrichtungen an der Tagesordnung. Langfristig wirken sich diese Arbeitsbedingungen nicht nur negativ auf die Zufriedenheit Mitarbeitender aus, sondern können im schlimmsten Fall auch erhebliche Folgen für die Patient*innen haben. Eine Umfrage der Gewerkschaft Unia im Jahr 2019 ergab, dass jede zweite Pflegefachkraft den Beruf aufgrund von unausgewogenen Schichtsystemen, Stress und zu niedrigen Löhnen schon vor der Pensionierung verlassen möchte.

Handlungsbedarf bei der Dienstplanung in der Pflege

Um die Fluktuationsquoten zu senken und Unterbesetzungen zu vermeiden, bedarf es einer durchdachten und wertschätzenden Arbeitsplatz- und Dienstplangestaltung in der Pflege. Handlungsbedarf besteht vor allem bei Merkmalen wie

Oftmals gehen mit dem vorherrschenden Personalmangel fehlende Flexibilität und Überstunden einher – Absenzen können kaum ausgeglichen, Schichtwünsche nur schwer berücksichtig werden. Mit einer Verbesserung dieser Punkte lässt sich also nicht nur die Zufriedenheit und Mitarbeiterbindung, sondern ebenso die Attraktivität dieses Berufsfeldes nachhaltig steigern – eine Win-Win-Situation.

Digitalisierung der Schweizer Gesundheitsbranche

In vielen Schweizer Einrichtungen der Gesundheitsbranche hat die Digitalisierung noch immer nicht Einzug gehalten – im Zentrum von eHealth oder Digital Health Aktivitäten stehen vor allem die Dokumentation und Auswertung gesundheitsbezogener Daten sowie die Vernetzung der beteiligten Akteure. Die Dienstplanung in der Pflege erfolgt jedoch nach wie vor in vielen Fällen anhand starrer Dienstplan Vorlagen. Dabei existieren längst zahlreiche Möglichkeiten, die Planung digital und somit flexibler zu gestalten. Schweizer Spitälern, die bereits Tools zur Personaleinsatzplanung einsetzten, profitieren dennoch nicht zwangsläufig von mehr Flexibilität. Laut der Deloitte Studie „Time to care“ aus dem Jahr 2017 liegt das an einer falschen Nutzung der digitalen Tools – Potenziale werden nicht ausreichend ausgeschöpft.

Mit einer flexiblen Dienstplanung in der Pflege lässt sich die Mitarbeiterzufriedenheit nachhaltig steigern. – Quelle: iStock

Dienstplanung in der Pflege flexibel gestalten

Wie können moderne Softwarelösungen also helfen, die Dienstplangestaltung in der Pflege tatsächlich flexibler und mitarbeiterfreundlicher auszurichten?

Ausgangspunkt ist eine umfassende Datenbasis, die verschiedene Auswertungen ermöglicht. Im Fokus steht dabei der Bedarf an Pflegekräften & Co.: Patientenaufkommen, Absenzen Mitarbeitender und weitere Schwankungen nehmen Einfluss auf die Personalbedarfsplanung der Einrichtung und sollten automatisch und in Echtzeit berücksichtigt werden. So lassen sich Unterbesetzungen und damit einhergehende Überstunden oder Doppelschichten vermeiden.um Unterbesetzungen und damit einhergehende Überstunden oder Doppelschichten zu vermeiden. Softwarelösungen für die Dienstplanung in der Pflege gleichen diese Bedarfsschwankungen nicht nur kostenoptimiert aus, sondern koordinieren zeitgleich Verfügbarkeiten und Qualifikationen Mitarbeitender, Schichtmodelle und gesetzliche Vorgaben.

Auch Rufbereitschaft oder andere Bereitschaftsdienste werden bei der stunden- oder schichtbezogenen Personaleinsatzplanung softwaregestützt berücksichtigt. So werden einerseits Planungsverantwortliche entlastet, andererseits ermöglicht diese Vorgehensweise, schnell und einfach auf spontane Ausfälle oder Planänderungen zu reagieren.

Schichtwünsche können im Mitarbeiterportal angegeben, aktuelle Schichtpläne jederzeit eingesehen werden. Dank integrierter Diensttauschbörsen haben Mitarbeitende mit einem Employee Self Service zudem die Möglichkeit, zugeordnete Dienste zum Tausch anzubieten.

In Verbindung mit einer Flexibilisierung der Arbeitszeiten kann diese Art der Dienstplanung in der Pflege die Arbeitsbedingungen deutlich verbessern, die Belastung des Personals verringern und auf lange Sicht dem Fachkräftemangel in der Gesundheitsbranche entgegenwirken.

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Eine professionelle Workforce Management Software für das Gesundheitswesen vereint alle wichtigen Funktionen, um die Planungs- und Verwaltungsarbeit zu vereinfachen und die Zufriedenheit der Fachkräfte zu verbessern. Aus dem Einsatz von Modulen zur Arbeitszeiterfassung, Personalbedarfsermittlung und -einsatzplanung sowie einem softwaregestützten Qualifikationsmanagement resultiert ein Forecast, mit dem sich die Dienstplanung in der Pflege optimal und mitarbeiterfreundlich gestalten lässt.


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