Zwischen Personalvorgaben, kurzfristigen Ausfällen und Dienstplan-Frust
Personalvorgaben mit Nachweispflicht
Schicht- und monatsbezogene Vorgaben wie die PpUGV aber auch einrichtungsspezifische Soll-Bedarfe zur Personalausstattung müssen bei der Planung berücksichtigt werden.
Dienstplandaten dokumentieren
Die erforderlichen Dokumentationen – auch gegenüber Meldestellen wie dem Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus (InEK) – müssen digital vorliegen und stationsgenau abgespeichert werden.
Überlagernde Regelwerke
Arbeitszeitgesetz, Tarif und Betriebsvereinbarung gelten mitunter gleichzeitig – bei manueller Prüfung entstehen Fehler, die mit einer Workforce-Management-Lösung für das Gesundheitswesen vermeidbar sind.
Qualifikationsengpässe
Zusatzqualifikationen und deren Nachweise sind entscheidend für die Stationsbesetzung und müssen direkt in der Planung ersichtlich sein.
Kurzfristige Ausfälle
Das Gesundheitswesen hat ein hohe Krankenstandstatistik: Wie schnell Sie reagieren können, entscheidet über die Qualität der Patientenversorgung.
Hohe Belastung
Ungleich verteilte Nacht- und Wochenenddienste, zu ermittelnde Belastungsausgleiche sowie kurzfristige Planänderungen: Das trifft diejenigen, die verfügbar sind und erzeugt unerwünschten Frust.
Für die Pflegedirektion, Stationsleitung und Personalleitung ist der Dienstplan Planungs- und Nachweisinstrument gleichermaße – ohne eine durchgängige Unterstützung mittels Healthcare Workforce Management kaum machbar. Diese Faktoren beeinflussen die Qualität der Dienstplanung:
- Verordnung zur Festlegung von Pflegepersonaluntergrenzen in pflegesensitiven Bereichen in Krankenhäusern (PpUGV): § 6 PpUGV legt für pflegesensitive Bereiche schichtbezogene Untergrenzen als Verhältnis von Patienten zu einer Pflegekraft fest. Die Meldungen erfolgen quartalsweise: Krankenhäuser müssen offenlegen, in welchen Schichten (Tagschicht und Nachtschicht) die Vorgaben unterschritten wurden.
- Mit dem GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz gilt künftig eine Generalnorm zur personellen Mindestausstattung im Krankenhaus. Das heißt: Krankenhäuser müssen den Personalbedarf über die PpUGV (= Mindestbedarf) hinaus in der Zukunft eigenständig und prospektiv herleiten. Die Bemessung des ärztlichen, pflegerischen und therapeutischen Fachpersonals erfordert eine Orientierung an den medizinisch-pflegerischen Versorgungsbedarfen (Soll-Bedarf).
- Ausfälle im Krankenhaus sind keine Ausnahme: Laut dem Fehlzeiten Report 2025 führt das Sozial- und Gesundheitswesen den Krankenstand mit einem Höchstwert von 7,4% an – auf diese Weise kommen Berufe in der Altenpflege auf rund 34 Fehltage pro Jahr. Dies erschwert den bedarfsorientierten bzw. sogar bedarfsoptimierten Personaleinsatz.
So unterstützt das Workforce Management von GFOS das Gesundheitswesen
Eine Software für den Healthcare-Sektor muss Regelwerke abbilden, Qualifikationen kennen und auf Ausfälle reagieren können – ohne, dass Planungsverantwortliche zwischen Systemen wechseln müssen. Die SaaS-Workforce-Management-Plattform von GFOS verbindet bedarfsoptimierte Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung, Fehlzeitenmanagement und Analysen in einer Datenbasis.
- Regelprüfung direkt im System: Gesetzliche, tarifliche und betriebliche Vorgaben als Muss-, Soll- oder Kann-Regeln hinterlegen. Verstöße zeigt das System direkt im Plan an.
- Qualifikationsvorgaben als Planungsregel: Qualifikationen tragen Sie im Planungssystem ein – so sehen Sie, wo qualifizierte Fachkräfte fehlen.
- Zeiterfassung und Zuschläge: Arbeitszeiten minutengenau erfassen und Zuschläge sowie Sonderzeiten automatisch dokumentieren und an die Abrechnung übergeben.
- People Analytics: Überstunden, Fehlzeiten und Auslastung einfach auswerten – der KI-Assistent beantwortet Ihre Fragen in natürlicher Sprache.
- Gerechtigkeitsprinzip: Tarifliche Belastungsgrenzen und Arbeitsschutzvorgaben, die über das gesetzliche Mindestmaß hinausgehen, lassen sich ebenfalls kontrollieren.
Mit Planungsregeln den Dienstplan-Alltag vereinfachen
Im Krankenhaus ist die Frage, wer eine Schicht besetzen kann, eine klare Anforderung. Deshalb hinterlegen Sie in der Personaleinsatzplanung von GFOS die Qualifikationen als Planungsregeln – und legen selbst fest, ob sie blockierend wirken oder nur einen Hinweis für den Planer auslösen.
- Muss-, Soll- oder Kann-Regeln definieren: Planungsverantwortliche entscheiden, ob eine fehlende Qualifikation die Besetzung verhindert oder nur als Hinweis dient. Die Anforderung ist, damit verbindlich abgesichert, nicht nur dokumentiert.
- Gültigkeitsdaten hinterlegen: Gilt etwa für Fachkunde-, Reanimations- oder Fortbildungsnachweise – das System erinnert Sie daran, wenn eine Qualifikation eine Auffrischung benötigt.
- Verstöße einfach visualisieren: Abweichungen von hinterlegten Vorgaben werden direkt in der Planungsansicht sichtbar gemacht, sodass ein aufwendiges Suchen entfällt.
- Automatische Planungsvorschläge: Die Workforce-Management-Software für das Gesundheitswesen berücksichtigt Fehlzeiten, geplante Abwesenheiten, Wünsche, Qualifikationen und vieles mehr, um die Planung zu beschleunigen.
Planungs- und Zeitdaten, die auch der Dokumentation standhalten
Ist-Besetzung je Schicht, Ausfallzeiten und benötigte Qualifikationen: Diese Informationen werden ohnehin bei jeder Dienstplanung verarbeitet. Die Dokumentation im Healthcare-Sektor benötigt die Daten strukturiert auswertbar an einer Stelle – ohne mühsam mehrere Quellen konsultieren zu müssen.
Hier setzt die Workforce-Management-Software von GFOS für das Gesundheitswesen an:
- Zentrale Datenbasis: für Planung, Zeiterfassung und Abwesenheiten statt getrennter Insellösungen, die kostbare Zeit kosten.
- Strukturierte Auswertungsoptionen: Besetzungen, Ausfallzeiten und Qualifikationen nach Station und Schicht auswerten, mit wenigen Klicks oder automatisiert zu definierten Zeitpunkten.
- Rollenbasierte Berechtigungen: Auswertungen in GFOS Intelligence gezielt verfügbar machen, individuell für Pflegedirektion, Stationsleitung oder Mitarbeiter.
- Über 70 Schnittstellen: Zertifizierte Schnittstellen zu SAP, DATEV und Co. sowie dokumentierte API-Integrationen für eine ideale Integration in bestehende Systemlandschaften – auch in Ihr Krankenhausinformationssystem (KIS).
Ein Dienstplan, auf den sich Ihr Team verlassen kann
Verlässliche Dienstplanung zählt zu den Faktoren, die über den Verbleib von Beschäftigten im Pflegeberuf mitentscheiden. Wer belastende Dienste nachvollziehbar verteilt und Pläne früh für alle freigibt, senkt Konflikte in der Belegschaft. Das macht die Planung zu Ihrem direkten Instrument für eine gesteigerte Mitarbeiterbindung.
Ihre Vorteile im Überblick:
- Planungsbuch und Verfügbarkeiten: Machen Sie Ihre Fachkräfte zum festen Bestandteil der Planung und lassen Sie Wünsche und Verfügbarkeiten automatisch berücksichtigen.
- Employee-Self-Services und GFOS App: Zeitkonten, Salden und Anträge sind jederzeit im Healthcare-Workforce-Management einsehbar. Das vermeidet unnötige Anfragen und Papierchaos.
- Gerechte und transparente Planung: Verteilen Sie Nacht-, Wochenend- und Feiertagsdienste regelbasiert und machen Sie Planungsregeln für alle nachvollziehbar.
Workforce Management für das Gesundheitswesen in der Praxis
Jede Klinik und jede Gesundheitseinrichtung plant individuell – abhängig von Fachabteilung, Schichtmodell, Tarifbindung und vielen weiteren Faktoren. Gleichzeitig gibt es aufgrund der starken Regulierung ein hohes Maß an Standardisierung. Unsere Anwendungsfälle zeigen, wie sich typische Anforderungen mit GFOS konkret abbilden lassen.
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Lernen Sie die Software von GFOS kennen
Antworten auf Ihre Fragen
Die relevanten Größen für den Personalbedarf entstehen in der Dienstplanung: Ist-Besetzung je Station und Schicht, eingesetzte Qualifikationen und Personalausfallzeiten. Ein durchgängiges System sorgt dafür, dass diese Daten strukturiert und zentral vorliegen. So lassen sich alle benötigten Informationen in einem System sammeln, anstatt mehrere Datenquellen für die unterschiedlichen Anforderungen auszuwerten.
Ja, erforderliche Qualifikationen wie examinierte Fachkraft oder Fachkunde hinterlegen Sie als Muss-Regel – fehlt sie, verhindert das System die Besetzung der Schicht. Über Gültigkeitsdaten erinnert das System zusätzlich rechtzeitig an fällige Auffrischungen und ablaufende Nachweise.
Ja, die Workforce-Management-Software für das Gesundheitswesen von GFOS wird in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren mit Serverstandort Deutschland betrieben. Alle personenbezogenen Daten werden DSGVO-konform verarbeitet. Über ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept steuern Sie, wer welche Daten einsehen und bearbeiten darf.
Gesetzliche, tarifliche und betriebliche Vorgaben definieren Sie direkt im System. Die Planung prüft die vordefinierten Regeln automatisch, sodass Verstöße bestenfalls umgangen oder direkt in der Planung angezeigt werden. Zuschläge und Sonderzeiten dokumentiert das Zeitwirtschaftssystem automatisch, sodass diese einfach an die Entgeltabrechnung übergeben werden können.
Sie interessieren sich für die Software von GFOS oder wollen weitere Informationen dazu erhalten? Melden Sie sich gerne, damit wir uns Ihre Anforderungen gemeinsam anschauen können.
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