Dienstplanung zwischen Fachkräftemangel, Versorgungsqualität und Fairness
Eine sichere Patientenversorgung setzt voraus, dass jederzeit ausreichend qualifizierte Mitarbeiter auf der Station oder im OP verfügbar sind. Gleichzeitig sollen Dienste fair verteilt, Ausfälle kompensiert und Mitarbeiterwünsche berücksichtigt werden. Dieser Spagat macht die Dienstplanung in der Klinik zunehmend anspruchsvoll.
Strenge Qualifikationspflichten
Schichten dürfen nicht beliebig besetzt werden – Fachweiterbildungen und andere Kompetenzen bestimmen, welche Mitarbeiter für einzelne Aufgaben oder Bereiche infrage kommen. Die Einhaltung dieser Anforderungen manuell im Blick zu behalten, ist in größeren Einrichtungen kaum möglich.
Hohe Ausfallquoten und kurzfristige Änderungen
Krankmeldungen, ungeplante Abwesenheiten und personelle Engpässe erfordern kurzfristige Anpassungen im Dienstplan. Insbesondere in Gesundheitseinrichtungen müssen geeignete Ersatzkräfte schnell gefunden werden, um die Versorgungsqualität und bestehende Vorgaben nicht zu gefährden.
Belastung einzelner Mitarbeiter
Nacht-, Wochenend- oder Feiertagsdienste gehören zum Arbeitsalltag und werden in vielen Einrichtungen nicht immer gleichmäßig verteilt. Werden Mitarbeiter durch die Übernahme dieser Dienste regelmäßig zusätzlich belastet und gegebenenfalls tariflich überlastet, sinkt nicht nur die Motivation der betroffenen Fachkräfte, sondern auch die Zufriedenheit im gesamten Team.
Fehlende Transparenz bei Planungsentscheidungen
Aus welchen Gründen bestimmte Mitarbeiter für einzelne Dienste eingeplant werden und andere nicht, ist oftmals nur schwer nachvollziehbar. Das kann zu Diskussionen und Spannungen innerhalb der Teams führen und die Akzeptanz von Dienstplänen zusätzlich erschweren.
Mehr Sicherheit und Fairness in der Dienstplanung mit GFOS
Eine verlässliche Dienstplanung in der Pflege erfordert fundierte Entscheidungen und aktuelle Informationen. Mit GFOS bündeln Planungsverantwortliche alle relevanten Daten in einer zentralen Plattform und schaffen die Grundlage für transparente Prozesse, schnelle Abläufe und bessere Balance zwischen den Anforderungen der Einrichtung und den Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter.
Qualifikationsbasierte Dienstplanung
Planungsrelevante Anforderungen werden direkt bei der Dienstplanung berücksichtigt. Dadurch lassen sich Mitarbeiter gezielt nach ihren Kompetenzen einsetzen.
Zentrales Skill-Management
Qualifikationen und Nachweise werden zentral erfasst und verwaltet. Hinweise auf ablaufende Zertifikate oder Auffrischungsbedarfe unterstützen dabei, Qualifikationsanforderungen langfristig zu erfüllen und die Versorgungsqualität sicherzustellen.
Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen
Verfügbarkeiten, Wunschdienste und individuelle Präferenzen werden bei der Dienstplanung berücksichtigt. Dadurch entstehen eine höhere Planungsqualität und zeitgleich bessere Voraussetzungen für Motivation, Mitarbeiterbindung und langfristige Zufriedenheit.
Kurzfristige Planungsanpassungen
Visualisierte Personalengpässe schaffen Transparenz über kritische Besetzungssituationen. Automatisierte Vorschläge für geeignete Ersatzkräfte sowie mobile Verfügbarkeitsanfragen helfen dabei, die offenen Dienste schnell und qualifikationsgerecht nachzubesetzen.
Intelligente HR-Analytics
Planungskennzahlen unterstützen dabei, Dienstverteilungen objektiv zu bewerten und Belastungen frühzeitig zu erkennen. Mit Auswertungen zur Mindestausstattung, zu Gerechtigkeitsquoten, Überstunden und Krankenständen liefern smarte HR-Analytics eine fundierte Grundlage für nachvollziehbare Planungsentscheidungen.
Employee-Self-Services
Über digitale Self-Services können Mitarbeiter Schichtwüsche hinterlegen, Verfügbarkeiten melden oder Diensttausche sowie Abwesenheiten beantragen. So verkürzen sich Abstimmungsprozesse, während die Mitarbeiterzufriedenheit steigt und der administrative Aufwand in der Dienstplanung sinkt.
Wenn kurzfristige Ausfälle auf Qualifikationsvorgaben treffen
In einer Klinik liegen für die kommende Woche bereits mehrere Krankmeldungen vor. Für die Schichten auf der betroffenen Station sind bestimmte Qualifikationen erforderlich. Die Stationsleitung muss entscheiden, wie die Besetzung der Folgetage sichergestellt werden kann, ohne einzelne Mitarbeiter dauerhaft zusätzlich zu belasten oder die Einhaltung der personellen Mindestausstattung nach der PpUGV an anderen Tagen zu gefährden.
GFOS in der Praxis
Die Krankmeldungen werden im System erfasst. Offene Dienste und potenzielle Personalengpässe visualisiert das System, sodass bereits mehrere Tage im Voraus ersichtlich ist, welche Schichten kritisch besetzt sind und wo Handlungsbedarf besteht.
Die Dienstplanung in der Klinik unterstützt den Planer bei der Suche nach Ersatzkräften mit automatisierten Vorschlägen. Dabei prüft die Software im Vorfeld, welche Mitarbeiter sowohl die fachlichen Anforderungen erfüllen als auch grundsätzlich verfügbar sind.
Zudem kann die Stationsleitung per HR-Analytics Informationen zu Dienstverteilungen, Überstunden oder Gerechtigkeitsquoten einsehen und direkt erkennen, welche Mitarbeiter beispielsweise überdurchschnittlich häufig an Wochenenden eingesetzt wurden. So erfolgt die weitere Planung nicht nur qualifikationsbasiert, sondern auch fair.
Auf Basis dieser umfassenden Daten können die Planungsverantwortlichen aus den Vorschlägen gezielt Mitarbeiter auswählen und per mobiler Verfügbarkeitsanfrage kontaktieren. Positive Rückmeldungen werden direkt angezeigt und können nach Auswahl in die Planung übernommen werden. Der aktualisierte Dienstplan steht allen Beteiligten direkt online zur Verfügung.
So profitieren Krankenhäuser von einer qualifikationsbasierten Dienstplanung
Wenn Qualifikationen, Verfügbarkeiten, Wünsche und andere planungsrelevante Informationen zentral zusammengeführt werden, profitieren Krankenhäuser und andere Gesundheitseinrichtungen auf mehreren Ebenen.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Qualifikationsanforderungen zuverlässig erfüllen
- Personalvorgaben einhalten
- Versorgungsqualität langfristig sichern
- Personalengpässe frühzeitig erkennen
- Dienste ausgewogen verteilen
- Mitarbeiterzufriedenheit fördern
- Planungsaufwand reduzieren
- Datengestützte und nachvollziehbare Entscheidungen treffen
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