Wenn der Dienstplan in der Pflege zum täglichen Kraftakt wird
Verschiedene Regelwerke, hohe Anforderungen an Qualifikationen der Pflegefachkräfte und spontane Reaktionsfähigkeit bei ungeplanten Ausfällen: Pflegedienstleiter sehen sich täglich mit verschiedenen Herausforderungen konfrontiert. GFOS.Workforce Management setzt genau dort an: Die Software verbindet Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Analysen in einer Lösung.
Ausfälle im Team
Hoher Krankenstand und wenig Personal: Jede kurzfristige Krankmeldung wird zum Problem und bedeutet zusätzliche Belastung.
Anforderungen an Qualifikationen
Fachkraftquote, Zusatzqualifikationen und Nachweise: Wer wann eingesetzt werden darf, ist eine harte Anforderung für die Planung.
Bindung an den Arbeitgeber
Kurzfristige Planänderungen treffen genau die, die übrig bleiben. Trifft es immer die gleichen Personen, folgen Auswirkungen auf Fluktuation und Mitarbeiterbindung.
So unterstützt die Einsatzplanung von GFOS die Pflege und Gesundheitsbranche
Alles in einer Lösung – die Features im Überblick:
- Qualifikation als Planungsregel: einrichtungsspezifische Vorgaben als Muss- oder Kann-Regeln (Hard Constraints und Soft Constraints) im System hinterlegen und somit schneller zu einer verlässlichen Planung finden
- Regelprüfung mit System: Gesetze, Tarife und Dienstvereinbarungen einhalten und Verstöße im Pflegedienstplan visualisieren
- Mitarbeiter-Pool: Dienstplanung auch stations- oder einsatzortübergreifen durchführen – je nach Bedarf
- Diensttausch & Mitarbeiterwunschbuch: Wünsche und Tauschanfragen digital mit System abbilden, statt analog
- Zeiterfassung für alle: am Terminal, per App, am Einsatzort – offline, online und mit GPS
- Abwesenheit und eAU: Krankmeldungen über ITSG-zertifizierte Anbindung regeln
- KI-Integration: HR- und Dienstplan-Analytics mit GFOS Intelligence vereinfachen, Zeiten und Anträge via Chat buchen und vieles mehr
Qualifikationsgerechte Einsatzplanung in der Pflege auch bei Ausfällen
Fällt eine Person aus, zählt in Pflegeberufen die Reaktionszeit. Strategische Ausfallkompensationen sind teuer und oft gekoppelt an Leiharbeiter – daher setzen immer mehr Träger auf interne Flexibilität. Die Dienstplanung für die Pflege von GFOS bildet das über einen Mitarbeiter-Pool ab: Verfügbare Fachkräfte werden freigegeben und können von Planern dort eingesetzt werden, wo Bedarf besteht.
- Verfügbare Mitarbeiter auf einen Blick statt Telefonkette
- Funktionsübergreifende Freigabe aus dem Pool, über Abteilungen, Kostenstellen und Arbeitsplätze hinweg
- Diensttauschbörse für Tauschanfragen zwischen Mitarbeitern – manuelle Nachbesetzung jederzeit möglich
- eAU-Anbindung für Krankmeldungen, die auch in der Einsatzplanung berücksichtigt werden
- Arbeits- und Ruhezeitverstöße sowie Nichteinhaltung von und Qualifikationsvorgaben direkt im Plan sichtbar machen
Engpässe mit GFOS Intelligence erkennen, bevor sie zum Problem werden
Mit dem integrierten HR-Analytics-System GFOS Intelligence werten Sie Ihre Planungs- und Personaleinsatzdaten mit wenigen Klicks aus. So machen Sie Auslastungen und Bedarfe sichtbar und liefern Prognosen für Ihre Dienstplanung.
Hier sparen Sie Zeit mit GFOS Intelligence:
- Interaktive Dashboards: Planungsdaten, Branchen-Benchmarks und vieles mehr nutzen, um schneller zu entscheiden
- Prognosen: Ressourcenengpässe frühzeitig erkennen – für mehr Planungssicherheit
- Rollenbasierte Berechtigungen: Gezielt steuern, wer welche Auswertungen sehen darf
Zeiterfassung in der Pflege: stationär und mobil erfassen
Neben vielen anderen Regularien gilt im Pflegebereich ebenfalls das Arbeitszeitgesetz. Die systematische Arbeitszeiterfassung muss daher lückenlos erfolgen – auf Papier-Stundenzetteln kaum abzubilden. Wenn Fachkräfte mobil an wechselnden Einsatzorten arbeiten, ist eine zuverlässige Lösung zur Zeiterfassung für Pflegedienste die Voraussetzung.
Ihre Vorteile im Überblick:
- Am Terminal erfassen: In der Einrichtung, vor Ort, minutengenau und revisionssicher dokumentieren
- Per App: Offline-fähig und mit GPS-Integration jederzeit mobil die Stunden erfassen
- Automatische Prüfung: Arbeitszeiten, Pausen- und Ruhezeiten sowie tarifliche Anforderungen abbilden
- Zuschläge und Sonderzeiten: Sicher dokumentieren und an die Entgeltabrechnung übergeben
- Eingabe per Chat: In natürlicher Sprache Zeitbuchungen und Anträge abschicken
Use Case: Vom Ausfall zum besetzten Dienst
06:10 Uhr: Eine Pflegefachkraft meldet sich für den Frühdienst krank. Die Meldung wird elektronisch im GFOS-System verarbeitet und der Mitarbeiter als abwesend gekennzeichnet.
06:25 Uhr: Die Pflegedienstleitung sieht im Springer-Pool, wer verfügbar und für diesen Bereich freigegeben ist. Der Dienst verlangt eine examinierte Fachkraft: Das System zeigt dank hinterlegter Qualifikationen nur passende Mitarbeiter an.
06:55 Uhr: Die Fachkraft tritt ein und bucht den Arbeitsbeginn am Terminal in der Dienststelle.
14:45 Uhr: Im ambulanten Dienst desselben Trägers erfasst ein Kollege die Zeiten per App direkt beim Klienten – offline, während kein Netz da ist, mit GPS-Beleg. Die Buchung synchronisiert sich automatisch, sobald wieder Empfang besteht.
15:00 Uhr: Alle offenen Dienste konnten mithilfe der übersichtlichen Planungsansicht schnell besetzt werden. Das System erstellt ebenfalls einen automatischen Planungsvorschlag für den nächsten Tag.
16:00 Uhr: Zum Schichtende bewertet das GFOS-System die Zuschlagsanteile nach Tarif. Die Daten aus der Zeiterfassung für die Pflege stehen für die Entgeltabrechnung bereit.
Das Ergebnis: Kurzfristige Ausfälle qualifikationssicher und regelkonform auffangen – ohne Telefonkette, ohne Zettelwirtschaft und ohne Nachweislücke.
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Zum Bundle Time & Attendance-
Base
Individuelles Dashboard & Widgets
An- & Abwesenheitserfassung
Employee-Self-Service-Portal
Mobile Zeiterfassung & GFOS App
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
GFOS Terminal App
Evakuierungslisten-App
Digitale Ausweiserstellung
Arbeitnehmerüberlassung
Projektzeiterfassung & -controlling
Individuelle Auswertungen & Reports
-
Professional
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An- & Abwesenheitserfassung
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Mobile Zeiterfassung & GFOS App
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Enterprise
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Antworten auf Ihre Fragen
Die Personalbemessung (PeBeM) nach § 113c SGB XI ist ein bundeseinheitliches Verfahren zur Bemessung des Personalbedarfs in vollstationären Langzeitpflege. Hier gilt ein bedarfsorientierter Personalschlüssel, der sich an Pflegegradstruktur und Qualifikationsmatrix orientiert. Die Anhaltswerte gelten seit 2023.
Die relevanten Größen – also tatsächliche Besetzung, eingesetzte Qualifikationen und Ausfallzeiten – liegen der Dienstplanung zugrunde. Ein durchgängiges System sorgt dafür, dass die Daten strukturiert vorliegen und für Nachweise gegenüber dem Medizinischen Dienst ausgewertet werden können.
Ja, sie können flexibel definieren, welche Informationen Sie in der Planung nutzen wollen. So haben Sie wichtige Details immer im Blick, ohne die Ansicht zu überladen. Hinterlegen Sie qualifikationsabhängige Planungsregeln, um diese auch in automatischen Planungsvorschlägen automatisch einzukalkulieren.
Mit GFOS haben Sie verschiedene Erfassungsmöglichkeiten. So können Stunden etwa auch per App direkt am Einsatzort erfasst werden – offline-fähig und mit GPS-Unterstützung. Die Buchungen werden mit der zentralen Zeitwirtschaft synchronisiert und stehen revisionssicher für Auswertungen und Nachweise zur Verfügung.
Ja, über einen Springer-Pool können Sie Fachkräfte für die Dienstplanung in der Pflege auch für andere Planungseinheiten freigeben und dort einsetzen – auch dann, wenn Sie selbst für diese Einheit nicht berechtigt sind. Der konkrete Zuschnitt richtet sich nach Ihrer Organisationsstruktur.
Sie interessieren sich für die Software von GFOS oder wollen weitere Informationen dazu erhalten? Melden Sie sich gerne, damit wir uns Ihre Anforderungen gemeinsam anschauen können.
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