Wenn Personalausfälle zum Arbeitsalltag gehören
Ausfälle lassen sich nicht vollständig vermeiden. Die Herausforderung besteht darin, die Auswirkungen auf die Versorgung und die Belegschaft möglichst gering zu halten.
Unkontrollierte Mehrarbeit und Überstunden
Offene Dienste werden durch zusätzliche Einsätze und Doppelschichten der vorhandenen Mitarbeiter kompensiert. Die Folgen sind steigende Überstunden, höhere Belastungen und zunehmende Unzufriedenheit der betroffenen Teams, bis hin zur Abwanderung der Pflegekräfte zu anderen Arbeitgebern oder in andere Berufe.
Schwierigkeiten bei der Besetzung offener Dienste
Kurzfristige Ausfälle erfordern schnelle Reaktionen. Dem gegenüber stehen hohe Abstimmungsaufwände, um geeignete Ersatzkräfte zu finden und deren Verfügbarkeiten zu prüfen.
Hohe Kosten durch Zeitarbeit
Können Ausfälle nicht intern ausgeglichen werden, bleibt für das Ausfallmanagement in der Pflege häufig nur der Einsatz von Leih- und Zeitarbeit. Das erhöht nicht nur die Personalkosten, sondern erschwert auch die langfristige Personalsteuerung.
Fehlende Transparenz über Personalreserven
Welche Mitarbeiter kurzfristig verfügbar sind oder für zusätzliche Dienste infrage kommen, lässt sich häufig nur mit erheblichem Abstimmungsaufwand feststellen.
Strategisches Ausfallmanagement statt reaktiver Entscheidungen
Für ein strategisches Ausfallmanagement in der Pflege benötigen Personalverantwortliche alle relevanten Informationen zu Bedarfen, Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Personalreserven und offenen Diensten. GFOS bildet diese Daten übersichtlich in einer zentralen Plattform ab, sodass Ausfälle jederzeit strukturiert bewertet und Maßnahmen frühzeitig eingeleitet werden können.
Zentrale Abwesenheitsverwaltung
Zentral erfasste Informationen über Urlaube, Krankmeldungen und sonstige Abwesenheiten stehen unmittelbar für die weitere Personaleinsatzplanung zur Verfügung.
Automatische Ersatzvorschläge
Geeignete Mitarbeiter für offene Dienste werden auf Basis relevanter Planungsinformationen automatisiert und ohne manuellen Abstimmungsaufwand vorgeschlagen.
Digitaler Springerpool
Springerkräfte lassen sich zentral verwaltet und direkt in die Personaleinsatzplanung einbinden. Dadurch unterstützt der Springerpool ein flexibles Ausfallmanagement in der Pflege und hilft Ausfälle schnell zu kompensieren.
Mobile Verfügbarkeitsanfragen
Mobile Verfügbarkeitsanfragen und zentral erfasste Rückmeldungen vereinfachen den Kommunikationsprozess und beschleunigen die Besetzung offener Dienste.
Zentrale Personaleinsatzplanung
Schicht-, Stunden-, und Abwesenheitsplanung laufen in einer zentralen Plattform zusammen und bilden die Grundlage für transparente Planungsentscheidungen.
Smarte HR-Analytics
Kennzahlen zu Krankenständen, Überstunden, Dienstverteilung und Personalauslastung werden in übersichtlichen Auswertungen bereitgestellt und zeigen Entwicklungen frühzeitig auf.
So funktioniert das Ausfallmanagement im Pflegeheim mit GFOS
Mehrere Ausfälle innerhalb kurzer Zeit führen dazu, dass in den kommenden Tagen verschiedene Dienste nicht mehr ausreichend besetzt sind. Gleichzeitig sollen zusätzliche Überstunden vermieden und vorhandene Personalreserven möglichst effizient genutzt werden. Die Pflegedienstleitung steht vor der Herausforderung, offene Dienste schnell zu besetzen und die Belastung innerhalb der Teams im Blick zu behalten.
GFOS in der Praxis
Mit GFOS werden Urlaube, Krankmeldungen und sonstige Abwesenheiten zentral erfasst und in der Personaleinsatzplanung berücksichtigt. So ist unmittelbar ersichtlich, welche Dienste und Bereiche von den Ausfällen betroffen sind.
Auf Basis aktueller Planungsinformationen schlägt die Software automatisiert geeignete Mitarbeiter für die offenen Dienste vor. Dabei werden Bedarfe, Qualifikationen, Schichtmodelle und generelle Verfügbarkeiten im Hintergrund abgeglichen. Zusätzlich können Springerkräfte in das Ausfallmanagement im Pflegeheim einbezogen werden.
Mobile Verfügbarkeitsanfragen ermöglichen eine schnelle Abstimmung mit potenziellen Ersatzkräften, während Rückmeldungen zentral dokumentiert werden. Aus den positiven Rückmeldungen wählt die Pflegedienstleitung den finalen Ersatzmitarbeiter aus und aktualisiert und veröffentlicht den Dienstplan per Knopfdruck.
Ergänzend schaffen intelligente HR-Analytics Transparenz über Krankenstände, Überstunden, Dienstverteilungen und Personalauslastungen. Personalverantwortliche erkennen besonders stark von Ausfällen betroffenen Bereiche sowie zunehmende Belastungen innerhalb einzelner Teams - auch standortübergreifend über mehrere Stationen und Pflegeeinrichtungen hinweg.
Vorteile eines softwaregestützten Ausfallmanagements in der Pflege
Ein strukturiertes Ausfallmanagement schafft in der Pflege Transparenz über Lücken, Verfügbarkeiten und Belastungen in einzelnen Bereichen. Dadurch können offene Dienste schneller besetzt, Personalengpässe gezielter ausgeglichen und die Abhängigkeit von Zeitarbeit reduziert werden.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Mindestpersonalausstattung und Soll-Vorgaben erfüllen
- Mehrarbeit, Doppelschichten und zusätzliche Belastung gezielt reduzieren
- Interne Personalreserven und Springerpools effizient einsetzen
- Ausfallmuster, Krankenstände und Belastungsentwicklungen frühzeitig erkennen
- Administrative Tätigkeiten und Abstimmungsprozesse in der Dienstplanung verringern
- Kosten für Leih- und Zeitarbeit langfristig senken
- Fundierte Entscheidungen auf Basis transparenter Kennzahlen und aktueller Daten treffen
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