Workforce Analytics

Ob Ursachenidentifikation für mangelnde Mitarbeitermotivation, Aufdeckung kurzfristig oder zukünftig vorhandener Personalbedarfe oder die Ermittlung von Krankheitstagen in Relation zu zugeteilten Diensten bzw. Schichten: Diese und viele weitere Möglichkeiten bietet der Einsatz von Workforce Analytics im Betrieb. Die HR-Analysen können beispielsweise in folgenden Bereichen eingesetzt werden:

• Recruiting: Sowohl der zukünftig benötigte Personalbedarf als auch die Ermittlung von wirkungsvollen Recruiting-Kanälen sind für den HR-Bereich von großer Wichtigkeit. Eigenschaften und Voraussetzungen für zufriedene und motivierte Mitarbeiter lassen sich ebenfalls ermitteln, um die Performance langfristig zu verbessern.
• Personalentwicklung: Die Bestimmung von Skill Gaps sowie von kurzfristigen und künftigen Bedarfen sind bei der strategischen Ausrichtung der Unternehmensziele essenziell. Nur wenn die erforderlichen Qualifikationen vorhanden sind, können die Ziele überhaupt erreicht werden. Die Erkenntnisse der datengestützten Analyse können bei der Etablierung eines Konzepts für lebenslanges Lernen im Betrieb Anwendung finden.
• Personaleinsatz: Die exakte Berechnung des Personalbedarfs sowie die gezielte und motivierende Personaleinsatzplanung durch gerechte Dienst- oder Schichtpläne sind für Planungsverantwortliche konstant zu beachten. Planungsgüte und individuelle Anhaltspunkte bezüglich der Motivation sind einige HR-Kennzahlen, die sich mit Workforce Analytics ermitteln lassen und bei Planungsaufgaben unterstützen.
• Vergütungs- und Benefit-Strategien: Durch Analysen können Zusammenhänge zwischen Gehaltsstrukturen, Zusatzleistungen und Mitarbeiterzufriedenheit aufgedeckt werden. Unternehmen gewinnen so wertvolle Hinweise, wie Vergütungssysteme leistungsorientierter und gerechter gestaltet werden können.
• Mitarbeiterbindung: Workforce Analytics ermöglicht die Identifikation von Mustern, die auf drohende Kündigungen hindeuten (Fluktuationsprognosen). So lassen sich gezielte Maßnahmen zur Bindung von Schlüsselkräften entwickeln.
• Diversity und Inklusion: Datenbasierte Auswertungen zeigen, inwieweit Vielfalt in Teams tatsächlich gelebt wird und wie sich diese auf die Performance auswirkt. Potenzielle Ungleichheiten und Barrieren können so schneller erkannt und abgebaut werden.
• Gesundheitsmanagement: Analysen zu Abwesenheiten, Krankheitsquoten oder Belastungsspitzen helfen, präventive Maßnahmen im betrieblichen Gesundheitsmanagement einzuleiten und die Arbeitsbelastung besser zu steuern.
• Nachfolgeplanung: Mithilfe von Workforce Analytics lassen sich Mitarbeiter mit hohem Potenzial frühzeitig identifizieren. Unternehmen können rechtzeitig Entwicklungsprogramme aufsetzen, um wichtige Schlüsselpositionen ohne Risiko nachzubesetzen.

Im HR-Bereich werden in der Regel die vier folgenden Arten der Analyse unterschieden, die sich an jeweils einer bestimmten Leitfrage orientieren:

• Deskriptive Analyse (Was ist passiert?) | Eine rein beschreibende Darstellung der Zusammenhänge, die sich aus der Auswertung von HR-Kennzahlen ergeben. Auf diese Weise können der Status quo, aber auch Entwicklungen sichtbar gemacht werden.
• Diagnostische Analyse (Warum ist es passiert?) | Hilft, die Ursachen und Muster der Handlungen, die zu einem bestimmten Ereignis geführt haben, zu verstehen. Sie ermöglicht dadurch, Schwachstellen zu erkennen und gezielte Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten.
• Prädiktive Analyse (Was wird wahrscheinlich passieren?) | Zur frühzeitigen Aufdeckung von Risiken und Bedarfe. Basiert zum Beispiel auf dem Einsatz künstlicher Intelligenz im HR-Bereich.
• Präskriptiv (Was sollten wir tun?) | Für die Ableitung konkreter Handlungsempfehlungen. Sie unterstützt dabei, verschiedene Handlungsoptionen zu bewerten und die effektivste Lösung auszuwählen.

Workforce Analytics unterliegt einigen rechtlichen Vorgaben – allen voran der DSGVO. Demnach dürfen nur solche Attribute verarbeitet werden, die für die Analyse auch wirklich erforderlich sind. Bei Zweckänderungen müssen Kompatibilitätsprüfungen erfolgen.

Zudem erfordert die Verarbeitung personenbezogener Daten entweder deren Pseudonymisierung bzw. Anonymisierung oder das Einholen von Einwilligungen. Die Beschäftigten müssen im Sinne der Transparenz rund um die Sammlung und Nutzung ihrer Daten klar informiert werden, um welche Art von Daten es geht, welcher Zweck damit verfolgt wird, wer die Daten empfängt und wie lange sie gespeichert werden. Außerdem müssen die Betroffenenrechte vermittelt werden.

Über die DSGVO hinaus ist für Workforce Analytics auch § 26 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) von Bedeutung. Der EU-AI-Act betrifft HR-Anwendungen besonders, da Systeme zur Personalsteuerung wie Recruiting- oder Leistungsbewertung als „High-Risk“ gelten und damit strengen Vorgaben unterliegen. 

Arbeitgeber müssen dabei nicht nur die Datenqualität sicherstellen, sondern auch eine qualifizierte Aufsicht benennen, Log-Daten führen, Monitoring und Incident-Meldungen gewährleisten sowie Beschäftigte vor dem Einsatz darüber informieren. Damit entstehen neben technischen auch organisatorische Pflichten, die den Einsatz von KI im Personalbereich maßgeblich prägen.

Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über wichtige Fristen in diesem Zusammenhang:

Als erstes ist es für Unternehmen wichtig, eine Grundlage zu schaffen. Das kann mit der Einführung einer Workforce Management Software erfolgen. Diese sollte sowohl zur Branche als auch zur Unternehmensgröße passen. Die Beratung durch spezialisierte Anbieter ist ein elementarer Schritt, um ein genaues Anforderungsprofil zu ermitteln und die passende Lösung zu implementieren.

Wurden Auswertungswerkzeuge korrekt eingestellt und Arbeitsprozesse für den Bereich Workforce Analytics etabliert, müssen die Daten noch zielgerichtet genutzt werden. Das bedeutet, dass sowohl HR-Verantwortliche als auch das Management etwa empirische oder datenbasierte Entscheidungen anhand der gesammelten und verarbeiteten Daten treffen.