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Onboarding Prozess: Wie Sie neue Teammitglieder erfolgreich digital einarbeiten

Der Onboarding Prozess soll neuen Mitarbeitenden nicht nur den Start im Unternehmen erleichtern. Ebenso kann durch eine gelungene Einarbeitung bereits zu Beginn das Zugehörigkeitsgefühl gestärkt und die Fluktuationsrate gesenkt werden. Denn meist entscheidet sich innerhalb der ersten Wochen, ob Arbeitnehmende sich eine Zukunft im neuen Unternehmen vorstellen können oder sie dieses nach wenigen Monaten wieder verlassen.

Umso wichtiger ist es für Arbeitgebende, den Onboarding Prozess professionell zu gestalten und neue Teammitglieder anhand eines durchdachten Einarbeitungsplans im Unternehmen zu integrieren. Die Corona-Pandemie stellt die Betriebe dabei vor neue Herausforderungen. Denn dieser Prozess muss in Zeiten von Social Distancing, weltweiten Lockdowns und weiteren Massnahmen anders gestaltet werden. Um neue Mitarbeitende trotz geltender Kontaktbeschränkungen erfolgreich einzuarbeiten, bedarf es einerseits digitaler Konzepte, andererseits müssen bestehende Einarbeitungspläne an die derzeitige Situation angepasst werden.

Mitarbeitende in der Einarbeitungsphase sollten auch im Homeoffice ausreichend betreut werden - Quelle: Pexels

Was versteht man unter Onboarding?

Der Begriff Onboarding beschreibt den Prozess der Einarbeitung sowie Eingliederung neuer Mitarbeitenden im Unternehmen. Darunter fallen alle Massnahmen, die die Integration der neuen Teammitglieder fördern. Diese sind oftmals in Form eines Einarbeitungsplans dokumentiert und geben klare Aufgaben sowie Teilziele vor.

Der klassische Onboarding Prozess wird digital

Währende sich die klassische Einarbeitungsphase primär in den Räumlichkeiten des Arbeitgebenden abspielt, sind beim digitalen Onboarding auf Distanz vor allem virtuelle Tools gefragt.

Onboarding Prozess: Die Vorbereitung

Die Einarbeitung bzw. Eingliederung eines Mitarbeitenden startet gewöhnlicherweise am neuen Arbeitsplatz. Damit sich neue Kollegen willkommen fühlen, sollte dieser bereits eingerichtet und mit allen wesentlichen Arbeitsmaterialien ausgestattet sein.

Im Rahmen des digitalen Onboardings betreten die neuen Mitarbeitenden das Büro hingegen nur, um Laptop, Smartphone & Co. entgegenzunehmen und wechseln anschliessend ins Homeoffice. Hier sind insbesondere die IT-Verantwortlichen gefordert, den virtuellen Arbeitsplatz vollständig einzurichten und notwendige Installationen rechtzeitig vorzunehmen, sodass neue Teammitglieder auch aus der Ferne erfolgreich in den neuen Arbeitsalltag starten können.

Onboarding Prozess: Der Ablauf

Sowohl Vorgesetzte als auch Teammitglieder sollten sich Zeit für erste Gespräche nehmen und für eventuelle Fragen zur Verfügung stehen. Das erleichtert neuen Kollegen nicht nur den Einstieg in die neuen Aufgaben, sondern hilft ebenso in die neue Position zu finden und das Unternehmen mit seinen individuellen Vorgehensweisen und Prozessen kennenzulernen. Daneben sind verschiedene Schulungen oder Seminare oftmals Bestandteil eines entsprechenden Einarbeitungsplans. Spezifische Fachkenntnisse können so professionell vermittelt werden, sodass neue Mitarbeitende bestmöglich für ihre Aufgaben gerüstet sind und sich in ihrer neuen Rolle wohl fühlen.

Gleiches gilt für das digitale Onboarding. Hier finden die entsprechenden Schulungen nicht im Unternehmen bzw. in Präsenzphasen statt, sondern werden remote durchgeführt. Digitale Kommunikationsmittel wie Microsoft Teams, Webex oder Google Meet kommen dabei häufig zum Einsatz. Diese Tools sollten allerdings nicht nur für die Vermittlung fachbezogener Informationen genutzt werden. Virtuelle Meetings mit Kollegen und Teambuildingmassnahmen sind in den ersten Wochen ebenso essentiell – schliesslich bleibt den Mitarbeitenden aufgrund der Distanz oftmals keine andere Möglichkeit, sich besser kennenzulernen.

Eine durchdachter Einarbeitungsplan und eine gute Organisation sind entscheidend. Werden Fragen zu Aufgaben des neuen Mitarbeitenden, erforderlichen Zugängen und der IT-Infrastruktur im Vorfeld geklärt und werden Teammitgliedern, die bei aufkommenden Fragen helfen können, bestimmt, steht einem erfolgreichen digitalen Onboarding nichts mehr entgegen.

Mit durchdachten Einarbeitungsplänen können neue Mitarbeitende auch vom Homeoffice aus erfolgreich ins Team integriert werden - Quelle: Pexels

Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung als nachhaltiges Ziel

Wie zufrieden neue Mitarbeitende mit dem Onboarding Prozess aber auch danach mit ihrer alltäglichen Arbeit im neuen Unternehmen sind, lässt sich leicht anhand entsprechender Mitarbeiterbefragungen ermitteln. Helfen kann dabei eine Workforce Management Software. Verschiedene Auswertungen und Kennzahlen geben nicht nur Aufschluss über die Zufriedenheit der Belegschaft: Richtig eingesetzt können Sie auch dabei helfen, eine gerechte Personaleinsatzplanung durchzuführen und somit eine verbesserte Work-Life-Balance zu ermöglichen.

Behalten Sie die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden stets im Blick und lassen Sie sich von unseren Workforce Management Experten zu den vielfältigen Einsatzmöglichkeiten unserer Software individuell und virtuell beraten!

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