Urlaubstage ins nächste Jahr mitnehmen: Wichtige Regelungen zum Resturlaub

Im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) ist ein gesetzlicher Mindestanspruch für die Arbeitnehmer festgelegt. Dieser bezieht sich auf jene, die eine Fünf-Tage-Woche haben und erstreckt sich auf einen Umfang von 20 Urlaubstagen. Bei einer Sechs-Tage-Woche liegt der Mindestanspruch schon bei 24 Arbeitstagen. Viele Unternehmen gewähren jedoch einen höheren Urlaubsanspruch bzw. kann dieser auch durch Tarifverträge geregelt sein. 

Urlaubstage ins nächste Jahr mitnehmen – das ist zu beachten

Wenn Arbeitnehmer nicht in der Lage waren, ihren gesamten Jahresurlaub aufzubrauchen, kann dieser mit ins nächste Jahr genommen werden. Dieser Fall ist in §7 Absatz 3 BUrlG geregelt: Hier ist vorgeschrieben, dass der Resturlaub aus dem letzten Kalenderjahr innerhalb von drei Monaten genommen werden muss.

Sonderregelungen und Ausnahmen bei der Urlaubsübertragung

Nicht immer verläuft alles nach Plan – das gilt sowohl für Unternehmen als auch Privatpersonen. Daher können dringende betriebliche oder persönliche Gründe dazu führen, dass der Urlaubsanspruch nicht aufgebraucht werden kann, sodass Arbeitnehmer den Urlaub ins nächste Jahr übertragen müssen.

Resturlaub mitnehmen: Beispiele für betriebliche Gründe

• Jahresabschlussarbeiten: Insbesondere Arbeitnehmer aus Buchhaltung und Controlling stehen zum Jahresende unter hoher Belastung, sodass Urlaub ggf. nicht angetreten werden kann.
• Personalmangel: Eine Erkältungswelle oder unvorhergesehene Personalausfälle durch Kündigungen etc. verhindern die Urlaubsnahme.
• Unvorhersehbare Projekte: Ein wichtiges Kundenprojekt muss zum Jahresende realisiert werden, sodass bereits geplante Urlaubstage aufgeschoben werden müssen.
• Kündigung: Ein Mitarbeiter kündigt zum 31. Januar und es besteht noch Resturlaub aus dem Vorjahr. Die Urlaubstage kann der Arbeitnehmer bis Ende Januar nehmen. Sprechen betriebliche Gründe wie z.B. Übergabegründe dagegen, muss das Unternehmen die Tage auszahlen (BUrlG § 7 Absatz 4).

Dies sind nur einige Beispiele aus dem Arbeitsalltag. Betriebliche Gründe, die Mitarbeiter dazu zwingen, den Urlaub ins nächste Jahr zu übertragen, variieren je nach Branche, Unternehmensgröße, Zuständigkeiten und vieles mehr. 

Resturlaub mitnehmen: Beispiele für persönliche Gründe

• Krankheit: Ein Arbeitnehmer fällt durch Krankheit länger aus oder durch eine spontane Erkrankung zum Jahresende. In diesem Fall kann sich die Frist zur Urlaubsübertragung um bis zu 15 Monate verlängern, wie in einem EuGH-Urteil aus dem Jahr 2009 festgelegt wurde.
• Pflege von Angehörigen: Die Pflegebedürftigkeit eines Angehörigen kann einen persönlichen Grund darstellen, der es rechtfertigt, Urlaubstage mitzunehmen.
• Elternzeit: Für Elternzeit gilt ebenfalls eine Sonderregelung. Urlaubsanspruch, der vor der Elternzeit nicht genommen werden konnte, bleibt bestehen und kann laut § 17 BEEG Absatz 2 nach Ende der Elternzeit beansprucht werden.

Persönliche Gründe betreffen den Arbeitnehmer direkt und können eine Übertragung der Urlaubstage ins nächste Jahr rechtfertigen. Wichtig ist dabei immer die Einzelfallbetrachtung.

Zusammengefasst: Übertragung von Urlaubstagen in das nächste Jahr

• Der gesetzliche Mindestanspruch bezieht sich auf die Arbeitszeit des jeweiligen Mitarbeiters und unterliegt den Vorgaben des BUrlG. Arbeitgeber können eigene Regelungen treffen und ggf. großzügigere Übertragungsfristen gestatten.
• Es müssen in der Regel betriebliche oder persönliche Gründe bestehen, um den Urlaub ins nächste Jahr mitzunehmen.
• Sonderregelungen und Ausnahmen ermöglichen es Unternehmen und Arbeitnehmern flexibel auf individuelle bzw. betriebliche Anforderungen zu reagieren, ohne die gesetzlichen Vorgaben zu verletzen.
• Der Resturlaub muss üblicherweise bis zum 31. März des Folgejahres verbraucht werden.
• Bei einer Kündigung haben Arbeitnehmer das Recht, den Resturlaub während der Kündigungsfrist zu nehmen. Spricht betrieblich etwas dagegen oder lehnt das Unternehmen den Urlaubsantrag ab, sind die Urlaubstage finanziell abzugelten.

Urlaubstage mitnehmen: Darauf sollten Unternehmen achten

Arbeitgeber haben ihren Mitarbeitern gegenüber eine Aufklärungspflicht, über den Resturlaub zu informieren. Eine fehlende Aufklärung kann zum Verfall der Tage oder sogar zu Nachforderungsansprüchen führen. Hier ist es wichtig, dass Führungskräfte ihre Teams regelmäßig über Urlaubskontingente bzw. auf die Fristen aufmerksam machen. 

Ein Urteil aus dem Jahr 2018 hat wichtige Regelungen zur Aufklärungspflicht festgelegt:

• Die Information über den Resturlaub muss klar und rechtzeitig erfolgen. Ein genauer Zeitpunkt dafür ist nicht angegeben. Die Information muss aber so erfolgen, dass der Urlaub noch realistisch geplant werden kann – idealerweise also spätestens zum Beginn des letzten Quartals. 
• Der Urlaub darf ohne Aufklärung nicht einfach verfallen.
• Der Arbeitgeber muss seine Mitarbeiter über die Anzahl der verbleibenden Urlaubstage als auch über die Frist aufmerksam machen.

Best Practices für die Urlaubsplanung im Unternehmen

• Regelmäßige Kommunikation: monatliche Übersicht über Urlaubskonten innerhalb der Zeitwirtschaft, z.B. über automatische Berichte, sowie Erinnerungen zu wichtigen Fristen.
• Klare Regelungen im Arbeitsvertrag: Festlegung von Urlaubsbedingungen im Arbeitsvertrag auch über eigene Betriebsvereinbarungen, damit die Mitarbeiter im Zweifelsfall nachlesen können.
• Einsatz von HR-Software: Transparenz durch Saldeneinsicht, Fristenmanagement mit automatischen Erinnerungen und Sicherstellung, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden.

Tipps für Arbeitnehmer im Umgang mit Resturlaub

Proaktive Schritte können dabei helfen, den Urlaubsanspruch so einzusetzen, dass er wirklich die Erholung fördert. Dabei ist auch die richtige Planung ein wichtiger Faktor. Arbeitnehmer sollten frühzeitig kommunizieren, wann sie Urlaub nehmen wollen – sowohl mit dem Team als auch mit den Vorgesetzten. Dies hilft dabei, Überschneidungen so gut wie möglich zu vermeiden. Ist am Ende des Jahres noch einiges an Resturlaub übrig, kann dieser strategisch für das Jahresende oder für die Übergangsphase zwischen den Jahren genutzt werden.

Die vielen Urteile zu Urlaubsregelungen sprechen dafür, dass es oft zu Unstimmigkeiten zu diesem Thema kommt. Hier ist es wichtig zu wissen, welche Anlaufstellen den Beschäftigten zur Verfügung stehen. Bei Problemen können Mitarbeiter sich an den Betriebsrat oder eine arbeitsrechtliche Beratung wenden. Sollte der Arbeitnehmer den Urlaub verweigern, kann es schon ausreichen, diesen schriftlich auf die gesetzlichen Fristen hinzuweisen. Fragen Sie im Zweifel einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Digitale Urlaubsplanung im Unternehmen nutzen

Für die Urlaubsplanung bietet sich die digitale Urlaubsplanung an. Diverse Tools aus dem Bereich Workforce-Management-Software machen diese Planungsaufgabe übersichtlich und einfach. Für den Einstieg eignet sich ebenfalls ein Excel-basierter Urlaubsplaner. Hier können Personalverantwortliche Monat für Monat genehmigte Urlaubstage eintragen. Wenn am Ende noch offene Tage bestehen, haben die Mitarbeiter eine einfache Übersicht, um die Urlaubstage ins nächste Jahr mitzunehmen. Gerne können Sie dazu unsere kostenlose Excel-Tabelle herunterladen und diese ganz einfach ausprobieren.

Darum lohnt sich die Digitalisierung des Abwesenheitsmanagements

Die Verwaltung von Urlaub und das Fehlzeitenmanagement im Unternehmen sind zentrale Herausforderungen, insbesondere wenn es um das Mitnehmen von Urlaubstagen in das nächste Jahr geht. Digitale Zeit- und Abwesenheitsmanagement-Tools schaffen Transparenz, reduzieren Fehler und erleichtern sowohl Mitarbeitern als auch Führungskräften die Planung. Folgende Vorteile ergeben sich durch den Einsatz softwaregesteuerter Lösungen.

• Gesteigerte Transparenz: Mitarbeiter und Vorgesetzte können jederzeit Urlaubskonten, Resturlaubstage und geplante Tage einsehen. So ist sofort ersichtlich, wie viele Urlaubstage ins nächste Jahr übertragen werden müssen.
• Erhöhte Effizienz: Durch die Digitalisierung der Prozesse entfällt der manuelle Aufwand zur Berechnung der Urlaubstage. Ebenso lässt sich das komplette Antragswesen elektronisch abbilden.
• Einfacher Zugriff: Apps und browserbasierte Tools helfen der Belegschaft, den Urlaub schnell und unkompliziert zu beantragen oder umzuplanen. Darüber hinaus können auch Teamansichten zur Urlaubsplanung genutzt werden. 
• Bessere Auswertung: HR-Teams bekommen die Möglichkeit, mit wenigen Klicks Analysen zu erstellen und Abwesenheitsmuster zu erkennen. Ebenfalls lassen sich auf diese Weise regelmäßige Krankheitsfälle erkennen, sodass die betriebliche Gesundheitsförderung verbessert werden kann. 

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