Smart Working – ein Konzept mit Zukunft

Smart Working – Definition des Begriffs

Smart Working beschreibt ein Arbeitsplatzkonzept, das Mitarbeitern viel Handlungsfreiheit bietet. Es bedient sich an der zeitlichen und räumlichen Flexibilität sowie unterschiedlichen technologischen Entwicklungen, die das zeit- und ortsungebundene Arbeiten erst ermöglichen. In diesem Arbeitsumfeld werden Kreativität und der offene Austausch zwischen allen Beteiligten gefördert.

Smart Work als Weiterentwicklung

Der Arbeitsmarkt befindet sich in einem stetigen Wandel, der unter anderem durch die Digitalisierung um ein Vielfaches beschleunigt wurde. In dieser Hinsicht ist Smart Work eine logische Weiterentwicklung, die das immer weiter verbreitete Arbeiten im Homeoffice, Einflüsse der Globalisierung sowie gängige New-Work-Grundsätze miteinander verknüpft.

Welche Smart-Working-Ansätze gibt es?

Smart Working kann im Arbeitsalltag unterschiedliche Formen annehmen und von Unternehmen auf verschiedene Weisen sowie in unterschiedlich starken Ausprägungen gelebt werden. Welche Ansätze von Smart Work in der Praxis vorkommen, richtet sich nach den jeweiligen Anforderungen der Branche und des Unternehmens.

Individuelle Arbeitszeiten

Ein Teil des Smart Working Ansatzes sind flexible Arbeitsmodelle. Ob Gleitzeit, Job-Sharing, Workations, Lebensarbeitszeit oder hybride Arbeitsformen, die den Arbeitseinsatz zu Hause und am Unternehmensstandort umfassen: Flexibilität und Mobilität sind für Arbeitnehmer nachweislich wichtiger geworden.

Der Fokus liegt heute immer mehr auf der idealen Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Gleichzeitig müssen Unternehmen Wege finden, bei denen der persönliche Austausch zwischen den Mitarbeitern nicht leidet. Gerade im dauerhaften Homeoffice kann dieser schnell zu kurz kommen. Gefragt sind Lösungen, die auch diese Bedürfnisse und Herausforderungen berücksichtigen.

Flexible Arbeitsumgebungen

Dieser Punkt knüpft zum Teil an den vorherigen an. Hier stellt sich die Frage: Wann ist Arbeit aus dem Homeoffice sinnvoll und wann in kreativen Teams am selben Ort? Ansätze wie Desk-Sharing sind hier von Vorteil: Bei diesem Konzept teilen sich mehrere Mitarbeiter einen Schreibtisch, da nicht alle zur gleichen Zeit am Unternehmensstandort anwesend sind. 

Smart Working bedeutet auch, Kosten zu sparen bzw. Stadtbilder durch weniger Bebauung zu entzerren. Weniger Büromöbel, weniger anzumietende Fläche und ein agiles Image für das eigene Employer Branding sind einige Mehrwerte dieses Aspekts.

Gezielter Einsatz unterstützender Technologien

Damit der flexible und ortsungebundene Arbeitseinsatz möglich ist, müssen die technologischen Voraussetzungen stimmen. Das bedeutet etwa eine sichere VPN-Verbindung für etwaige Arbeit aus dem Homeoffice. Zudem darf es aber auch beim Informationsfluss allgemein nicht zu Verzögerungen oder Abbrüchen kommen. 

Ob über E-Mails, Chat-Systeme, Videokonferenztools oder eine HR-Software: Der Austausch zwischen Mitarbeitern muss beim Einsatz von unterschiedlichen Arbeitsorten aus gewährleistet werden, damit alle Beteiligten auf dem jeweils aktuellen Stand sind.

Führung auf Vertrauensbasis

Für Smart Work müssen Führungskräfte umdenken und ihren Mitarbeiter mehr denn je vertrauen. Das betrifft insbesondere die Einhaltung von Timings, die Menge bzw. Qualität von Arbeitsergebnissen sowie den Beginn und das Ende der Arbeitszeit. Vor allem diese messbaren Aspekte von Smart Work lassen sich über entsprechende Softwarelösungen gut managen und nachverfolgen, zum Beispiel über eine digitale Zeiterfassung.

Virtuelle Projektarbeit in hybriden Teams

Gemeinsam Listen oder Mindmaps erstellen, Unternehmensstrategien diskutieren, Ergebnisse vor Kunden präsentieren – und das auch dann, wenn sämtliche Beteiligten an unterschiedlichen Orten arbeiten. So sieht die Future of Work aus und Smart Work ist ein fester Bestandteil dieses Zukunftskonzepts.

Dafür essenziell sind geeignete Tools zur digitalen Zusammenarbeit, für die unternehmensseitig Zugänge eingerichtet werden. Gerade das heute breit gefächerte Angebot an Cloudlösungen mit der Möglichkeit, zentrale und ständig verfügbare Ablagen für Dateien zu schaffen, vereinfacht die Remote-Zusammenarbeit enorm.

Vorteile von Smart Working

Durch Smart Working ergeben sich sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer verschiedene Vorteile:

• Stärkung im Wettbewerb durch Positionierung als attraktiver Arbeitgeber (Employer Branding)
• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit sowie höhere Motivation durch mehr Autonomie
• Wertschätzende Arbeitsumgebungen basierend auf agilen Führungsmethoden
• Zeitersparnis für Mitarbeiter durch wegfallende Pendelstrecken und Verbesserung der Work-Life-Balance
• Produktivitätssteigerung durch kreative Arbeitsumgebungen und weniger Fehlzeiten
• Kostenersparnis, z.B. durch reduzierte Büroflächen

So unterstützt HR-Software Smart Working

Smart Working lässt sich mit HR-Software innerhalb der Organisation zentral steuern. Eine solche Software ermöglicht den zentralen Zugriff auf HR-Prozesse, sodass alle Beteiligten auf den gemeinsamen Status quo zugreifen und jederzeit Anpassungen vornehmen können. In die Software integriert sind zum Beispiel Employee-Self-Service-Portale (ESS), mit deren Hilfe digitale Workflows und Genehmigungsprozesse schneller ablaufen. 

Die flexiblen Arbeitszeitmodelle, die Smart Work mit sich bringt, lassen sich mithilfe einer intuitiven Möglichkeit zur Zeiterfassung auf einfache Weise abbilden. Durch eine mitarbeiterorientierte Personaleinsatzplanung wird selbst in starren Arbeitsumgebungen mit Schichtarbeit eine individuelle Ausgestaltung der Einsätze ohne Hindernisse möglich.

Warum SaaS-Lösungen die Basis für Smart Working sind

Für Smart Work empfehlen sich SaaS-Lösungen, die sich flexibel an die dynamischen Gegebenheiten des Arbeitskonzepts anpassen lassen. SaaS gewährt einen ortsunabhängigen Zugriff auf die Daten in der Cloud zu jeder Zeit und an jedem Ort; zum Beispiel auch in internationalen und dezentralen Teams. 

Zudem ist SaaS grundsätzlich einfach skalierbar: Unternehmen können bei Bedarf mehr Lizenzen buchen oder wieder abgeben. Das betrifft auch die Anbindung verschiedener Partner-Integrationen für optimale Prozesse.

Die cloudbasierten Lösungen bieten noch viele weitere Vorteile:

• Planbare Kosten und Einsparungen: Durch das externe Hosting entsteht weniger Aufwand für die unternehmensinterne IT, da der SaaS-Anbieter die gesamte Überwachung und volle Funktionalität seiner Services sicherstellt. Im Gegenzug können die Anwender Anpassungen an der Cloud selbst vornehmen – unabhängig von der externen Entwicklung. In Summe bieten SaaS-Modelle eine hohe Kostentransparenz – auch, was künftige Servicekosten betrifft – und damit auch ein hohes Potenzial für Einsparungen bei der eigenen IT.
• Fortlaufendes und einfaches Updating der Software: Bei einer Cloud-Migration der eigenen IT-Infrastruktur profitiert der Kunde von sofort verfügbaren regelmäßigen Updates und damit den neuesten Funktionen und Optimierungen – ohne manuellen Installationsaufwand sowie -kosten.
• Hohe Sicherheit: Das Hosting in der Cloud stellt sicher, dass immer die aktuellen Sicherheitsstandards angewendet werden und die Daten des Unternehmens bestmöglich vor Fremdzugriffen sowie Datenverlust geschützt sind. Selbst die Wiederherstellung von Daten nach einem Ausfall des Systems ist bei SaaS möglich (Disaster Recovery).

Smart Working erfolgreich auf den Weg bringen

Für die erfolgreiche Einrichtung von Smart-Working-Ansätzen müssen diverse Voraussetzungen stimmen und die eine oder andere Herausforderung bewältigt werden.

Voraussetzungen

Diese Punkte sollten Verantwortliche im Blick behalten:

• Einrichtung einer stabilen IT-Infrastruktur (darunter Schaffung sicherer Netzwerke, Verteilung mobiler Endgeräte)
• Nutzung cloudbasierter Tools wie Kollaborations- und Projektmanagementlösungen, für ortsunabhängigen Zugriff
• Schaffung digitaler HR-Prozesse: ESS, Zeitmodelle, Diensttausch etc.
• Anwendung moderner Führungsmethoden, weg von Kontrolle und hin zu Ergebnisorientierung
• Leben einer offenen Unternehmenskultur mit Eigenverantwortung, Flexibilität und Feedbacks

Herausforderungen

Diese Herausforderungen können sich im Prozess ergeben:

• Gewährleistung von Datenschutz und IT-Sicherheit: Absicherung sensibler Inhalte (zum Beispiel Mitarbeiterdaten)
• Werbung für Akzeptanz im Team, was die neuen Arbeitsweisen der Smart Work betrifft
• Führung von dezentralen Teams und Sicherstellung der entsprechenden Kommunikation
• Gleichbehandlung und Fairness zwischen allen involvierten Berufs- und Altersgruppen
• Aktive Begleitung des Wandels, zum Beispiel durch Schulungen (Change Management)

GFOS: Ihr Full-Solution-Provider für Smart Work

Wie bereits beschrieben sind, die technischen Grundvoraussetzungen für Smart Working Ansätze unerlässlich. Workforce-Management-Lösungen haben sich in den letzten Jahren dafür als praktisch erwiesen. Die verschiedenen Bestandteile wie digitale Zeiterfassungssysteme und mobile Personaleinsatzplanung können dabei helfen, die Arbeitszeiten zu flexibilisieren und an den Wünschen der Mitarbeiter auszurichten.