Self-Rostering – Mitsprache bei der Personalplanung

Was ist Self-Rostering?

Self-Rostering bedeutet, dass Mitarbeiter ihre Dienst- und Schichtpläne gemeinschaftlich selbst erstellen und die An- und Abwesenheiten in Absprache miteinander planen. Dabei sind zwar gewisse Rahmenpläne bzw. betriebliche Regelungen einzuhalten, darüber hinaus erfolgt die Einteilung jedoch frei von weiterer Einflussnahme.

Das ursprünglich aus dem skandinavischen Raum stammende Konzept ist sehr stark auf Mitbestimmung sowie Transparenz ausgelegt – ganz im Sinne des New Work-Ansatzes. Wo etwa hierzulande in vielen Branchen wie in der Gesundheitsversorgung wie z.B. in Krankenhäusern Dienstpläne (noch) zentral über Vorgesetzte ausgearbeitet werden, geht beim Self-Rostering diese „Verantwortung“ in die Hände des Teams über.

[Headline H2] Vorteile von Self-Rostering

Die Möglichkeit, seine eigenen Dienstpläne selbst erstellen zu können, bringt in der Praxis eine Reihe an Vorteilen mit sich – sowohl für die beteiligten Mitarbeiter selbst als auch für das jeweilige Unternehmen:

• Höhere Motivation: Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeiten aktiv mitgestalten können, empfinden in der Regel ein größeres Maß an Wertschätzung für ihre Arbeit. Das Self-Rostering gibt ihnen die Möglichkeit, „selbstbestimmter“ zu arbeiten, was sich wiederum positiv auf ihre Motivation auswirkt.
• Verbesserte Work-Life-Balance: Beruf und Privatleben lassen sich besser und eigenverantwortlich miteinander kombinieren. Die Chance, geplante Aktivitäten oder familiäre Verpflichtungen selbst in die Dienstplanung einfließen lassen zu können, reduziert das Risiko von Konflikten und gleichzeitig den damit verbundenen Stress.
• Mehr Planungssicherheit + Verbindlichkeit: Werden Mitarbeiter aktiv ins Workforce Planning einbezogen oder gestalten sie – wie beim Self-Rostering – ihre Dienstpläne sogar selbst, so schafft dies mehr Planungssicherheit für alle Beteiligten. Sowohl Kollegen als auch der Betrieb selbst können mit höherer Sicherheit davon ausgehen, dass ein Mitarbeiter zu einer Schicht erscheint, wenn er sich selbst freiwillig für diesen Dienst gemeldet hat.
• Geringere Aufwände für HR: Durch das Self-Rostering und die intensive Mitbestimmung beim Dienstplan werden Planungsverantwortliche von der aktiven Dienstplanerstellung entlastet. Stimmen sich Mitarbeiter (etwa in der Pflege) bei der Schichtplanung untereinander ab, können HR-Verantwortliche ihre Kapazitäten auf andere Aufgaben fokussieren.
• Bessere Mitarbeiterbindung: Bieten Unternehmen ihren Mitarbeitern ein höheres Maß an Flexibilität, ist dies auch ein Alleinstellungsmerkmal im branchenübergreifenden Wettbewerb um Fachkräfte. Maßnahmen wie das Self-Rostering können also dabei helfen, sowohl qualifizierte Mitarbeiter anzuwerben als auch fähige Mitarbeiter im Betrieb zu halten.

Wie funktioniert Self-Rostering? Ein Blick in die (aktuelle) Praxis

Damit Mitbestimmung am Dienstplan im betrieblichen Alltag gut funktioniert, braucht es einige klare Leitlinien. Dabei hat sich das folgende Vorgehen als Best Practice für die Einbeziehung von Mitarbeitern bewährt:

1 - Definition von Rahmenplänen

Zunächst legen die Planungsverantwortlichen die grundlegenden Parameter der Planung fest. Dazu gehören Soll-Bedarf, Kapazitätsgrenzen, gesetzliche Arbeitszeitvorgaben sowie interne betriebliche Regelungen. 

Mit unserer GFOS-Lösung können diese Vorgaben flexibel als Muss- oder Kann-Regeln hinterlegt werden. Das sorgt dafür, dass sowohl rechtliche Anforderungen als auch individuelle Unternehmensrichtlinien konsequent berücksichtigt werden, gleichzeitig aber auch ein notwendiges Maß an Flexibilität in der Planung bleibt.

2 - Eintragungen durch Mitarbeiter

Anschließend tragen Mitarbeiter ihre Wunschdienste oder Verfügbarkeiten direkt in das System ein. Diese Selbstangaben können variieren – von festen Präferenzen für bestimmte Tage bis hin zu Zeitfenstern, in denen eine Person besonders flexibel einsatzbereit ist. 

Oder ist in einem bestimmten Zeitraum ein Einsatz aus persönlichen Gründen nicht möglich? All dies wird im Sinne des Self-Rosterings von Seiten der Mitarbeiter hinterlegt und durch die digitale Erfassung ist sichergestellt, dass die Daten unmittelbar im Planungsprozess berücksichtigt werden.

3 - Automatischer Software-Abgleich

Die Software gleicht die individuellen Wünsche mit dem zuvor definierten Soll-Bedarf ab. Dabei prüft das System, welche Wünsche erfüllt werden können und wo Überschneidungen oder Engpässe bestehen. 

Intelligente Lösungen für das SaaS-Workforce-Management berücksichtigen auch hier immer direkt eine Vielzahl an Aspekten – dazu zählen gesetzliche Arbeitszeitregelungen, Pausenregelungen und betriebliche Mindestbesetzungen, sodass aus diesem Abgleich praktikable Planungsvorschläge entstehen.

4 - Prüfung durch Verantwortliche

Auf Basis der eingetragenen Wünsche und Rahmenpläne erstellt das genutzte System intelligente Planungsvorschläge. Diese Vorschläge beinhalten eine möglichst faire und ausgewogene Verteilung der Schichten.

In einem Zwischenschritt sichten nun Planungsverantwortliche diese Vorschläge dahingehend, ob diese irgendwelche Unstimmigkeiten enthalten oder akut angepasst werden müssen – etwa dann, wenn sich neue Sachverhalte ergeben haben, die noch nicht im System waren.

5 - Anpassung bei Bedarf

Es kann ebenso der Fall sein, dass das System nicht in der Lage ist, anhand der Angaben der Mitarbeiter eine fertige Schichtplanung zu erstellen. Dies kann etwa dann der Fall sein, wenn Angaben unvollständig sind oder miteinander unvereinbar sind (sich überschneidende Urlaubspläne).

Treten solche Fehler oder Regelverstöße auf, müssen Planungsverantwortliche aktiv werden und mit den Beteiligten eine Lösung finden. Dank der Software lassen sich solche aufkommenden Konflikte jedoch sehr präzise und (in der Regel) mit ausreichender Vorlaufzeit identifizieren.

Viele technische Lösungen sind heute noch keine Self-Rostering-Lösungen in Reinform, sondern stellen Mischformen dar, bei denen Mitarbeiter und Planungsverantwortliche bei der Erstellung von Dienstplänen zusammenarbeiten. 

In diesem Bereich bieten wir bei GFOS eine Reihe von branchenführenden Tools – von der einfachen Abstimmung von Anwesenheiten über ein eigenes ESS-Portal bis hin zur unkomplizierten Arbeitszeiterfassung per App.

Welche Herausforderungen bringt Self-Rostering für Unternehmen mit?

Dass Mitarbeiter ihren Dienstplan selbst erstellen, ist für die meisten Betriebe kein Konzept, welches sich einfach „über Nacht“ im Unternehmens-Alltag etablieren lässt. Dies hat eine Reihe ganz praktischer Gründe:

• Technische Anforderungen / IT-Infrastruktur: Self-Rostering setzt eine zeitgemäße IT-Infrastruktur voraus. Optimal eignen sich Cloud-Systeme, da sowohl Mitarbeiter als auch das Unternehmen so jederzeit flexibel Zugriff auf das System und alle wichtigen Verfügbarkeiten haben.

  Unternehmen müssen dabei natürlich sicherstellen, dass die IT-Sicherheit, der Datenschutz und eine ausreichende Serverleistung gewährleistet sind, damit die besagten Dienstpläne auch immer eingesehen werden können.

• Schulung und Beteiligung: Ob reines Self-Rostering oder eine Mischform – die Umsetzung steht und fällt mit der Beteiligung der Mitarbeiter. Damit diese wissen, welche Möglichkeiten und Grenzen bei der Mitbestimmung am eigenen Dienstplan gelten, braucht es entsprechende Schulungen.

  Ebenso kann es auch Mitarbeiter geben, die aus eigenem Antrieb kein großes Interesse an der eigenen Pflege von Dienstplänen haben. Diese müssen durch gezielte Ansprache am Prozess beteiligt und von den Vorteilen überzeugt werden, die so eine Umstellung auch für sie bringt.

• Anpassung der Kultur: Neben den „einfachen“ Mitarbeitern müssen auch Planungsverantwortliche gewillt sein, sich auf das Konzept Self-Rostering einzustellen. Denn auch für sie bringt das zusätzliche Maß an Mitbestimmung Veränderungen mit sich.

  Auf der einen Seite kann die HR einiges an Verantwortung abgeben, auf der anderen Seite muss aber auch das Vertrauen in die Mitarbeiter bestehen, dass diese mit ihren zusätzlichen Freiräumen gut umgehen können. Dies unterstreicht nochmal die Wichtigkeit entsprechender Schulungen.

• Mitbestimmung des Betriebsrats: Sofern im Unternehmen ein Betriebsrat vorhanden ist, muss dieser unbedingt eingebunden werden. Etwaige Betriebsvereinbarungen sollten klare Regelungen enthalten, um die selbstbestimmte Dienstplanung rechtskonform zu gestalten.

  Grundlage ist hier das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei Arbeitszeiten und technischen Einrichtungen (§ 87 BetrVG). An dieser Stelle empfiehlt sich ein frühzeitiger Dialog, um mögliche Bedenken proaktiv auszuräumen.

Software und Integration – Worauf bei der Wahl eines Anbieters zu achten ist

Neben der generellen Bereitschaft zur Veränderung und der Unterstützung durch die Mitarbeiter, die dieses Konzept maßgeblich mittragen, braucht es selbstverständlich auch die passende Software-Lösung. Diese sollte (mindestens) folgende Features mitbringen:

• Intuitive Benutzeroberfläche, die eine einfache Bedienung ermöglicht und die auch für technisch weniger routinierte Mitarbeiter keine Einstiegshürde darstellt
• Mobile Verfügbarkeit, damit Mitarbeiter jederzeit und von überall auf ihre Dienstpläne zugreifen können sowie über Änderungen informiert bleiben
• Automatisierte Regelprüfungen, um Verstöße frühzeitig zu erkennen, immer eine ausreichende Besetzung zu garantieren und rechtliche Sicherheit zu gewährleisten
• Schnittstellen zur IT-Landschaft für eine nahtlose Integration in ERP-, HR- oder Zeiterfassungssysteme – im besten Fall sogar als All in One-Lösung
• HR-Analytics und Auswertungen, um innerhalb des Unternehmens Trends erkennen und langfristig bessere Personalentscheidungen treffen zu können

Bei GFOS bieten wir Unternehmen die richtigen technischen Voraussetzungen, um von der Planung bis hin zur Analyse alles rund um das Thema Personaleinsatz abzudecken. Mit unserem neuen HR-Analytics-Modul GFOS Intelligence und unserem KI-Assistenten „Atlas“ schaffen wir für unsere Kunden zudem neue und smarte HR-Strukturen. Von der monatsübergreifenden Auswertung von Abteilungs-KPIs über die Unterstützung bei der Personalplanung bis zur direkten Abfrage von An- und Abwesenheiten einzelner Mitarbeiter – präzise Analysen und individuelle Insights sind mit unseren Tools nur eine Anfrage entfernt. Gerne beraten wir auch Sie zu unseren Lösungen für die HR.