Zeiterfassung im Schichtdienst – mit Software rechtlich auf der sicheren Seite

Laut der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) arbeiten in Deutschland rund sechs Millionen Beschäftigte in Wechselschicht, darunter teilweise auch Nachtdienste.

Ein Langzeitforschungsprojekt der BAuA zeigt deutlich, dass dies gesundheitliche Folgen für die Beschäftigten haben kann: „Was man aber sicher sagen kann, ist, dass es nicht gut für den Körper ist, wenn jemand ständig gegen seine innere Uhr arbeiten muss“, so Frank Brenscheidt vom BAuA. 

Denn eigentlich ist der menschliche Körper auf Tagesaktivität ausgerichtet – das heißt, dass häufige Nachtschichten gegen unseren eigenen Biorhythmus wirken. Deshalb ist es umso wichtiger, dass alle Schichtdienste genau dokumentiert und bei der Schichtplanung idealerweise die individuellen Präferenzen der Mitarbeiter berücksichtigt werden.

Definition: Was ist Schichtdienst?

Schichtdienst (auch Schichtarbeit) ist ein Arbeitszeitmodell, bei dem Arbeitnehmer zu unterschiedlichen Tageszeiten eingesetzt werden. Üblicherweise unterscheidet man zwischen Früh-, Spät-, und Nachtschicht. Die anfallenden Aufgaben werden dabei in aufeinanderfolgenden Zeitabschnitten erledigt.

Schichtdienst: Besonderheiten in der Logistik

Der Schichtdienst in der Logistik ist durch mehrere Besonderheiten gekennzeichnet. In Bereichen wie Lagerhaltung, Umschlag und Transport gelten jeweils eigene Anforderungen, die eine flexible Einsatzplanung erfordern. Hinzu kommen oft komplexe Schichtmodelle mit Früh-, Spät- und Nachtschichten, um einen reibungslosen Warenfluss rund um die Uhr sicherzustellen.

Aufgrund der körperlichen Belastung und unregelmäßigen Arbeitszeiten ist die Fluktuation häufig hoch. Deshalb spielen Aushilfskräfte eine wichtige Rolle, um Personalengpässe auszugleichen und den Betrieb aufrechtzuerhalten.

Warum ist Zeiterfassung im Schichtdienst wichtig?

Gerade im Schichtdienst, der in der Regel durch wechselnde Arbeitszeiten geprägt ist, schafft eine digitale Zeiterfassung Transparenz über geleistete Arbeits- und Überstunden. Damit sorgt sie einerseits für Fairness und Nachvollziehbarkeit zwischen Mitarbeitern und Führungskräften, andererseits bildet sie eine verlässliche Grundlage für die Berechnung von Entgelt und Zuschlägen.

Fehlerhafte oder manuelle Arbeitszeiterfassung birgt insbesondere rechtliche Risiken. Hintergrund: In einigen Branchen, die häufig Schichtarbeit einsetzen, ist die Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben. Dazu zählen zum Beispiel Berufskraftfahrer und andere Personen, die im Straßentransport arbeiten.

Die Zeiterfassung kann hier mittels digitaler Stempeluhren an den Arbeitsplätzen oder durch andere systematische Aufzeichnungsmethoden erfolgen. Außerdem sind Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitszeiten zu erfassen, die über die vereinbarte Zeit hinausgehen – das gilt auch für den Schichtbetrieb.

Gesetzliche Vorgaben einfach einhalten

Auch beim Schichtdienst greift das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) mit dem Ziel, einen Ausgleich zwischen den wirtschaftlichen Interessen der Unternehmen und dem Schutz der Gesundheit sowie des Wohlbefindens der Beschäftigten zu schaffen. Denn Schicht- und insbesondere Nachtarbeit kann gesundheitliche Belastungen mit sich bringen.

Einige gesetzliche Vorgaben sind beispielsweise:

• Eine halbstündige Pause ist im Schichtdienst – wie auch bei Normalarbeitszeit – spätestens nach mehr als sechs Stunden Arbeit zu nehmen.
• Es muss eine Ruhepause von mindestens elf Stunden nach Beendigung der Arbeit erfolgen – ein direkter Schichtwechsel von Spätschicht auf Frühschicht am nächsten Tag ist somit nicht zulässig.
• Jegliche Arbeit, die mehr als zwei Stunden innerhalb der Nachtzeit stattfindet (zwischen 23 und 6 Uhr), ist als Nachtarbeit zu definieren.
• Arbeitnehmer, die in Nachtschicht arbeiten, haben Anspruch auf eine arbeitsmedizinische Untersuchung, die vom Arbeitgeber zu tragen ist.
• Werdende und stillende Mütter sowie Jugendliche unter 18 Jahren sind grundsätzlich von der Nachtarbeit ausgeschlossen.

Darüber hinaus besteht eine klare Dokumentationspflicht: Arbeitszeiten müssen vollständig und korrekt erfasst werden, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben nachweisen zu können. Digitale Zeiterfassungssysteme und automatische Schichtplanung im Rahmen einer Workforce-Management-Software unterstützen Unternehmen dabei, gesetzliche, betriebliche und tarifliche Regelungen zuverlässig einzuhalten. Auch bedarfsgerechte Software as a Service (SaaS-Zeiterfassung) erfüllt diese Anforderungen.

Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz können einerseits zu einem erhöhten Risiko für Arbeitsunfälle und Krankheitsausfälle führen; andererseits können sie Bußgelder und behördliche Auflagen sowie arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Eine vorausschauende und rechtssichere Schichtplanung ist daher unerlässlich.

Vorteile digitaler Zeiterfassung im Schichtdienst

Digitale Zeiterfassung bietet Vorteile - auch im Schichtdienst. Hier trägt sie zum Beispiel wesentlich zu effizienten und rechtssicheren Arbeitsabläufen bei:

• Durch die genaue Erfassung von Arbeitsbeginn und -ende sowie Pausen werden geleistete Stunden minutengenau dokumentiert – unabhängig davon, in welcher Schicht gearbeitet wird.
• Ein weiterer Vorteil ist die direkte Verarbeitung von Zuschlägen und Sonderzeiten. Nacht-, Wochenend- und Feiertagszuschläge sowie Überstunden werden automatisch erkannt und korrekt berechnet, was den Abrechnungsprozess erheblich vereinfacht.
• Dank transparenter Zeitkonten haben Mitarbeiter jederzeit Einblick in ihre Arbeitszeiten, Überstunden und Restzeiten. Dies stärkt das Vertrauen und reduziert die Anzahl der Rückfragen an die Personalabteilung.
• Gleichzeitig führt die digitale Erfassung zu weniger administrativen Fehlern, da manuelle Übertragungen und Excel-Listen entfallen. Prozesse werden standardisiert und effizienter gestaltet.
• Nicht zuletzt sorgt die digitale Zeiterfassung für eine rechtssichere Dokumentation. Arbeitszeiten werden lückenlos sowie gesetzeskonform aufgezeichnet und sind zum Beispiel bei Überprüfungen jederzeit nachvollziehbar. Damit unterstützt die digitale Zeiterfassung Unternehmen dabei, gesetzliche Vorgaben im Schichtdienst zuverlässig einzuhalten.

Use Cases für die digitale Zeiterfassung im Schichtdienst in der Logistik

Wie eine solche digitale Erfassung der Schichtarbeit einzelner Mitarbeiter in der Praxis aussehen kann, haben wir hier beispielhaft aufgeführt:

Zeiterfassung im 24/7-Lagerbetrieb

In einem Lager mit durchgehendem 24/7-Betrieb wird in wechselnden Früh-, Spät- und Nachtschichten gearbeitet. Die digitale Zeiterfassung ermöglicht es, Arbeitszeiten rund um die Uhr exakt zu erfassen – unabhängig von Schichtbeginn oder -ende. Nacht-, Wochenend- und Feiertagszeiten werden automatisch erkannt und die entsprechenden Zuschläge korrekt berechnet.

Ruhezeiten und Pausen werden systemseitig überwacht, sodass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Gleichzeitig haben die Mitarbeiter jederzeit Einblick in ihre Zeitkonten, während die Personalabteilung auf verlässliche rechtssichere Daten für Abrechnungen und Auswertungen zugreifen kann. Ebenso können die Zahlen in ganzheitliche Analysen von Kennzahlen in der Logistik einfließen.

Zeiterfassung bei kurzfristiger Personalaufstockung während saisonaler Spitzen

Während saisonaler Spitzenzeiten – etwa im Weihnachtsgeschäft – wird der bestehende Personalstamm kurzfristig durch Aushilfs- und Leihkräfte ergänzt. Eine digitale Zeiterfassung ermöglicht die schnelle und unkomplizierte Einbindung dieser Mitarbeiter in den Schichtdienst.

Arbeitszeiten werden von Beginn an korrekt erfasst; unabhängig von wechselnden Einsatzzeiten oder kurzfristigen Schichtänderungen. Sonderzeiten, Überstunden und Zuschläge werden automatisch berücksichtigt, wodurch Abrechnungsfehler vermieden werden. 

Gleichzeitig stellt die lückenlose Dokumentation sicher, dass auch bei hoher Personalfluktuation alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden und der administrative Aufwand trotz erhöhter Auslastung gering bleibt.

Automatische Schichtplanung via Software

Die Belastung für Schichtarbeiter ist nicht von der Hand zu weisen. Damit sie jedoch so gering wie möglich ausfällt, gibt es einige Möglichkeiten, den Schichtplan so zu gestalten, dass er den Bedürfnissen der Fachkräfte nach Freizeit und Erholung entgegenkommt.

Beispielsweise empfiehlt sich die Vorwärts-Rotation von Schichten – also die Abfolge: Frühschicht, Spätschicht, Nachtschicht –, da dies unserem Biorhythmus am nächsten kommt. Außerdem sollte die Anzahl der Nachtschichten pro Mitarbeiter so gering wie möglich gehalten und eine möglichst lange Ruhezeit im Anschluss der Nachtschichtphase ermöglicht werden.

Mit einer Software für Personaleinsatzplanung lassen sich Arbeitszeiten optimal auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abstimmen.  Verfügbarkeiten, Qualifikationen, gesetzliche Vorgaben und persönliche Wünsche werden automatisch berücksichtigt, sodass der Einsatz fair, effizient und bedarfsgerecht erfolgt. Auch Daten aus Warenwirtschaft oder ERP-System fließen ein und Funktionen wie Diensttauschbörsen erhöhen die Flexibilität bei spontanen Ausfällen.