Workforce Planning: Mit strategischer Personalplanung Ziele erreichen

Mehr Arbeit als Personal: eine Herausforderung, die gerade in nahezu jeder Branche zu finden ist. Der Fachkräftemangel ist weit ausgeprägt und Organisationen jeder Art suchen nach qualifiziertem Personal. Laut Statista ist die Anzahl offener Arbeitsstellen in Deutschland seit 2011 kontinuierlich gestiegen. Einzig in den beiden Coronajahren 2020 und 2021 gab es einen kleinen Einbruch, die Anzahl gemeldeter unbesetzter Stellen bleibt jedoch nach wie vor auf hohem Niveau stabil. 

Was ist Workforce Planning?

Workforce Planning ist der englische Begriff für die Personalplanung. Damit sind sämtliche kurz–, mittel- und langfristige Aktionen gemeint, welche die Planung von Personalressourcen und den Einsatz dieser betreffen. Somit fallen ebenfalls die qualitative und quantitative Planung unter diesen Begriff. Verschiedene Daten und Analysen dienen als Grundlage für die Entscheidungen.

Gutes Workforce Planning verfolgt dabei mehrere Zielsetzungen:

• Die Verfügbarkeit von Fachkräften für Aufträge sicherstellen
• Unternehmerische Risiken durch Personalengpässe oder -überschüsse vermeiden
• Eine Optimierung der Personalkosten erreichen

Somit schafft Workforce Planning – wie es der Name nahelegt – eine umfassende Planungsgrundlage für wichtige personalbezogene Entscheidungen im Unternehmen.

Strategische vs. Operative Personalplanung

Welchen Personalbedarf gibt es diesen Monat und welchen für das gesamte Jahr? Das sind zwei völlig unterschiedliche Fragen. Denn für verschiedene Zeiträume und Marktschwankungen steht die Personalbedarfsplanung etwa in Abhängigkeit zu saisonalen Auswirkungen, Krankheitsfällen oder ähnlichen Faktoren. 

Bei der Personalplanung unterscheidet man zwischen strategischer und operativer Personalplanung.

• Strategische Personalplanung: Damit sind langfristige Planungsprozesse gemeint, die sich an den Unternehmenszielen orientieren. Sie betreffen das gesamte Unternehmen und somit auch die langfristigen Entscheidungen zum Aufbau oder Abbau von Personal.
• Operative Personalplanung: Diese Form der Bedarfsplanung ist kurzfristig auf Abläufe innerhalb der Organisation ausgerichtet. Durch zuverlässiges operatives Workforce Planning kann Flexibilität für kurzfristige Bedarfe geschaffen werden – etwa bei Krankheitsfällen oder Mehrbedarf.

Als dritte Stufe wird oftmals noch die taktische Personalplanung angegeben – sie ist auf mittelfristige Faktoren gerichtet und daher detaillierter ausgearbeitet als die übergreifende Strategie.

Die Bedeutung von strategischem Workforce Planning

Konkrete Einsatzpläne, auf die sich die Fachkräfte verlassen können, sind mit einem enormen Planungsaufwand verbunden – insbesondere dann, wenn beim Workforce Planning keine Software zum Einsatz kommt. 

Eine geeignete Lösung kann personalbezogene Entwicklungen simulieren, hochrechnen und durch den Einsatz künstlicher Intelligenz sogar vorausschauend darstellen. Software für Personaleinsatzplanung (PEP) wird von immer mehr Unternehmen eingesetzt. Das lohnt sich gerade dann, wenn Mitarbeiter in Schichten arbeiten – etwa im Krankenhaus oder im Handel – und somit auf exakte Pläne angewiesen sind.

Verschiedene Studien haben bereits die Potenziale von softwaregesteuerter strategischer Personalplanung offengelegt. So auch Maik Günther in dem Fachartikel „Strategisches Workforce Management als Betätigungsfeld für Unternehmensberater am Beispiel des Einzelhandels“. Schon 2012 stellte er fest, dass die Simulation von Echtdaten beim Workforce Planning eine enorme Unterstützung für Planungsverantwortliche darstellt. Erfolgt die Datenbeschaffung hingegen manuell, entsteht durch aufwändige Tabellenkalkulationen ein enormer zeitlicher Mehraufwand.

Mithilfe der strategischen Personalplanung bekommen „Planer[*innen] ein gutes Gespür für ihren Planungsbereich und können die langfristigen Auswirkungen ihrer Entscheidungen besser beurteilen“, so Günther. Werden diese Erkenntnisse durch Software regelmäßig geliefert, können Planungsaufgaben auf Dauer optimiert werden.

Vorteile von Workforce Planning

Auf den Punkt gebracht bringt gutes und konsequentes Workforce Planning einige Vorteile mit sich, die Unternehmen nutzen können und sollten:

• Reduzierung von Personalengpässen: Durch die Möglichkeit, frühzeitig zukünftige Personalbedarfe zu identifizieren, können Unternehmen mit ausreichend großer Vorlaufzeit die richtigen Personalmaßnahmen ergreifen. Mitarbeiter können eingestellt, Position von Fachkräften besetzt oder interne Weiterbildungsmaßnahmen ergriffen werden. So ist sichergestellt, dass auch zukünftig die nötige Anzahl an Mitarbeitern mit einem optimalen Set an Kompetenzen im Unternehmen tätig ist.
• Kostenkontrolle durch bedarfsgerechte Planung: Eine strukturierte Planung der Mitarbeiterressourcen hilft dabei, die Mitarbeiter und ihre Kompetenzen bestmöglich gewinnbringend einzusetzen. Das gilt sowohl für deren aktuelle Expertise als auch für zukünftige Potenziale – möglicherweise besteht die Möglichkeit, einzelne Mitarbeiter intern weiterzubilden, statt neue Mitarbeiter für Positionen einzustellen. Gutes Workforce Planning verhindert so gleichzeitig auch, dass eventuelle Überkapazitäten im Unternehmen entstehen.
• Bessere Reaktionsfähigkeit bei Marktveränderungen: Je besser ein Unternehmen mit der eigenen Personalstruktur vertraut ist, desto schneller und gezielter kann diese bei Bedarf angepasst werden. Erfordern Umbrüche in der Branche plötzlich ein neues Set an Mitarbeiter-Kompetenzen, ist schnell ermittelt, ob und wie kurzfristig Mitarbeiter umgeschult, Fachkräfte eingestellt oder Aufgaben outgesourct werden können. Diese Agilität im Prozess hilft dabei, neue Chancen am Markt zu nutzen und gleichzeitig Risiken zu vermeiden.
• Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: Betreibt ein Unternehmen ein sehr zielgerichtetes Workforce Planning, signalisiert dies auch den Mitarbeitern, dass hinter jeder Personalentscheidung eine klare Strategie steckt. So wird in der Regel klar kommuniziert, welche Mitarbeiter mit welchen Kompetenzen in welche Richtung entwickelt werden sollen. Diese Struktur und Gewissheit schafft sowohl Planbarkeit für die Mitarbeiter, was deren Zufriedenheit stärkt, und fördert gleichzeitig die Mitarbeiterbindung, was wiederum dem Unternehmen selbst zugutekommt.

Damit diese Vorteile voll zum Tragen kommen, muss natürlich sichergestellt sein, dass auch die dafür notwendigen Planungsprozesse korrekt ablaufen. Darum soll es im nachfolgenden Abschnitt gehen.

Die sechs Stufen des Workforce Planning

Wissenschaftliche Erkenntnisse berufen sich zumeist auf sechs Stufen der Personalplanung. Diese sechs Stufen bilden gemeinsam einen Kreislauf, der die gesamte Organisation einbezieht und sich sowohl auf kurz- als auch auf langfristige Ziele bezieht. Die sechs Stufen des Workforce Planning unterteilen sich laut CIPD wie folgt:

1. Analyse der Organisationsstruktur

Im ersten Schritt geht es darum, den aktuellen Status Quo zu ermitteln. Wie genau ist das eigene Unternehmen aufgebaut? In welchen Bereichen gelten in Bezug auf die Mitarbeiter welche Hierarchien? Wie sind die jeweiligen Positionen in unterschiedlichen Abteilungen besetzt? 

Eine solche Bestandsaufnahme hilft Ihnen dabei, strukturelle Engpässe oder anderweitige Ineffizienzen aufzudecken und in den nächsten Schritten zu beseitigen.

2. Untersuchung der Belegschaft

Stellen Sie fest, welche Kenntnisse und Fertigkeiten schon im Unternehmen vorhanden sind. Der Einsatz einer Software für das Qualifikationsmanagement ist ideal, um die Kompetenzen der eigenen Mitarbeiter möglichst lückenlos zu erfassen. 

Ebenfalls sollten Sie weitere HR-Kennzahlen wie Alter, Beschäftigungsart, Fluktuationsraten, Mitarbeiterzufriedenheit oder Kündigungsgründe ermitteln. Eine solche Erhebung liefert wertvolle Einblicke in die aktuellen (und zukünftigen) Stärken sowie Schwächen der eigenen Belegschaft.

3. Aufstellung von Prognosen

Auf der Grundlage dieser Untersuchungen erfolgt die Aufstellung von Prognosen für den zukünftigen Personalbedarf. Welche Fähigkeiten sollten in Zukunft in Ihrer Organisation vorhanden sein, um die strategischen Ziele zu erreichen? Diese Stufe muss sowohl interne als auch externe Einflüsse auf das Unternehmen berücksichtigen.

Sind mittelfristig Expansionen in neue Märkte geplant? Stehen mehrere wichtige Kundenprojekte ins Haus? Oder sind erhebliche Veränderungen am Markt zu erwarten, etwa durch Themenfelder wie KI?  Ziel des Workforce Planning muss an dieser Stelle sein, einen realistischen Zeitrahmen für die Zielerreichung zu entwerfen.

4. Feststellung von Lücken

Nachdem der Bedarf ermittelt wurde, müssen Sie nun festhalten, inwiefern sich qualitative / quantitative Lücken in der Personalplanung ergeben. Möglicherweise sind schlicht zu wenige Mitarbeiter vorhanden, ebenso kann aber auch der Umgang mit verschiedenen Technologien perspektivisch ein Problem für Ihre Belegschaft darstellen.

Je klarer sich Lücken identifizieren lassen, desto präziser können Unternehmen auf diese einzelnen Defizite reagieren. Ansonsten können diese Kompetenz-Lücken die geplante Erreichung der strategischen Ziele negativ beeinflussen.

5. Anpassungen planen & durchführen 

In dieser Stufe des Workforce Planning geht es nun darum, auf Basis der ermittelten Lücken konkrete Maßnahmen gegen diese Defizite zu erarbeiten. Unternehmen haben hierbei vielfältige Möglichkeiten von der Einstellung neuer Mitarbeiter über die Umstrukturierung von Abteilungen bis zur Investition in weitere Tools – inklusive des eigenen HR-Tech-Stacks.

Ebenso sollten Lebenslanges Lernen und die Personalfortbildung zentrale Pfeiler der Unternehmensstrategie darstellen. Im besten Fall sollten Unternehmen – auch unter Berücksichtigung der Mitarbeiterkompetenzen – möglichst agil planen, damit sich Fach- und Führungskräfte auch in Zukunft leicht und flexibel den Entwicklungen am Markt anpassen können. 

6. Kontinuierliche Überprüfung

Die regelmäßige Prüfung der Ergebnisse ist die finale Stufe im Workforce Planning. Damit stellen Sie fest, ob die Pläne ihre gewünschten Effekte erzielen. Ist dies nicht der Fall, müssen daraus erneute Planungen und Anpassungen im Prozess resultieren.

Für das Controlling können Management und Führungskräfte beispielsweise mithilfe von Workforce Analytics verschiedene KPIs in festgelegten Abständen untersuchen. Klare Bewertungsprozesse sollten vorher definiert und in diese Stufe einbezogen werden. So ist sichergestellt, dass der gesamte Prozess später auch identifizierbare Mehrwerte bietet.

HR-SaaS-Software im Workforce Planning-Prozess

Für die praktische Umsetzung kann es sich für viele Unternehmen lohnen, die Personalplanung mithilfe einer HR-SaaS-Software vollständig zu digitalisieren. Denn viele Aspekte der „klassischen“ Planung lassen sich mit einer passenden Softwarelösung noch weiter stärken:

• Zentrale Datenbasis: Ein HR-SaaS-System kann dazu genutzt werden, um sämtliche Daten zu Mitarbeitern an einer Stelle zusammenzuführen, auf die alle HR-Verantwortlichen jederzeit flexibel Zugriff haben. Durch die Verknüpfung aller Stammdaten, Informationen zu An- und Abwesenheiten aus der Zeiterfassung und weiterer Datenpunkte besteht jederzeit Klarheit über die aktuelle Personaldecke.
• Starkes Forecasting-Tool: Dank der vollen Integration in die HR-Prozesse kann eine Workforce-Planning-Software auch ideal für das Forecasting genutzt werden. So haben Sie im Blick, ob sich etwa saisonal oder allgemein in der Zukunft Personal- oder Qualifizierungslücken abzeichnen. Solche Szenarien lassen sich leicht visualisieren – und Sie können im Anschluss mit passenden Maßnahmen aktiv gegensteuern.
• Automatisierte Personaleinsatzplanung: Auf Basis dieser umfangreichen Datensätze ist die Software ideal, um Personalkapazitäten automatisiert einzuplanen. Im Einklang mit bekannten Abwesenheiten (Urlaub / Krankheit) erstellt die Workforce-Planning-Software etwa fertige Schichtpläne, die auch notwendige Qualifikationen für Aufgaben berücksichtigen. So haben Sie immer die Gewissheit, dass zu jedem Zeitpunkt das richtige Personal für den richtigen Job eingeteilt ist.
• Einfache Skalierbarkeit: Vom kleinen Unternehmen bis zum multinationalen Großkonzern – dank modularer HR-SaaS-Lösungen wie der von GFOS kann die passende Lösung für den eigenen Bedarf so groß oder klein ausfallen, wie Sie es brauchen – bei voller Kostenkontrolle. Ob es um gelegentliche Reportings geht oder Sie eine vollumfängliche Lösung suchen, um Ihre HR-Prozesse zu optimieren – eine gute Software bildet alle diese Szenarien ab.

Machen Sie Ihre HR-Abteilung heute schon fit für die Personalthemen von morgen. Gerne unterstützen wir Sie mit einer passenden modularen Lösung ganz nach Ihrem Bedarf.

Ein umfassendes Workforce Management als Grundlage

Damit strategische Ziele immer fest im Blick behalten werden, lohnt sich die Einführung einer übergreifenden Workforce-Management-Lösung. Damit können verschiedene Prozesse, wie etwa das Zeitmanagement, die Projektzeiterfassung oder die Personalbedarfsplanung, abgebildet werden. Die verantwortlichen Personen für das Workforce Planning profitieren von verschiedenen Analysefunktionen der Softwarelösungen. 

Somit entfallen manuelle Aufwände und die gewünschten Informationen stehen auf Knopfdruck bereit. Prüfintervalle, turnusmäßige Checks und vieles mehr können auf diese Weise deutlich schneller erledigt werden. Zudem erhalten Unternehmen mithilfe von Workforce Analytics ein umfassendes Stimmungsbild zur Belegschaft. So ist es einfacher, noch besser auf die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen, die Sie bei der Erreichung Ihrer Unternehmensziele begleiten.

Unsere Workforce-Planning-Lösung im Einsatz - Praxisbeispiel

Die Noweda Apothekergenossenschaft mit Hauptsitz in Essen versorgt über 9.000 Apotheken deutschlandweit und beschäftigt mehr als 3.000 Mitarbeitende an 28 Standorten. Bei monatlich rund 181.000 zu planenden Arbeitsstunden und vielfältigen Zeitmodellen wie festen Arbeitszeiten, Gleitzeit und Schichtarbeit stand das Unternehmen vor erheblichen organisatorischen Herausforderungen.

Mit der Einführung der Workforce-Management-Lösung von GFOS konnte Noweda diese Komplexität erfolgreich meistern. Besonders die flexible Abbildung unterschiedlichster Arbeitszeitmodelle und die zentrale Verwaltung von Gleitzeitkonten sorgen heute für Transparenz und Effizienz. Die elektronische Erfassung von Kommt-und-Geht-Zeiten via Mitarbeiterausweis reduziert zudem den administrativen Aufwand erheblich.

„Was GFOS von anderen Lösungen unterscheidet, ist die enorme Flexibilität, die es ermöglicht, alle unsere Zeitmodelle exakt abzubilden“, erklärt Martin Exner, GFOS-Beauftragter bei Noweda.