Urlaubsplaner für Mitarbeiter – Abwesenheiten einfach im Blick

Manuelle Kalender – ein Auslaufmodell im digitalen Zeitalter

Ein händisch gepflegter Kalender hat seinen Charme – für die Anforderungen der modernen Arbeitswelt ist diese Methodik jedoch längst überholt. Das hat in der Praxis gleich mehrere Gründe:

• Hohe Fehleranfälligkeit: Werden Abwesenheiten händisch eingetragen, kann es schnell passieren, dass Mitarbeiter in der Zeile verrutschen oder sich andere Fehler einschleichen. Schnell herrscht Verwirrung, wenn Abwesenheiten versehentlich in der Vergangenheit oder anderweitig falsch eingetragen werden.
• Geringere Übersicht: Gerade in Zeiten von Remote Work / Homeoffice ist ein stationärer Urlaubsplaner für Mitarbeiter eher unpraktisch – besonders für jene Mitarbeiter, die sich nur selten im Büro aufhalten. Regelmäßig aktualisierte Bilder vom Urlaubsplan der Mitarbeiter können über interne Kanäle versandt werden, aber auch dies bringt neue Aufwände und mögliche Fehler mit sich.
• Starke Komplexität: Nutzen Mitarbeiter flexible Arbeitszeitmodelle oder ist Arbeit im Schichtbetrieb (wie etwa im Krankenhaus) an der Tagesordnung, müssen Personalverantwortliche regelmäßig mit den An- und Abwesenheiten des Personals jonglieren. Eine rein händische Planung ist gerade bei solchen Arbeitsmodellen eine Garantie dafür, dass es zur Über- oder Unterplanung von Personal kommt.

Dass digitale Urlaubsplaner gegenüber der manuellen Eintragung von Urlaubszeiten komfortabler sind, zeigt eine Studie der Unternehmensberatung ROC aus dem Jahr 2017: Hierbei bevorzugten zwei Drittel der untersuchten Mitarbeiter digitale Möglichkeiten zur Einreichung von Urlaubsanträgen und Reisekostenabrechnungen bzw. zur Anmeldung von Fortbildungsmaßnahmen. 

Ebenso machen diese und andere Studien zur Implementierung digitaler Urlaubsplaner deutlich, dass Beschäftigte es schätzen, selbst stärker in den Prozess involviert zu sein, eigene Eintragungen über sogenannte Employee-Self-Service-Tools zu tätigen und mehr Kontrolle über das Verfahren zu haben. Eine einfache Form der Umsetzung ist die Umstellung auf einen digitalen Urlaubsplaner für Mitarbeiter auf Unternehmensebene.

Wie funktioniert ein digitaler Urlaubsplaner für Mitarbeiter?

Das Konzept hinter einem digitalen Urlaubsplan ist denkbar einfach – ebenso wie die Nutzung in der Praxis. Ein entsprechender Workflow kann beispielhaft wie folgt aussehen:

• Mitarbeiter stellt Urlaubsantrag: Ein Mitarbeiter möchte in einem bestimmten Zeitraum Urlaub machen. Über seinen Arbeits-Laptop oder das Diensthandy greift er die jeweilige Unternehmens-Software zur Urlaubsplanung zu und trägt dort den gewünschten Zeitraum ein – ggf. mit Kommentar oder dem Hinweis auf eine Vertretung.
• Vorgesetzter erhält Benachrichtigung: Der zuständige Vorgesetzte des Mitarbeiters erhält eine Information darüber, dass einer seiner Mitarbeiter Urlaub beantragt hat. Der HR-Verantwortliche prüft anschließend, ob die Abwesenheit des Mitarbeiters im gewünschten Zeitraum ein Problem darstellt oder bestimmte Bedingungen erfüllt sein müssen.
• Genehmigung per Klick: Nach der Prüfung gibt der Vorgesetzte den Urlaub mit einem Klick frei – oder auch nicht, etwa dann, wenn es terminliche Überschneidungen mit anderen Team-Mitgliedern gibt. Idealerweise sehen Vorgesetzte die Überschneidungen direkt in dem System. Der Mitarbeiter erhält über den digitalen Urlaubsplaner dann eine Benachrichtigung und ist somit innerhalb kürzester Zeit im Bilde, was seine weitere Urlaubsplanung anbelangt.
• Automatische Aktualisierung im System: Ist der Urlaub genehmigt, werden die verbliebenen Rest-Urlaubstage des Mitarbeiters – ausgehend von dessen Urlaubsanspruch – aktualisiert. So besteht zudem volle Transparenz darüber, mit wie vielen Tagen der Mitarbeiter noch planen kann, ohne dass Tage durch händische Pflege „verlorengehen“ – Urlaubskonten und -saldi bleiben immer aktuell.

Gängige Features vieler digitalen Mitarbeiter-Urlaubplaner sind in der Regel die Self-Service-Funktion – also die Möglichkeit, dass Mitarbeiter ihre Abwesenheiten eigenständig planen und eintragen können. Ebenso ist die Software sowohl webbasiert im Browser als auch immer häufiger als mobile Smartphone-App verfügbar. 

Moderne Tools – wie die Lösungen zum digitalen Fehlzeitenmanagement von GFOS – sind dabei sowohl auf eine zuverlässige als auch auf eine intuitive Nutzung ausgelegt. Denn wichtig für die Einführung solcher digitalen Lösungen ist, dass nicht nur die IT-Profis im Team, sondern auch weniger technikaffine Kollegen effektiv mit der Software umgehen können.

Welche Vorteile bietet ein digitaler Urlaubsplaner für Mitarbeiter?

Detaillierte Informationen darüber, wann welche Mitarbeiter und Fachkräfte (urlaubsbedingt) nicht zur Verfügung stehen, sind für Unternehmen von zentraler Bedeutung. Je größer Betrieb und Belegschaft, desto weniger können sich HR-Verantwortliche Ungewissheiten bei der Personaleinsatzplanung erlauben.

Leistungsfähige Software-Systeme schaffen Klarheit und geben Ihnen – und Ihren Mitarbeitern – die volle Kontrolle und die Transparenz im Prozess, die es braucht.

Zentrale Features und Funktionen

Mit der ISO-zertifizierten Software von GFOS sind die digitalen Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeiter in guten Händen. Unsere Lösungen unterstützen nativ folgende Funktionen:

• Digitale Genehmigungs-Workflows mit mehreren Stufen: Definieren Sie im Planer exakt, wer für welche Anträge verantwortlich ist. Braucht es noch eine zusätzliche Freigabe oder muss in jedem Fall eine Vertretung definiert sein? Gestalten Sie den für Ihr Unternehmen passenden Workflow nach klaren Regeln und stellen Sie so sicher, dass Urlaubsanträge nie wieder „versanden“.
• Integration in Zeiterfassungs-Systeme: Im Idealfall ist ein digitalisierter Mitarbeiter-Urlaubsplaner direkt in die unternehmenseigenen Systeme zur Zeiterfassung eingebunden. Das vereinfacht das Abwesenheitsmanagement erheblich – im System wird nicht nur der Urlaub korrekt erfasst, für Verantwortliche ist auch sofort ersichtlich, wann Mitarbeiter für Projekte und Aufgaben zur Verfügung stehen. Auch Mindestbesetzungen oder Sperrzeiten je nach Abteilung oder Jahreszeit können direkt in der Software definiert werden.
• Schutz vor Fehlplanungen: Fehlen in kritischen Arbeitsprozessen wichtige Fachkräfte? Hinterlegen Sie die Kompetenzen von Mitarbeitern in unserem Skill-Management-Tool. In Kombination mit dem Urlaubsplaner sehen Personalverantwortliche somit nicht nur, ob in einem Zeitraum X möglicherweise mehrere Überlappungen von Urlauben vorliegen, sondern auch, welche Kompetenzen dadurch im Team fehlen. So vermeiden Unternehmen, in kritischen Projektzeiträumen plötzlich arbeitsunfähig zu werden.
• Self-Service-Portal und mobile App: Die Zeit der Stechuhr ist längst vorbei – eine zeitgemäße SaaS-Zeiterfassungslösung ist für Mitarbeiter und HR-Verantwortliche deutlich komfortabler und intuitiver in der Nutzung. Mitarbeiter können ihre Urlaube unabhängig von Zeit und Ort eintragen sowie über mehrere Geräte hinweg verwalten – Vorgesetzte sehen sofort, welche Zeiträume beantragt werden und geben alles regelbasiert mit einem Mausklick frei.
• Einfaches Reporting & Analysen: Über ein digitales Dashboard können Vorgesetzte schnell Berichte zu Krankenständen, ungeplanten Fehlzeiten bzw. alle geplanten Abwesenheiten generieren, einsehen und auswerten. So behalten sie den Überblick über wichtige HR-Kennzahlen und erkennen etwa sich plötzlich häufende Abwesenheiten oder hohe Arbeitsbelastungen wesentlich zuverlässiger. Besonders praktisch: Die direkte Anbindung an die Lohnbuchhaltung via SAP-Schnittstelle.
• Einhaltung von Arbeitszeitregelungen: Ein digitaler Urlaubsplaner für Mitarbeiter kann die Personaleinsatzplanung im Betrieb sinnvoll ergänzen. Durch das komfortable Fehlzeitenmanagement über die Software haben Vorgesetzte die Gewissheit, dass Mitarbeiter ihre Urlaubsansprüche auch wahrnehmen und gleichzeitig etwa andere Kollegen keine Höchstarbeitszeiten überschreiten – was wiederum rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.
• Datenschutzkonforme Erfassung: Sie müssen nachweisen, dass ein bestimmter Mitarbeiter in einem Zeitraum X an- oder abwesend war? Durch die digitale Erfassung ist diese Information nur wenige Mausklicks entfernt – und gleichzeitig nur berechtigten Personen zugänglich. Sensible Daten zu Mitarbeitern bleiben so zuverlässig geschützt 

Der Abschied vom Papierprozess hat längst begonnen: Mobile Verfügbarkeit, einfache cloudbasierte Personalplanung oder Analysen auf Knopfdruck – all das sind Funktionen, die eine gute Urlaubsplaner-Software für mittelständische oder größere Unternehmen haben sollte. Die Software von GFOS liefert all diese Features – und ist auf eine vollständige IT-Integration ausgelegt, die Unternehmen noch viele weitere Möglichkeiten eröffnet.

Effiziente Urlaubs-Personalplanung auf digitaler Basis

Kurz gesagt: Eine Workforce-Management-Software hilft dabei, An- und Abwesenheiten einfach und übersichtlich darzustellen. Unsere HR-Software stellt sich als Allrounder dar, der sämtliche wichtigen Informationen zentral an einer Stelle zusammenführt.

Durch die Verknüpfung aus Zeiterfassung und Urlaubsplaner wird zudem jede Überstunde, jede Fehlzeit und jeder Urlaubsantrag im Unternehmen exakt erfasst und korrekt zugeordnet. Das erspart Planungs-Frust – sowohl für Mitarbeiter als auch bei Vorgesetzten.

Darüber hinaus liefert die Software wichtige Erkenntnisse für das Business Development und Management: Workforce-Analytics-Tools nutzen diverse HR-Kennzahlen, um Personalprozesse im Unternehmen transparenter zu gestalten und die Bedürfnisse der eigenen Belegschaft besser zu erkennen. Auf diese Weise werden Optimierungsmaßnahmen schneller analysiert und festgelegt.