HR-Audit durchführen: Der Weg zum Erfolg

Vom Benefit-Paket über Organigramme bis hin zum Recruiting und Gehaltsfragen: Die Personalabteilung ist in sämtliche Personalangelegenheiten involviert und somit maßgeblich am Erfolg des Unternehmens beteiligt. Aber wie stellt ein Betrieb sicher, dass in der Personalabteilung alles so läuft, wie es sein sollte? Wie finden Verbesserungen ihren Weg in den Bereich Human Resources? Dazu ist es von Zeit zu Zeit nötig, den Status quo zu hinterfragen – das gelingt mit einem HR-Audit.

Definition: Was ist ein HR-Audit?

Ein HR-Audit ist eine objektive Untersuchung der Personalabteilung, -prozesse und -aufgaben eines Unternehmens. Das Ziel ist es, Optimierungsmaßnahmen offenzulegen und Herausforderungen zu identifizieren, um sich zu verbessern. Dies kann extern durch eine Unternehmensberatung oder intern durch das Management und die HR-Abteilung selbst erfolgen.

Welche Vorteile bietet ein HR-Audit?

Ein jährliches HR-Audit stärkt sowohl Mitarbeiterbindung als auch Compliance, indem es Transparenz über HR-Prozesse schafft und frühzeitig Optimierungspotenziale aufzeigt. Regelmäßige Überprüfungen fördern faire, konsistente und rechtskonforme Praktiken, was Vertrauen und Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöht. 

Gleichzeitig sichern HR-Audits die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Standards, reduzieren Risiken und unterstützen eine nachhaltige, mitarbeiterorientierte Personalstrategie.

So hilft ein HR-Audit, Ursachen für Mitarbeiterfluktuation systematisch zu erkennen – etwa Schwächen in Führung, Arbeitsklima oder Vergütung – und daraus gezielte Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten. Durch die Überprüfung von HR-Prozessen, Feedbacksystemen und Entwicklungsangeboten lassen sich Bindungsfaktoren stärken.

Gleichzeitig sorgt die Transparenz und Optimierung von HR-Strukturen für ein professionelles, konsistentes Auftreten nach innen und außen, was die Arbeitgebermarke stärkt und langfristig die Mitarbeiterbindung erhöht.

Welche Nachteile können Unternehmen entstehen, die kein HR-Audit durchführen?

Unterlassen Unternehmen regelmäßige HR-Audits, drohen rechtliche Risiken wie Verstöße gegen Arbeitsgesetze, Diskriminierungsvorschriften oder Datenschutzbestimmungen. Dies kann zu Bußgeldern, Schadensersatzforderungen oder Reputationsverlust führen und die Nachvollziehbarkeit von HR-Entscheidungen erschweren.

Welche HR-Kennzahlen und KPIs sollten im HR-Audit vorrangig geprüft werden?

Im Rahmen eines HR-Audits sollten insbesondere jene HR-Kennzahlen und KPIs geprüft werden, die Aufschluss über Effizienz, Qualität und strategische Wirksamkeit der Personalprozesse geben.

Wichtige Kennzahlen hierbei:

• Headcount und Personalstruktur: zeigt Aufbau, Altersverteilung und Diversität
• Fluktuationsrate: misst Mitarbeiterbewegungen
• Krankenstand / Fehlzeitenquote: Indikator für Gesundheit und Arbeitsklima
• Personalkostenquote: Anteil der Personalkosten an Gesamtaufwand oder Umsatz

Zentrale KPIs:

• Time-to-Hire: Effizienz des Rekrutierungsprozesses
• Cost-per-Hire: Wirtschaftlichkeit der Personalgewinnung
• Weiterbildungsquote / Trainingsstunden pro Mitarbeiter: Grad der Kompetenzentwicklung
• Mitarbeiterzufriedenheit bzw. Engagement-Score: Bindung und Motivation der Belegschaft (People Analytics)
• Leistungs- und Potenzialbewertung (z.B. High-Potential-Quote): Wirksamkeit des Talentmanagements

Ein Audit der Personalabteilung – wie gelingt das?

Die Herangehensweise an die anstehende Evaluierung sollte etwa mithilfe einer Audit-Checkliste für die Personalabteilung starten. Darin können wichtige Fragen, Vorgehensweisen und Untersuchungsziele festgehalten werden. 

Ebenfalls entsteht durch die Erstellung eines Fragenkatalogs für ein (internes) HR-Audit die Möglichkeit, sich auch in den Folgejahren an dieser Herangehensweise zu orientieren. Damit wird eine gleichbleibende Qualität der Untersuchung gewährleistet.

Viele Personalberatungsunternehmen teilen die Vorgehensweise dabei in drei grobe Phasen ein: Bestandsaufnahme, Analyse und Bericht. Diese wiederum untersuchen verschiedene Kriterien, um schlussendlich zu klaren Ergebnissen zu kommen. 

Pravin Durai, Professor am Joseph’s College in Indien, hat verschiedene Kriterien in seinem Buch Human Resource Management benannt. Wichtige Faktoren für den HR-Audit sind für ihn etwa die folgenden:

• Eine Untersuchung der Effizienz der Personalabteilung hinsichtlich der Einführung wichtiger Prozesse und Regelungen in der Organisation
• Die Feststellung, ob HR-Prozesse entsprechend der Unternehmens- und rechtlichen Richtlinien ablaufen (dazu gehören etwa auch tarifvertragliche Regelungen, Vorschriften zum betrieblichen Gesundheitsmanagement und vieles mehr)
• Die Aufdeckung von Einsparungspotenzialen innerhalb des Unternehmens
• Die Schaffung von Verantwortlichkeiten im Unternehmen – auch im Hinblick darauf, einen HR-Audit in regelmäßigen Abständen durchzuführen
• Eine offene Kommunikation mit den Mitarbeitern über den Status quo, die Performance des Unternehmens und nötige Verbesserungen

HR-Audit – Phase 1

Während der Bestandsaufnahme wird der Ist-Zustand anhand der vorher definierten Kriterien oder der Audit-Checkliste für die Personalabteilung kritisch untersucht. Hier geht es darum, sämtliche Informationen zu sammeln und aufzuzeigen. 

Diese können etwa anhand eines Fragenkatalogs aufgeführt werden oder auch mithilfe von Auswertungen durch HR-Kennzahlen der im Unternehmen eingesetzten Software.

HR-Audit – Phase 2

Danach folgt eine umfassende Analyse sämtlicher zusammengetragener Informationen – die Kennzahlen müssen dabei ausgewertet werden, um Schlussfolgerungen herzuleiten und Optimierungspläne aufzustellen. Bestehende Prozesse, Verfahren, Richtlinien und mehr sind dabei auf den Prüfstand zu stellen.

HR-Audit – Phase 3

Zu guter Letzt wird ein ausführlicher Bericht erstellt, welcher die Erkenntnisse zusammenfasst: Darauf basierend kann das Management oder das Personalberatungsunternehmen Handlungsempfehlungen formulieren und umsetzen. 

Diese lassen sich dann für die (Neu-)Ausrichtung des Organisationsdesigns im Unternehmen heranziehen.

Welche Bereiche werden bei einem Audit der Personalabteilung untersucht?

Folgende Fragen können dabei helfen, den HR-Audit so umfassend wie möglich durchzuführen. Denn dabei werden alle Bereiche, die Personalbelange betreffen, untersucht – vom Recruiting über das Onboarding bis hin zur Mitarbeiterentwicklung.

• Werden Best Practices genutzt? – Es ist wahrscheinlich, dass es andere Unternehmen oder Vorreiter gibt, die eine bessere Performance in ihren Personalabteilungen verzeichnen. Hier ist es hilfreich, sich auf Best Practices zu verlassen und diese ggf. im Betrieb einzuführen. So können HR-Verantwortliche sichergehen, dass alle wichtigen Maßnahmen verfolgt werden.
• Wie ist die Regelbefolgung? – Es ist zu hinterfragen, ob wichtige Regelungen und Vorschriften im Personalbereich eingehalten werden. Das kann etwa die Arbeitszeiten betreffen, aber auch oftmals vergessene Belange wie die Löschfristen bei Bewerbungsunterlagen.
• Ist das Unternehmen wettbewerbsfähig? – Im HR-Bereich bezieht sich diese Frage insbesondere auf Mitarbeiterbenefits, leistungsgerechte Löhne sowie andere motivations- und leistungsfördernde Kompensationen für die Belegschaft. Eine umfassende Wettbewerbsanalyse ist daher unerlässlich.
• Wie ist die Performance der Führungskräfte? – Feedback ist keine Einbahnstraße. Mitarbeitergespräche sind wichtig und führen zur stetigen Verbesserung der Skills der Fachkräfte. Doch auch die Führungskräfte und das Management sollten in regelmäßigen Abständen evaluiert werden. High-Performer bei den Führungskräften können positive Auswirkungen auf die Belegschaft haben.

Ausblick und Trends im HR-Audit

HR-Audits entwickeln sich zunehmend von punktuellen Prüfungen zu dynamischen, datengestützten Lernprozessen. Künstliche Intelligenz ermöglicht dabei die automatische Mustererkennung, um Risiken, Chancen und Optimierungspotenziale frühzeitig zu identifizieren. Echtzeit-Analytics und kontinuierliche Audits schaffen Transparenz und erlauben eine proaktive Steuerung statt nachträglicher Kontrolle.

Durch die Vernetzung interner Benchmarks mit externen HR-Vergleichsdaten entsteht ein ganzheitliches Bild der Personalperformance und Organisationsreife. Künftig wird das HR-Audit nicht nur als Kontrollinstrument verstanden, sondern als Motor organisationaler Transformation, der das Personalwesen befähigt, als lernende Einheit kontinuierlich wirksamer und strategischer zu agieren.

Mit der People-Analytics-Software GFOS Intelligence als Teil Ihres HR-Tech-Stacks begegnen Sie diesen Entwicklungen bereits jetzt:

Workforce Management Tools unterstützen beim HR-Audit

Eine Workforce-Management-Lösung kann bei einem HR-Audit der Personalabteilung unterstützen. Denn sie kann etwa wichtige Kennzahlen aus dem Bereich Human Resources liefern, die zur Analyse herangezogen werden können; bequem zum Beispiel über ein HR-Dashboard.

Wie sieht es mit dem Abwesenheitsmanagement der Belegschaft aus? Sind Fachkräfte häufig krank? Wie hoch ist die Erfüllungsquote der Wünsche bei der Personaleinsatzplanung? Wie ist die Fluktuation im Betrieb? Diese und weitere Fragen gilt es zu beantworten, um klare Handlungsempfehlungen aufzustellen. Tools aus dem Workforce Management wie ein Employee-Self-Service-Portal bieten sich hier an.

Eine Zeiterfassung mit Software, Personaleinsatzplanung oder -bedarfsermittlung zeichnen täglich eine Vielzahl an Daten auf, die sich durch HR-Kennzahlen im Rahmen von Business Analytics, aber auch People Analytics auswerten lassen. Dadurch fällt die Analyse aus Schritt zwei im HR-Audit um einiges leichter und zuverlässiger aus.