Hohe Fluktuation bei Mitarbeitern? Fluktuationsrate berechnen & gegensteuern

Da die Beschäftigten im Betrieb zentral für die Erfüllung von (Produktions-)Aufträgen, eine gute Kundenbindung, soliden Service und die Erbringung von Dienstleistungen sind, ist es für die Personalverantwortlichen essenziell, die Fluktuationsrate im Auge zu behalten. Gründe für die Fluktuation, Maßnahmen zur Senkung der Rate und vieles mehr können nach der Auswertung kritisch geprüft werden.

Definition: Was ist Mitarbeiterfluktuation?

Die Fluktuation von Mitarbeitern beschreibt das Ausscheiden der jeweiligen Person aus einem Betrieb. Dafür kann es verschiedene Gründe wie etwa Kündigung, Renteneintritt oder Elternzeit geben. Oftmals führt Fluktuation zu einem Recruiting-Prozess für dieselbe Stelle. Bei der Bewertung müssen verschiedene Fluktuationsformen beachtet werden.

Formen der Fluktuation im Unternehmen

Die Gründe, warum Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden, können so vielfältig sein wie der Job selbst. Um eine grobe Kategorisierung vorzunehmen, kann man zwischen drei generellen Formen unterscheiden:

• Natürliche Mitarbeiterfluktuation: Dazu gehören etwa der Tod eines Mitarbeiters, das Ausscheiden in den Ruhestand oder das Ende eines befristeten Vertrags.
• Unternehmensinterne Fluktuation: Hierunter fällt die Versetzung von Beschäftigten innerhalb des eigenen Betriebs – etwa bei einem Positions- oder Stellenwechsel.
• Unternehmensfremde Fluktuation: Diese Form geht vom Mitarbeiter selbst aus – das heißt, er kündigt den Arbeitsvertrag, um zu einem anderen Arbeitgeber zu wechseln. Die Einflussfaktoren können auch durch den Arbeitsmarkt bedingt sein.

Besonders ausschlaggebend für den HR-Bereich sind die Formen der Fluktuation, auf die Personalverantwortliche selbst Einfluss nehmen können; am besten auf der Grundlage strukturierter People Analytics, die sich zum Beispiel mit unserer KI-gestützten Software GFOS Intelligence managen lassen. 

Verbessern diese das Betriebsklima oder die Attraktivität des Unternehmens – zum Beispiel durch regelmäßige Mitarbeitergespräche, individuelle Karriere- und Entwicklungspfade sowie Mitarbeiter-Benefits – kann die (unternehmensfremde) Fluktuation nachhaltig verringert werden.

Eine wichtige weitere Form ist die Frühfluktuation, die zur unternehmensfremden Kategorie zählt: Wenn es innerhalb des ersten Arbeitsjahres zum Abgang Beschäftigter kommt, spricht man von Frühfluktuation. Passiert das häufiger, könnte das auf Probleme beim Onboarding oder im Recruiting-Prozess hinweisen.

Bedeutung der Fluktuationsrate als kritische HR-Kennzahl

Die Fluktuationsrate zählt zu den sensibelsten Steuerungsgrößen im Personalmanagement, weil sie unmittelbar Aufschluss über die Stabilität, Attraktivität und Leistungsfähigkeit einer Organisation gibt. Sie fungiert als eine Art Frühwarnsystem für strukturelle, kulturelle oder führungsbezogene Schwächen und ist damit weit mehr als nur ein operativer Messwert – sie ist ein strategischer Indikator für organisationale Gesundheit.

Welche Fluktuationsrate dahingehend „gesund“ ist, lässt sich nicht pauschalisieren. Zudem hängt die Fluktuation stark von der Branche ab. So wurde in einer Umfrage des norddeutschen Unternehmensverbands AGA unter seinen Mitgliedern zum Beispiel für den Groß- und Außenhandel 2024 eine Fluktuationsrate von 17,6 % festgestellt, für die Industrie dagegen eine Rate von 5 %. Unterschiede wie diese legen eine deutliche Spannweite zwischen den einzelnen Branchen offen.

Diese Faktoren führen zur Fluktuation bei Mitarbeitern

Die Gründe, warum Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen, sind vielfältig und unterscheiden sich zumeist von Individuum zu Individuum. Einige Faktoren für Fluktuation im Unternehmen sind folgende:

• Berufliche Neuausrichtung: Dies kann sowohl persönliche Hintergründe haben (zum Beispiel Krankheit oder Ereignisse im Privatleben), aber auch an der Gründung eines eigenen Unternehmens oder geänderten beruflichen Interessen liegen.
• Betriebsklima und Qualität der Arbeitsausstattung: Sind Mitarbeiter mit der Ausstattung am Arbeitsplatz, der Kommunikation oder dem Management unzufrieden, hat das Folgen für die Arbeitgeber. Sind sie unglücklich oder empfinden eine zu hohe Arbeitsbelastung, kann das zum Arbeitgeberwechsel anregen.
• Mangelnde Work-Life-Balance: Diese ist mit der Arbeitsbelastung verbunden – hier können jedoch auch fehlende Homeoffice-Möglichkeiten oder eine fehlende Arbeitszeitflexibilität Einfluss haben.
• Umzug oder Mobilitätseinschränkungen: Ein Umzug, der Wegfall eines Transportmittels oder eine schlechte Anbindung können dazu führen, dass Beschäftigte sich einen Job mit einer besseren Erreichbarkeit suchen.
• Fehlende berufliche Perspektiven: Wenn das Unternehmen keine Aufstiegschancen, unüberwindbare Hierarchien oder ein schlechtes Weiterbildungskonzept zum lebenslangen, jobbegleitenden Lernen bietet, liegt es nahe, dass Mitarbeiter sich umorientieren.
• Geringes Risiko beim Stellenwechsel: So herrscht in Branchen, die von den Mitarbeitern keine speziellen Kenntnisse erfordern, eine hohe Fluktuationsrate.

Chancen und Risiken bei Abwanderung von Fachkräften

Fluktuation im Unternehmen kann Chancen bieten: zum Beispiel eine Erneuerung und frische Impulse durch neue Sichtweisen, ergänzendes Know-how und die Steigerung von Kreativität, wenn neue Fachkräfte eintreten. Es entsteht eine Art Wissens- und Erfahrungstransfer aus anderen Unternehmen.

Dennoch ist die Abwanderung von Fachkräften vorwiegend mit Risiken für die Arbeitgeber verbunden – insbesondere dann, wenn sie von der Unternehmensstrategie, vom Arbeitsklima oder von Weiterbildungskonzepten abhängt.

Die Fluktuation bei Mitarbeitern führt in erster Linie zum Verlust von Know-how, falls die Abwanderung kurzfristig erfolgt und kein passender personeller Ersatz gefunden wurde. Das führt wiederum zum Verlust der Produktivität sowie steigenden Kosten und verzögert die Auftragsbearbeitung nachhaltig.

Dadurch, dass andere Beschäftigte Mehraufwand haben, kann es zu Demotivation oder im schlimmsten Fall sogar zum Abwerben der ehemaligen Kollegen kommen. Betriebe haben als Folge die Herausforderung, die Lücken durch geeignete Fachkräfte nachzubesetzen.

Was ist die Fluktuationsrate?

Die Fluktuationsrate bezeichnet die statistische Erfassung von Personalbewegungen im Unternehmen. Sie wird mithilfe verschiedener Formeln berechnet und umfasst sowohl das Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem Unternehmen als auch interne Versetzungen. Eine hohe Rate kann auf Probleme beim Betriebsklima bzw. bei der Mitarbeiterzufriedenheit hindeuten.

Fluktuationsrate nach Branchen

Die folgende Tabelle zeigt die Fluktuationsraten für das Jahr 2023 nach Branchen:

So berechnen Sie die Fluktuationsrate

Die Berechnung der Fluktuationsrate ist für den Personalbereich eine sehr wichtige Aufgabe. Dies kann automatisch mithilfe von Workforce-Management-Systemen, anderer HR-Software oder mithilfe von Excel-Tabellen und Formeln geschehen.

Anhand der folgenden Beispielzahlen stellen wir Ihnen einige bewährte Wege zur Berechnung der Fluktuationsrate vor:

• Personalbestand zu Beginn eines Zeitraums: 150
• Durchschnittlicher Personalbestand während des Zeitraums: 151
• Austritte innerhalb eines Zeitraums: 20
• Neuzugänge innerhalb des Zeitraums: 22

1. Berechnung des durchschnittlichen Personalbestands

Der Durchschnittspersonalbestand lässt sich auf folgende Weise ermitteln:

(Personalbestand zu Beginn eines Zeitraums (150) + Personalbestand zum Ende eines Zeitraums (152)) ÷ 2 = Durchschnittlicher Personalbestand (151)

2. Die Basisformel

Sie gilt als die einfachste, jedoch auch als die ungenauste Formel. Abgänge des Kalender- oder Geschäftsjahres werden dem Personalbestand zum Anfang des Betrachtungszeitraums gegenübergestellt. Dabei betrachtet sie allerdings keine Neuzugänge und taugt daher nur bedingt zur Analyse. In unserer Beispielrechnung beträgt das Ergebnis 13,33 %.

Gerade bei kleinen Teams weist die Berechnung der Fluktuationsrate nach Basisformel Schwächen auf, welche die Aussagekraft der Kennzahl einschränken können. Vor allem hat hier jeder einzelne Austritt einen großen Einfluss auf die Fluktuationsrate. 

Beispiel: Wenn ein Team mit 5 Mitarbeitern eine Person verliert, liegt die Fluktuationsrate nach Basisformel bei 20 % – in einem 100-köpfigen Team würde ein Austritt dagegen nur 1 % ausmachen. Das kann beim kleinen Team also zu übertriebenen bzw. verzerrten Interpretationen führen.

3. ZVEI-Formel

Für den Namen wird die Abkürzung des Zentralverbands der Elektrotechnischen Industrie genutzt. Bei diesem Rechenweg werden Neuzugänge dem durchschnittlichen Personalbestand gegenübergestellt. Für unser Beispiel beträgt das Ergebnis 14,57 %.

4. Schlüter Formel

Der Name geht auf den 1967 verstorbenen Politiker und Gewerkschafter Helmut Schlüter zurück. Sie gilt als komplexe Formel, da sie aus mehreren Schritten besteht. Da sie alle Mitarbeiter berücksichtigt, ist sie besonders für stark wachsende bzw. neu gegründete Betriebe geeignet. Unser Beispiel liefert ein Ergebnis von 11,29 %.

5. BDA-Formel

Die Abkürzung leitet sich von der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände ab, die diese Formel zur Verfügung gestellt hat. Sie setzt Austritte ins Verhältnis zum durchschnittlichen Personalbestand. Für unser Beispiel beträgt das Ergebnis 13,25 %.

Ist die Fluktuationsrate im Vergleich mit anderen Betrieben bzw. dem Durchschnitt der Branche hoch, sollte das einen Anlass bieten, das Arbeitsklima bzw. den Onboarding- und Recruiting-Prozess zu hinterfragen – eventuell im Rahmen eines umfassenden HR-Audits. 

Mithilfe von regelmäßigen Mitarbeiterumfragen und Mitarbeitergesprächen kann man ein Gefühl für die im Betrieb vorherrschende Stimmung bekommen und Optimierungsmaßnahmen einleiten. Eine Workforce-Management-Software bietet dazu ideale Voraussetzungen, da eine Vielzahl an HR-Kennzahlen automatisch ausgewertet wird.

Berechnung der Fluktuationsrate: Tools und Automatisierung

Die Berechnung von Fluktuationsraten mithilfe von Excel-Tabellen oder Listen stößt schnell an ihre Grenzen, insbesondere wenn Daten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt, konsistent gehalten und regelmäßig aktualisiert werden müssen. HR-Softwarelösungen können hier bei der täglichen HR-Arbeit unterstützen.

Automatisierte Reports

Moderne HR-Systeme ermöglichen die automatische Generierung von Fluktuationsreports auf Basis aktueller Personaldaten. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich und stellt sicher, dass die Kennzahlen stets aktuell und korrekt sind. 

Reports können nach Abteilungen, Standorten, Altersgruppen oder Beschäftigungsdauer segmentiert werden, wodurch detaillierte Analysen ohne zusätzliche Datenaufbereitung möglich werden.

Benachrichtigungen bei Überschreitung definierter Grenzwerte

HR-Systeme erlauben die Einrichtung von Alerts, die ausgelöst werden, sobald Fluktuationsraten bestimmte Schwellenwerte überschreiten. Diese frühzeitigen Warnsignale ermöglichen es Führungskräften, schnell auf kritische Entwicklungen zu reagieren – sei es durch gezielte Bindungsmaßnahmen oder durch Anpassung der Personalplanung.

Zentrale Datenbasis mit konsistenten Kennzahlen

Eine zentrale HR-Datenbank stellt sicher, dass alle Kennzahlen valide, transparent und einheitlich vorliegen. Inkonsistenzen durch unterschiedliche Datenquellen oder manuelle Eingaben werden vermieden. Dadurch kann die Fluktuationsrate als verlässlicher Indikator für strategische Entscheidungen dienen.

Visualisierung für Management und Führungsebene

Workforce-Management-Software bietet interaktive Dashboards und grafische Visualisierungen der Fluktuationsraten. Management und Führungskräfte können Trends, Abweichungen und kritische Bereiche auf einen Blick erkennen. 

Durch übersichtliche Charts und Heatmaps werden komplexe Daten greifbar und erleichtern die Kommunikation zwischen HR und Unternehmensleitung.

Weniger Aufwand, mehr Zeit für tiefgreifende Analysen

Durch automatisierte Datenaufbereitung und Standardreports reduziert sich der administrative Aufwand erheblich. HR-Teams gewinnen Freiräume für qualitative Analysen, zum Beispiel die Ursachenanalyse von Fluktuation, Benchmarking und/oder die Entwicklung gezielter Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung.

Wie gering der Aufwand sein kann, zeigt sich zum Beispiel im automatischen Export der Fluktuationsrate über ein HR-Tool: In der Regel muss dazu nur die entsprechende Funktion ausgewählt werden, danach der gewünschte Zeitraum, die Abteilung sowie ggf. der Standort. Die Ergebnisse können in verschiedene Dateiformate exportiert und/oder direkt geteilt werden.

Schnellere Entscheidungsfindung durch aktuelle Daten

Die Integration von Echtzeit- oder nahezu aktuellen Personaldaten ermöglicht zeitnahe Entscheidungen. Dies ist besonders wichtig, wenn kurzfristig strategische Personalmaßnahmen oder Anpassungen der Führungskräfteentwicklung notwendig sind.

Grundlage für Maßnahmen zur strategischen Mitarbeiterbindung

Die konsistent erhobenen und visualisierten Fluktuationskennzahlen bilden die ideale Basis, um gezielte Bindungsstrategien zu entwickeln. HR-Verantwortliche erkennen, welche Bereiche oder Mitarbeitergruppen besonders gefährdet sind, und können gezielt Maßnahmen wie individuelle Entwicklungspläne, Mentoring oder Benefits einsetzen.

Fluktuationsrate automatisch berechnen und Fachkräfteverlust vermeiden

Mithilfe von Workforce Analytics, in der viele HR-KPIs automatisch greifbar werden, bekommen HR-Verantwortliche ein starkes Instrument an die Hand. Das lästige manuelle Ausrechnen von Fluktuationsraten entfällt. 

Einschätzungen zum Betriebsklima, die Work-Life-Balance, Motivationskennzahl, Planungsqualität und vieles mehr: Die Software liefert diese Informationen anhand des täglichen Einsatzes – etwa durch das System zur Personaleinsatzplanung oder das Zeitwirtschaftssystem. Damit erhalten Personalverantwortliche die Möglichkeit, einer hohen Mitarbeiterfluktuation proaktiv entgegenzuwirken.