Ob nun die Wirtschaft wieder angekurbelt wird oder nicht: Ohne die passenden Mitarbeiter, die sich zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort einfinden, funktioniert nichts. Denn sie werden dafür benötigt, die Dienstleistung, das Produkt oder einen anderen Service den Kunden zur Verfügung zu stellen. In vielen Branchen geht das nur mit einem gut durchdachten Dienstplan. Qualifikationen, Kapazitäten und Bedarfe müssen intelligent miteinander vernetzt werden, um den Kunden ein optimales Angebot und einen perfekten Service zu bieten. Das ist ganz unabhängig von der Branche. Große Unternehmen setzen oftmals auf eine softwaregesteuerte Personaleinsatzplanung. Doch was machen kleine und mittelständische Unternehmen, denen meist die finanziellen Mittel für solch teure Software fehlen? Es gibt verschiedene Online-Tools zur Personaleinsatzplanung, die bei der Erstellung eines Dienstplans unterstützen und die Kommunikation gleichzeitig vereinfachen. Was gibt es dabei zu beachten?
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1. Arbeitsbereiche für den Dienstplan definieren
Wichtig ist vor allem, dass verschiedene Arbeitsbereiche oder-gruppen für den online Dienst- oder Schichtplan erstellt werden. Denn hier spielt die Qualifikation der Mitarbeiter eine entscheidende Rolle. Nicht jede Fachkraft verfügt über die gleichen Voraussetzungen und kann für diverse Bereiche einspringen. Mit der Definition von Arbeitsbereichen haben Sie jederzeit einen Überblick. Dann können individuelle Schichten und Dienste angelegt werden, die in vielen Tools als Vorlage wiederverwendet werden können. Das beschleunigt die Planung.
Zudem sollten jeder einen Zugang zu dem Dienstplaner Tool haben, um diesen auch einzusehen. In Kombination mit einer Zeiterfassungssoftware sowie einer digitalen Urlaubsplanung können hier auch geplante Abwesenheiten wie Urlaub hinterlegt werden. Ebenso können Mitarbeiter gewünschte Freischichten hinterlegen, um eine bessere Planbarkeit für die eigene Work-Life-Balance zu ermöglichen. Damit eröffnen Arbeitgeber die Option der Selbstverwaltung.
2. Einteilung der Mitarbeiter nach Kapazitäten
Wenn Arbeitszeitkonten, Abwesenheiten, Freiwünsche oder geplante und ungeplante Fehlzeiten erfasst werden, profitieren Personalplaner von einer gesteigerten Übersichtlichkeit. Größere Workforce Management Lösungen können basierend auf diesen Daten sowie Bedarfen aus einem Forecast automatische Dienstpläne erstellen, die alle Faktoren berücksichtigen, um so einen fairen und bestmöglichen Vorschlag für den Dienst- oder Schichtplan auszugeben. Bei kleineren Lösungen findet das zwar oft manuell statt, die Arbeit wird aber durch die digitale Übersicht deutlich vereinfacht. Mitarbeiter werden je nach Kapazität, Wunsch, Qualifikation und Bedarf auf die bestehenden Dienste verteilt. Die digitalen Planungstools prüfen zeigen dabei an, ob die Verfügbarkeit des gewünschten Mitarbeiters an diesem Tag zu dieser Zeit gegeben ist, um Fehlplanungen zu vermeiden. Pausen- und Ruhezeiten, sowie gesetzliche und tarifliche Bestimmungen finden dabei Beachtung. Das ist besonders wichtig, wenn sich Arbeitnehmer an eine bestimmte Regelarbeitszeit halten müssen, um eventuelle Überstunden zu vermeiden.
3. Dienstplan online veröffentlichen
Wenn alle wichtigen Einstellungen getroffen sind, muss der Dienstplan nur noch online veröffentlicht werden. Durch die digitalen Tools ist dieser sofort für alle betroffenen Mitarbeiter einsehbar – zu jeder Zeit an jedem Ort und auf unterschiedlichen Endgeräten. So lassen sich die Fachkräfte auch kurzfristig über das Smartphone auf eine Dienstplanänderung aufmerksam machen, falls etwa ein anderer Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfällt. Arbeitgeber profitieren von einer besseren Planbarkeit. Damit ist die Erstellung eines Dienstplans auch remote möglich – etwa aus dem Homeoffice oder auf einer Dienstreise. Die Online-Verfügbarkeit ist dabei der ausschlaggebende Faktor: Denn eine schnelle Kommunikation ist bei der Personaleinsatzplanung unbedingt notwendig – die Informationen sollten schnell zwischen Planer und Mitarbeiter ausgetauscht werden.
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