Zeitmanagement-Methoden – Strategien für mehr Produktivität

Laut einer Studie des SINUS-Instituts tendierten bereits 2017 8 von 10 Deutschen dazu, Themen regelmäßig „auf die lange Bank“ zu schieben. Haben Menschen gelegentlich oder gar chronisch Probleme mit dem eigenen Zeitmanagement, kann dies sowohl berufliche Konsequenzen als auch gesundheitliche Belastungen mit sich bringen. Dies legt unter anderem eine Längsschnitt-Studie der Sophiahemmet-Universität an Studenten nahe.

Um sich selbst diesen Stressfaktoren nicht auszusetzen, ist es sowohl für Unternehmen als auch für einzelne Mitarbeiter sinnvoll, gängige Methoden des Zeitmanagements zu kennen und diese bei Bedarf anwenden zu können. Warum diese wichtig sind, welche Zeitmanagementtechniken es gibt und wie Sie diese bestmöglich für sich nutzen, haben wir in diesem Beitrag zusammengefasst.

Was ist Zeitmanagement? – Definition des Begriffs

Mit Zeitmanagement ist die Fähigkeit gemeint, die verfügbare Zeit effektiv und effizient zu nutzen, um bestimmte Ziele zu erreichen oder Aufgaben zu erfüllen. Menschen mit einem guten Zeitmanagement sind in der Lage, vor ihnen liegende Aufgaben zu überblicken, zu priorisieren und anschließend abzuarbeiten – oder diese zu delegieren.

Es gibt eine Vielzahl an Zeitmanagement-Methoden, die man für sich einsetzen und testen kann. Diese sind häufig im beruflichen Kontext relevant und gewinnen besonders im Zusammenhang mit flexiblen Arbeitszeitmodellen stetig weiter an Bedeutung, spielen aber häufig auch im privaten Bereich eine Rolle. Ziel ist es dabei, die vor sich liegenden Aufgaben möglichst effizient zu verplanen und zu erledigen, sodass man seine eigene (Arbeits-)Zeit bestmöglich nutzt.

Ebenen des Zeitmanagements – Persönlich vs. Team

Das Thema Zeitmanagement lässt sich in der Arbeitswelt grob in zwei Kategorien unterteilen: individuelles Zeitmanagement und Team-Zeitmanagement.

• Individuelles Zeitmanagement umfasst die Selbstorganisation einer Einzelperson bzw. eines einzelnen Mitarbeiters. Hier plant und koordiniert jeder seine jeweiligen Aufgaben und Ziele eigenverantwortlich. 
  
  Dies umfasst z.B. das Setzen von Prioritäten, das Arbeiten mit Zeitvorgaben / Deadlines und Techniken zur Aufrechterhaltung der Konzentration. Es ist besonders wichtig, um persönliche Deadlines einzuhalten, Stress zu reduzieren und langfristig motiviert zu bleiben.
• Team-Zeitmanagement hingegen konzentriert sich auf die Zusammenarbeit und die Koordination innerhalb einer Gruppe. Hier ist das Ziel, die Arbeitsschritte aller Beteiligten so zu synchronisieren, dass das Team seine gemeinsamen Ziele erreicht.
  
  Klare Kommunikation und abgestimmte Prioritäten in der Aufgabenverteilung sind dabei entscheidend. Hierbei kommen in der Regel Tools für das Projektmanagement und zur Zeiterfassung zum Einsatz, um Transparenz zum Projektfortschritt auf allen Ebenen zu schaffen.

Wozu braucht es Zeitmanagement?

Ein gelungenes Zeitmanagement ist heute wichtig, um den täglichen Herausforderungen gerecht zu werden. Die Anforderungen an Mitarbeiter sind hoch: Von ihnen wird erwartet, dass sie produktiv, flexibel und fokussiert arbeiten, oft bei vollem Terminkalender, Back-to-back-Terminen und ständiger Erreichbarkeit. 

Die vielfältigen Herausforderungen der modernen Arbeitswelt können schnell zu digitalem Stress führen. Die Folge: Fachkräfte sind zusätzlichen Belastungen ausgesetzt und können sich nicht auf das Wesentliche konzentrieren.

Gängige Herausforderungen am Arbeitsplatz

• Digitale Ablenkungen: E-Mails, Chat-Nachrichten und Social-Media-Benachrichtigungen stören den Arbeitsfluss und führen zu kleinen Unterbrechungen, die sich im Laufe eines Arbeitstages jedoch stetig aufsummieren. Über Tage und Wochen gerechnet können dadurch mehrere Stunden an Arbeitszeit verlorengehen. 
• Multitasking / Arbeitslast: Mitarbeiter bearbeiten mehrere Projekte und Aufgaben gleichzeitig. Dabei kommt es oft zu Fehlern und ineffizientem Arbeiten. Statt Multitasking betreiben die meisten Mitarbeiter faktisch nur „Task-Switching“ und wechseln zwischen Aufgaben. Hier braucht es jedes Mal erneut Zeit, um sich der eigentlichen Aufgabe zu widmen.
• Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben: Besonders durch Remote Work verschwimmen häufig die Grenzen zwischen Beruf und Freizeit. Viele finden es schwer, den Arbeitstag bewusst zu beenden, was auf Dauer zu einem Gefühl der Überforderung führen kann und ein tatsächliches „Abschalten“ erschwert.
• Dringlichkeit vs. Wichtigkeit: Ein weiteres Problem ist die Unterscheidung zwischen Aufgaben, die dringend und denen, die wirklich wichtig sind. Ein fehlender oder falsch gesetzter Fokus kann dazu beitragen, dass dringende Aufgaben fälschlicherweise vernachlässigt werden. 

Effektiv genutzte Zeitmanagement-Methoden helfen, genau diese Szenarien zu vermeiden: Sie unterstützen dabei, Aufgaben gezielt zu priorisieren, Ablenkungen zu minimieren und eine klare Struktur für den (Arbeits-)Tag zu schaffen. So können Mitarbeiter – bei konsequenter Umsetzung dieser Zeitmanagementtechniken – die persönliche Zufriedenheit und Work-Life-Balance mit der Zeit verbessern.

Bekannte Zeitmanagement-Methoden im Überblick

Es gibt eine Vielzahl an Methoden, die heute in zahlreichen Unternehmen nahezu aller Branchen im Einsatz sind. Die nachfolgenden Zeit- und Selbstmanagement Methoden zählen dabei zu den bekanntesten Strategien, die sich Tag für Tag bewähren.

Eisenhower-Methode

Das Eisenhower-Prinzip beruht auf einer einfachen Matrix mit vier Feldern. Die folgende Grafik veranschaulicht das Prinzip:

Die anstehenden Tasks werden strikt in die vier Kategorien dieser sogenannten Eisenhower-Matrix eingeteilt. Der große Vorteil der Zeitmanagement-Methode nach Eisenhower ist, dass sie für Führungskräfte oder auch Mitarbeiter eine sehr simple Vorlage schafft, um die eigenen Aufgaben nach deren Wichtigkeit und Dringlichkeit einzuordnen.

• A-Aufgaben – Wichtig und dringend: In dieser Kategorie sollte alles sofort erledigt werden und hat höchste Priorität.
• B-Aufgaben – Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben haben eine hohe Wichtigkeit, müssen aber nicht sofort erledigt werden und können daher in die Zukunft terminiert werden.
• C-Aufgaben – Dringend, dennoch nicht wichtig: Bei diesen Aufgaben ist zu hinterfragen, ob diese wirklich von einem selbst erledigt werden müssen. Im besten Fall ist es möglich, diese Tasks zu delegieren.
• D-Aufgaben – Weder dringend noch wichtig: In diese Kategorie fallen Tasks, die man sicher delegieren oder gegebenenfalls sogar streichen kann.

Vorteile der Eisenhower-Methode:

• Klare Prioritäten: Mit geringem Aufwand kann schnell definiert werden, wo die Prioritäten (des Tages) liegen.
• Effiziente Zeitnutzung: Durch den Fokus auf wichtige und dringende Aufgaben wird die eigene Zeit bestmöglich effizient genutzt.
• Weniger Stress: Dank klarer Prioritäten wird vermieden, dass Mitarbeiter an weniger wichtigen Aufgaben ihre Zeit verschwenden und später unter Druck geraten.

Beispiel: Eine Führungskraft hat viele Aufgaben auf dem Schreibtisch – die Vorbereitung einer Präsentation für einen großen Kunden (wichtig und dringend), eine wöchentliche Teamrunde (wichtig, aber nicht dringend), das Beantworten von E-Mails (dringend, aber nicht immer wichtig) und eine Idee für ein neues Projekt (weder dringend noch wichtig).

Mithilfe der Eisenhower-Matrix entscheidet die Führungskraft, die Präsentation sofort vorzubereiten, die Teamrunde zu planen, die E-Mails zu delegieren und die Projektidee später zu bewerten. So hat sie ihre Aufgaben mittels dieser intuitiven Zeitmanagementtechnik ganz einfach priorisiert.

ALPEN-Methode

Diese Zeitmanagement-Methode sieht vor, Aufgaben einem bestimmten Aktivitätenmuster zuzuordnen. Sie soll in erster Linie dabei helfen, die anfallenden Tasks im Blick zu behalten und hinterher zu kontrollieren, ob wirklich alles erledigt wurde bzw. wo noch Optimierungspotenziale bestehen. 

Die Buchstaben stehen dabei für die einzelnen Aktivitäten:

• A wie Aufgaben definieren: Hier sollte man aufschreiben, was genau für den Tag ansteht. Hilfreich kann dabei eine To-Do-Liste sein.
• L wie Länge festsetzen: Hier geht es darum, den zeitlichen Aufwand für die Aufgaben zu schätzen. Kann alles realistisch an einem Tag erledigt werden?
• P wie Pufferzeiten: Die eigene Planung sollte immer genügend Freiraum für unvorhergesehene Ereignisse und plötzliche Zusatzaufgaben lassen.
• E wie Entscheidungen treffen: An dieser Stelle muss priorisiert werden. Welche der im Vorfeld definierten Aufgaben hat Vorrang und wird zuerst erledigt?
• N wie Nachkontrolle: Sowohl bei der Planung als auch beim Abarbeiten der Aufgaben sollte man anschließend kontrollieren, ob der Zeitrahmen und die Priorisierung sinnvoll waren.

Vorteile der ALPEN-Methode:

• Tagesstruktur: Die Methode bietet eine klare Struktur und hilft, alle Aufgaben des Tages übersichtlich zu planen.
• Realistische Planung: Durch das Schätzen der Zeit für jede Aufgabe und das Einplanen von Pufferzeiten bleibt die Tagesplanung realistisch.
• Flexibilität und Reflexion: Die Nachkontrolle erlaubt es, aus Tageserfahrungen zu lernen und das Zeitmanagement kontinuierlich anzupassen.

Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Methode, die von einem Italiener auf Basis eines Küchentimers in Tomatenform entwickelt wurde. Dabei wird die Arbeit in feste Intervalle (meist 25 Minuten) aufgeteilt, gefolgt von kurzen Pausen. Diese Intervalle werden „Pomodori“ genannt. Nach vier Pomodori folgt eine längere Pause von ca. 30 Minuten.

Vorteile der Pomodoro-Technik:

• Verbesserung der Konzentration: Die Methode unterstützt intensives Arbeiten in kurzen Blöcken und vermeidet Ablenkungen.
• Prävention von Ermüdung: Regelmäßige Pausen helfen, die Konzentration zu erhalten und Ermüdung zu verhindern.
• Steigerung der Produktivität: Da die Technik auf kurzen, produktiven Arbeitseinheiten basiert, fördert sie das Abschließen von Aufgaben.

Beispiel: Eine Texterin verwendet die Pomodoro-Technik, um an einem langen Blogbeitrag zu arbeiten. Sie stellt einen Timer auf 25 Minuten und arbeitet in dieser Zeit ungestört an ihrem Text. Nach den 25 Minuten macht sie 5 Minuten Pause, in denen sie sich bewegt oder einen Kaffee holt. Nach vier Pomodori gönnt sie sich eine längere Pause und kehrt erfrischt zur Arbeit zurück.

ABC-Analyse

Diese Zeitmanagement-Methode kategorisiert Aufgaben nach ihrer Bedeutung und Dringlichkeit in A (sehr wichtig), B (wichtig) und C (weniger wichtig). Vorteil: Sie sorgt dafür, dass zuerst die bedeutendsten Aufgaben bearbeitet werden und weniger wichtige Aufgaben nicht zu viel Zeit beanspruchen.

[Headline H3] Getting Things Done (GTD)

Eine Methode, die darauf abzielt, alle Aufgaben in ein vertrauenswürdiges System (wie eine App oder ein Notizbuch) einzupflegen und diese regelmäßig zu überprüfen. Vorteil: Hilft dabei, mentalen Ballast zu reduzieren und fokussiert sich auf konkrete nächste Schritte für jede Aufgabe.

[Headline H3] SMART-Methode

SMART zählt zu den Zeitmanagement-Methoden, bei denen die eigenen Aufgaben an die Erreichung von Zielen geknüpft sind. Die eigenen Ziele sollten dabei folgende Kriterien erfüllen:

• Specific / Spezifisch
• Measurable / Messbar
• Achievable / Erreichbar
• Reasonable / Realistisch
• Time-bound / Terminiert

Vorteil: Klar und SMART formulierte Ziele steigern die Motivation und machen Fortschritte leicht nachvollziehbar.

Time-Blocking / Time-Boxing

Diese Zeitmanagement-Strategie sieht eine Einteilung des Tages in Zeitblöcke vor, wobei jede Einheit einer bestimmten Aufgabe oder Kategorie zugewiesen wird. Vorteil: Diese Zeitmanagement-Methode reduziert Multitasking und sorgt für klare Strukturen, wodurch der Arbeitstag effizienter verläuft.

Eat That Frog

Die Grundidee dieser Technik beruht darauf, die unangenehmste oder anspruchsvollste Aufgabe als Frosch zu definieren und so früh wie möglich zu erledigen. Vorteil: Nach dem Erledigen dieser Aufgabe fühlen sich Mitarbeiter motiviert und erleichtert, was den restlichen Tag produktiver macht.

[Headline H3] Kanban

Bei Kanban handelt es sich um eine Methode des agilen Prozessmanagements, bei der man Aufgaben in einzelne Teilaufgaben aufgliedert und diese wiederum in eine von drei Kategorien einordnet:

• „Zu erledigen“
• „In Bearbeitung“
• „Erledigt“

Vorteil: Intuitiv umsetzbare Technik, die dabei hilft, auch große Aufgaben in kleine Teile aufzubrechen und diese dann Stück für Stück zu erledigen.

Ivy-Lee-Methode

Diese Zeitmanagement-Methode geht auf einen Unternehmensberater Anfang des 20. Jahrhunderts zurück. Sie sieht vor, dass zum Tagesende die sechs wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag notiert und in der Reihenfolge ihrer Priorität bearbeitet werden. Vorteil: Dies fördert Klarheit sowie den Fokus und verhindert unnötiges Nachdenken.

Pareto-Prinzip (80/20-Regel)

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80% der Ergebnisse oft aus 20% der Bemühungen stammen. Die Herausforderung besteht darin, diese wichtigen Tasks zu identifizieren und zuerst zu bearbeiten. Vorteil: Durch Konzentration auf die wesentlichen Aufgaben wird die Produktivität maximiert.

Best Practices in Sachen Zeitmanagement

Für alle Methoden des Zeitmanagements gilt: Jeder Mitarbeiter sollte schauen, welche Strategie zu ihm und seiner individuellen Arbeitsweise passt. Es gibt keine einzelne Technik, die sich für jede Arbeit und jede Person eignet. 

Mit der Umsetzung der folgenden Best Practices können Sie jedoch – abseits aller Strategien – effektiv die Produktivität ihrer Arbeit spielend leicht steigern:

• Pläne erstellen: Ganz gleich, wie simpel oder komplex Ihr Plan aussehen mag – mit Hilfe von Tages- oder Wochenplänen haben Sie im Blick, welche Aufgaben absehbar auf Ihrer Agenda stehen.
• Aufgaben priorisieren: Trennen Sie konsequent die Spreu vom Weizen und das Wichtige vom Unwichtigen. Durch eine Priorisierung Ihrer Aufgaben geben Sie sich selbst die Zeit, die Sie für wichtige und dringliche Angelegenheiten brauchen.
• Ablenkungen reduzieren: Reduzieren Sie in Ihrem Umfeld alle ablenkenden Einflüsse, die verhindern, dass Sie fokussiert an einer Sache weiterarbeiten können. Dies gilt besonders für beliebte Störfaktoren wie das eigene Handy.
• Prozesse reflektieren: Treten Sie ab und zu mental einen Schritt zurück und fragen Sie sich selbst, ob Sie gerade wirklich effizient arbeiten. Ist das nicht der Fall und ertappen Sie sich selbst dabei, wie Sie gerade „Fake Work“ betreiben, dann überdenken Sie die Aufgabe oder legen Sie eine Pause ein, um später wieder mehr Energie zu haben.
• „Nein“ sagen: Wenn Sie die Möglichkeit haben, dann nutzen Sie die Chance, Aufgaben auch einfach abzulehnen – aktuell oder generell. In der Regel sind Sie nicht die einzige Person, die fähig ist, bestimmte Tasks zu erledigen – hier wird dann delegiert.
• Experimentieren: Nur weil eine einzelne Strategie sich für Sie nicht bewährt, kann die nächste Technik dennoch die gewünschten Erfolge bieten. Bleiben Sie am Ball, probieren Sie verschiedene Methoden durch und lassen Sie sich im Prozess nicht entmutigen.

Wenn es darum geht, einzelne Strategien konsequent anzuwenden und auch bei Großprojekten viele kleine Schritte im Blick zu haben, kann besonders der Einsatz von Tools dabei helfen, zu jedem Zeitpunkt die Übersicht zu behalten. Genau diese bieten wir.

Effektives Zeitmanagement mit Hilfe von HR-Software

Leistungsstarke Tools – wie die von GFOS – eröffnen Unternehmen und ihren Mitarbeitern alle Möglichkeiten, die Vorteile bekannter Zeitmanagementtechniken in vollem Umfang für sich zu nutzen. Unsere Workforce-Management-Software eignet sich unter anderem für diese Anwendungsfälle:

• Einfache Projektzeiterfassung: Halten Sie mittels intuitiver Projektzeiterfassung einfach nach, welche Aufgaben eines Projekts noch ausstehen, welche Fortschritte bereits erzielt wurden und welche Meilensteine noch vor dem Team liegen. Sie profitieren von einer übersichtlichen Lösung und können anhand von Projektdaten zukünftige Projekte noch präziser fakturieren.
• Automatisierung von Routineaufgaben: Zahlreiche Routineaufgaben wie das Antragswesen oder die Prüfung von Zertifikaten lassen sich mit unserer HR-Software (vollständig) automatisieren. Selbst im Homeoffice haben Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Arbeitsstunden direkt über eine unternehmenseigene Lösung zur Online-Zeiterfassung nachzuhalten. So werden gerade auch für die HR-Abteilung viele Abläufe beschleunigt und vereinfacht.
• Transparenz im Team: Mit unseren Lösungen für ein effektives Zeitmanagement haben alle Teammitglieder einen Überblick über die für sie relevanten Aufgaben und Prioritäten. Über ein zentrales Dashboard ist alles schnell und übersichtlich aufrufbar – Verantwortliche können zudem Produktivitätsdaten der Mitarbeiter erfassen und auswerten, um die Erfolge der jeweiligen Techniken empirisch zu belegen.