SaaS Workforce Management: Sind Cloud-Lösungen die Zukunft?

Welche Software oder Cloud-Lösung wo eingesetzt wird, hängt von den Anforderungen, der Unternehmensgröße und der Branche ab. Denn jedes Unternehmen hat andere Herausforderungen und somit auch andere Bereiche, die von dem System abgedeckt werden müssen. Unter anderem finden SaaS Workforce Management Tools in folgenden Bereichen Anwendung:

• Payroll-Anliegen
• Zeiterfassung
• Personalmanagement
• Personaleinsatzplanung
• Personalbedarfsplanung
• Recruiting
• Bewerbermanagement
• Employee Self Services
• Und vieles mehr

Was ist SaaS?

SaaS (Software-as-a-Service) beschreibt die Methode, Softwareanwendungen über das Internet bereitzustellen. Es ist daher ein Teilbereich des Cloud-Computings. Oftmals gibt es die SaaS-Lösung als Mietmodell. Sowohl die Software als auch die IT-Infrastruktur werden über externe Dienstleister bereitgestellt, sodass Kund*innen diese Lösungen ohne eigene Serverparks oder ähnliches nutzen können.

SaaS im Workforce Management Bereich

Im Workforce Management- oder Human Resources-Bereich werden – wie oben aufgezählt – verschiedene Teilbereiche von SaaS-Systemen abgedeckt. Die wohl gängigsten Lösungen sind dabei die Lohn- und Gehaltsabrechnung (oder Payroll) bzw. Zeiterfassungssoftware. Denn diese Teilbereiche werden von allen Unternehmen benötigt – jeder Betrieb muss seine Mitarbeitenden entlohnen und für jeden Betrieb besteht seit dem 2019 gefällten Gerichtsurteil eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

Zeiterfassungssysteme gibt es für große und kleine Unternehmen. Gerade für kleinere Betriebe lohnt sich der Einsatz von SaaS-Modellen die für HR-Belange. Denn eine eigene IT-Infrastruktur inklusive Serverparks ist häufig mit hohen Kosten verbunden, die durch das Mietmodell eingespart werden können. Das Besondere: Diese Systeme verfügen oftmals über Schnittstellen oder zumindest eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten, um die Zeitdaten auch für Payroll-Angelegenheiten weiterzuverarbeiten. Damit lassen sich in vielen Fällen schon zwei wichtige Bereiche durch eine Lösung abdecken.

Welche Vorteile bietet SaaS für Human Resources?

Wer SaaS für HR-Angelegenheiten einsetzt, kann Zeit und Kosten sparen. Denn im Vergleich zu einer On-Premise-Lösung geht die Einführung bei SaaS für Workforce Management oftmals deutlich schneller vonstatten. So kommt das System schneller zum Einsatz, sodass HR-Verwaltungsprozesse digitalisiert und effizienter gestaltet werden können. Auch deshalb lassen sich langfristig Kosten und Zeit einsparen: Zeiten können Sie digital erfassen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen können schneller erstellt und das Bewerbermanagement übersichtlicher gestaltet werden. Der gesamte Bereich Human Resources kann durch die Cloud-Lösung somit digitaler und produktiver auftreten.

IT- und Datensicherheit bei SaaS-Lösungen für Workforce Management

Datenschutz und IT-Systemsicherheit werden für Unternehmen immer wichtiger. Gerade der große Digitalisierungsschub durch die Pandemie hat gezeigt, dass Hacker immer häufiger versuchen, Unternehmensnetzwerke anzugreifen. Hier gibt es neben personenbezogenen Daten der Mitarbeitenden und Kund*innen auch Betriebsgeheimnisse, die oft für Erpressungszwecke erschlichen werden. Um an die Daten zu gelangen, wird beispielsweise auch der Weg über die VPN-Verbindung im Homeoffice genutzt. Dies verdeutlichen die Ergebnisse verschiedener Studien sowie die Häufung von Cyberangriffen während der Lockdowns und verstärkter dezentraler Arbeit. Sind die Cloud-Lösung bzw. das mobile Workforce Management, welches im Homeoffice genutzt wird, nicht ausreichend gesichert, kann der Angriff auch darüber erfolgen. Hier sollten Unternehmen sich ausführlich über die Sicherheitsstandards des Softwareanbieters informieren und auf Datenschutz- sowie ISO-27001-Zertifizierung achten.

Cloudbasierte Lösung vs. On-Premise-Lösung

Ob SaaS für HR oder On-Premise Lösung muss jedes Unternehmen selbst entscheiden. Die Vor- und Nachteile gilt es abzugleichen, um das Modell zu finden, das bestmöglich zu den Anforderungen des Betriebs passt. Investitionskosten sind beim On-Premise-Modell gegenüber der Cloud-Lösung eher hoch. Dafür halten sich die Folgekosten in Grenzen, da das einsetzende Unternehmen frei über die Software verfügt. Bei der Cloud-Lösung können sich Miet- und Servicezahlungen dagegen summieren. Auf der anderen Seite kann man jedoch sichergehen, dass die SaaS für Workforce Management immer auf dem aktuellen Stand ist, da Software-Updates meinst im Mietmodell inbegriffen sind. So überzeugt die SaaS für Human Resources insbesondere durch den flexiblen und skalierbaren Einsatz. Hier finden Sie eine Zusammenfassung der Vorteile von Cloud-Software und alles Wichtige für die Einführung einer Cloud-Lösung. Ob die SaaS-Lösung für Human Resources die Zukunft ist, bleibt an die individuellen Anforderungen der einsetzenden Unternehmen gekoppelt.

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