SaaS-Workforce-Management – Die Cloud im Fokus von HR

Was ist SaaS?

SaaS (Software-as-a-Service) beschreibt die Methode, Software-Anwendungen als Mietmodell über das Internet bereitzustellen. Es ist daher ein Teilbereich des Cloud-Computings. Oftmals gibt es die SaaS-Lösung als Mietmodell. Sowohl die Software als auch die IT-Infrastruktur werden über externe Dienstleister bereitgestellt, sodass Kunden diese Lösungen ohne eigene Serverparks oder ähnliches nutzen können.

SaaS im Workforce-Management-Bereich

Bereits heute kommen SaaS-Systeme im Workforce Management- oder Human Resources-Bereich flächendeckend zum Einsatz. Die wohl gängigsten Beispiele sind dabei die Lohn- und Gehaltsabrechnung (oder Payroll) bzw. Zeiterfassungssoftware Das liegt vor allem daran, dass gerade diese Teilbereiche für jede Art von Unternehmen relevant sind.

Ungeachtet dessen sind cloudbasierte Workforce Management-Modelle allgemein auf dem Vormarsch. Hier trifft ein weiterhin hoher Fokus auf Remote-Work-Modelle auf eine immer stärkere Cloud-Adoption und ein stetig steigendes Interesse an den Potenzialen von KI.

Auf Basis dieser Daten prognostiziert The Business Research Company in ihrem „SaaS Based Human Resource Global Market Report 2025“ für dieses Branchenfeld ein durchschnittliches jährliches Wachstum von 13,9% bis 2029. Die Arbeit der Zukunft wird perspektivisch sowohl flexibler als auch intelligenter – und SaaS-Lösungen werden ihren Teil dazu beitragen.

IT- und Datensicherheit bei SaaS-Lösungen für Workforce Management

Datenschutz und IT-Systemsicherheit werden für Unternehmen immer wichtiger. Gerade der große Digitalisierungsschub durch die Pandemie hat gezeigt, dass Hacker immer häufiger versuchen, Unternehmensnetzwerke anzugreifen. Hier gibt es neben personenbezogenen Daten der Mitarbeitenden und Kund*innen auch Betriebsgeheimnisse, die oft für Erpressungszwecke erschlichen werden. Um an die Daten zu gelangen, wird beispielsweise auch der Weg über die VPN-Verbindung im Homeoffice genutzt. Dies verdeutlichen die Ergebnisse verschiedener Studien sowie die Häufung von Cyberangriffen während der Lockdowns und verstärkter dezentraler Arbeit. Sind die Cloud-Lösung bzw. das mobile Workforce Management, welches im Homeoffice genutzt wird, nicht ausreichend gesichert, kann der Angriff auch darüber erfolgen. Hier sollten Unternehmen sich ausführlich über die Sicherheitsstandards des Softwareanbieters informieren und auf Datenschutz- sowie ISO-27001-Zertifizierung achten.

Cloudbasierte Lösung vs. On-Premise-Lösung

Ob SaaS für HR oder On-Premise Lösung muss jedes Unternehmen selbst entscheiden. Die Vor- und Nachteile gilt es abzugleichen, um das Modell zu finden, das bestmöglich zu den Anforderungen des Betriebs passt. Investitionskosten sind beim On-Premise-Modell gegenüber der Cloud-Lösung eher hoch. Dafür halten sich die Folgekosten in Grenzen, da das einsetzende Unternehmen frei über die Software verfügt. Bei der Cloud-Lösung können sich Miet- und Servicezahlungen dagegen summieren. Auf der anderen Seite kann man jedoch sichergehen, dass die SaaS für Workforce Management immer auf dem aktuellen Stand ist, da Software-Updates meinst im Mietmodell inbegriffen sind. So überzeugt die SaaS für Human Resources insbesondere durch den flexiblen und skalierbaren Einsatz. Hier finden Sie eine Zusammenfassung der Vorteile von Cloud-Software und alles Wichtige für die Einführung einer Cloud-Lösung. Ob die SaaS-Lösung für Human Resources die Zukunft ist, bleibt an die individuellen Anforderungen der einsetzenden Unternehmen gekoppelt.

Die Vorteile von SaaS-Workforce-Management für HR

Die Nutzung einer cloudbasierten Workforce-Management-Software kann für Unternehmen eine Reihe an Vorteilen mit sich bringen. Die wichtigsten Punkte haben wir hier zusammengefasst:

• Zentrale Verfügbarkeit von Daten: In einem vollwertigen SaaS-WFM-System fließen sämtliche Personaldaten des gesamten Unternehmens zusammen. Bei konsequenter Pflege dieser Daten haben sämtliche Entscheidungsträger aus HR und dem Gesamtunternehmen jederzeit Zugriff auf aktuelle Personaldaten – und können Entscheidungen darauf aufbauen.
• Optimale Skalierbarkeit: Eine cloudbasierte Workforce-Management-Lösung kann praktisch unbegrenzt skaliert werden. Abhängig vom Bedarf des Unternehmens erhalten neue HR-Mitarbeiter Zugriff, weitere Funktionen werden freigeschaltet oder bestimmte Module hinzugefügt. Die Software-Lösung wächst im besten Falle mit dem Unternehmen mit.
• Starke Flexibilität im Einsatz: Dank der Verfügbarkeit über die Cloud können HR-Verantwortliche – unabhängig von Zeit und Ort – auch kurzfristig auf die wichtigsten HR-Funktionen zugreifen, Kennzahlen im Auge behalten oder Planungen umstellen. Von der Zeiterfassung bis zum Bewerbermanagement sind wichtige Aufgaben mit wenigen Klicks erledigt.
• Hohes Maß an Transparenz: Workforce Management mittels SaaS bedeutet für Führungskräfte, praktisch in Echtzeit mit wichtigen Unternehmensdaten arbeiten zu können. Ebenso können auch Mitarbeiter die für sie relevanten Daten (Schichtpläne etc.) abrufen und einsehen – das macht Prozesse transparenter und stärkt die Akzeptanz im Betrieb. Zudem sinkt dank klarer Vorgaben das Risiko eventueller Compliance-Verstößen (Arbeitszeit).
• Geringere Kosten: Durch die Nutzung einer Software-as-a-Service-Lösung entfällt die Notwendigkeit für eine aufwändig dimensionierte On Premise-Infrastruktur. So müssen etwa eigene Serverkapazitäten weder angeschafft noch gewartet werden. Kapazitäten können schnell ab- oder ausgebaut werden, ohne dass hierfür hohe Investitionen erforderlich sind.
• Einfache Wartung: Die Verantwortung für die Wartung und Bereitstellung der Software-Lösung liegt beim Anbieter, nicht beim Unternehmen. Betriebe können sich darauf verlassen, dass sie stets über die aktuelle Version der Software verfügen und alle Aufwände wie Updates, Bugfixes und Co. von Seiten des Dienstleisters übernommen werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Thema Datenschutz. Denn immer häufiger versuchen Hacker, Unternehmensnetzwerke anzugreifen, um personenbezogene Daten zu Mitarbeitern und Kunden sowie Betriebsgeheimnisse zu erbeuten. Ein beliebtes Angriffsziel: schlecht gesicherte VPN-Verbindungen im Homeoffice. Eine entsprechend zertifizierte Cloud-Workforce-Management-Lösung kann solche Sicherheitslücken schließen auf diese Weise sowohl teure als auch rufschädigende Datenverluste verhindern.

Herausforderungen einer cloudbasierten Workforce-Management-Lösung

Abseits der zahlreichen Vorteile, die eine einheitliche WFM-Lösung Unternehmen bietet, müssen sich HR-Verantwortliche gleichzeitig auch mit einigen Herausforderungen und zentralen Fragen auseinandersetzen:

• Sicherstellung des Datenschutz: Nutzt ein Unternehmen eine SaaS-Workforce-Management-Lösung, bedeutet dies, dass mithilfe des Dienstleisters große Mengen an persönlichen und sensiblen Daten der Mitarbeiter verarbeitet werden. Daher ist beim Austausch mit dem Dienstleister sicherzustellen, dass die gesamte Datenverarbeitung nach strengen Sicherheitsstandards und gesichert DSGVO-konform erfolgt.
• Mangelnde Akzeptanz: Möglicherweise befindet sich bereits ein altes System im Einsatz, nun kommt ein weiteres Tool hinzu. Häufig haben Mitarbeiter Schwierigkeiten, sich auf neue IT-Lösungen und damit verbundene Prozesse einzulassen. Hier ist es die Aufgabe der HR-Verantwortlichen, für Akzeptanz bei der Nutzung des Tools zu werben und klar zu kommunizieren, aus welchen Gründen eine solche Lösung gewählt wird.
• Korrekte Integration in die IT: Für jede neue HR-Software-Lösung muss sichergestellt sein, dass diese ohne Probleme in den bisherigen HR-Tech-Stack integriert werden kann. Dies setzt eine eingehende Prüfung der eigenen Anforderungen voraus – ebenso wie eine SaaS-Lösung, die über eine breite Schnittstellen-Kompatibilität verfügt

SaaS-Workforce-Management – Use Cases aus der Praxis 

Die Möglichkeiten, die eine gut implementierte Cloud-Lösung für die eigene HR eröffnet, sind in der Praxis vielfältig. Dies wollen wir an zwei Beispielen aus dem Unternehmensalltag exemplarisch veranschaulichen.

Use Case 1: Flexible Dienst- und Schichtplanung 

Ein produzierendes Unternehmen entscheidet sich für eine SaaS-Lösung, um die Aufwände in der Schichtplanung zu reduzieren. Dank digitaler Umsetzung und Cloud-Verfügbarkeit können die Planungsverantwortlichen jederzeit flexibel und von überall einsehen, ob sich die Verfügbarkeiten von Mitarbeitern (kurzfristig) geändert haben, und entsprechende Maßnahmen einleiten. Fallen bestimmte Personen aus, ist auf einen Blick ersichtlich, wer ggf. einspringen kann – dies ermöglicht effektives Workforce Planning von unterwegs.

Use Case 2: Self-Service-Support 

Eine cloudbasierte Workforce-Management-Lösung kann Mitarbeitern auch die Möglichkeit bieten, viele Anliegen selbst anzustoßen oder zu erledigen. So können Mitarbeiter etwa via App ihre Arbeitszeit erfassen oder andere „Self-Services“ nutzen – etwa zur Aktualisierung eigener Personaldaten oder zur Einreichung von Urlaubsanträgen. Entsprechende Anträge müssen anschließend von den Vorgesetzten nur noch freigegeben werden und werden dann ggf. direkt in Teamkalendern ergänzt. Dies schafft Transparenz im Prozess und beschleunigt Vorgänge erheblich, ohne zusätzliche Aufwände zu erzeugen.

Cloud based Workforce Management – Wichtige Kriterien für die Wahl eines Anbieters

Der Trend geht deutlich in Richtung einer Cloud-Lösung – gerade auch aufgrund der hohen Flexibilität und der vergleichsweise geringen Kosten. Bevor sich Unternehmen jedoch für die Zusammenarbeit mit einem SaaS-Anbieter entscheiden, sollten sie im Vorfeld eine Reihe von Kriterien genau prüfen:

• IT- und Datensicherheit: Anbieter von Software-Lösungen müssen sicherstellen, dass sowohl Unternehmens- als auch Personaldaten nach höchsten Datenschutzstandards gesichert und verarbeitet werden. In diesem Zusammenhang sollten Unternehmen sich ausführlich über die Sicherheitsstandards des Softwareanbieters informieren und auf Datenschutz- sowie eine ISO-27001-Zertifizierung achten.
• Kostenstruktur: Für Unternehmen muss klar sein, welche Leistung sie für ihr Geld erhalten. Im besten Falle sind die jeweiligen Cloud-Lösungen klar unterteilt und modular wählbar, sodass einzelne Funktionen bei Bedarf hinzugebucht oder abbestellt werden können. So ist gewährleistet, dass sowohl Mittelständler als auch Global Player für ihre Anforderungen eine Lösung erhalten, die auch ihrem Budget entspricht.
• Skalierbarkeit: Ob Start-Up oder Großunternehmen mit großen HR-Herausforderungen, HRIS und mehr – der SaaS-Anbieter und seine Software-Lösung müssen in der Lage sein, mit den Ansprüchen und Herausforderungen von Unternehmen mitzuwachsen. Steigern Anforderungen, wird mehr Rechenleistung benötigt oder expandiert ein Betrieb an einen neuen Standort, dann muss der Cloud-Partner hier schnell neue Kapazitäten, Lizenzen und Co. bereitstellen können.
• Integrationen: Im Gespräch mit dem Anbieter der Wahl muss erörtert werden, inwiefern die Cloud-HR-Lösung mit dem bereits existierenden Tech-Stack kompatibel ist. Aktuelle Software-Lösungen sollten sowohl alle gängigen Schnittstellen als auch typische Dateiformate unterstützen.
• Support: Gerade für kleinere Unternehmen kann es eine Herausforderung darstellen, klar zu definieren, was sowohl akut als auch perspektivisch im Unternehmen gebraucht wird. Ein guter Anbieter sollte bereits an dieser Stelle in der Lage sein, Firmen aktiv dabei zu helfen, die für ihre Anforderungen beste Software-Lösung in der idealen Konfiguration zu ermitteln.