Digitale Mitarbeiterkommunikation: Ein Baustein für modernes Arbeiten

Was ist digitale Mitarbeiterkommunikation?

Digitale Mitarbeiterkommunikation ist die interne Unternehmenskommunikation über digitale Tools wie zum Beispiel Messenger-Apps oder ein firmeneigenes Intranet. Informationen und Neuigkeiten lassen sich so schnell und zielgerichtet an die Belegschaft kommunizieren. Ziel ist ein transparenter Informationsaustausch, der Mitarbeiter aktiv einbindet und die Zusammenarbeit ortsunabhängig stärkt.

Warum digitalisieren Unternehmen ihre Kommunikation?

Der Einsatz von digitalen Mitarbeiterkommunikationstools unterstützt dezentrale und flexible Arbeitsmodelle und ist somit ein wichtiger Bestandteil moderner Unternehmenskultur. Schnelligkeit ist dabei ein entscheidender Erfolgsfaktor: Informationen, zum Beispiel bei kurzfristigen Ausfällen, Schichtänderungen oder der Einführung neuer Prozesse, können per Knopfdruck mit allen Mitarbeitern geteilt werden. Das verkürzt die Kommunikationswege, sodass Mitarbeiter immer auf dem aktuellen Stand sind.

Herausforderungen interner Kommunikation

Eine interne Kommunikation bringt immer auch Herausforderungen mit sich. Hier ein Überblick über wichtige Punkte, die es zu beachten gilt:

• Erreichbarkeit: Vor allem bei hybriden Arbeitsformen oder in der Schichtarbeit erreichen Mitteilungen nicht immer alle Mitarbeiter. Arbeiten Mitarbeiter zum Beispiel im Außendienst oder in der Produktion kann es zu Verzögerungen bei der Weitergabe wichtiger Informationen kommen.
• Transparenz: Fehlt es an Dokumentationen – zum Beispiel von Meetings und Präsentationen – oder auch dezentralen Kommunikationswegen, stehen aktuelle Änderungen möglicherweise nicht allen Mitarbeitern rechtzeitig zur Verfügung.
• Informationsverlust: Häufig gibt es in einem Unternehmen unterschiedliche Kommunikationskanäle über die Mitarbeiter täglich zahlreiche Mitteilungen erhalten. Diese Vielzahl an Informationen zu filtern, nimmt nicht nur viel Zeit in Anspruch, gleichzeitig führt eine Informationsflut häufig dazu, dass wichtige Inhalte übersehen werden. 

Mitarbeiterkommunikations Tools

Der Einsatz von digitalen Tools schafft ein innovatives Arbeitsumfeld und kann die Mitarbeiterkommunikation erleichtern. Berücksichtigen Unternehmen mögliche Herausforderungen, kann die gesamte Belegschaft von den Vorteilen digitaler Kommunikations-Tools profitieren.

Mitarbeiter-Apps und Employee-Self-Services

Mithilfe mobiler Apps lassen sich Informationen bündeln: Dokumente, Prozesse, organisatorische Änderungen sowie Mitteilungen können direkt kommuniziert werden. Zusätzliche Funktionen ermöglichen eine genaue Zeiterfassung oder den Zugriff auf Schichtpläne. 

Durch ein integriertes ESS-Portal können Mitarbeiter außerdem HR-Prozesse selbstständig durchführen. So lässt sich zum Beispiel der Status von Urlaubsanträgen oder Arbeitszeitnachweisen mobil einsehen. Dies schafft effiziente HR-Prozesse, verkürzt Informationswege und erleichtert die Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Führungskräften und HR-Abteilungen.

Herausforderung: Apps sowie ESS-Systeme speichern sensible Daten und stellen daher hohe Sicherheitsanforderungen an ein Unternehmen. 

Push-Benachrichtigungen

Push-Nachrichten informieren die Belegschaft in Echtzeit. Mitarbeiter erhalten Mitteilungen zu Schichtänderungen, neuen Dienstplänen, Verfügbarkeitsanfragen oder den Status von Anträgen direkt auf ihren Endgeräten. So lassen sich zeitkritische Informationen schnell sowie gezielt kommunizieren und gehen im Arbeitsalltag nicht unter. 

Herausforderung: Push-Benachrichtigungen können ablenkend wirken und stören daher häufig beim Arbeiten. Zudem lassen sie sich jederzeit ausschalten.

Messenger

Interne Messenger-Dienste ermöglichen eine schnelle Kommunikation über verschiedene Funktionen wie Chats, Video-Konferenzen oder Telefonate. Sie ermöglichen einen direkten Austausch und binden auch remote arbeitende Mitarbeiter in die Kommunikation ein

Herausforderung: Die dauerhafte Erreichbarkeit auch nach Feierabend oder im Urlaub erschwert es eine gesunde Work-Life-Balance aufrecht zu erhalten.

Digitale schwarze Bretter

Auf digitalen schwarzen Brettern lassen sich Ankündigungen, Aushänge und wichtige Dokumente zentral bereitstellen. Diese sind jederzeit, standortübergreifend und unabhängig vom festen Arbeitsplatz von allen Mitarbeitern abrufbar.

Herausforderung: Inhalte gilt es regelmäßig zu aktualisieren und übersichtlich aufzubereiten.

Digitale Mitarbeiterkommunikation in der Praxis

Ob zur Kommunikation von Ausfällen, der Bereitstellung von Dokumenten oder zum regelmäßigen Austausch mit der Belegschaft: Mitarbeiterkommunikations-Tools kommen in vielen Bereichen des Arbeitsalltags zum Einsatz:

• Kommunikation von Schichtänderungen: Digitale Tools schaffen Plattformen auf denen Änderungen im Schichtplan mobil einsehbar sind. Mitarbeiter können außerdem Präferenzen für Wunschschichten angeben und Schichten über Diensttauschbörsen qualifizierten Mitarbeitern zum Tausch anbieten.
• Kurzfristige Ausfälle und Vertretungen: Mithilfe digitaler Tools können Mitarbeiter das Unternehmen schnell über kurzfristige Ausfälle informieren. Somit lassen sich frühzeitig Vertretungen finden, um Engpässe zu vermeiden und einen reibungslosen Betriebsablauf sicherzustellen.
• Unternehmensnachrichten: Mitteilungen – beispielsweise über aktuelle Ziele, Änderungen oder Erfolge – lassen sich dezentral mit der gesamten Belegschaft teilen. Somit sind auch bei einem hybriden Arbeitsmodell alle Mitarbeiter auf demselben Wissensstand.
• Schulungen und Unterweisungen: Sind für die Einführung neuer Tools spezielle Schulungen notwendig, stehen diese den Mitarbeitern digital – zum Beispiel als Video – zur Verfügung. Angestellte können die Inhalte zeit- und ortsunabhängig abrufen und flexibel in ihren Arbeitsalltag integrieren.
• Dokumentenbereitstellung: Dokumente, beispielsweise zum Onboarding, zu Unternehmensrichtlinien oder zur Antragsstellung, stehen den Mitarbeitern digital zur Verfügung und lassen sich bei Bedarf jederzeit abrufen.
• Mitarbeiterbefragungen: Mit Mitarbeiterkommunikations-Tools lassen sich Mitarbeiterbefragungen schnell und anonym durchführen. Die Ergebnisse stehen unmittelbar bereit und liefern wertvolle Einblicke in die Bedürfnisse und Meinungen der Belegschaft. 

Erfolgsfaktoren für die Einführung einer digitalen Mitarbeiterkommunikation

Der Umstieg auf digitale Kommunikationsmittel kann Unternehmen vor Herausforderungen stellen. Allerdings kristallisieren sich verschiedene Erfolgsfaktoren heraus, die die Einführung einer digitalen Mitarbeiterkommunikation langfristig erleichtern:

• Mobile Nutzbarkeit: Durch mobile Kommunikations-Tools haben Mitarbeiter zeit- sowie ortsunabhängig Zugriff auf Informationen. Somit bleiben auch Angestellte ohne festen Büroarbeitsplatz stets informiert.
• Datenschutz und IT-Sicherheit: Der Schutz personenbezogener Daten hat höchste Priorität. Deshalb gilt es die Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig zu prüfen und die Anforderungen der DSGVO konsequent einzuhalten.
• Klare Kommunikationsregeln: Unternehmenskommunikation sollte zielgerichtet, verständlich und nachvollziehbar sein. Klare Kommunikationsregeln schaffen Orientierung, fördern einen professionellen Austausch und stärken das Vertrauen innerhalb der Belegschaft.
• Relevante Informationen: Um Mitarbeiter vor einer Informationsflut zu schützen, sollten Inhalte zielgruppengerecht verteilt werden. So erhalten Mitarbeiter gezielt die für sie relevanten Informationen und können wichtige Mitteilungen leichter priorisieren. 

Fazit 

Die Einführung einer digitalen Mitarbeiterkommunikation ist ein wichtiger Baustein moderner Unternehmenskultur. Organisationen stehen hierfür unterschiedliche Mitarbeiterkommunikations-Tools zur Verfügung, die den Informationsaustausch vereinfachen und die Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg unterstützen. Durch eine schnelle, transparente und zielgerichtete Kommunikation bleiben Mitarbeiter auf dem neuesten Stand. Gleichzeitig erreichen wichtige Informationen die relevanten Empfänger ohne unnötige Verzögerung.