Herausforderungen

Wie Logistikbetriebe täglich an ihre Grenzen kommen

Volumen schwankt täglich

Auftragsspitzen und Tagesvolumen verändern sich kurzfristig – die Planung wird zur Dauerherausforderung.

Ständige Ausfälle & Fluktuation

Krankmeldungen, Ausfälle und Personalwechsel reißen immer wieder Lücken in die Schichtbesetzung.

Kostenexplosion bei Überstunden

Unplanbare Mehrarbeit und falsche Kapazitäten treiben die Personalkosten nach oben.

Viele Logistikstandorte verlieren genau hier Zeit, Geld und sogar Mitarbeiter. Es geht aber deutlich einfacher – mit einer passgenauen Schichtplanung bei saisonalen Schwankungen in Lager, Logistik und Transport. GFOS stellt Ihnen eine robuste, regelbasierte und sichere Workforce-Planning-Software zur Seite, die Personalbedarf, Zeiterfassung und Ausfallmanagement präzise steuert. So behalten Sie die Kontrolle, vermeiden Risiken und sichern die Einsatzfähigkeit Ihres Teams.

 

Fakten zeigen: ohne digitale Personalplanung wird Logistik unplanbar

  • Mehr als zwei Drittel der Logistikunternehmen sehen laut Trends und Strategien in Logistik und Supply Chain Management (2023/24) die Digitalisierung als Schlüssel, um Störungen frühzeitig zu erkennen und besser zu steuern – eine zentrale Grundlage für stabilere Personalplanung mit Software in der Logistik.
  • Eine McKinsey-Analyse aus 2022 zeigt, dass Logistik- und Reiseunternehmen angesichts von Fachkräftemangel steigende Kosten und Produktivitätsdruck digitale Tools, insbesondere mit KI-Integration, nutzen müssen. Diese helfen laut der Analyse dabei, Personalplanung und Ressourceneinsatz effizienter zu gestalten.
  • Die Fraunhofer-Untersuchung Personelle Ressourcenplanung in der Intralogistik (2024) zeigt, dass 43% der Logistikstandorte fehlende Mitarbeiter als direkte Hemmung ihrer Geschäftstätigkeit sehen – somit werden digitale Planungstools für Personalressourcen wichtiger denn je.
Einige unserer Logistik-Kunden

Weitere Referenzen

Lösungen

So steuert GFOS Ihren Personaleinsatz trotz Auftragsschwankungen

  • Regelbasierte, sichere Schichtplanung: Automatische Planungsvorschläge berücksichtigen Qualifikationen, Ruhezeiten, Tarifregeln und Verfügbarkeiten.
  • Echtzeit-Reaktion bei Ausfällen: Krankmeldungen und unbesetzte Dienste lassen sich schnell sichtbar machen – das System schlägt Ihnen passende Ersatzkräfte vor.
  • Transparente Kapazitäten durch digitale Zeiterfassung: Ihre Mitarbeiter buchen Zeiten via App, Terminal, PC oder über unsere Webfleet-Integration direkt mit der Fahrerkarte – alle Daten landen zuverlässig in Planung, Controlling und Payroll.
  • Fehlzeiten schnell erfassen: Urlaub, Krankheit oder Sonderabwesenheiten werden digital verarbeitet, genehmigt oder per zertifizierter eAU-Schnittstelle sicher bei der Krankenkasse angefragt.
  • Sicherheit durch robuste Infrastruktur: Unsere ISO-zertifizierte SaaS-Lösung für Ihre Einsatzplanung bietet maximale Datensicherheit und Verfügbarkeit für kritische Logistikprozesse.
Peaks in der Schichtplanung einfach mit GFOS angehen

Planungssicherheit bei Auftragsschwankungen und Personalausfällen

Auftragsschwankungen und ungeplante Ausfälle gehören zum Alltag in der Logistik. Hier ist entscheidend, wie strukturiert ein Unternehmen darauf reagieren kann. Mit GFOS planen Sie den Personaleinsatz vorausschauend, regelkonform und datenbasiert. Änderungen erkennt das System frühzeitig, sodass diese für kommende Schichten berücksichtigt werden.

So unterstützt die Schichtplanung von GFOS die Logistik:

  • Bedarfsorientierte Schichtplanung für den Folgetag: Auf Basis von Auftragslage, Qualifikation, Zeitmodell und Verfügbarkeit erstellt das System Planungsvorschläge für Ihre kommenden Schichten.
  • Strukturierte Berücksichtigung von Ausfällen: Krankmeldungen und Abwesenheiten erfassen Sie zentral, sodass diese automatisch in die Planung einfließen. Personelle Engpässe gleichen Sie somit frühzeitig aus.
  • Automatische Vorschläge: Veränderte Rahmenbedingungen sind für GFOS kein Problem - die Software macht passende Besetzungsvorschläge und reduziert somit den manuellen Planungsaufwand für Ihre Schichtverantwortlichen.
  • KI für wichtige Erkenntnisse: GFOS Intelligence liefert Prognosen über Ihre Fehlzeiten und Fluktuation. Auf diese Weise erhalten Sie passgenaue Einblicke für mehr Planungssicherheit.
Automatische Schichtplanung mit GFOS in der Logistik, im Lager und im Transport

Übersicht behalten bei wechselndem Personal: Zeiten in der Logistik sicher erfassen

In der Logistik wechseln Aufträge, Volumina und Belegschaften häufig. Transparenz und Verlässlichkeit sind deshalb entscheidend. GFOS sorgt dafür, dass Arbeitszeiten und Fehlzeiten einheitlich und standortübergreifend erfasst werden – so erhalten Sie eine stabile Grundlage für Planung, Abrechnung und operative Steuerung.

Vorteile und Funktionen:

  • Zeiterfassung für alle Einsatzorte: Vollständige Arbeitszeiteitdaten für Lager, Transport und Verwaltung bilden Sie durch unsere verschiedenen Erfassungsmöglichkeiten ab – per App, am Terminal, am PC oder mit der Webfleet-Integration bzw. andere marktgängige Telematik-Lösungen für Ihren Transport.
  • Zeiten automatisch bewerten: Zuschläge, Pausen, Ruhezeiten und Mehrarbeit bewertet das System anhand Ihrer Regeln automatisch – so minimieren Sie Fehler und entlasten HR und Abrechnung. Dabei bindet sich GFOS nahtlos an Ihre bestehende HRIS-Lösung an (z.B. SAP oder Personio). Anschließend erfolgt die reibungslose Weitergabe an Ihr Payroll-System über zahlreiche Schnittstellen – etwa zu DATEV, Paisy oder Loga.
  • Einheitliche Datenbasis über mehrere Standorte: Gerade bei mehreren Lagern oder wechselnden Einsätzen ist eine konsistente Datenlage unerlässlich.
  • Stabile Abläufe trotz Fluktuation: Besonders bei häufig wechselndem Personal behalten Sie mit GFOS den Überblick über Anwesenheiten und Fehlzeiten. Ebenso integrieren Sie Leiharbeiter nahtlos in Ihre Planung und Zeiterfassung.
  • Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten: Sämtliche Fehlzeiten bilden Sie sicher in der Software ab – inklusive Genehmigungsschleifen und Vertreterregelungen, ganz ohne Papier oder Excel-Listen.
  • Krankmeldungen sicher verwalten: Über die zertifizierte Schnittstelle für die eAU rufen Sie Krankmeldungen sicher bei Krankenkassen ab – effizient, zuverlässig und revisionssicher.
Mitarbeiter können mit GFOS viele Prozesse in der HR-Software selbst steuern

Wenn Auftragsspitzen kommen, bleibt Ihre Planung handlungsfähig

In der Lager- und Auftragslogistik ändern sich Anforderungen oft über Nacht: neue Kundenaufträge, veränderte Volumina oder kurzfristige Ausfälle. Entscheidend ist dann nicht, wer am besten improvisiert, sondern wer die beste Planung hat, die sich zuverlässig anpassen lässt.

Beispielhafter Ablauf eines Peak-Tages

  • Am Vortag: Erhöhtes Auftragsvolumen für den nächsten Tag erkannt – der Personalbedarf steigt in Kommissionierung und Versand.
  • Planung: Die Schichtplanung von GFOS unterstützt bei der Anpassung Ihrer Pläne für den Folgetag und berücksichtigt Qualifikationen, Zeitmodelle sowie Ruhezeiten.
  • Ausfälle: Krankmeldungen und Abwesenheiten sind im System sichtbar und fließen direkt in Ihre Planung ein.
  • Reaktion: Schichten werden gezielt angepasst und zusätzliche Kapazitäten eingeplant – ganz ohne Excel-Listen.
  • Ergebnis: Der Standort startet vorbereitet in den nächsten Tag – Ihre Prozesse bleiben stabil.
Mit der Schichtplanung von GFOS bleiben Planer flexibel
Das sagen unsere Kunden
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Von einfacher Einsatzplanung bis hin zu komplexen Szenarien – Workforce Planning so wie Sie es brauchen.

Zum Bundle Workforce Planning

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FAQs

Antworten auf Ihre Fragen

Wie unterstützt eine Schichtplanung bei saisonalen Schwankungen und stark schwankendem Volumen?

GFOS ermöglicht eine vorausschauende Schicht- und Einsatzplanung für den nächsten Planungstag. Auf Basis von Qualifikationen, Zeitmodellen, Verfügbarkeiten und bekannten Volumenschwankungen lassen sich Schichten gezielt vorbereiten und an erwartete Peaks anpassen.

Wie gehe ich mit kurzfristigen Krankmeldungen oder unbesetzten Schichten um?

Ausfälle meldet das System transparent, sodass Sie Ihre Planung bereits für den Folgetag anpassen können. Planer können sich passende Ersatzkräfte vorschlagen lassen, Schichten neu verteilen und Mitarbeiter frühzeitig informieren.

Eignet sich die Lösung für Logistikdienstleister mit wechselnden Kundenforderungen?

Ja, unsere Personalplanung für die Logistik ist ideal für Umgebungen mit wechselnden Aufträgen, Kunden und Leistungsumfängen. GFOS unterstützt Sie mit flexiblen Zeitmodellen, qualifikationsbasierter Planung und eine klare Trennung von Standorten, Bereichen und Teams – sogar inklusive Ihrer Leiharbeiter.

Wie werden Arbeitszeiten in Lager und Transport zuverlässig erfasst?

Arbeitszeiten können Ihre Mitarbeiter über unsere App, am Terminal, am PC, mithilfe der Terminal App oder sogar über die Anbindung von Webfleet und andere Telematik-Lösungen im LKW erfassen. Alle Zeiten bewertet das System automatisch – diese stehen dann für Planung, Abrechnung, Controlling und KI-Analysen bereit.

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Sie wollen unsere umfassende Lösung für Logistik, Lager und Transport von GFOS kennenlernen? Wir geben Ihnen gerne einen Einblick in die Software. Melden Sie sich einfach bei:

Tatjana Buchholz
+49 (0)201 / 61 30 00
buchholz.tatjana@gfos.com

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