Unsaubere Planung kostet im Handel Zeit und Geld
Mindestbesetzung in Gefahr
Fällt Personal aus, wird es operativ kritisch: Öffnungszeiten oder Servicequalität stehen auf dem Spiel.
Reaktive Ad-hoc-Planung
Ungeplante Peaks oder Krankmeldungen führen zu hektischen Telefonketten auf der Suche nach Ersatz.
Ungenutzter Springerpool
Interne Ressourcen sind verfügbar, werden aber nicht strukturiert eingesetzt.
Skill-Blindflug
Wer welche Qualifikation hat, ist in der manuellen Dienstplanung im Handel nicht sauber erkennbar.
Über- & Unterbesetzung
Zu viele Mitarbeiter am falschen Standort und zu wenige am richtigen wirken sich auf die Personalkosten aus.
Excel-Grenzen
Vertretungsszenarien funktionieren nicht zuverlässig, da das Wissen im Kopf der Planer steckt und nicht im System.
Die Herausforderungen für Retail-Verantwortliche wie Filialleitung oder Planungsbeauftragte liegen dabei auf der Hand:
- Die IHK-ibi-Studie „Der deutsche Einzelhandel 2024“ gibt an, dass der Fachkräftemangel neben Wettbewerb durch Drittstaatenhändler und politischen Unsicherheiten die zentrale Herausforderung für viele Unternehmen darstelle – das betreffe sowohl den Personaleinsatz als auch die Planung. Die Investition in die Digitalisierung – etwa für softwaregesteuerte Dienstplanung im Handel – kann hier zu Besserung führen.
- Laut dem 2025 Logile Labor Planning & Optimization Report berichten 77 % der Retail-Mitarbeiter, dass sich eine unzureichende Arbeitsplanung negativ auf den Umsatz auswirke. 80 % geben an, sich durch Unterbesetzung zusätzlich gestresst oder überfordert zu fühlen.
- Laut KOFA Kompakt 5/2025 (Institut der deutschen Wirtschaft) blieben im Jahr 2024 knapp 27.000 Stellen im Handel unbesetzt, weil keine passenden qualifizierten Arbeitskräfte verfügbar waren.
So lösen Handelsketten die Planungsherausforderungen strukturiert mit GFOS
Filialübergreifende Personaleinsatzplanung im Einzelhandel funktioniert nur, wenn Bedarf, Qualifikation und Zeitdaten zusammenspielen. Mit GFOS steuern Sie alles sauber in einem System – zentral gedacht und operativ nutzbar in jeder Filiale.
- Zentrale Einsatzplanung: Schicht,- Stunden- und Abwesenheitsplanung in einer Web-Anwendung mit rollenbasierten Ansichten z.B. für Filial- oder Regionalverantwortliche.
- Automatischer Planungsvorschlag: Bedarfsorientierte Planung unter Berücksichtigung definierter Regeln, wie etwa Ruhezeiten oder betriebliche Anforderungen.
- Filialübergreifender Abgleich: Über- und Unterbesetzungen für Multi-Store-Anforderungen erkennen und Personal gezielt zwischen Standorten disponieren.
- Digitale An- und Abwesenheitserfassung: Zeitbuchungen via Web, App, Terminal-App oder am Terminal durchführen sowie digitales Antragswesen abbilden.
- KI-gesteuerte HR-Analytics: Mit GFOS Intelligence Abwesenheiten, Überstunden und Core-HR-Daten auswerten. Analysen lassen sich in natürlicher Sprache anfragen.
- Sichere Zutrittssteuerung: Zutrittsrechte standort- und rollenbasiert vergeben - direkt verknüpft mit Arbeitszeiten für mehr Sicherheit in jeder Filiale.
Personaleinsatzplanung im Einzelhandel: wenn jede Stunde zählt
Morgens Krankmeldung, mittags Stoßzeit, abends Aktionsware verräumen: Filialleiter im Handel reagieren permanent auf die Realität – eine theoretische Planung ist hier unbrauchbar. Deshalb muss eine moderne Schichtplanung im Handel mehr können, als nur Schichten verteilen.
So unterstützt GFOS den Handel konkret:
- Zentrale Schicht- und Stundenplanung: Alle Mitarbeiter, Abwesenheiten und Einsätze lassen sich in einem System einsehen, anstatt mit mehreren Excel-Dateien oder Einsatzplänen zu arbeiten.
- Qualifikationsbasierte Besetzung: Erkennen Sie direkt, wer Zusatzqualifikationen hat und besetzen Sie Kassen, Kundenfläche oder Lager passend.
- Filialübergreifender Abgleich: Über- und Unterbesetzungen standortübergreifend identifizieren und Personal gezielt umverteilen.
- Verfügbarkeiten & Wünsche: Mitarbeiter hinterlegen Verfügbarkeiten direkt im System, sodass Konflikte sichtbar sind, bevor sie entstehen.
- Automatischer Planungsvorschlag: Vorab definierte Regeln, Arbeitszeiten, gesetzliche oder tarifliche Regelungen berücksichtigt GFOS sofort, damit Sie Zeit für die operative Steuerung Ihrer Filiale bekommen.
An- und Abwesenheiten jederzeit im Griff
Eine Krankmeldung kommt morgens um 7:15 Uhr – die Stoßzeit auf der Verkaufsfläche beginnt um 8:00 Uhr. Filialleiter und Planungsverantwortliche brauchen in diesem Moment eine verlässliche, sofort verfügbare Lösung. Mit GFOS bilden Sie Sie An- und Abwesenheiten digital ab – die Krankmeldung wird nach Erfassung in Ihrer Dienstplanung sichtbar.
Das entlastet Sie im Tagesgeschäft:
- Zeiterfassung nach Ihren Vorgaben: Zeiten werden via Web, App, Terminal-App oder am Terminal gebucht – filialübergreifend verfügbar.
- eAU-Integration ohne Mehraufwand: Automatisierte, ITSG-zertifizierte Anbindung an den GKV-Server, sodass Krankmeldungen digital übernommen werden – keine manuelle Erfassung nötig.
- Transparente An- und Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit, Dienstgänge oder Sonderabwesenheiten weist das System zentral aus, sodass es auch für Ihre Schichtplanung im Handel sichtbar wird.
- Schnittstellen zu Entgelt- und ERP-Systemen: Sämtliche Daten werden systemoffen weitergegeben, sodass eine doppelte Pflege und etwaige Fehler entfallen.
- Auswertungen zu Fehlzeiten, Resturlaub & mehr: Filial- oder regionsübergreifende Transparenz für Ihr Multi-Store-Szenario über Krankenquoten, Urlaubskonten, Überstunden und Co.
Filialübergreifend steuern mit HR-Analytics & Zutrittskontrolle
Wer zehn, 20 oder 50 Filialen verantwortet braucht mehr als ein Bauchgefühl. Sie müssen wissen, wo Überstunden entstehen, wo Fehlzeiten steigen und wer wann Zugriff auf welche Bereiche hat. Die Lösungen von GFOS erweitern die Personaleinsatzplanung für den Handel um diese kritischen Funktionen.
Ihre Vorteile im Überblick:
- Filialübergreifende Kennzahlen: Abwesenheiten, Überstunden und Muster werden standortübergreifend ausgewertet und mit GFOS Intelligence interpretiert.
- Rollenbasierte Dashboards: Nutzen Sie vorkonfigurierte Dashboards für schnellere Erkenntnisse – ideal für Ihre Anforderungen als Filialleiter, Planungsverantwortlicher oder Regionalleiter.
- KI-gestützte Auswertungen: In natürlicher Sprache fragen und direkt Antworten erhalten – der KI-Assistent Atlas macht das möglich, auch ohne komplexe Tabellen.
- Standortbasierte Zutrittsrechte: Geben Sie Mitarbeitern Zutritt zu definierten Bereichen, zu bestimmten Zeiten – in Abhängigkeit von Funktion und Einsatzort.
- Multi-Store-Verwaltung: Zutrittsrechte verwalten Sie in nachvollziehbar in einem System, besonders wichtig für Sicherheits-Audits.
- Arbeitszeit-Verknüpfung: Berechtigungen koppeln Sie auf Wunsch an geplante Arbeitszeiten – für mehr Sicherheit außerhalb der Betriebszeiten.
Use Case: Multi-Store-Planung im Baumarkt
19:15 Uhr: Filiale 2 meldet eine Krankmeldung aus der Sanitärabteilung. Die Abwesenheit wird digital in GFOS erfasst und für den nächsten Tag berücksichtigt.
Zentral erkennt die Regionalleitung: In Filiale 4 gibt es eine Überkapazität im gleichen Fachbereich. Das System plant einen qualifizierten Mitarbeiter für den Morgen ein – regelkonform und in Abgleich mit seinen Arbeitszeitwünschen.
Am nächsten Tag laufen Zeitbuchungen per App oder Terminal ein; Überstunden und Arbeitszeiten bleiben im Blick. Die Zutrittsrechte sind an die geplanten Arbeitszeiten der Ersatzkraft gekoppelt. Nur wer eingeplant ist, erhält auch Zutritt.
Am Nachmittag zeigt GFOS Intelligence erhöhte Fehlzeiten im Bereich Sanitär an – ein Muster, das der Filialleiter nun strukturell angehen kann.
Jetzt unsere neuen Pakete kennenlernen
Von einfacher Einsatzplanung bis hin zu komplexen Szenarien – Workforce Planning so wie Sie es brauchen.
Zum Bundle Workforce Planning-
Base
Schichtplanung
Stundenplanung
Verfügbarkeiten & Wünsche
Diensttauschbörse
Kostenoptimierte Einsatzplanung
Personalbedarfsermittlung
Automatischer Planungsvorschlag
Forecast
-
Professional
Schichtplanung
Stundenplanung
Verfügbarkeiten & Wünsche
Diensttauschbörse
Kostenoptimierte Einsatzplanung
Personalbedarfsermittlung
Automatischer Planungsvorschlag
Forecast
-
Enterprise
Schichtplanung
Stundenplanung
Verfügbarkeiten & Wünsche
Diensttauschbörse
Kostenoptimierte Einsatzplanung
Personalbedarfsermittlung
Automatischer Planungsvorschlag
Forecast
Zu den Success Storys
Lernen Sie die Software von GFOS kennen
Antworten auf Ihre Fragen
Ja, mit GFOS steuern Sie sowohl die Schichtplanung im Handel als auch die Arbeitszeiten und Abwesenheiten in einer integrierten Lösung. Krankmeldungen, Urlaub und mehr fließen direkt in Ihre Einsatzplanung ein – ohne doppelte Pflege oder Medienbrüche.
Unter- und Überbesetzungen werden standortübergreifend sichtbar. Qualifikationen, Verfügbarkeiten und Arbeitszeitregeln können Sie direkt einsehen, sodass sich Ersatzkräfte filialübergreifend einplanen lassen.
Ja, die Zeitbuchungen erfolgen über die Web-Anwendung, über die GFOS App, per klassischem Terminal oder via GFOS Terminal App. Urlaubsanträge, Abwesenheitsmeldungen und mehr lassen sich mobil einreichen. Genehmigungsprozesse laufen strukturiert und jederzeit nachvollziehbar.
Arbeitszeitregeln, Ruhezeiten und betriebliche Vorgaben pflegen Sie im System. Die automatischen Planungsvorschläge aus GFOS prüfen definierte Regeln automatisch und helfen Ihnen dabei, Mindestbesetzungen nicht zu unterschreiten.
Sie wollen unsere umfassende Lösung für den Handel von GFOS kennenlernen? Wir geben Ihnen gerne einen Einblick in die Software. Melden Sie sich einfach unter:
info@gfos.com
+49 (0)201 / 61 30 00
Kontakt aufnehmen
