Rufbereitschaft und Bereitschaftsdienst: Die Unterschiede auf einen Blick

Definition Rufbereitschaft

Die Rufbereitschaft ist eine Dienstform, während der sich Beschäftigte an einem frei gewählten Ort – zum Beispiel zuhause – aufhalten können. Sie können alltäglichen Tätigkeiten nachgehen, müssen. während der Rufbereitschaft jedoch erreichbar sein und für einen möglichen Arbeitseinsatz bereitstehen. 

Definition Bereitschaftsdienst

Beim Bereitschaftsdienst halten sich Beschäftigte an einem vom Arbeitgeber bestimmten Ort – zum Beispiel auf einer Station im Krankenhaus – auf. Solange kein Arbeitseinsatz erforderlich ist, können sie dort ruhen oder anderen Beschäftigungen nachgehen. Bei Bedarf müssen sie jedoch unmittelbar einsatzfähig sein. 

Unterschied Rufbereitschaft und Bereitschaftsdienst

Rufbereitschaft und Bereitschaftsdienst unterscheiden sich nicht nur hinsichtlich des Aufenthaltsorts. Auch bei Arbeitszeit, Vergütung, Flexibilität, Planung und Dokumentation gibt es wesentliche Unterschiede. Die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale im Überblick:

Aufenthaltsort

Rufbereitschaft: Der Mitarbeiter wählt seinen Aufenthaltsort selbst aus und kann diesen während seiner Dienstzeit wechseln.

Bereitschaftsdienst: Der Arbeitgeber gibt einen Aufenthaltsort vor. Dem Mitarbeiter wird für die Dienstzeit in der Regel ein Raum zur Verfügung gestellt.

Arbeitszeitrechtliche Bewertung

Rufbereitschaft: Die Dienstzeit gilt grundsätzlich nicht als Arbeitszeit, sondern als Ruhezeit. Werden Angestellte zu einem Einsatz gerufen, zählt nur die tatsächlich geleistete Arbeit als Arbeitszeit.

Bereitschaftsdienst: Die Dienstdauer gilt als volle Arbeitszeit. Das gilt auch, wenn die Angestellten nicht zum Einsatz kommen. 

Vergütung 

Rufbereitschaft: Tatsächlich geleistete Arbeitsstunden müssen dokumentiert und entsprechend der geltenden Regelungen vergütet werden.

Bereitschaftsdienst: Die Vergütung richtet sich ebenfalls nach den geltenden tarif- oder arbeitsvertraglichen Regelungen.

Flexibilität

Rufbereitschaft: Arbeitnehmer sind während ihres Dienstes vergleichsweise flexibel. Sie können ihrem regulären Alltag nachgehen, solange sie erreichbar und bei Bedarf einsatzbereit sind.

Bereitschaftsdienst: Einsatzkräfte müssen bei Bedarf unmittelbar einsatzfähig sein. Ihre Anwesenheit am vorgegebenen Aufenthaltsort ist dafür unerlässlich, wodurch ihre Flexibilität während des Dienstes deutlich eingeschränkt ist. 

Planungsaufwand

Rufbereitschaft und Bereitschaftsdienst: In beiden Dienstformen kann der Planungsaufwand hoch sein. Planungsverantwortliche müssen Vorgaben einhalten und das Personal fair auf die Dienste verteilen. Zudem sollten sie Rufbereitschaften und Bereitschaftsdienste frühzeitig planen und den eingeteilten Mitarbeitern rechtzeitig kommunizieren.

Dokumentationspflichten

Rufbereitschaft: Es gilt, alle tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden während der Rufbereitschaft zu dokumentieren. Dabei müssen auch Unterbrechungen der Ruhezeit berücksichtigt werden.

Bereitschaftsdienst: Der gesamte Bereitschaftsdienst gilt als Arbeitszeit und ist entsprechend vollständig zu dokumentieren.

Welches Modell eignet sich wann?

Eine Rufbereitschaft eignet sich vor allem dann, wenn die Präsenz von Fachkräften an einem bestimmten Arbeitsort nicht zwingend notwendig ist und diese bei einem Einsatz nicht unmittelbar handeln müssen. Bereiche, in denen das Modell Rufbereitschaft sinnvoll sein kann, sind zum Beispiel:

• IT-Support
• Handwerk oder Facility Management
• Energieversorgung

Bei einem Bereitschaftsdienst hingegen ist die Präsenz von qualifizierten Mitarbeitern am Einsatzort unerlässlich. Werden Fachkräfte zu einem Einsatz gerufen, müssen sie kurzfristig handlungsfähig sein. Häufige Bereiche, in denen ein Bereitschaftsdienst zum Einsatz kommt, sind unter anderem:

• Stationen in Krankenhäusern
• Pflegeeinrichtungen
• Rettungsdienst oder Feuerwehr

Herausforderungen bei der Planung

Die Planung von Rufbereitschaften und Bereitschaftsdiensten kann komplex sein und Planungsverantwortliche vor Herausforderungen stellen. Dazu zählen die Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen bei der Verteilung der Dienste, tarifliche Regelungen oder die Organisation von Vertretungen bei kurzfristigen Ausfällen. Bei der Erstellung von Dienstplänen gilt es, verschiedene Aspekte zu berücksichtigen:

Faire Verteilung von Diensten

Rufbereitschaften oder Bereitschaftsdienste sollten fair unter den Mitarbeitern verteilt werden. Eine regelmäßige Rotation, sowie die Berücksichtigung von Wunschschichten und der freiwilligen Übernahme von Diensten können zu einer ausgewogenen Verteilung und einer besseren Work-Life-Balance beitragen. 

Berücksichtigung von Ruhezeiten

Ruhezeiten müssen bei der Personaleinsatzplanung berücksichtigt werden. Grundsätzlich sieht das Arbeitszeitgesetz nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden vor. Für bestimmte Branchen und Dienstformen können jedoch abweichende Regelungen gelten.

Einhaltung tariflicher und vertraglicher Vorgaben

Bei der Planung von Rufbereitschaften und Bereitschaftsdiensten müssen tarifliche und arbeitsvertragliche Vorgaben berücksichtigt werden. Diese können unter anderem festlegen, wie die jeweiligen Dienste vergütet und bewertet werden oder welche Ausgleichsregelungen gelten.

Ausgleich kurzfristiger Ausfälle

Kurzfristige Ausfälle können die Planung von Diensten zusätzlich erschweren. Planungsverantwortliche müssen sicherstellen, dass bei Bedarf geeignete Mitarbeiter mit den erforderlichen Qualifikationen als Ersatz zur Verfügung stehen. In der Pflege können Springerpools dabei helfen, kurzfristige Ausfälle auszugleichen und Mitarbeiter zu entlasten.

Erfüllung von Dokumentationspflichten

Sind Arbeitszeiten nicht strukturiert erfasst, können Dokumentationslücken entstehen. Dadurch ist es schwer nachzuvollziehen, wann Mitarbeiter tatsächlich gearbeitet haben oder Ruhezeiten unterbrochen wurden. Dies erschwert eine transparente und nachvollziehbare Erstellung von Abrechnungen und Dienstplänen.

Wie lassen sich Rufbereitschaft und Bereitschaftsdienst digital verwalten?

Planungssoftware oder mobile Mitarbeiter-Apps: Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Dienste digital zu verwalten. Auch bei der Organisation von Rufbereitschaften und Bereitschaftsdiensten können digitale Lösungen Planungsverantwortliche unterstützen:

• Dienstplanung: Mitarbeiter-Qualifikationen lassen sich in einem digitalen System hinterlegen und bei der Planung direkt berücksichtigen. Auch tarifliche Vorgaben und Dienstvereinbarungen können abgebildet und mögliche Konflikte im Dienstplan sichtbar gemacht werden. Mitarbeiter können zudem Wunschschichten angeben und ihre Dienste zum Tausch anbieten.
• Digitale Zeiterfassung: Angestellte können ihre Arbeitszeiten je nach Einsatz per Terminal, Webanwendung oder App erfassen. Dadurch stehen die Arbeitszeiten zentral zur Verfügung und können unmittelbar für die weitere Bewertung und Prüfung genutzt werden.
•  Prüfung von Arbeitszeitregeln: Das System prüft Arbeitszeiten automatisch auf Normabweichungen, etwa bei Arbeits- oder Ruhezeiten und informiert Mitarbeiter sowie Vorgesetzte über mögliche Verstöße. Abweichungen werden frühzeitig erkannt und können bei der weiteren Dienstplanung berücksichtigt werden.
• Automatische Zeitbewertung und Zuschlagberechnung: Arbeitszeiten lassen sich digital erfassen und auf Basis hinterlegter Regelungen bewerten. Zuschläge und Sonderzeiten werden automatisch berücksichtigt und relevante Daten an die Entgeltabrechnung übergeben.

Fazit

Die Unterschiede zwischen Rufbereitschaft und Bereitschaftsdienst sind vielseitig. Welche Dienstform zum Einsatz kommt, hängt von den jeweiligen Anforderungen des Unternehmens und des Einsatzbereiches ab. Aufgrund verschiedener Herausforderungen - wie tariflicher Vorgaben, einzuhaltender Ruhezeiten oder der gerechten Verteilung von Diensten, kann die Planung komplex sein. Digitale Workforce-Management-Systeme können Planungsverantwortliche dabei unterstützen, Dienste transparenter zu planen, Arbeitszeitregelungen zu berücksichtigen und kurzfristige Ausfälle effizienter aufzufangen.