SaaS-Transformation – Die digitale Transformation im Wandel

Was ist die SaaS-Transformation?

Vereinfacht gesagt beschreibt die SaaS-Transformation den Vorgang, dass immer mehr Unternehmen weite Teile ihrer IT-Infrastruktur von On Premise-Lösungen auf cloudbasierte Software-as-a-Service-Modelle umstellen. Dieser Wandel lässt sich gleich auf mehreren Ebenen betrachten:

• Technische Transformation: Dieser Prozess ist für die Unternehmen unmittelbar relevant. Hier erfolgt der Wechsel von lokal installierter Software zu digitalen „On Demand“-Diensten. Damit verschwindet häufig auch ein großer Teil der bisher benötigten IT-Infrastruktur aus dem Unternehmen und (technische) Ressourcen werden frei.
• Organisatorische Transformation: Für eine Umstellung auf SaaS-Modelle ist es wichtig, dass Unternehmen eine klare Übersicht über den eigenen Tech-Stack und den allgemeinen Software-Bedarf je Abteilung haben. Gegebenenfalls müssen neue Prozesse für eine übersichtliche Benutzerverwaltung und das Lizenzen-Management etabliert werden.
• Kulturelle Transformation: Gerade für die IT-Abteilung eines Unternehmens kann eine SaaS-Transformation einen erheblichen Umbruch darstellen. Statt an jeder Stelle Feuerwehr sein zu müssen, kann die IT nun anhand aktueller Tools und neuer Features viel mehr gestalten als nur verwalten.

SaaS als Teil der digitalen Transformation

Für Unternehmen ist es wichtig, bei der digitalen Transformation nicht auf halbem Wege stehenzubleiben. Denn für eine echte „Transformation“ braucht es flexible, skalierbare und sichere IT-Lösungen. Ohne die SaaS-Komponente laufen Unternehmen Gefahr, dass die eigene Digitalisierung auf Silos ohne echte gemeinsame Schnittmenge beschränkt bleibt.

Durch den Fokus auf cloudbasierte Lösungen haben Unternehmen hingegen die Chance, eben jene Silos aufzubrechen und Informationen abteilungsübergreifend zusammenzuführen – für alle relevanten Mitarbeiter und Entscheidungsträger. Das ist gleichzeitig nur ein kleiner Aspekt der Vorteile, die eine SaaS-Transformation mit sich bringt.

Hier geht's zum Artikel von OMR-Reviews.

Die Vorteile der SaaS-Transformation

Die Umstellung der Unternehmens-IT auf cloudbasierte Services kann Betrieben eine Fülle an Vorteilen bieten, die sich durch eine „einfache“ digitale Transformation nicht oder nicht in diesem Maße realisieren ließen. Diese gehen weit über einfache Smart-Working-Konzepte hinaus – die wichtigsten Argumente haben wir hier aufgeführt:

• Kostenersparnis und Planbarkeit: Ein großer Vorteil von SaaS-Modellen liegt in der Reduktion der sonst hohen Anfangsinvestitionen. Statt große Summen für Lizenzen, Hardware und Infrastruktur aufzuwenden, erfolgt die Abrechnung in Form monatlicher oder jährlicher Abonnements bzw. als „Pay-per-Use“-Modell. Das ermöglicht eine transparente, planbare Budgetierung, in der bereits sämtliche relevanten Kostenstellen (Wartung / Instandhaltung / Updates / Support) enthalten sind.
• Enorme Skalierbarkeit: SaaS-Lösungen lassen sich flexibel und nahezu unbegrenzt skalieren – immer entsprechend des aktuellen Bedarfs eines Unternehmens. Das ist besonders vorteilhaft für wachsende Unternehmen wie Start-ups, aber auch für international agierende Großkonzerne, die zum Beispiel eine Expansion planen. Die technische Infrastruktur lässt über den jeweiligen Anbieter mit minimalem Aufwand anpassen.
• Verbesserte IT-Sicherheit: Das Thema Cloud-Security ist bei der Nutzung von SaaS-Lösungen von existenzieller Wichtigkeit. Dementsprechend ist die IT-Infrastruktur der Anbieter in der Regel auf höchste Compliance- und Sicherheitsstandards ausgelegt. So haben Unternehmen die Gewissheit, dass ihre Daten an einer zentralen Stelle kompetent verwaltet werden, immer im Einklang mit Regularien wie der DSGVO.
• Schnellere Innovationszyklen: Um mit der eigenen Konkurrenz Schritt zu halten, entwickeln auch SaaS-Anbieter ihre Produkte kontinuierlich weiter. Neue Funktionen, Verbesserungen und Sicherheitsupdates werden automatisch eingespielt, ohne dass der Kunde hier selbst aktiv werden muss. Details können häufig über SLAs separat gehandhabt werden und Firmen arbeiten zuverlässig mit aktuellen Software-Versionen.
• Zugang zu modernen Technologien: Daran anknüpfend erleichtert und beschleunigt die SaaS-Transformation auch die Integration völlig neuer Features in den eigenen Tech Stack. Hierzu zählen besonders das maschinelle Lernen oder auch KI allgemein. Diese Funktionen können bestehende Prozesse – etwa das Workforce Planning im HR-Bereich – um wichtige und wertvolle Optionen erweitern, die den Verantwortlichen ihre Arbeit zusätzlich erleichtern.

Herausforderungen bei der SaaS-Transformation

Bei dieser Vielzahl starker Vorteile liegt es im ersten Moment auf der Hand, dass Unternehmen ihre eigene digitale Transformation in Richtung SaaS vorantreiben sollten. Gleichzeitig müssen Verantwortliche aber auch eine Reihe von Herausforderungen berücksichtigen, bevor sie einen Wechsel in die Cloud anstreben.

• Technische Herausforderungen: Die Migration bestehender „Legacy-Systeme“ – und der darin enthaltenen Daten – ist eine zentrale technische Herausforderung. Oft müssen Daten in neue Formate überführt, Systeme bereinigt und Schnittstellen zu anderen Anwendungen geschaffen werden, was mit entsprechendem Aufwand verbunden ist. Gleichzeitig muss sichergestellt sein, dass die neue SaaS-Lösung ausreichend performant ist und stabil läuft. Weitere technische Details wie Backup-Strategien und mehr sollten möglichst frühzeitig im Prozess gemeinsam mit dem gewünschten Anbieter erörtert werden.
• Datenschutz und Compliance: Mit der Verlagerung von Daten in die Cloud steigen die Anforderungen an Datenschutz und Compliance. Regulatorische Vorschriften wie die DSGVO müssen konsequent eingehalten werden. Besonders kritisch ist dabei immer die Frage, wo und wie Daten gespeichert sowie verarbeitet werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre SaaS-Anbieter vertrauenswürdige Sicherheits- und Datenschutzstandards einhalten und entsprechende Zertifizierungen wie etwa die ISO 27001 vorweisen können.
• Kulturelle Veränderungen: Wie bereits angemerkt, geht mit einer SaaS-Transformation meist auch ein gewisser Wandel der Unternehmenskultur einher. Mitarbeiter nutzen fortan andere Tools und lernen neue Arbeitsprozesse kennen. Vor allem auf die IT kommen gänzlich andere Aufgaben und Verantwortungen in dieser neuen „IT-Ära“ zu. Dieser Wandel betrifft die gesamte Organisation und sollte sinnvollerweise durch aktives Change Management, Schulungsangebote und Kommunikationsstrategien begleitet werden. Dies erleichtert den Mitarbeitern die Umstellung.
• Auswirkungen auf das Geschäftsmodell: Stellen Anbieter von Software-Lösungen auf ein SaaS-Modell um, müssen sie dabei berücksichtigen, dass gerade die Transformations-Phase präzise geplant sein muss. Das betrifft sowohl den Wechsel vom reinen Verkauf von Lizenzen hin zu einem Abonnement-Modell als auch die generelle Entwicklung neuer Preisstrategien. Gleichzeitig müssen Anbieter im Laufe ihrer SaaS-Transformation darauf achten, ihre Kunden im Prozess mitzunehmen. Denn ein solcher Wandel beim eigenen Anbieter kann auf Seiten der Kunden zu Sorgen und Irritationen führen. An dieser Stelle ist es essenziell, den intensiven Austausch mit den Kunden zu suchen und auf Feedback einzugehen.

Indem Kunden – und Anbieter – diese Punkte berücksichtigen, sollten sie ohne größere Probleme in der Lage sein, einen erfolgreichen digitalen Wandel in Richtung einer Cloud-Lösung anzustoßen.

Wichtige Schritte bei der SaaS-Transformation

Um die wesentlichsten Herausforderungen einer solchen Umstellung aktiv angehen und eventuelle Stolpersteine schnell aus dem Weg räumen zu können, empfehlen wir die nachfolgenden Schritte.

1. Anforderungsanalyse

Am Anfang einer SaaS-Transformation steht eine sorgfältige Analyse der eigenen Anforderungen. Welche Funktionen sind im Tagesgeschäft unverzichtbar? Welche Prozesse sollen digitalisiert oder automatisiert werden? Welche regulatorischen Rahmenbedingungen sind für das jeweilige Unternehmen im Detail relevant? Und welche bestehenden Systeme können ersetzt oder integriert werden? Diese Überlegungen bilden anschließend das Fundament für alle weiteren Überlegungen.

2. Auswahl geeigneter Anbieter

Auf Basis dieser ersten Anforderungsanalyse erfolgt die Auswahl passender SaaS-Anbieter. Dabei spielen Aspekte wie Branchenspezialisierung, Integrationsfähigkeit, Datensicherheit, transparente Preismodelle und der Support allgemein eine entscheidende Rolle. 

Je klarer die eigenen Anforderungen im vorherigen Schritt definiert wurden, desto leichter fällt es hier, anhand dieses „Katalogs“ eine Auswahl geeigneter Anbieter zu identifizieren.

3. Migrationsplanung

Die eigentliche Cloud-Migration muss sorgfältig geplant werden. Dazu gehört die Identifikation sämtlicher zu migrierender Daten, die Strukturierung der Inhalte sowie die Konfiguration des neuen Systems und der erforderlichen Software. 

Gleichzeitig muss gemeinsam mit dem Anbieter sichergestellt werden, dass geschäftskritische Prozesse durch die Umstellung nicht negativ beeinflusst werden. Gerade für diesen Schritt der SaaS-Transformation sollte absolut klar sein, welche Maßnahmen wann in welchen Schritten erfolgen – und wer jeweils die Verantwortung trägt.

4. Testing

Ist die Migration abgeschlossen, sollte im nächsten Schritt getestet werden, ob alle Features der Software vollständig einsatzbereit sind und sämtliche Prozesse in der Test-Umgebung planmäßig funktionieren. Auch Schnittstellen, Datenkonsistenz und Benutzerrechte sollten getestet werden. Wichtig: Je besser und intensiver in dieser Phase getestet wird, desto weniger Fehler landen später in der Live-Umgebung.

5. Schulungen für Mitarbeiter

Die besten Tools nützen wenig, wenn die eigenen Mitarbeiter nicht damit umgehen können. Eine SaaS-Transformation sollte also immer auch durch entsprechende Schulungen, praxisorientierte Trainings und eine klare Kommunikation begleitet werden.

Dies gilt besonders dann, wenn sich eventuell Arbeitsprozesse durch neue Funktionen in der SaaS-Lösung verändern. Auch diese Schritte sollten möglichst früh im Prozess bereits berücksichtigt und später – wenn es an die Umsetzung geht – weiter konkretisiert werden.

6. Monitoring und Optimierung

Ist die Transformation zur SaaS-Lösung der Wahl abgeschlossen, kommt es darauf an, die Arbeit mit dem neuen Cloud-System ausführlich zu analysieren. Kommen die Mitarbeiter mit der Software klar? Zeigen sich irgendwelche Probleme in der alltäglichen Nutzung? Durch regelmäßige Kontrolle und entsprechendes Feedback kann das jeweilige System so lange weiterentwickelt werden, bis es gesichert und vollends den Anforderungen entspricht.

SaaS-Transformation – Aktuelle Trends und Entwicklungen

Als Anbieter von SaaS-Lösungen begleiten wir digitale Transformation aktiv mit – dazu gehört auch, neueste Trends und relevante Entwicklungen in der Branche und am Markt im Blick zu behalten und diese sinnvoll zu adaptieren. Dabei sind nach unserer Einschätzung vor allem folgende Punkte von Relevanz:

• KI-Integration als Standard: Immer mehr Anbieter integrieren künstliche Intelligenz direkt in ihre SaaS-Lösungen. In vielen Fällen ermöglicht dies effizientere Abläufe, etwa bei Prognosen, Analysen oder der Prozesssteuerung. Auch wir arbeiten intensiv an der Entwicklung KI-gestützter Funktionen. Dies gilt etwa für die Personaleinsatzplanung, wo durch intelligente Algorithmen Dienstpläne optimiert und Engpässe frühzeitig erkannt werden.
• Branchenspezifische SaaS-Lösungen: Der Markt für SaaS-Produkte wird zunehmend differenziert, da stetig mehr branchenspezifische Tools gefragt sind. So unterscheiden sich HR-Lösungen je nach Einsatzbereich – etwa für die An- und Abwesenheitserfassung oder Workforce-Planning-Prozesse sowie HRIS-Funktionen. Keine Cloud-HR-Software ist ab Werk universell einsetzbar – dieses Maß an Spezialisierung auf den jeweiligen Einsatzzweck steigert wiederum den Mehrwert für die eigentlichen Kunden.
• Flexible Pakete und Lizenzmodelle: Da sich die Anforderungen von Kunden zum Teil erheblich unterscheiden, gehen SaaS-Anbieter vielfach dazu über, ihre eigenen Pakete und Lizenzmodelle kleinteiliger zu gestalten. So haben Kunden die Möglichkeit, sich sehr bewusst und gezielt für ein eigenes Portfolio an Features und Funktionen zu entscheiden. Dies macht den Weg frei für sehr granulare und passgenaue Cloud-Systeme.
• Berechenbare Investitionen: Kein gänzlich neuer Trend, aber dennoch wichtig: Unternehmen wünschen sich präzise kalkulierbare Kosten in der IT – ohne hohe Anfangsinvestitionen. Eine SaaS-Transformation schafft diese Berechenbarkeit in der Finanzplanung. Dies ist für zahlreiche (Tech-)Unternehmen vor allem auch deshalb relevant, da sie laut der Deloitte Studie zu den Tech Trends 2024 das verfügbare Kapital brauchen, um selbst in Zukunftsfelder wie KI zu investieren.