Regiestunden nachweisen – digital und sicher

Was sind Regiestunden?

Regiestunden bezeichnen Stundenlohnarbeiten, die in geringem Umfang anfallen und Lohnkosten verursachen; zum Beispiel im Handwerk und Bauwesen. Regiestunden müssen laut Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) vor Beauftragung entsprechender Arbeiten vereinbart werden. Ebenso ist eine Vergütung zu bestimmen; andernfalls findet eine ortsübliche Vergütung Anwendung.

Wofür wird Regiestunden-Nachweis benötigt?

Ein Regiestunden-Nachweis – auch Regiestundenzettel, Stundenzettel, Arbeitszeitnachweis oder Arbeitsbericht genannt – wird zur Angabe und Abrechnung der Regiestunden von (Bau-)Handwerkern benötigt. Die VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) verpflichtet die Auftragnehmer, die Regiestunden schriftlich in einem solchen Dokument oder in wochenbezogenen Listen festzuhalten und einzureichen. Die auf diese Weise festgehaltenen Angaben gelten als Leistungs- und Arbeitszeitnachweis.

Wie sollte ein Regiestunden-Nachweis genutzt werden?

Laut § 2 Abs. 10 VOB/B müssen bereits vor Beauftragung der Arbeiten, die in Form von Regiestunden vergütet werden sollen, diese vereinbart worden sein.

§ 15 Abs. 3 VOB/B verpflichtet den Auftragnehmer, Regiestunden-Nachweise anzufertigen und sie dem Auftraggeber vorzulegen. Dort werden auch Angaben darüber gemacht, welche Informationen die Regiestunden-Nachweise aufführen sollten:

• Zeitraum der Arbeiten
• Baustellenbezeichnung
• Leistungsbeschreibung: pro Stundenlohnarbeit ein Zettel bzw. eine Leistungsangabe
• Anzahl der geleisteten Stunden pro Arbeitskraft
• Angaben zum Verbrauch von Gerätestunden, Baumaterialien, Transport- und Ladeleistungen, anfallende Gebühren (z. B. bei Deponiefahrten), Sonderkosten

Der Auftraggeber muss die Angaben prüfen und die Unterlagen zeitnah an den Auftragnehmer zurückgeben – die VOB sieht eine Frist von maximal sechs Werktagen vor. Sollte die Rückgabe nicht innerhalb dieser Frist erfolgen, gelten die Regiestunden-Nachweise automatisch als anerkannt.

Auftraggeber können Änderungseinwände schriftlich im Arbeitsbericht oder in einem gesonderten Dokument festhalten.

Regiezettel-Nachweis in der Cloud hat Vorteile

Sicherlich sind die Regiestundenzettel in Papierform praktisch und einfach auszufüllen. Dennoch haben sie einige Nachteile: Sie müssen immer ausgedruckt in ausreichender Anzahl für die Mitarbeiter vorhanden sein und werden oft erst am Tagesende oder verspätet ausgefüllt. Das heißt, dass wichtige Angaben zunächst fehlen und/oder im Anschluss ungenau gemacht werden.

Mehr Verlässlichkeit bietet eine digitale Form des Arbeitsberichts mit Arbeitszeitnachweis bzw. digitale Zeiterfassung. Dafür gibt es Softwarelösungen, die auf die Rechner der Handwerks- und Bauunternehmen aufgespielt und in regelmäßigen Abständen mit Updates erweitert werden können. Als besonders praktikabel hat sich Zeiterfassung via Software as a Service (SaaS) erwiesen – hiermit bleiben Unternehmen flexibel und können bei Bedarf einfach skalieren.

Die Vorteile eines digitalen Arbeitszeitnachweises

Eine App zur Arbeitszeiterfassung hat den Vorteil, dass sie branchenunabhängig und für jeden Beruf funktioniert. Also können darin sowohl die Fach- und Führungskräfte auf den Baustellen als auch diejenigen in den Büros ihre Arbeitszeiten erfassen.

Zudem müssen die Mitarbeiter im Büro keine Regiezettel ausfüllen und diese von den Auftraggebern prüfen lassen. Dennoch wird der verpflichtenden und systematischen Arbeitszeiterfassung entsprochen, die spätestens seit dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung aus dem Mai 2019 gefordert ist: Durch die digitale Erfassung und sichere Speicherung der Stunden gehen die Unternehmen ihrer Dokumentationspflicht nach.

Für alle Fach- und Führungskräfte, die Handwerks- oder Bauarbeiten erledigen, können die Regiestunden in einer Art Projektzeiterfassung dokumentiert werden. Darin können Arbeitszeiten digital auf die einzelnen Projekte gebucht werden. Sie ermöglicht die mobile Abbildung der Leistungsübersicht, die sich an jedem Ort und zu jeder Zeit einfach erstellen und aktualisieren lässt. 

Zur Vorlage bei den Auftraggebern lassen sich in der Regel praktische Exportfunktionen nutzen. Das macht die wichtigen Informationen zur Baustelle bzw. zum Projekt für alle Beteiligten direkt verfügbar.

Ein weiterer Vorteil von Personalsoftware für mittelständische Unternehmen ist der digitale Urlaubsplaner bzw. das mobile Antragswesen. Neben der digitalen Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten lassen sich hiermit diverse HR-Angelegenheiten digitalisieren.

Urlaubsanträge können die Mitarbeiter unterwegs, zu Hause oder an jedem anderen beliebigen Ort einreichen. Die Vorgesetzten bekommen eine Information via Push-Nachricht in der App oder via E-Mail und können die Anträge direkt genehmigen oder ablehnen – das spart Zeit und Geld.

Auch eine digitale Dienstplanung ist in vielen mobilen Softwarelösungen enthalten und vereinfacht somit die Personaleinsatzplanung – auf der Baustelle und im Büro:

• Bei Kundenterminen gehen Sie somit sicher, dass genau diejenigen Mitarbeiter vor Ort sind, deren Qualifikationen benötigt werden.
• Im Büro gehen Sie sicher, dass nur so viele Personen anwesend sind, wie zwingend nötig, um einerseits den Office-Betrieb aufrechtzuerhalten und andererseits Homeoffice-Regelungen gerecht zu werden.

Eine softwaregesteuerte Personaleinsatzplanung bzw. Personaleinsatzplanung in der Cloud kann in beiden Bereichen Übersichtlichkeit und Transparenz schaffen.

In 6 Schritten zum digitalen Regiestunden-Nachweis für alle Baustellen

Analyse

Am Anfang empfiehlt sich eine gründliche Untersuchung der bestehenden Regiestundenprozesse. Ziel ist es, zu verstehen, wo Zeit verloren geht, ob und welche Medienbrüche bestehen und welche Informationen häufig fehlen. Dabei werden die Anforderungen verschiedener Beteiligter berücksichtigt – von Polieren über Projektleiter bis zur Buchhaltung.

Definition eines Standards

Auf Basis der Analyse wird ein einheitlicher, verbindlicher Standard für alle Baustellen entwickelt. Dieser legt fest, welche Informationen zwingend erfasst werden müssen und wie der Prozess ablaufen soll.

Typische Pflichtangaben sind:

• Projekt, Datum, Mitarbeiter, Stunden
• Tätigkeitskatalog (standardisierte Auswahl)
• Zuordnung zu Bauabschnitt oder Gewerk
• Optional: Fotos, Notizen, digitale Unterschrift

Der Standard sorgt dafür, dass Regiestunden überall gleich dokumentiert sind – unabhängig von Baustelle oder Team.

Tool-Auswahl

Das gewählte digitale Werkzeug muss den definierten Standard technisch abbilden und den Baustellenalltag unterstützen. Besonders wichtig sind ein intuitiver mobiler Einsatz und die Fähigkeit, es auch ohne Netzabdeckung zuverlässig nutzen zu können. Darüber hinaus lohnt sich ein Vergleich der Tools in Bezug auf die gewünschten Dateiformate für den Export (z. B. CSV, PDF), die Möglichkeit ihrer Integration beispielsweise ins Enterprise Resource Planning (ERP) oder Dokumentenmanagementsystem (DMS) und weitere Faktoren.

In diesem Zuge kann sich auch ein Vergleich von HR-Software lohnen.

Roll-out

Vor der Einführung sollten die Projektleiter ebenso wie die weiteren Mitarbeiter geschult werden – inklusive Test auf einer Pilotbaustelle, auf der reale Abläufe durchgespielt und direkt eventuelle Verbesserungen vorgenommen werden können. Nach erfolgreichem Testlauf kann durch umsichtiges Change-Management die Akzeptanz gegenüber dem neuen Verfahren zum Regiestunden-Nachweis.

Reporting

Dann sollte die automatische Übergabe der erfassten Regiestunden ins ERP-System eingerichtet werden. Standardisierte Reports für die Auftraggeber schaffen Einheitlichkeit und Nachvollziehbarkeit.

Erfolgskriterien

Der Erfolg der Einführung bemisst sich daran, wie gut das neue System zum Regiestunden-Nachweis im Alltag funktioniert und ob es die administrativen Prozesse tatsächlich erleichtert. Dafür besonders wichtig ist eine einheitliche Dokumentation, welche die Zahl an Rückfragen zum Beispiel zwischen Baustellen und Büro verringert und zu schnelleren Freigaben führt.

Beispiel: effiziente Dokumentation von Regiestunden in großen Bauunternehmen

Ein großes Bauunternehmen kann Regiestunden deutlich effizienter dokumentieren, indem der Prozess softwaregesteuert und automatisch abläuft. Das lässt sich vor allem mithilfe einer mobilen App erreichen, mit der Poliere und Mitarbeiter ihre Zeiten direkt auf der Baustelle buchen können – ohne manuelle Nachpflege durch die Projektleiter.

Zu den zentralen Lösungen gehören:

• Softwaregesteuerte Zeiterfassung per App: Mitarbeiter buchen Regiestunden direkt mobil; Tätigkeiten, Projekte und Einheiten sind vordefiniert, sodass kaum Fehler entstehen.
• Automatische Standortaufzeichnung bei der Zeitbuchung: GPS- oder Geofencing-basierte Protokolle bestätigen, dass die Leistung tatsächlich auf der jeweiligen Baustelle erbracht wurde – ohne zusätzlichen Aufwand.
• Automatische Verarbeitung: Die App übermittelt Daten direkt an Projektleitung, ERP und/oder Abrechnung, sodass Freigaben schneller erfolgen und kein Nachtragen notwendig ist.

Best Practices für die rechtssichere Dokumentation von Regiestunden

Grundlage einer rechtssicheren Dokumentation von Regiestunden ist insbesondere die saubere, vollständige und nachvollziehbare Erfassung aller außerplanmäßigen Leistungen. Dazu gehört zunächst, die rechtlichen Grundlagen zu beachten – insbesondere die Pflicht, zusätzliche oder geänderte Leistungen lückenlos zu dokumentieren, um sie gegenüber dem Auftraggeber nachweisen zu können.

Wesentliche Bestandteile eines rechtssicheren Regieberichts sind exakte Zeitangaben, eingesetztes Personal, konkrete Tätigkeitsbeschreibung, Ort der Leistung sowie Foto- und GPS-Nachweise. Diese Elemente schaffen Transparenz und stärken die Beweisführung.

Eine hohe Nachvollziehbarkeit entsteht, wenn die Regiestunden dem Auftraggeber täglich vorgelegt oder freigegeben werden. Zusätzlich sollten sämtliche Nachweise in einer einheitlichen digitalen Dokumentenform geführt werden, damit keine Inkonsistenzen entstehen.

Entscheidend ist eine lückenlose Historie aller Einträge, die Veränderungen, Ergänzungen oder Freigaben eindeutig nachvollziehbar macht. So entsteht eine belastbare Dokumentationskette.

Durch diese Vorgehensweise wird das Risiko von Streitfällen deutlich reduziert: Die vollständige, beweissichere Dokumentation schafft eine klare Grundlage für Nachträge und stärkt die Position des Bauunternehmens bei der Vergütung außerplanmäßiger Leistungen.