Tägliche Herausforderungen: Personalplanung ohne Plan
In etlichen Branchen ist Schichtarbeit essenziell. Doch Arbeit insgesamt wird immer dynamischer und vielseitiger – traditionelle Personalplanung kann dies heute vielfach nicht (mehr) abbilden. Studien legen nahe, dass dies negative Auswirkungen auf die Wettbewerbsfähigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit mit sich bringt.
Praktische Herausforderungen im Dienstplanungs-Alltag
Dienstplan-Aushang
Pläne hängen zu spät oder falsch aus. Mitarbeiter müssen daraufhin private Termine umplanen.
Kurzfristige Ausfälle
Wenn Mitarbeiter kurzfristig ausfallen, liegt es den Planern, einen schnellen Ersatz zu finden.
Schlechte Kommunikation
Informationen über Dienst- oder Schichtplanänderungen kommen nicht oder zu spät bei den betroffenen Fachkräften an.
Mitarbeiterverfügbarkeiten unklar
Krankheit, Fortbildung, unentschuldigtes Fehlen: Planungsverantwortliche benötigen eine zuverlässige Übersicht über die verfügbaren Fachkräfte.
Das Resultat: Vorgesetzte versuchen kurzfristig, Schichten umzuplanen und verschwenden Zeit mit Mikromanagement. Mitarbeiter müssen ebenso flexibel „springen“ und sind bereits nach kurzer Zeit vom ewigen Hin und Her frustriert.
Weitere Referenzen
GFOS schafft Dienstplanung für Teamplayer: Mitarbeiter in Planung integrieren
Work-Life-Balance kann auch in Blue-Collar-Branchen gelingen: Unsere Software integriert sich nahtlos in bestehende HR- und ERP-Systeme und liefert Ihnen ein Höchstmaß an Flexibilität bei der Planung – inklusive Wunschdienstplan Ihrer Mitarbeiter. So vereinen Sie die Ansprüche Ihrer Mitarbeiter an flexible Arbeitszeiten und schaffen gleichzeitig die Grundlage für eine verlässliche Planung.
Die Vorteile:
- Intuitive Anwendung für Ihre Dienstplanung
- Volle Transparenz für Mitarbeiter und Planungsverantwortliche
- Starke Akzeptanz der Einsatzpläne durch direkte Mitarbeiterbeteiligung
- Alle Informationen zu An- und Abwesenheiten an einem Ort
- Schnelle Reaktionen möglich, auch bei kurzfristigen Ausfällen
Employee-Self-Services (ESS) für Ihre Planung
Unfaire Schichten, unklare Einsatzzeiten, fehlende Qualifikationen für bestimmte Arbeiten stellen Stolpersteine im Betriebsablauf dar. Die Planungslösung von GFOS integriert Ihre Mitarbeiter als festen Teil des Planungsprozesses:
- Eigene Planungsverantwortung: Keine Entscheidungen „von oben herab“ – Teams wirken an jedem Dienstplan mit, der sie selbst betrifft. Dies erhöht die Akzeptanz des Ergebnisses.
- Präferenzen / Einschränkungen: Mitarbeiter hinterlegen ihre Verfügbarkeiten und Wünsche, sodass Planungsverantwortliche diese Angaben im Planungsprozess zur Verfügung stehen.
- Zugriff auf Diensttauschbörse: Ob Mitarbeiter zusätzliche Stunden brauchen oder kurzfristig einen Dienst tauschen möchten: In der integrierten Diensttauschbörse lassen sich Dienste zum Tausch anbieten oder Anfragen stellen.
Intelligente Personaleinsatzplanung mit wenigen Klicks
Wer in seiner Branche bestehen will, muss wissen, wie er seine Mitarbeiter erfolgreich und effizient einsetzt. Dabei trifft die „idealtypische“ Planung immer wieder auf die operative Realität: Kollegen fallen aus, eine Fachkraft fehlt und Ruhezeiten dürfen nicht überschritten werden. Mit der kollaborativen Dienstplanung von GFOS haben Sie all das im Blick:
- Detail-Planung von Einsätzen: Legen Sie fest, in welchem Zeitraum an welchem Standort welche Schichten zu belegen sind. Dank unserer Software gibt es nie wieder Verwirrung über falsche Arbeitsorte oder zu späte Dienstantritte – Sie bestimmen alle Rahmenbedingungen für den Arbeitseinsatz.
- Zuteilung nach klaren Vorgaben: Hinterlegen sie spezifische Vorgaben, wie benötigte Mitarbeiter oder Qualifikationen, für Schichten und Dienste. Unsere Skill-Management-Software erleichtert dabei den Überblick über die Kompetenzen Ihrer Belegschaft.
- Zeitliche Flexibilität: Von der bereits geplanten Schulung bis zum akuten Notfall in der Familie: Im Wunschdienstplan werden verschiedene Szenarien sicher im System berücksichtigt. So gelingt im Ernstfall die schnelle Planung von Ersatz.
- Rechtliche Sicherheit: Eine cloudbasierte Personaleinsatzplanung stellt sicher, dass HR-Verantwortliche von überall Einblick in zentrale Planungs-Basics haben. Dazu gehören etwa gesetzliche Ruhezeiten oder Höchstarbeitszeiten.
Sichere Erfassung von Arbeits- & Fehlzeiten
Wechselnde Schichten, mehrere dezentrale Einsatzorte, eine große Anzahl Mitarbeiter – ein dynamisches Arbeitsumfeld benötigt eine ebenso flexible Lösung zur Erfassung von Arbeitszeiten. Je genauer die Erfassung erfolgt, desto einfacher gelingt die Wunschdienstplanung Ihrer Mitarbeiter.
GFOS.Workforce Management macht das möglich:
- Flexible Zeiterfassung vor Ort: Mehr Überblick, überall – dank der SaaS-Zeiterfassung tragen zu jeder Zeit und an jedem Ort Ihre Arbeitszeiten ein.
- Präzise Abrechnung von Stunden: Eingetragene Zeitstunden sind sofort im System verfügbar – für eine detaillierte Verbuchung und Abrechnung der Arbeitszeit ohne Systembruch.
- Individuelle Wege zur Erfassung: Unsere Zeiterfassungssoftware bietet Ihnen verschiedene Erfassungsmöglichkeiten: vom stationären Terminal über den PC bis zum Smartphone.
- Optimierte Planbarkeit: Die Voraussetzung für einen Wunschdienstplan Ihrer Fachkräfte ist eine breite, konsistente Datenlage. Diese schafft GFOS durch exaktes Tracking von Arbeitszeiten und die Berücksichtigung sämtlicher Bedarfstreiber.
- Transparenz für Mitarbeiter: Mitarbeiter bekommen einen direkten Zugriff auf das eigene Zeitkonto. Hier können sie selbst prüfen, ob von ihnen eingetragene Stunden korrekt verbucht wurden – inklusive Überstunden, Sonderschichten und mehr.
Jetzt unsere neuen Pakete kennenlernen
Von einfacher Einsatzplanung bis hin zu komplexen Szenarien – Workforce Planning so wie Sie es brauchen.
Zum Bundle Workforce Planning-
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Kostenoptimierte Einsatzplanung
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Lernen Sie die Software von GFOS kennen
Ihre Fragen zur kollaborativen Dienstplanung mit GFOS
Ja, die Software von GFOS selbst ist konsequent auf Datensparsamkeit ausgelegt. Über die Möglichkeit zur Rollenverteilung lässt sich klar definieren, welche Mitarbeiter bestimmte Informationen einsehen können. Alle personenbezogenen Daten werden DSGVO-konform in deutschen Rechenzentren gespeichert und verarbeitet. GFOS ist zudem nach ISO 27001 zertifiziert.
Ja, innerhalb der Anwendung können Mitarbeitern verschiedene Rollen mit individuellen Berechtigungen übertragen werden. Dank einer übersichtlichen Rollen- und Rechteverwaltung haben Sie immer im Blick, welche Mitarbeiter welche Informationen einsehen oder auch Anträge anderer Mitarbeiter bearbeiten können.
Ja, die Dienstplanungssoftware von GFOS unterstützt sehr detaillierte Vorgaben für Schichten und Dienste. Sie können je Schicht unter anderem definieren, wie viele Mitarbeiter, in welcher Planungseinheit, Abteilung, Kostenstelle oder Arbeitsplatz und mit welcher Qualifikation benötigt werden.
Hinzu kommt die freie Definition von Einsatzorten, Schichtzeiten und mehr – auch für verschiedene Arbeitszeitmodelle (Vollzeit / Teilzeit / Minijob / Aushilfe und mehr). Kommt es zu Planungskonflikten, werden Verantwortliche sehen Planungsverantwortliche diese direkt in der Planungsübersicht.
Die Nutzung einer gemeinsamen Anwendung zur Schichtplanung vereinfacht vieles – für Unternehmen und die Teams. Für Mitarbeiter sind erfahrungsgemäß besonders folgende Punkte relevant:
Pläne stehen immer rechtzeitig für eine frühzeitige Planung bereit, digitaler Dienstplan ist immer aktuell, individuelle Wünsche zu Diensten und Schichten können (automatisiert) berücksichtigt werden, Dienste und Schichten können bei Bedarf direkt über die Anwendung getauscht werden, alle Angaben zu Arbeitszeit und Zeitkonto in einem System, Für alle Mitarbeiter gelten identische Regeln – keine Bevorzugung oder Willkür
Betriebe profitieren von der vereinfachten Planung, während Fachkräfte immer exakt wissen, wann sie wo im Einsatz sein sollen. Keine Überraschungs-Anrufe für „ein schnelles Einspringen in Filiale XY“ – einfach mehr Planbarkeit, Zuverlässigkeit und Transparenz.
Kommt es häufiger vor, dass bei Ihnen im Betrieb kurzfristig Schichten getauscht werden müssen? Ist dies mit hektischen Telefonaten oder langen Text-Chats in Messenger-Gruppen verbunden? Und müssen Sie dann trotzdem die Daumen drücken, dass der Ersatz rechtzeitig zur Stelle ist?
Wenn Ihnen eins dieser Szenarien bekannt vorkommt, dann lohnt sich der Umstieg auf eine zeitgemäße, digitale Dienstplan-Software, die Wünsche Ihres Teams berücksichtigt. Gerne beraten wir Sie zur korrekten Einführung in ihrem individuellen Anwendungsfeld.
Verlässlichkeit und Planbarkeit statt Planungsstress und Verwirrung: Unsere Workforce-Planning-Lösung unterstützt Sie und Ihre Mitarbeiter genau dort, wo andere Planungstools aufhören. Erfahren Sie mehr über unsere flexible Lösung für eine einfache, intuitive Planung. Melden Sie sich einfach bei:
Tatjana Buchholz
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