Herausforderungen

Szenarien, die in der Logistik schnell zum Problem werden

Die herkömmliche Personaleinsatzplanung stößt im Logistikalltag schnell an ihre Grenzen, denn oft kommt alles anders als geplant.  Die Folge sind Lücken im Schichtplan, Überstunden, unklare Zuständigkeiten und Entscheidungen, die unter Zeitdruck getroffen werden müssen. 

  • Tourenänderungen und Prioritätswechsel: Kurzfristige Anpassungen führen zu fehl- oder unbesetzten Schichten und erfordern ohne geeignete Softwarelösungen einen hohen manuellen Aufwand für die Umplanung.
     
  • Ausfall von Mitarbeitern: Bei krankheitsbedingten und weiteren Ausfällen fehlt der Überblick über Verfügbarkeiten und Qualifikationen, was eine schnelle Nachbesetzung der Schicht erheblich erschwert.
     
  • Fehlende Transparenz im Tagesverlauf: Ob vorgezogenen oder verzögerte Aufträge – mit jeder Änderung können sich auch die Anforderungen an die Personalplanung verschieben. Logistikteams, die mit starren Personaleinsatzplänen arbeiten, sind hier kaum handlungsfähig.
     
  • Manuelle Planung von Personal: Viele Einsatzpläne entstehen mit zweckentfremdeten Tools wie Excel oder sogar nur im Kopf erfahrener Schichtleiter. Doch mit wachsender Teamgröße und kurzfristigen Änderungen steig die Fehleranfälligkeit massiv – der gesamte Ablauf gerät ins Stocken, schnelle und sichere Entscheidungen fehlen.
     
  • Ineffiziente Kommunikation: Viele Logistikunternehmen setzen auf Schichtpläne in Papierform, die verteilt oder ausgehängt werden. Kurzfristige Änderungen erreichend die betroffenen Mitarbeiter häufig zu spät oder gar nicht.
Software-Screenshot von der GFOS Personaleinsatzplanung und GFOS App

Mit durchschnittlich mehr als 29 Fehltagen verzeichnet die Branche Verkehr & Lagerei dem Gesundheitsreport 2025 des Barmer Instituts für Gesundheitssystemforschung verhältnismäßig hohe Fehlzeiten.

Lösungen

Echtzeit-Personaleinsatz für dynamische Logistikprozesse

Wo sich Pläne im Minutentakt ändern können, braucht es eine Lösung, die genauso flexibel ist wie der Alltag selbst. Statt auf Ausfälle zu reagieren, behalten Logistikunternehmen mit geeigneten Softwarelösungen jederzeit die Kontrolle, erkennen Engpässe frühzeitig, steuern Personaleinsätze und treffen selbst unter Zeitdruck fundierte Entscheidungen. 

Die wichtigsten Features für die Logistik

Mit den richtigen Features werden aus kurzfristigen Störungen planbare Prozesse:

Planungsmonitor

Echtzeit-Überblick über Schichten und Verfügbarkeiten sowie Warnmeldungen bei Konflikten, Unter- und Überbesetzungen oder Ausfällen während der Planung oder Compliance-Prüfungen

Automatische Planungsvorschläge

KI-gestützte Vorschläge bei Ausfällen und Änderungen unter Berücksichtigung von Qualifikationen, Verfügbarkeiten, Verträgen und Compliance

Qualifikationsprüfung

Vermeidung von Fehlbesetzungen dank automatischem Abgleich von Anforderungen und Qualifikationen sowie deren Gültigkeit

Schnelles Ausfallmanagement

Frühzeitiges Erkennen von Engpässen und Vorschläge für die Ersatzplanung bei Krankmeldungen und Co. für sofortige Reaktionen

Mobile Kommunikation

Digitale Schichtpläne, Push-Benachrichtigungen bei kurzfristigen Änderungen und Diensttauschbörsen für mehr Flexibilität

Intelligente Analysen & Forecast

KI-gesteuerte Abwesenheitsanalysen und Standortvergleiche visualisieren aussagekräftige Daten in Sekundenschnelle und ermöglichen ein genaues Forecasting

eAU-Integration

Anbindung an die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für eine nahtlose Übernahme der Krankmeldung in die Planung

Compliance-Überwachung

Automatische Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu Arbeits- und Ruhezeiten und Frühwarnsystem bei Überstunden oder Regelverstößen

Flexibilität und Skalierbarkeit

Abbildung sämtlicher Schichtmodelle und Rollen über verschieden Logistikstandorte hinweg

Use Case

Flexible Schichtplanung in der Praxis

Im Logistikalltag sind häufig spontan zusätzliche Kapazitäten erforderlich. Ob im Lager oder auf der Straße - durch krankheitsbedingte oder andere unvorhergesehene Ausfälle stehen Planungsteams vor der Herausforderung, Entscheidungen schnell und fehlerfrei zu treffen. Der Einsatz einer SaaS-Personaleinsatzplanung verkürzt die Reaktionszeit von Stunden auf Minuten und schafft eine bedarfsgesteuerte Personalplanung entlang der Supply Chain - und das ohne Medienbrüche. 

Schichtplanung bei Krankenstand

Ein Mitarbeiter meldet sich kurzfristig krank und wird vom Schichtleiter im System erfasst. Die Software visualisiert den Ausfall unmittelbar im Einsatzplan für alle Verantwortlichen als kritische Lücke.

Parallel prüft das System, in welchen Schichten, Touren oder Aufgaben der Mitarbeiter verplant war und welche Qualifikationen für den Einsatz erforderlich sind. Ebenso werden Unterbesetzungen und Überstunden automatisch erkannt, sowie Compliance-Risiken nach angestoßener Prüfung ermittelt. So sieht der Schichtleiter auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht.

Basierend auf Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Arbeitszeitregeln und weiteren geplanten Einsätzen schlägt die Software passende Ersatzkräfte vor. Dabei werden gültige Zertifikate wie Stapler- oder Führerschein, Standort, Schichtmodell und Kostenaspekte vom System berücksichtigt.

Die ausgewählten Mitarbeiter erhalten eine mobile Verfügbarkeitsanfrage per Push-Nachricht, E-Mail oder über das Nachrichtencenter und können die Schicht direkt in der App annehmen oder ablehnen. Die erste positive Rückmeldung wird automatisch im Schichtplan ergänzt, alle weitere Zusagen werden durch das System storniert und die betroffenen Mitarbeiter direkt informiert. Der aktualisierte Schichtplan kann anschließend gezielt versendet werden, sodass alle Beteiligten mit denselben, aktuellen Informationen arbeiten.

Grafische Darstellung des Prozesses der Schichtplanung bei Krankmeldung eines Mitarbeiters
Vorteile

Vorteile einer Schichtplanung für Ihre Logistikprozesse

Bei kurzfristigen Ausfällen ermöglichen Softwarelösungen für die Personaleinsatzplanung schnelle und sichere Reaktionen. 

Die Vorteile auf einen Blick:

  • Sofortige Transparenz über Ausfälle und betroffene Schichten
  • Automatische Planungsvorschläge auf Basis von Verfügbarkeiten und Qualifikationen
  • Schnelle Ersatzfindung über mobile Verfügbarkeitsanfragen
  • Echtzeit-Aktualisierungen des Schichtplans für alle Beteiligten
  • Einfache Einhaltung von Arbeitszeit- und Compliance-Vorgaben
  • Datenbasierte Entscheidungen und weniger Planungsstress
  • Höhere Termintreue und geringere Kosten

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Von einfacher Einsatzplanung bis hin zu komplexen Szenarien – Workforce Planning so wie Sie es brauchen.

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