Kurz und knapp – HRIS

Die Abkürzung „HRIS“ steht für „Human Resources Information System“
Im deutschen Raum ist auch das „Personalinformationssystem“ (PIS) gebräuchlich
Tools verfügen je nach Anbieter über enorme Bandbreite an Funktionen
Ideal für Standardisierung von Prozessen + vereinfachte Workflows
Cloudbasierte HRIS-Lösungen immer wichtiger für die moderne HR

Was ist ein HRIS? – Definition des Begriffs

Bei einem Human Resources Information System (HRIS) handelt es sich um eine Plattform, die die Möglichkeit bietet, alle Personaldaten sämtlicher Mitarbeiter zentral zu speichern, zu verarbeiten und zu verwalten. Vom initialen Onboarding über Informationen zu Qualifikationen und Weiterbildung bis zum Offboarding bildet ein gut gepflegtes HRIS bestenfalls den gesamten Employee Lifecycle eines Mitarbeiters ab.

Ein solches HR-Informationssystem ist meist bewusst ganzheitlich angelegt, sodass eine solche Lösung eine ganze Bandbreite an HR-Prozessen unterstützen kann. Ziel ist es schließlich, die wichtigsten HR-Workflows so gut wie möglich zu standardisieren bzw. zu automatisieren.

Der Einsatz eines HRIS kann dabei helfen, HR-Prozesse erheblich zu straffen, Ineffizienzen abzubauen und somit auch die Produktivität diverser Abteilungen zu steigern. Dank moderner und cloudbasierter HR-Systeme ist es für Unternehmen zudem so einfach wie nie zuvor, ein Human Resources Information System in eigene Arbeitsabläufe zu integrieren.

HRIS, HRMS oder HCM – Was sind die Unterschiede?

Oberflächlich betrachtet weist ein HRIS eine große Schnittmenge mit einer Lösung für Human Capital Management (HCM) oder einem Human Resources Management System (HRMS) auf. Vielfach werden die Begriffe auch synonym verwendet – inwiefern dies gerechtfertigt ist, hängt jedoch von der jeweiligen Software-Lösung ab:

Ein HRIS wird meist für administrative Aufgaben eingesetzt, etwa für die Verwaltung von Personalstammdaten, aber auch für Gehaltsabrechnungen (Lohndaten) und allgemeine Organisationsdaten.
Das HRMS deckt die typischen Baustellen eines HRIS ab, umfasst aber meist noch einige zusätzliche Funktionen, etwa das Bewerber- und Talentmanagement. In ein solches System fließen auch operative und strategische HR-Aufgaben mit ein.
Mit HCM wird eher ein Ansatz für das Personalmanagement insgesamt beschrieben. Hierunter finden sich etwa diverse Verfahren und Prozesse aus dem Bereich Workforce Management, zum Beispiel das Personalcontrolling, und viele weitere Themen.

Der wesentliche Unterschied der einzelnen Lösungen liegt vor allem in deren jeweiliger „Tiefe“ und im Funktionsumfang. Gerade unter diesem Gesichtspunkt wollen wir im nachfolgenden Abschnitt einmal im Detail darauf eingehen, welche Funktionen ein HRIS denn nun abbilden sollte.

Grafische Darstellung der HRIS-Funktionen, wie z.B. Leistungsmanagement und Zeiterfassung

Zentrale Funktionen eines HRIS

Je nach Konfiguration und Ausstattung der jeweiligen Software-Lösung kann ein HRIS sowohl grundlegende als auch viele fortgeschrittene Funktionen bieten. Ein typisches Human Resources Information System umfasst jedoch folgende Kernfunktionen:

Mitarbeiterverwaltung / Personalverwaltung: Zentrale Erfassung und Pflege aller Personaldaten (Workforce Planning), Möglichkeit zur Aufbereitung / Weiterverarbeitung von Lohn- und Gehaltsdaten (Payroll) sowie eine Übersicht der gesamten Organisationsstruktur
Zeiterfassung / An- und Abwesenheitsmanagement: Einfache Erfassung von Arbeitszeiten, Überstunden und Fehlzeiten. Gleichzeitig auch sämtliche Informationen über Urlaube, Krankmeldungen (eAU) sowie Schicht- und Einsatzpläne. Dies erlaubt die Abbildung unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle.
Bewerbermanagement / Recruiting: Übersichtliche Verwaltung von Bewerbungen / Bewerberdaten an einer Stelle – gleichzeitig auch zentrale Plattform für Stellenausschreibungen. Vielfach auch direkt mit Möglichkeit, Bewerbern (automatisiert) zu- oder abzusagen.
Verwaltung von Mitarbeiter-Benefits: Übersichtliches Management aller Arbeitgeberleistungen bzw. Corporate Benefits / Koordination betrieblicher Sozialleistungen / einfache Verwaltung der Leistungen häufig auch durch Mitarbeiter selbst möglich.
Reporting / Analyse: Erstellung standardisierter HR-Berichte und individueller Personalstatistiken / einfache Bereitstellung umfassender Analysen auf Knopfdruck / moderne HRIS-Lösungen, in der Regel auch mit integriertem Dashboard für einfache Ansicht.
Leistungsmanagement: Unterstützung für das interne Talent Management / Möglichkeit zum Austausch über Jahresgespräche, Feedback und Leistungsbeurteilungen / alles zentral dokumentiert und für Betroffene leicht zugänglich.
Self-Service-Funktionen: HRIS mit Support für Employee-Self-Service-Funktionen / Einstellen von Urlaubsanträgen direkt durch Mitarbeiter möglich, ebenso die Verwaltung der eigenen Personalstammdaten.

Dies sind einige der Kernfunktionen eines HR-Informationssystems. Ein gut ausgestattetes HRIS bietet also eine Single Source of Truth in Bezug auf nahezu sämtliche Personaldaten – verfügbar für die HR-Abteilung und die Mitarbeiter. Doch die Liste der Vorteile eines solchen Systems reicht noch wesentlich weiter.

Die Vorteile eines HRIS

Für Unternehmen und deren Mitarbeiter rechnet es sich in der Regel absolut, ein Human Resources Information System zu nutzen bzw. ein solches System einzuführen. Die Stärken einer solchen Lösung zeigen sich vor allem in folgenden Punkten:

Zentraler Datenzugriff: Alle Personaldaten sind über ein System zu jedem Zeitpunkt abrufbar. Statt in mehreren Listen finden sich sämtliche relevanten Angaben zu jedem Mitarbeiter nun an einem zentralen Ort wieder. Dies erleichtert auch die (automatisierte) Pflege dieser Personaldaten.
Effizientere Prozesse: Zahlreiche HR-Workflows können mithilfe eines HRIS komplett automatisiert werden (Gehaltsabrechnung etc.). Neben diesen wegfallenden Routineaufgaben können Mitarbeiter außerdem Urlaubsanträge und mehr dank Self-Service-Funktionalität selbst eintragen. Dies reduziert den Aufwand für die HR-Abteilung erheblich.
Bessere Entscheidungsfindung: Die einfache und umfassende Verfügbarkeit von Personaldaten über ein Human Resources Information System hilft Führungskräften dabei, wichtige Daten für Entscheidungen schnell zu erhalten. Echtzeit-Reportings lassen sich in Dashboards übersichtlich visualisieren und vereinfachen so die Entscheidungsfindung.
Volle Transparenz: Mithilfe des HRIS können Abteilungsleiter und Vorgesetzte ohne großen Aufwand wichtige Kennzahlen der eigenen Mitarbeiter abteilungsübergreifend vergleichen. Dies schafft die Grundlage für People Analytics und liefert elementare Einsichten in geschäftskritische Aspekte, etwa zur Mitarbeiterzufriedenheit.
Hohes Maß an Sicherheit
In Hinblick auf Personaldaten müssen Unternehmen strenge Compliance-Vorgaben erfüllen. Indem Unternehmen mit einem verlässlichen Anbieter für ihre HRIS-Lösung zusammenarbeiten, haben sie die Gewissheit, dass sämtliche Daten DSGVO-konform verwaltet werden. Gleichzeitig erleichtert die zentrale Speicherung auch die Steuerung von Zugriffsrechten und einfache Umsetzung von Datenschutzvorgaben.

Zusätzlich unterstreicht der Einsatz eines HRIS auch den Eigenanspruch eines Unternehmens, ein moderner und innovativer Arbeitgeber sein zu wollen. Begleitend zu den bisher genannten Vorteilen kann ein HRIS zudem also auch ein effektives Employer-Branding-Tool darstellen.

Wie Unternehmen ein HRIS einführen können – Eine Anleitung

Nach der Implementierung ist ein HR-Informationssystem tief in der eigenen Unternehmens-IT verwurzelt – bis zu diesem Punkt ist es anfangs aber ein weiter Weg. Betriebe, die ein solches System einführen wollen, sollten sich dabei an den Schritten der folgenden Anleitung orientieren:

Klärung des Bedarfs

Zunächst sollte ermittelt werden, welche Prozesse und Bereiche durch das HRIS abgebildet werden sollen. Dabei helfen etwa Fragen wie: Welche Funktionen sind zwingend erforderlich (z.B. Zeiterfassung / Gehaltsabrechnung / Reporting)? Was ist optional und welches Budget steht effektiv für welche Features zur Verfügung? Diese Analyse ist zentral, um sowohl den richtigen Anbieter als auch das passende System zu finden.

Anbieter & Lösungen evaluieren

Sind die zentralen Anforderungen geklärt, können nun passende Anbieter identifiziert und verglichen werden. Dabei gilt es zu entscheiden, ob eine cloudbasierte SaaS-Lösung oder ein On-Premise-System bevorzugt wird. Auch das gewünschte Maß an Support, Möglichkeiten zur Individualisierung und Implementierungsbegleitung sollte in die Bewertung einfließen. Im besten Falle stellen Anbieter relevante Referenzen und Testzugänge bereit – diese helfen bei der Entscheidungsfindung.

Migration der Bestandsdaten

Ist die grundsätzliche Entscheidung für eine HRIS-Lösung gefallen, folgt im nächsten Schritt die Migration der aktuellen Bestandsdaten. Im Vorfeld der Migration sollten die Datenbestände der Altsysteme gründlich geprüft und vereinheitlicht werden. Schließlich müssen einerseits geschäftskritische Informationen sicher erhalten bleiben, gleichzeitig sollen aber auch Redundanzen vermieden werden. Das Ziel ist es, am Ende über einen gut strukturierten und vollständigen Datensatz zu verfügen.

Schulung von Mitarbeitern und Nutzern

Vorgesetzte und Mitarbeiter müssen gleichermaßen geschult werden, wie das HRIS zukünftig genutzt werden kann und soll. Hierfür bieten sich etwa Workshops oder digitale Hilfen an. Wichtig ist, dass alle User umfassend und ihren Aufgaben entsprechend mit dem Tool vertraut gemacht werden. Eine enge Abstimmung mit den beteiligten Mitarbeitern samt klarer Feedbackschleifen stellt sicher, dass alle User angemessen am Prozess beteiligt sind und eventuelle Problemstellungen noch vor dem Go-Live identifiziert werden.

Go-Live & Weiterentwicklung des Tools

Der Go-Live sollte idealerweise in mehreren Phasen erfolgen. Eine Pilotphase mit ausgewählten Bereichen / Abteilungen ermöglicht es, weitere Optimierungspotenziale auszumachen. Nach dem erfolgreichen initialen Go-Live erfolgt dann ein schrittweiser Ausbau mit zusätzlichen Erweiterungen (weitere Module / neue Schnittstellen). Über den gesamten Prozess hinweg sollte das HRIS stetig weiterentwickelt und bei Bedarf – sowie in Abstimmung mit dem jeweiligen Anbieter – angepasst werden.

Erfahrungsgemäß ist bei der Auswahl des eigenen HR-Tech-Stack besonders die Flexibilität der verfügbaren Lösungen ein wichtiger Entscheidungsfaktor für Unternehmen. Gerade in diesem Bereich haben sich cloudbasierte HRIS-Lösungen bewährt. Diese sind zudem ideal, wenn es um schnelle Umsetzung und unkomplizierte Implementierung geht. Passende Lösungen & Produkte für Ihren Unternehmenserfolg finden Sie direkt bei GFOS.

HRIS in der Praxis – Ein fiktives Beispiel des HR-Alltags

Das fiktive Unternehmen aus unserem Beispiel ist ein mittelständisches Unternehmen aus Dortmund. Bislang wurde hier die Verwaltung der Mitarbeiter noch vollständig händisch via Excel-Listen gehandhabt. Zuständig waren meist die Mitarbeiter, die gerade Zeit hatten – dies wiederum führte zu schlecht gepflegten Plänen, die meist nur eilig zwischen Tür und Angel gepflegt wurden.

Die Folge waren frustrierte Mitarbeiter, deren Urlaube etwa nicht oder nur spät genehmigt wurden. Ebenso waren mehrfach Mitarbeiter nicht wie geplant für Kundentermine verfügbar, da sie selbst nicht wussten, dass sie für diesen Tag eingeteilt waren. Dies führte zu verärgerten Kunden und mehreren Beschwerden, sowohl über Mitarbeiter als auch über das Unternehmen selbst.

Um Ordnung in die eigene Personalplanung zu bekommen, entscheidet der Inhaber des Unternehmens sich dazu, eine cloudbasierte HR-SaaS-Lösung einzukaufen. Nachdem er sich zu der Thematik schlau gemacht hat, geht er gemeinsam mit Anbietern seine Vorstellungen durch und entscheidet sich letztlich für eine passende HRIS-Lösung.

Kurz nach der erfolgreichen Implementierung der Software gibt es bereits erste Erfolgserlebnisse: Mitarbeiter können dank der Self-Service-Funktion nun selbst Urlaubsanträge stellen. Deren Vorgesetzten können diese ebenso direkt über das Tool verwalten. Außerdem lassen sich nun Anwesenheiten insgesamt besser planen.

Langfristig stellt das Dortmunder Unternehmen nun fest, dass auch Reportings zur Performance der Mitarbeiter – oder zu vielen anderen KPIs – nur einen Knopfdruck entfernt sind. Die bisherige Payroll-Lösung wird durch das HRIS abgelöst und läuft nun weitgehend automatisiert. Und da die Geschäfte nun besser laufen als je zuvor, plant das Unternehmen, seine Recruiting-Anstrengungen gezielt auszuweiten – ebenfalls über ein passendes Modul für das Human Resources Information System, welches der Anbieter bereitstellt.

HRIS in der Cloud – On-Premise als Auslaufmodell

Systemlösungen wie das HRIS sind nicht nur immer gefragter, sie werden auch zunehmend digitaler – gerade als leistungsfähige HR-SaaS-Modelle bringen sie einige Vorteile mit, die sowohl für kleine als auch für große Unternehmen von Relevanz sind.

Die Vorteile cloudbasierter HRIS-Lösungen im Überblick

Skalierbarkeit: Als Cloud-Ausführung kann jedes HRIS flexibel mit dem Unternehmen mitwachsen. Zusätzliche Ressourcen stehen innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung. Ebenso lassen sich zusätzliche Mitarbeiter oder gar neue Unternehmensstandorte ohne Probleme ins System integrieren.
Häufige Updates: Anbieter von HR-SaaS-Lösungen aktualisieren ihre Systeme in der Regel sehr regelmäßig. Durch diese zentrale Aktualisierung der Tools stehen den angeschlossenen Unternehmen automatisch sämtliche neuen Updates zur Verfügung. Gleiches gilt für das Schließen von Exploits oder Sicherheitslücken – ganz ohne internen Aufwand.
Mobile Nutzung: Cloudlösungen sind ortsunabhängig nutzbar – ob im Büro, im Homeoffice oder mobil über das Firmenhandy. So können Mitarbeiter auch jederzeit von unterwegs Anfragen stellen oder Urlaube beantragen – und ihre Vorgesetzten können diese Anliegen ebenso flexibel bearbeiten.
Geringe IT-Belastung: Die gesamte Verantwortung für den Betrieb, die Wartung und die Aktualisierung der Systeme liegt beim HRIS-Anbieter. Die firmeneigene IT kann sich voll und ganz auf ihre sonstigen Aufgaben konzentrieren.
Datensicherheit und Compliance: Seriöse Anbieter betreiben ihre Rechenzentren nach höchsten Sicherheitsstandards – idealerweise in Deutschland oder der EU – und stellen die Einhaltung relevanter Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO sicher.
Schnellerer Rollout + geringere Implementierungskosten: Durch die Cloud-Bereitstellung ist keine Hardware zu installieren. Viele HRIS-Module sind zudem bereits vorkonfiguriert, sodass sie nahezu als „Plug and Play“-Lösung eingesetzt werden können. Das ermöglicht einen sowohl flexiblen als auch sehr zeitnahen Rollout der wichtigsten Features.
Höhere Ausfallsicherheit: Da spezialisierte Anbieter ihre Cloud HRIS-Lösungen meist über eigene Rechenzentren bereitstellen, können diese in der Regel eine sehr hohe Ausfallsicherheit garantieren. Dies geschieht sowohl durch Redundanzen und Failover-Cluster als auch ggf. durch individuelle SLAs nach Kundenbedarf.
Kontinuierliche Weiterentwicklung: Am Markt befindliche HRIS-Lösungen werden durch die jeweiligen Anbieter kontinuierlich weiterentwickelt – sei es in Hinblick auf die User Experience, das Design oder den Funktionsumfang.

HRIS ist für sich genommen bereits ein sehr leistungsfähiges HR-Tool – durch die Verknüpfung mit der Cloud ist es jedoch nicht einfach nur stark, sondern auch zukunftsfest.

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Ob Echtzeit-Reporting oder Talent-Management – Unternehmen, die sich für moderne HR-Anforderungen wappnen wollen, sollten gerade cloudbasierte Systemlösungen in die engere Auswahl einbeziehen. Überzeugen Sie sich von GFOS.Workforce Management für Ihr Unternehmen.

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HRIS – Human Resources Information System